文员培训课件6150.doc

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1、 x3722x 中国最庞大的下载资料库 (整理. 版权归原作者所有) 如果您不是在 3722x 网站下载此资料的, 不要随意相信. 请访问3722, 加入3722x必要时可将此文件解密目 录第一章 办公室室的十个个成长机机会第二章 文件控控制第三章 文件及及品质记记录管理理第四章 如何成成为上司司的得力力助手第五章 时间管管理第六章 通用文文件控制制程序第七章 常用的的英文名名词第八章 PDCCA与5W22H的工作作方法第九章 电话、会议及及服务礼礼仪第十章 5S &目视控控制第十一章章 工厂管管理概述述与面试试技巧第十二章章 工厂常常用表格格培训第一章 办公室室的十个个成长机机会环境、科科技

2、变化化快速，光光是学校校教育已已无法满满足企业业与个人人追求进进步之所所需，因因此需要要不断的的学习。但是有有许多上上班族会会觉得，一一天上班班八个小小时，再再扣除吃吃饭、做做家事、睡觉等等，哪还还有什么么时间学学习？更更何况要要学习的的事物那那么多，浩浩瀚学海海，要从从何处开开始呢？于是许许多人大大叹心有有余而力力不足。其实实，学习习不一定定要正式式坐在课课堂上，办办公室里里一样有有很多学学习成长长的机会会，端赖赖你会不不会运用用。例如如，当一一个积极极的救火火队员，协协助同仁仁解决各各种疑难难杂症，从从解决问问题中学学习；参参与公司司的变革革计划，担担任其中中的某些些角色，从从推动变变革中

3、学学习；不不断提升升自己的的绩效，时时时思考考如何把把事情做做得更好好，从处处理事情情中学习习。在办办公室里里的八小小时，到到处都可可以学习习，还怕怕没有时时间？本期的管管理高手手书中书书整理出出十个在在办公室室里成长长学习的的机会，灵灵活运用用，养成成习惯，那那么，生生活就会会是课本本，生命命就充满满了学习习，日积积月累，功功夫倍增增，再多多的挑战战也不足足为惧，成成功自然然会跟随随而来。一、做一一个机动动的救火火队员，随随时帮助助同仁解解决各种种疑难杂杂症！我们由失败中得到较多，却鲜少由成功中得到教训。 IT&T公司总裁 季宁 救火需需要胆大大、心细细和技术术，透过过一次又又一次的的救火，

4、胆胆子练大大了，见见识更广广了，心心思更细细了，技技术也得得到了磨磨练。最最重要的的是可以以把别人人失败的的痛苦，化化为自己己的经验验。 在当救救火队员员执行任任务时，请请自问：出了了什么问问题？问问题的影影响层面面有多广广？为为什么会会出差错错？别别人如何何解决这这样的问问题？我会怎怎么解决决这个问问题？二、时时时思考考如何把把事情做做得更好好，不断断提升自自己的绩绩效。愈常練習，愈能掌握；愈能掌握，愈經常做；愈經常做，愈能掌握；愈能掌握，愈喜歡做。崔西顧問公司 崔西对建设性性的批评评表示欢欢迎，鼓鼓励他人人提供这这一类的的建言，因因为精益益求精是是进步的的动力，唯唯有不断断找出做做事的最最

5、佳方法法，才能能改善绩绩效。 持续不不断的做做个人绩绩效的检检核工作作。每个个星期可可以利用用十五分分钟，在在工作结结束前仔仔细的回回想一个个星期以以来的工工作得失失，并从从中吸取取经验。 我我们可以以将同事事的回馈馈，作为为自己绩绩效改善善的依据据，问问问他们以以下的问问题：我能在在什么地地方帮助助你把工工作做得得更完美美？ 我该做做什么才才能让你你的工作作更具生生产力？ 为了让让顾客更更满意，我我能为你你做些什什么事？ 在你你的工作作中所遭遭遇到的的最大困困难是什什么？ 假如你你是我，你你会改变变哪一件件事，让让工作更更得心应应手？三、参与与公司内内的变革革计划，担担任其中中的角色色，承担

