综合档案归档管理规定.docx

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1、综合档案归档管理规定 综合档案归档管理规定 编号：KDKG/PK-102 版本：A/0 2009 年 12 月 31 日发布 2009 年 12 月 31 日实施武汉凯迪 控股投资 有限公司 发 布目录1 目 目的 的 . 1 2 范 范围 围 . 1 3 定 定义 义 . 1 4 职 职责 责 . 1 5 程 程序 序 . 1 5.1综合档案类目设置 . 1 5.2综合档案形成与收集 . 2 5.3综合档案整理 . 2 5.4综合档案归档 . 3 6 相关文件 . 4 7 记 记录 录 . 4 综合档案归档资料分类标准 . 51 目的 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的刚好性、完整性，

2、以更好地服务于公司生产和经营管理须要，特制定本规定。2 范围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及各系列公司（以下简称系列公司）综合档案的归档、立卷、整理工作。3 定义综合档案：是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括安排统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资和党、政、工、团工作等方面档案。4 职责4.1 综合档案管理员 a) 负责依据国家及行业综合档案相关法规、标准，结合公司实际状况制定、完善综合档案分类标准； b) 负责对归档工作进行指导和监督，督促各部门按规定刚好办理归档移交手续。c) 负责控股及各系列公司科技档案的验收、

3、立卷、排架、编目等全过程工作。d) 负责对异地公司/各电厂档案管理的培训、指导及监督检查工作。4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门 a) 负责按本规定要求完成本部门（项目）业务所涉及档案资料的收集和归档工作。b) 部门（项目）负责人是本部门（项目）档案资料归档完整性、刚好性的第一责任人。 c) 各部门（项目）应指定一名专、兼职档案管理员负责文件资料的搜集和归档，并对其归档文件材料的完整性、精确性、系统性负责。5. 程序5.1 综合档案类目设置5.1.1 公司档案一级类目参照电力工业企业档案分类规则设置，共分 10 大类，其中：0 至 5 大类为综合档案，6 至 9 大类为科技档案。

4、综合档案一级类目包括：0党群工作档案 1行政管理档案2 经营管理档案 3 生产技术管理档案 4会计档案 5人事档案 5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对 0 至 5 大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。5.2 综合档案形成与收集5.2.1 综合档案是公司档案的重要组成部分，各职能部门应严格根据综合档案归档范围进行过程资料的收集和保管。5.2.2 综合档案管理员应主动跟踪档案形成过程，主动指导、督促各部门做好文件材料的整理，并按时归档。5.3综合档案整理5.3.1 归档要求

5、a）各部门资料管理人员应按附表综合档案归档资料分类标准对文件资料进行分类、组卷，保证文件资料的完整性和系统性。b）归档文件材料原则上应为原件，作为凭证作用的必需为原件，对外来文件无原件的， 以最初接收的文件视为原件。c）归档文件材料应字迹清晰，签字盖章手续完备，文件载体和书写材料应达到永久性保存的要求，书写不得运用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水。d）文件整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。e）归档文件材料主要以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文与复文可为一件。f）密不行分的文件材料可装订在一

6、起，排列一般正文在前，附件在后；复文在前，来文在后。g）归档文件采纳保管期限年度问题分类法进行分类，即先将文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。5.3.2 案卷编目 a）立卷后，每个案卷内应附有卷内书目（见 KDKG/PG101-03）、卷内备考表（见KDKG/PG101-04）和案卷脊背，案卷封面不做填写。b）卷内书目、卷内备考表应采纳 A4 幅面（长×宽为 297mm×210mm）70g 以上白色书写纸制作。案卷脊背用 A4 纸打印后粘贴。c)档案编号执行档案编号管理规定（KDKG/PK-104）。5.3.3 页号的编写 卷（件）内文件必需运用 HB 铅笔

