金融业信托项目档案管理中的问题及对策.doc

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1、金融业信托工程档案管理中的问题及对策罾国圈-._?_._._-._-.镝蔼口云南大学李忠峪刘吉燕摘要信托工程档案是随金融业信托工程的产生而产生的一种专门档案.本文从信托工程档案的概念和特点出发,总结了目前信托项目档案管理中出现的管理制度不完善,法律制度不健全,管理人员不专业等三个问题,并提出了解决建议.关键词信托工程档案档案管理一,信托工程档案的概念金融业是指经营金融商品的特殊行业,它包括银行业,保险业,信托业,证券业和租赁业.过去我国金融业开展既缓慢又不标准,经过十几年改革,金融业以前所未有的速度和规模在成长,信托业务也越来越为人们所熟知.信托是一种金融行为也是一种法律行为,断开展和法律制度

2、的进一步完善,于2001年出台了?中华人民共和国信托法?,对信托的概念进行了完整的定义:信托是指委托人基于对受托人的信任,将其财产权委托给受托人,由受托人按委托人的意愿以自己的名义,为收益人的利益或者特定目的进行管理或者处分的行为.随着经济的稳步增长和公民收入的增加,很多金融企业开展针对个人客户投资的信托业务,最常见的就是各种基金理财产品;国内还出现了专门的信托投资公司,其投资工程涉及餐饮,建筑,房地产等各个金融领域,公司一般通过成立一定的投资工程,面向社会招募投资人,与投资人签订合同,然后用向投资人募得的资金从事投资工程,工程期满后用盈利向投资人分红并退还投资人本金.信托行为一般是由通过国家

3、审核的具有经营信托工程资质的金融企业,通过成立某一个信托工程而产生,是一种专业性的活动,其带来了一些比拟稳定的文字材料记录,或是电子数据信息记录,即产生了信托工程档案.信托工程档案,应是一种专门档案,是信托行为的实践主体在从事信托工程运作的专业活动中形成的具有一定保存价值的文件材料,或者是用其他载体形式记录的信息,它是一种专业活动的记录,是金融企业档案的重要组成局部.二,信托工程档案管理中存在的问题分析就缺乏标准性,文件的结构,规格,书写材料和制成材料混乱不统一一,打印材料的形式不统一,或者负责人在签字时随意使用蓝色墨工程而言,归档材料应明确归档范围,确保其档案材料的完整性,但由于工程的周期可

4、能长达数年,以及企业内部有多个部门共同参与一个工程的完成,没有制度的规定,很多材料容易丧失或者出现重复归档的现象,或者在时间上失去合理的延续性,为以后有关档案企业内部多个部门生成,如有关领导决策部门生成的会议文件,财会部门生成的会计文件,投资部门生成的投资风险评估报告,实际投资运作报告,收益报告,市场营销部门与客户达成协议后签订的信托合同等.由于生成档案材料的部门很多,没有严格的制度规定哪个部门在什么时间对其档案材料进行整理归档,目前一些企业是在一个信托工程结束时,或者国家有关审计监管部门审查时,才匆失,无法保证其完整性;同时可能出现对丧失的档案材料重新制作保存的做法,破坏了档案承载信息的严肃

5、性和原始性.最后,后的工程,前期产生的档案材料归档后,现在依然需要查询利用,就档案的信息化管理程度不高,很多时候离不开人工查询和人工调档.档案管理是一项长期的工作,由于前期控制缺乏,中期管理不严,各个管理环节没有形成紧密的良性链接,必然影响到后期的信息化系统的建设,信息化系统不健全,需要查询利用时就只能靠人力手工查询,效率低下.2.法律制度不健全.现代社会是法制社会,我国的法律体系也在不断地完善,但是就专门档案管理工作来看,无法保证每一种专门档案都有一部完善的法律来保障其管理工作的顺利开展,在实际指委托人基于对受托人的信任,将其财产权委托给受托人,由受托人按委托人的意愿以自己的名义,为收益人的

6、利益或者特定目的进行管理或者处分的行为.企业开展信托工程,企业是受托人,社会个人投资者是委托人,当委托人和受托人签订信托合同时,一般要提供委托人的身份证信息和账户信息,通讯联系方式,有的甚至需要资的信托工程,企业有责任妥善保管这些信息材料,并在其签订的换,或者出售,获得这些个人信息的其他企业就会利用这些信息打 或发短信息推销自己的商品,甚至利用他人账户从事违法犯罪活动.所以,国家司法部门应完善个人信息保护方面的法律,企业在管理信托工程档案时,在结合我国有关档案管理法规的同时,还应该注意保护委托人的个人信息,杜绝买卖和泄露个人信息的行为,在制作信托工程合同书时,应明确保护个人信息的条款并严格执行

7、.书等文职人员,或者是多人多头管理,没有专职的管理者,临时的管理者很少是专业学习过档案管理知识的人员,长此以往必然造成信没有专人管理,档案材料的收集整理缺乏时效的约束,收集整理档案材料的时间,往往是上级通知要求各个部门整理材料归档上报遗失或者带来查询利用的困难.其次,档案管理人员缺乏有关理论知识.有的企业有专门的管理人员,但是这些人缺乏档案管理的专2兰台世界2021?7月中旬业知识,如不知道归档章如何盖,如何填,不严格对文件编填页数,案卷内目录不会编,或者是案卷盒上的各项内容不会填写,不对企业内部档案合理编号等.这样会导致归档文件混乱或者丧失,在需时,还会出现不认真记录是什么部门调档,调档时间