6、担改变的的任务。智能来自对一切身具浓厚、好奇的学习心；学习的心是迈向繁荣的第一步。松下电器创始人 松下幸之助在变革的的过程中，你你可以： 主动争取变革的角角色。观观察变革的推推行与进进展。记录录自己的的意见。 改变常常蕴含着新新的事物物，革新新的思考考，藉由由参与变变革，更更新自己己的思维维，实践除旧布新的的行动，往往往可以学学得最多多（尤其其是担任行动者角色色的人）。变革过程程中需要要四种角色的的人：发发起人：掌握权力与资源，能能透视未来、带动改变。 行动者：负责责执行变革计划。 改革对象：实际际接受变革的人人。拥护护者：赞成及拥护护改变的人。 你可以以选择其中中之一的的角色，来参与变革的计

7、划。四、乐于于与他人人分享自自己的经经验与心心得，协协助他人人学习成成长。 想要妥善组织人与事，就必须让自己和他人全力发挥，还要真正鼓励学习和推动学习。 管理学家 韩第（Charles Handy） 与他人分分享的小小技巧：开会时时多表达意见。 不要担心自己己的意见见不成熟熟。 不视失败为可耻的事，愿愿意坦承承原因。 分分享知识识的方法法参加课程或会议议后，必必须从所学的课程中找找出最重重要的项项目做简报报。 每个月一次次读书报报告，讨论论所选定的书、录像带或有声书书的内容、其其中有趣趣的论点点，以及及可以学学以致用用、改善善工作的的事项。传阅信信息与相相关文章。 工作场所设立图书馆馆，购买一

8、些些相关书书籍供员工阅读。教学相相长，藉由由与他人分分享，可可以使自自己的经经验与心心得进一步深深刻化；有时候也可可以因为为分享而而发生激荡，扩大了原原有的心心得。乐乐于与他人分分享，他他人自然然也会乐乐于和自自己分享享，增加加自我学学习的机会。五、养成成终生学学习的习习惯，时时时关注注日常生生活中的的各个层层面。老观念认为，学校应该把你料理熟了，才让你去工作；现在的观念是，你必须不断料理自己。 资深教育家 芭莉曼（Sue E. Ballyman）学习未必必要在课课堂上排排排坐，看看一本书书、一篇篇杂志的的文章、一场电电影、一一出连续续剧，甚甚至逛街街，都可可以获益益良多。只要投投资很少少的时

9、间间，相较较于在工工作上回回收的效效益比例例，学习习价值至至少双倍倍以上。日常生活活中，你你可以这这样做：看报纸看社论论，学习习分析手手法。看看电视看剧情情片，增增加人际际启发。看广广告，增增加词汇汇和新知知。逛街看商店店里的新新产品，掌掌握消费费脉动。出国观观光看外国国人如何何生活，拓拓展视野野与价值值观。听听人说话话精彩者者，问何何以致之之。不精彩彩者，问问如何避避免六、促进进团队的的运作，主主动排难难解纷，让让团队工工作做得得更好。 几乎各行各业的知识，每隔两、三年就会倍增，这意味着你的知识也必须倍增，否则你就会落伍。英国学习协会领 罗斯（Colin Rose）从排排难解纷纷中一方方面累

10、积积自己的的经验，另另方面也也可以建建立影响响力，有有更多的的机会处处理问题题，而丰丰富经历历。即使你不不是团队队的领导导者，你你也可以以：协协助澄清清团队成成员的意意见。鼓励团团队成员员发言。从团团队成员员的不同同意见中中，做归归纳与整整理。常保高高度的信信心及热热诚，影影响他人人，也磨磨练自己己的意志志力。七、公司司顾问的的助手，与与他们做做最密切切的接触触。未来是属于那些能一再接受训练的人。也就是说，你必须每隔一段时间就提升你的人力资产。未 来 伯恩斯（Daniel Burns）顾问是一一群在某某个专业业领域有有所专精精的人，他他们可能能有辅导导过上百百件个案案的经验验，不仅仅有扎实实的