7、或打码机在有书写内容的页面编号，页号从1起先。单面书写的文件页号在右上角；双面书写文件的页号，正面在右下角，背面在左下角。卷内书目、备考表不编写页号。5.3.4 案卷装订 装订应统一在左侧，用棉线或不锈钢钉，同时保证整齐、坚固，装订时要剔除金属物， 然后装入档案盒。5.3.5案卷装具 采纳国家档案管理部门规定的卷盒、卷夹等形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度为 20、30、40、50mm。卷夹的外表尺寸为 310mm×220mm，厚度一般为 20-30mm。文件资料一般运用硬式档案盒，蓝图一般运用档案袋，卷盒、卷夹应采纳无酸产品。5.4 综合档案归档流程5

8、.4.1 各部门专、兼职资料员负责过程档案的日常收集、整理，参照附表综合档案归档分类标准所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料刚好、完整。5.4.2 各部门专、兼职资料员根据附表综合档案分类标准要求刚好归档，填写归档文件材料移交清单（见 KDKG/PG101-01），经部门负责人审核后，将归档资料、归档文件移交清单（电子版、纸质版各 1 份），移交信息中心档案管理部。5.4.3 信息中心档案管理员与移交人员共同清点移交资料，完成归档验收工作。5.4.4 信息中心档案管理员进行案卷整理、排架，编制档案检索书目，档案检索书目表式附后。5.4.5 综合档案一般于次年一季度归档，公司资质、

9、荣誉证书等实物档案及重要申报材料即时归档，归档时间、责任人执行附表综合档案分类标准。5.4.6 归档部门根据保密法及有关规章制度的要求，对需划密的文件材料，填写归档文件密级登记表（KDKG/PG102-01），注明密级、保密期限，连同归档文件一同交档案管理部。6 相关文件6.1档案管理程序 7 记录7.1 综合档案归档资料分类标准归档文件密级登记表归档资料描述表格编号 KDKG/PG102-01- 归档数目 共 件，其中文字材料 件，图纸 件 记录编号立卷人立卷部门清单页数 共 页，第 页 审核人审核人看法接收人接收部门接收日期序号 档号 密级文件材料名称及描述 密级 保密期限 份数 页数综合

10、档案归档资料分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/ / 责任人电子 正本 副本 图纸 重要 一般 0 0 党群工作 01党群工作综合 02党务工作综合 020 党务工作 党委综合性工作1 长期 短期 次年 3 月末之前 归口管理部门负责人 党委会1 长期 短期 其他事务性工作1 长期 短期 03组织工作 030 组织工作 组织建设1 长期 短期 次年 3 月末之前 归口管理部门负责人 党员干部管理1 长期 短期 党费管理1 长期 短期 其他事务性工作1 长期 短期 04纪检工作 040 纪检工作 纪委工作支配、安排、总结1 长期 短期 次年 3 月末之前 归口管理

11、部门负责人 05工会工作 050 工会工作 职代会、工作记录、劳保福利、文体活动等1 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 06共青团工作 060 协会工作 各专业学会、协会工作1 长期 短期 次年 3 月末之前 归口管理部门负责人 1 1 行政工作 10行政管理综合 11董事会、股东会、监事会工作 110 董事会工作 董事会决议、会议纪要1 永久、 长/短期 次年 3 月末之前 董事会秘书 董事会相关工作形成的资料1 永久、 长/短期 111 股东会 股东会决议、会议纪要1 永久、 长/短期 股东会相关工作形成的资料1 永久、 长/短期 112 监事会 监事会决议、会议纪要1 永久、

12、长/短期 监事会相关工作形成的资料1 永久、 长/短期 12行政事务 120 各公司、部门工作安排、总结 行政工作安排、总结、通知、规定、方法等1 永久、 长/短期 次年 3 月末之前 总经部负责人 公司内部整顿形成的相关资料1 永久、 长/短期 121 会议纪要、确定 总经理办公会纪要1 永久、 长/短期 各专题会议纪要、协调会1 永久 长/短期 次年 3 月末之前122 技术资质 申报资料1 永久 长/短 申报工作结 经办部分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/ / 责任人电子 正本 副本 图纸 重要 一般 期 束后 1 周内 门负责人 年检资料1 永久 长/短期 资