8、和归还时间的项长期工作,需要细tl,和耐心的付出,但是很多管理人员觉得档案管理枯燥乏味,没有创造出什么立竿见影的经济效益,对这项工作不重视,不认真对待,缺乏根本的从业素质.三,信托工程档案管理中存在问题的解决建议1.完善管理制度.首先,加强前端控制.制定内部的管理制度,在信托工程档案文件形成时加强其标准性,文件的结构,规格,书写使用的纸张规格要统一,打印的材料或者表格的形式应统一,负责人在签字时一定要使用黑色碳素笔,签订合同等文件时签署人也要使用黑色碳素笔等.每一个信托工程从开始到结束,归档材料应明数年,以及企业内部有多个部门共同参与一个工程的完成,只有制定合理的收集整理制度和规定,才能确保档

9、案材料能及时归档,避免出现丧失或者重复归档的现象,同时在时间上使其保持合理的延续性,为以后档案提供利用打好坚实的根底.其次,完善中期管理.信托工程档案由企业内部多个部门生成,各个部门应该协调管理,制订出一套严格的规定,明确各个部门完成档案材料整理归档的时门的档案管理部门,监督有关档案材料的及时归档,保证档案材料的完蛰生和档案信息的严肃性;同时制订合理的档案管理规定,并结合自身需要对管理规定作出及时的调整;还应在一个信托工程结束时,能有效调国家有关审计监管部门审查.最后,提高查询利用信息化程度.由于信托工程可以是一个延续多年的工程,前期产生的档案材料归档后,现在依然需要查询利用,要提高查询加强前

10、端控制和完善中期管理的根底上,也要加强企业的信托项目档案信息化建设,使各个管理环节形成紧密的良性连接和互动机制.此外,在查询利用的环节,明确规定各个职能部门的查阅权限,保证档案信息的平安.2.健全法律制度.我国对个人信息的法律保护很不完善,没有一部独立的个人信息保护法,有关个人信息保护的法律规定也很零散.目前,我国对个人信息的法律保护,一般表达在两大方面:一个是在与个人信息保护有关的法律法规中设置条款对个人信息加以保护,如居民身份证法,护照法等;另一个是通过信息控制人的单方承诺或特定行业的自律规那么的承诺,对个人信息加以自律性质的保护.此外,根据?宪法?,?民法通那么?和最高人民法院相关司法解

11、释,个人的信息资料属于个人隐私,在无法律特别规定的情况下,任何组织和个人都无权向社会公开和传播.?民法通那么?中也只直接规定了对名誉权的保护.在?中华人民共和国档案法?和?中华人民共和国档案法实施方法?中,也只有粗略的规定,档案所有部门,不得私自转让和出售档案材料,否那么追究其刑事责任.然而,仅依靠这些法律法规的粗略规定,很难实现公民的个人信息不受侵犯和不被滥用.社会不断进步,新事物层出不穷,我国应适应时代开展的需要,制定专门的个人信息保护法案,并结合现代档案管理事业的开展,明确规定在管理涉及个人信息的档案材料时,应如何管理,保证个人信息的平安.根据腾讯网2021年9月8日的一那么新闻可知,?

12、个的企业与团体应承当的法律责任,除犯罪,税收记录及媒体调查外,禁止任何团体在未经个人同意的前提下,将个人信息泄露给第三方.信托工程档案涉及委托人的个人信息,在管理信托工程档案时,要特别注意保护好个人信息的平安.企业可以结合国家出台的法律法规,?个人信息保护法?草案的内容和?档案法?的规定,制定企业内部或者是整个行业内通行的档设的同时,从事信托工程运营的各个企业还应不断总结在信托工程档案管理中出现的问题和解决方法,为不断完善我国的?档案法?提出建议,为更好地开展档案管理事业,提高专门档案的管理水平作出奉献.此外,信托工程的运营是一种经济活动,涉及经济信息资源济开展非常迅速,经济犯罪的案件也越来越

13、多,金融企业在管理信托工程档案时需要特别注意结合?档案法?,?经济法?和?刑法?中的有关法律知识,严格管理有关档案,防止发生经济案件或纠纷,给企业或者工程参与者带来经济损失.3.培养专业人员.做好档案管理T作,提供优质的档案信息资源利用效劳,离不开优秀的专业人才.从事信托工程经营的企业,除了培养从事信托工程运作的经营人才,也应培养从事信托工程档案熟悉信托工程档案材料的收集整理时间,收集流程和整理方法,具备使用归档章,能给文件编件号编页号,会填写档案盒,制作卷内文用档案时,管理人员应准确及时调出档案,并详细记录调档的部门,负责人,时间等信息,告知其归还时限.当出现问题时,管理人员要具备一定的处理

14、能力,如档案盒装具破损要及时修复或者更换;各部门档案材料不按要求收集时,能积极协调处理及时完成归档工作.当信托工程结束时,能配合有关审计监管部门的检查等.其次,作,还应学习多方面的知识,如了解信托工程的运营流程,结合其特点对信托档案管理工作进行合理的安排,提出合理的管理意见;学习档案管理软件系统的应用,加强企业信托工程档案管理信息化建设,提高档案查询利用效率,积极开发档案信息资源利用.最后,提工程档案时,注意保护档案材料的原始l生,不随意篡改档案;对于档案中涉及的个人信息资料,严格保密,不向其他企业和社会团体出售或进行交换而谋利;信托工程档案中记录的企业经济活动,商业机密等,必须严格保密.参考文献王英玮.专门档案管理M.北京:中国人民大学出版社,2004.郑文.档案管理学原理M.昆明:云南科技出版社,1999.13】王道.现代企业文件与档案工作实用教程M.q-国人民大学出版社,2003.【4j冯惠玲等.档案学概论口.北京:中国人民大学出版社,2002.作者李忠峪为云南大学情报与档案学系2?x】9级档案学在读博士研究生.