11、理论论基础，也也有充分分的实务务经验，跟跟在他们们身边学学习，可可以对这这个专业业领域有有全面性性的总览览。与顾问的的接触中中，要仔仔细观察察： 主管们们向顾问问提出什什么问题题？ 顾问说说些什么么？ 顾问问如何分分析议题题？ 顾问如如何解决决问题？ 顾问问如何整整理数据据？ 顾问的的专长在在哪里？ 顾问如如何写报报告？ 顾问如如何做简简报？ 如何才才能成为为专业的的顾问？8.加强强积极聆聆听的技技巧，利利用听听的活活动来获获取信息息与经验验。从别人的经验中学习，你不但可以学得更快，而且所支付的代价将更加廉宜。蒙哥马利（Robert L. Montgomery)把耳朵的的听与嘴巴巴的说说视为为

12、银行账账户，当当你听的的时候，就就等于是是存钱；说的时时候，就就等于是是提钱。你不能能老是提提钱出来来，除非非账户里里有足够够的余额额。经理人人每天究究竟花多多少时间间在听听的活活动上？曾有经经理人请请求秘书书在他听听电话或或听人当当面说话话时计时时，结果果答案很很惊人：他工作作的355至400是花花在听听上面面。也有有统计指指出，除除了睡眠眠时间外外，听、说、读读、写在在生活中中所占的的比率分分别是440、35、16、9，显显见我们们利用听听来获取取消息的的机会最最高。 从积极聆聆听中学学习的小小技巧：以开开放的心心胸聆听听，不预预作假想想，在未未结束前前不骤下下断语。试着着一边聆聆听，一一

13、边归纳纳所听到到的重点点，或做做简要摘摘录的工工作。学习聆聆听专有有名词与与新的东东西，假假如有听听不懂的的地方，要要问清楚楚。设设身处地地融入说说话者，从从他的角角度看事事情。9.凡事事做正面面的思考考，将困困难与问问题均视视为对自自己的挑挑战。如果你想学习，你必须先在心里有一个疑问。因为当你想办法解决问题时，学习就自然而然的发生了。保持乐观观的态度度，把注注意力放放在有哪哪些工作作需要去去完成，而而不是有有哪些工工作没有有办法去去完成。在提出出任何个个人的构构想时，把把重点集集中在解解答上，而而非问题题上。正面思考考的小技技巧： 不要先先想有什什么困难难。 遇事事先想会会带来哪哪些正面面效

14、益？ 状况不不明时，先先往好处处想。 相信自自己不是是万能的的，接受受自己己是有限限制的的事实。 尊重不不同，不同不是错错，只是是不一样样。 10.跟跟随领导导者做事事，一方方面得其其亲炙，另另方面也也让学习习有个方方向。学习的关键在于找到好老师，也就是那些在你公司所倚赖的工作方面有优异表现的人。标竿学习习也可以以运用在在个人身身上。先先找出问问题的所所在或你你想要再再进步的的地方，选选择能替替你解决决问题的的领导者者，例如如观察其其它经理理人的作作为，或或是回想想一下曾曾经共事事过的经经理人，仔仔细研究究他们的的优异技技巧，再再将所学学到的付付诸实行行。与领导者者的接触触中，要要仔细观观察：

15、 学习他他的风范范与仪态态。 他如何何带领部部属？ 他如何何处理人的的问题？ 他如何何运用时时间？ 他如何何处理压压力？ 他如何何充实自自己？ 他看什什么书？什么杂杂志？什什么报纸纸版面？什么电电视节目目？ 我够够不够资资格做主主管？微软公司司（Miicroosofft）的的一位高高阶主管管说：我常常常把自己己模拟成成比尔（总总裁比尔尔盖兹），每每一次与与他一同同去开会会后，我我就先在在心理上上把自己己比喻为为他，然然后再以以其它人人的身分分尽量向向他提出些些刁钻尖尖锐、令令他无法招招架的问问题，最最后再以以自己对对这些问问题的答答案与比比尔真正正的回答答（这些些问题一一定会被被别人提提出）互