13、质证书1 永久 长/短期 办结后 2 个工作日内 123 工商管理 注册资料1 永久办理完毕 1 个周内 经办部门负责人 公司章程、验资报告1 永久办结后 2 个工作日内 营业执照1 永久组织机构代码证1 永久国、地税证1 永久124 法律事务 诉讼案件资料1 永久 长/短期 办理完毕 1 个周内 经办部门负责人 法律事务相关的资料1 永久 长、短期 125 文秘机要工作 政府、外单位来文、重要函件1 永久 长/短期 次年 3 月之前 总经部负责人 公司的对外发文、重要函件1 永久 长/短期 机要保密工作1 永久 长/短期 用印记录1 永久 长/短期 126 公司大事记 1 永久 长/短期 每

14、季度最末月前 13外事工作 13 外事工作 外事活动的安排1 长期 短期 次年 3 月末之前 经办部门负责人 外事工作管理工作1 长期 短期 14资产140 土地管理 土地买卖及相关资料1 永久办结后 2 个工作日内 经办部门负责人 141 房产管理 房产买卖及相关资料1 永久142 设备管理 设备台帐、明细1 永久 长期 次年 3 月之前 15公共关系 150 重要领导视察资料 1 长期 短期 次年 3 月末之前 经办部门负责人 151 重要客户、相关方考察资料 1 长期 短期 152 重大庆典资料 1 长期 短期 153 媒体报道、宣扬 1 长期 短期 154 公司宣扬画册、录像 1 长期

15、 短期 159 其他 1 长期 短期 16审计、监察工作 160 监察工作 监察工作安排、总结1 长期 短期 次年 3 月末之前 审计中心 监察会议纪要、记录1 长期 短期 次年 3 月末之前 案件处理材料1 长期 短期 161 审计工作 各专项审计工作（包括审核过程记录、审计报告）1 长期 短期 17后勤福利分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/ / 责任人电子 正本 副本 图纸 重要 一般 170 后勤福利工作 后勤福利相关规定、确定1 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 2 2 经营管理 20经营管理综合 21经营决策 210 重大经营战略决策 规划战略、重

16、要战略决策1 长期次年 3 月末之前 部门负责人 公司中、长期规划、安排1 长期 短期 年度安排1 长期 短期 各项专业发展安排1 长期 短期 211 公司改革 公司改革相关资料1 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 212 经营目标管理 1 长期 短期 次年 3 月末之前 经营部门负责人 213 年度预算、资金安排 1 长期 短期 214 各类经营统计报表 1 长期 短期 22物资管理（项目除外） 220 物资管理工作 年度选购、安排安排1 长期 短期 次年 3 月末之前 招标选购部门负责人 221 物资供应 招标、投标1 长期 短期 招标或合同签订后 1 周内 合同、协议1 长期

17、短期 来往函件1 长期 短期 222 供应商/分包商 供应商/分包商名单及考察评价记录1短期 次年 3 月末之前 23营销管理 230 销售管理工作 营销安排、总结1 长期 短期 次年 3 月末之前 市场部门负责人 营销管理的规定、通知1 长期 短期 231 市场信息及推广 市场分析、用户调查1 长期 短期 232 营销工作 销售合同、协议、函件1 长期 短期 投标或合同签订完 2 周内 投标、招标、议标的商务文件1 长期 短期 233 销售相关工作 售后服务1 长期 短期 次年 3 月末之前 统计、报表1 长期 短期 24投资项目开发（未核准项目） 240 投资项目开发管理 投资项目开发管理