16、互相印证证，以确确定自己己够不够够资格做做个公司司的主管管。第二章 文件控控制质量管理理体系所所要求的的文件应应予以控控制,记录是是一种特特殊类型型的文件件,应依据4.22.4的要求求进行控控制.应编制制形成文文件的程程序,以规定定以下方方面所需需的控制制.a. 文件发布布前得到到批准,以确保保文件是是充分与与适宜的的.文件的定定义：承承载信息息的媒体体文件类型型 一阶文件件:质量手手册 二阶文件件:程序文文件 三阶文件件:A、规范范（规定定）B、指南南（指导导） 四阶文件件:记录按照文件件分类，分分门别类类归文件件 标识 文件柜 文件夹 文件夹内内保持目目录文件管理理总清单单NO文件名称称文

17、件编号号文件类型型制定部门门版本生效日期期备注文件控制制一览表表 部门份数文件名称称总办业务文管管代品管五金一部部五金二部部行政喷油丝印生管工模部工程部质量手册册1111111111111程序文件件1111111111111作业指导导书12发行至相相关生产产部门1产品编码码原则1111111111111成品图面面12相关生产产部门模具图纸纸111包装作业业规范12相关部门门检验规范范12外来文件件1发行至相相关部门门b文件件的编制制审核与与批准 不同文件件类型的的编制、审核与与批准的的权责要要予以规规定管理者代代表职责责之一“确保质质量管理理体系所所需的过过程得到到建立、实施和和保持”，因而而

18、这类文文件的批批准最好好由其完完成。 文件名称称 文件编号号 有效性标标识 文件页码码 生效日期期 审批 更改页 发放的充充分性 需要使用用处可获获取 发放的可可追溯性性 需要追溯溯时可以以追回 发放记录录的完整整性 可追溯到到每份文文件 可追溯到到修订时时的收回回/发放情情况 可追溯到到丢失/补发情情况 可追溯到到作废/保留情情况程序文件件文件名称称：客户户服务控控制程序序文件编号号：QP-8.22.1-0011制定部门门：业务务部生效日期期：20006-88-一三修 订 履 历文件版本修订人修订日期修订内页内容备注制作： 审核： 批准：公司名称称或公司司图标文件类别别程序文件件版本文件控制

19、制程序文件编号号QP-88.2.1-0001A/0页次11/89c.必要要时对文文件进行行评审与与更新,并再次次批准. 文件的评评审时机机与方式式 文件更新新的提出出文件修改改废止止申请单单(DCNN)修改/废废止的文文件名称称文件编号号变更前的的内容变更后的的内容文件版本本：从至至变更原因因：申请部门门申请人申请日期期部门主管管制作单位位意见：同意（）不同意（）理理由简述述：(原审核核单位)审核：(原批准准单位)批准： 文件修订订 修订后文文件的审审核与批批准 最好由原原文件审审核者实实施审核核 修订后文文件的发发放 修订应经经过再批批准 原批准者者批准或或者可获获得背景景资料的的有把握握的

20、人批批准 适时的修修订并标标识 适时的换换版并标标识 dd.确保在在使用处处可获得得适用文文件的有有关版本本.文件控制制的实施施要求:对文件进进行分类类规定各类类文件的的主导部部门和配配合部门门对受控制制文件控控制方法法作出规规定n 做好受控控标记n 每个文件件只有唯唯一的分分发编号号n 为了便于于文件以以旧换新新, 文件的的分发号号不变化化n 规定各类类文件的的发放范范围及其其审批人人, 发放后后有记录录n 活页夹装装订n 每一份文文件均有有相应的的版本号号和修订订号予以以标识n 受控文件件中有修修改记录录单, 供使用用人参照照n 文件丢失失后应有有声明作作废, 并对补补发办法法做出规定,并

21、标识识n 规定旧文文件的处处理办法法n 对文件更更改做出规定定E 更改影影响的评评估E 更改时时间的安安排E 更改的的标识与与记录n 对如何保保持文件件清晰易易于识别别做出具体体的规定定n 对如何控控制外来来文件做做出必要要的规定定n 对废止文文件的管管理做出具体体规定 e.确保文文件保持持清晰,易于识识别. 编制、审审核与批批准 标识 发放 分类归文文件 保存保护护 更新 处置 f.确保外外来文件件得到积积别,并控制制其分发发, 外来文件件类型 国际/国国内/行业/地方之之标准, 法律法法规等等等 顾客提提供的图图样文件件及要求求 顾客和和有关机机构指定定使用的的表格, 如报关关用表格格等

22、供应商提提供的文文件或报报告 外来文件件控制内内容 收集 确认 受控 发放 更新 g.防止作作废文件件的非预预期使用用,若因任任何原因因而保留留作废文文件时,对这些些文件进进行适当当的标识识. 禁止涂改改 禁止划线线标重点点 禁止加批批注 脏污、破破损、缺缺页要及及时更新新 文件使用用者 防止丢失失 防止破损损 防止涂改改、受污污 文件控制制部门A、使用用安全的的保存形形式/包装 防虫 防潮 防霉变B、丢失失补发C、破损损换发D、受污污换发 作废文件件A、作废废的整份份文件B、作废废的部分分文件（单单页） 处置方法法A、销毁毁B、需要要保留时时，进行行标识第四章 如何成成为上司司的得力力助手一

23、、做助助手应有有的观念念 处难人要要知而无无言;处难事事要有力力而无气气 协助主管管排掉杂杂事、烦烦事,过虑没没有意义义、垃圾圾信息,礼退无无法批示示的公文文 揣测上司司心意,预先规规划可能能发生的的事情 不要逾越越助手本本份,加入太太多自给给的意见见 不要建立立人际关关系小圈圈圈,不要泄泄露机密密或隐私私 减少情绪绪起伏,善于处处理压力力,缩短对对待上司司及一般般同仁的的差距 见人打招招呼,保持笑笑容,学会幽幽默,讲话客客气厚道道 细心、耐耐心、少少冗言、少套话话 有学习成成长的进进取心,逐渐加加强解决决问题的的能力及及速度 比上司“早到晚晚走”,配合上上司作息息时间 减少获得得特殊待待遇的

24、期期待心理理 有到不同同部门历历练的眼眼光及决决心 “忠心”是铁律,让上司司完全放放心,需自我我不断的的砥砺期期许 快速机动动安排国国际行程程,找到上上司想找找的人 谨慎男女女关系,避免投投资及标标会关系系 心态老大大、做事事方法陈陈旧会使使人厌恶恶 散发服务务热忱,少拿鸡鸡毛当令令箭 不要让上上司的另另一半及及家人有有所不悦悦 少与上司司争辩,不要让让他下不不了台 把他顶上上去(花花轿轿子人抬抬人) 开阔胸襟襟,建立成成长格局局 1/3面面对上司司、1/3面对客客户、1/3面对内内部同仁仁是中长长期的目目标二、做助助手应有有的基本本素养 具备专业业知识与与宏观常常识 处理交际际事务能能力 要

25、求自我我学习与与实践自自我负责责的心态态 必须懂得得与别人人合作与与沟通 拥有开放放心胸与与健康人人生观 具有面对对困难、接受挫挫折、挑挑战失败败的勇气气三、如何何与你的的上司相相处? 上司对你你不好是是你的问问题,不够好好是观念念问题 不要只把把问题带带给他,应同时时拉高层层次简要要提出结结交解决决方案 让他参与与重大决决策,不要浪浪费时间间在细微微事务上上 把你的理理念化成成具体的的文字或或建议文文件 全力投入入他认为为重要又又急迫的的工作 敬业做好好工作,速度、质量交交叉历练练 突出你的的长处,赞美别别人的优优点,为弱势势族群尽尽点心力力 取得所有有可能得得到的授授权 讲究方法法技巧,也

26、要苦苦干实干干第五章 时间管管理一、事先先规划好好你的时时间与步步骤,以收事事半功倍倍之效。1. 每天空出出一段时时间来规规划事情情。2. 拿一个小小时来订订计划,可以有有二到三三倍的效效果出现现。3. 你可以在在上班之之前比较较安静的的环境(家里或或办公室室)订计划,或是当作作上班的的第一件件事,或是在在下班前前订第二二天的计计划。4. 将时间加加以分段段,最好是是以十五五分钟为为一段。并要求求自己把把原本要花花比较多多时间的的工作,在一段段时间里里加速完完成。5. 学习绝对对专心,同时做做两三件件事,像电视视机选台台器一样样。6. 做正确确的事要比按正确确的方法法把事情情做对来得重重要。二

27、、分析析工作的的优先级级,按照轻轻重缓急急作处置置1依据据优先级级 要掌控时时间,就必须须先能掌掌控自己己。 设定个人人目标,以便根根据目标标,分析工工作的优优先级,按照轻轻重缓急急做处置置。 经常评估估所设定定的优先先级。2根据据紧急性性与重要要性决定定: 重要而且且紧急:马上办办。 重要而不不紧急:好好规规划。 不重要但但很紧急急: 1.马上办,但只要要花一点点时间; 2.请人代代办; 3.集中处处理。 不重要也也不紧急急:有空再再办。3要将将你的百百分之百百的时间间,用于关关键问题题的处理理。三、找出出自己最最有效率率的时段段以安排排工作内内容。 早上八点点至十点点:精力颠颠峰,适合做做

28、规划。 早上十点点至十二二点:注意力力及短暂暂记忆力力最强,适合脑脑力激荡荡会议、训练。 下午一点点至二点点:昏昏欲欲睡,比较适适合进行行互动沟沟通的工工作。 下午二点点至四点点:开始清清醒,长期记记忆力最最强,适合阅阅读、思思考。 下午四点点至五点点:适合技技术性作作、处理理冲突问问题。 在效率最最高的时时段,你可以以集中精精力于:棘手或或困难的的问题、创造性性思考、复杂的的工作、讨论或或订定工工作计划划。 在效率中中等的时时段,你可以以专心做做:与他人人交换意意见、处处理回信信、规划划行程表表 。 在效率最最差的时时段,你可以以处理:例行性性事务、电话联联络事情情、接待待访客、基本行行政工

29、作作。 我们无无法管理理时间,我们只只能管理理自已与与时钟的的关系,这需要要组织与与架构。四、组织织你的办办公桌及及办公室室,提升工工作效率率。你可以这这样清理理你的办办公桌: 挪出一段段时间专专门来整整理你的的办公桌桌。 可以将这这个时间间再分成成几个小小段,每小段段专心清清理一个个抽掘或或桌面。 与工作毫毫无关连连的书籍籍杂物等等,都应该该立即清清掉。 一年半载载内不会会再用到到的东西西,考虑把把它扔掉掉。想一一想,扔掉这这个东西西最坏的的结果是是什么?如果没没什么大大不了,就别犹犹豫了。 运用5SS技巧整理理、整顿顿、清扫扫、清洁洁、教养养。把你的办办公桌与与办公室室当作一一个工作作站:

30、 办公桌如如果面对对窗户或或走道,往往容容易分心心,最好的的方位是是既可以以掌控全全场,也不会会有人常常常走过过你面前前,还可以以有空间间摆放其其它办公公家具。 每天要用用到的东东西,放的位位置愈靠靠近座位位;不是每每天要用用的,可以集集中到较较远的角角落去。 将出、入入、检讨讨之用的的文件分分别以不不同的抽抽屉文件件案或篮篮子收集集,一收到到文件就就加以分分类,有效缩缩短文件件传递的的时间。不管理好好自己的的文件,你就会会被它们们淹死。由你桌桌上的光光景即可可看出是是你还是是它们赢赢了。五、进行行充分的的授权,将工作作分配给给部属、助理或或秘书。 找出哪些些工作可可以授权权他人去去做。 将工

31、作交交给能处处理得最最好的人人。 信任对方方,尊重对对方。 清楚说明明你对工工作的要要求、方方式与时时间限制制。 授权不是是推卸责责任,你一样样要负起起追踪的的责任。秘书或助助理不是是花瓶,你应该该和他们们相互信信赖,建立团团队工作作纪律,发展出出合作关关系。 每天固定定时间与与他们讨讨论工作作内容,让他们们熟知你你的目标标、优先先级及渴渴望,清楚知知道你要要什么。 鼓励他们们分担更更多的责责任,并允许许他们发发展自已已的行事事风格,可以做做决定,而不是是当你的的影子。 给予充分分的支持持、认同同与尊重重。成功的主主管奉行行两个原原则:在拥有有必要信信息与判判断基础础的最底底层下达达决定;直接

32、向向你负责责的人应应该提出出答案,而不是是问题。六、活用用记事本本管理时时间找一本口口袋大小小的记事事本带在在身边： 记事本里里最好有有常用电电话号码码、待办办私人事事务、待待办公务务、日期期约会栏栏及杂记记栏。 列出待办办事项，可可以分为为每天、每周或或未来数数周。 把预定做做的事登登录到预预定的时时程里，确确定的事事项用钢钢笔或原原子笔书书写，可可能有变变量的就就先用铅铅笔书写写。 随时记录录一些新新想到的的做法。 达成的项项目就割割掉，但但不要划划得乱七七八糟，以以免日后后要察看看会看不不懂。像所有其其它的计计划一样样，有效效的时间间安排最最好是在在纸上作作业。七、运用用有效的的方法取取

33、得信息息。如何在短短时间内内得到最最多的信信息？ 在精神最最充沛的的时候，阅阅读最重重要的数数据。 不断的学学习如何何加快阅阅读的速速度。 与对同一一领域有有兴趣的的人分担担信息收收集的责责任。 养成随身身携带阅阅读资料料的习惯惯。 养成在等等待的时时候阅读读的习惯惯。 要求部属属在文件件上做摘摘要。 锁定你你真正需需要的信信息，避避免因信信息泛滥滥而无所所适从。 阅读前先先了解自自己的目目的。 有选择性性的阅读读，如果果没有很很多时间间，可以以只选择择一份综综合性的的报纸。 先读标题题。 读一读就就停下来来思考，并并将所读读的内容容浓缩成成大要。 想保留某某一段数数据，可可以在文文章的角角落

34、立刻刻注记并并剪下来来归文件件，并将将其它部部份丢弃弃。有效的的管理者者生活在在现在，但但却将眼眼光集中中在未来来。八、改变变拖延的的习惯，实实时行动动。终结拖延延的六个个方法： 问自己：现在最最重要的的是做甚甚么？而而非问：我现在在最想做做甚么？ 先把最令令你讨厌厌、最困困难的事事解决掉掉，不要要让它一一直困扰扰你。 将工作分分解成几几个较小小的部份份，让工工作容易易进行。 不要等所所有数据据都到手手才开始始工作，有有甚么就就做甚么么。 找出自己己拖事情情的方法法，例如如聊天、喝咖啡啡等，规规定自己己某段时时间内禁禁止做这这些事。 设定诱因因激励自自己准时时不拖延延。无法适当当安排时时间、累

35、累积工作作的结果果，只会会造成心心里产生生慌张感感而已。九、技巧巧的对待待访客，让让时间的的控制权权在自己己手上。 尽量少在在自己的的办公室室接待访访客，最最好使用用访客接接待室。 开宗明义义即引出出访客的的目的，保保持公事事公办的的态度和和语气。 不要以茶茶点或咖咖啡款待待未经约约定的访访客。 坐在椅子子的边缘缘，将全全部的注注意力投投注在访访客身上上。 可能的话话，明确确的时间间限制，放放一个你你和访客客都能察察觉到的的时钟。 尽量使用用肢体语语言，如如阖上笔笔记本、整理桌桌上的文文件，或或将身体体移到椅椅子的边边缘。 说些暗示示性的话话，例如如：我我想这就就是结论论吧！我很很感谢你你来看

36、我我。等等。选择时间间就是节节省时间间。十、练就就健康的的身体，保保持身心心最佳状状况。 运动不是是有机会会才做，最最好在你你的行事事历上加加入这一一项，固固定时间间与地点点做运动动。 缩短睡眠眠时间能能节省时时间，可可是，如如果能培培养快速速入睡、充分睡睡眠的能能力，一一样可以以拥有效效率。 养成早上上一睁开开眼睛就就起床的的习惯。 定时做健健康检查查，除了了医院及及健诊中中心外，也也可以利利用血压压器等医医疗器材材自己在在家测量量。 错过闹钟钟、找不不到车轮轮匙、识识别证等等都会偷偷去时间间，而且且影响一一天情绪绪。 无情地压压迫自己己并不是是善用时时间的好好方法，感感到有压压力时，休休息

37、一下下，能有有效提高高精神，增增进工作作效率。忙到到无法照照顾自己己健康的的人，有有如工匠匠忙到无无法照顾顾自己的的工具一一样。节省时间间的十个个妙方 事先规划划好你的的时间与与步骤，以以收事半半功倍这这效。 分析工作作的优先先级，按按照轻重重缓急作作处置。 找出自己己最有效效率的时时段以安安排工作作内容。 组织你的的办公桌桌及办公公室，提提升工作作效率。 进行充分分的授权权，将工工作分配配给部属属、助理理或秘书书。 活用记事事本管理理时间。 运用有效效的方法法取得信信息。 改变拖延延的习惯惯，实时时行动。 技巧的对对待访客客，让时时间的控控制权在在自己手手上。 练就健康康的身体体，保持持身心

38、最最佳状况况。第六章 通用文文件控制制程序1、目的的：确保保与质量量管理体体系有关关的所有有文件得得到有效效地控制制，确保保组织对对文件的的建立和和保持能能够充分分适应实实施质量量管理体体系的需需要，并并保证本本公司文文件使用用者能及及时得到到最新文文件并持持有适当当的文件件，使文文件得到到系统的的管理。2、范围围适用于于与本公公司质量量管理体体系的有有关的所所有文件件和外来来文件的的管理，文文件可以以以书面面的形式式或电子子的形式式进行受受控。3、 定义：3.1内内部文件件-指由本本公司制制定并直直接用于于质量管管理体系系的文件件，包括括质量方方针、质质量目标标、质量量手册、程序文文件、作作

39、业指导导书、检检验规范范与检验验规程以以及本质质量管理理体系所所产生的的质量记记录等。3.2外外来文件件-指非本本公司制制定，但但直接用用于本公公司质量量体系文文件，包包括外来来受控文文件，客客户联络络文件等等,如：有有关的法法律法规规、国际际标准、国家标标准、行行业标准准、客户户图纸等等。4、 支持文件件和质量量记录4.1支支持文件件4.1.1质量记记录控制制程序 4.1.22工程文文件制作作程序4.2质质量记录录及保存存期限 表格名名称 表格编编号 保存部部门 保存期期限 44.2.1质量记记录清单单 QQR-QQA-0001 DDCC 参考 44.2.2文件申申请表 QRR-QAA-00

40、02 DCCC 1年 44.2.3外部文文件接收收登记 QRR-QAA-0003 DCCC 2年 44.2.4文件遗遗失通知知单 QR-QA-0044 DCCC 2年 44.2.5版本控控制文件件记录卡卡 QQR-QQA-0005 DDCC 直至文文件作废废 44.2.6文件回回收通知知单 QR-QA-0066 DCCC 2年 44.2.7作废文文件保留留申请表表 QQR-QQA-0007 DCCC 2年 44.2.8文件分分发表 QRR-QAA-0008 DCCC 1年 44.2.9文件/表格编编号登记记表 QRR-QAA-0009 DCCC 直至表表格作废废/取代 44.2.10非版本本控制文文件分发发记录卡卡 QRR-QAA-0110 DCCC 直至文文件作废废 44.2.11文件取取消/作废申申请表