18、安排、总结1 长期 短期 次年 3 月末之前 投资开发部门负责人 投资项目开发管理的规定、通知1 长期 短期 241 投资基础信息 项目立项申请资料、请示、报告1 长期 短期 投资项目终止后 1 周内 投资环境及技术基础信息1 长期 短期242 托付询问招标及合同 招标、议标记录、合同1 长期 短期 243 询问报告及批复 1 长期 短期 249 其他 1 长期 短期 次年 6 月之前 25与其他企业相关投资方面资料3 3 生产技术管理 30生产技术管理综合分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/ / 责任人电子 正本 副本 图纸 重要 一般 31生产管理 310 生产管理

19、工作 生产协调会、安排、总结1短期 次年 3 月末之前 项目或生产管理部门 项目检查1短期 311 其他 短期 32技术管理 320 技术管理工作 技术管理工作的规划、安排1 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 重要的通知、文件1 长期 短期 321 合同、协议 （详细项目入科研档案） 1 长期合同签订完 1 周内 322 技术创新 申报材料及认定证书1 长期办理完毕 1 周内 部门负责人 323 技术引进 1 长期324 专利申报 专利申报材料1 长期经办人 专利证书1 长期325 学术论文 1 长期33平安环保 330 平安环境管理 平安环境管理的安排、总结、通知1短期 次年 3

20、月末之前 业务主管部门负责人 平安教化培训、取证1短期 331 劳动爱护 1 长期332 平安环境事故调查、处理 1 长期处理完毕后 1 周内 333 环保及污染治理 1 长期次年 3 月末之前 334 统计报表 1 长期339 其他 1 长期34质量管理 340 质量管理工作 质量管理的安排、总结、通知1短期 次年 3 月末之前 业务主管部门负责人 质量管理培训、取证1短期 341 计量及设备检定 1短期 342 产品及工程创优 1 永久活动结束后 2 343 质量回访及反馈 1 长期次年 3 月末之前 344 QC 小组活动 1 长期 业务主管部门负责人 345 质量事故调查、处理 1 长

21、期处理完毕后 1 周内 346 统计、报表 1 长期次年 3 月末之前 349 其他 1 长期35标准化管理 350 标准化管理工作 标准化管理工作的安排、总结、通知1 长期次年 3 月末之前 业务主管部门负责人 351 管理标准 各公司、部门管理标准1 长期352 技术标准 各公司、部门技术标准1 长期353 体系内审及监督 1 长期分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/ / 责任人电子 正本 副本 图纸 重要 一般 354 外审及认证 1 长期359 其他 1 长期36信息工作 360 信息管理工作 信息管理工作的安排、总结、通知1 长期 短期 次年 3 月末之前 部

22、门负责人 361 信息化3510 信息系统项目实施 立项请示、批复1 长期项目结束后 1 个月内 部门负责人 招、投标、合同1 长期招标或合同签订后 1 周内 招标选购部门负责人 需求分析报告1 长期项目结束后 1 个月内 部门负责人 验收报告1 长期操作手册及运用说明1 长期3511 信息系统运行维护 设备清单1短期 次年 3 月末之前 部门负责人 故障处理记录1短期 数据备份1短期 系统信息平安问题记录1短期 3512 软件资料 1 长期次年 3 月末之前 部门负责人 3513 档案工作 档案管理标准1 长期次年 3 月末之前 部门负责人 档案工作的安排、总结1 长期鉴定申请、报告；鉴定清

23、册1 长期销毁审批表及销毁记录1 长期档案基本状况、统计表1 长期归档移交清单1 长期3514 图书资料工作 1短期 3515 情报工作 1短期 3519 统计 1 长期4 4 财务管理及财务审计 41财务审计综合 42财务管理 420 财务管理工作 财务管理制度、规定、方法、通知1 长期次年 6 月末之前 部门负责人 421 财务工作 流淌资金核定、结算1 长期固定资产的新增、报废、调拨1 长期财务收支安排、利润、年度决算1 长期税收1 长期43会计账务 430 会计账务 报表1 长期次年 6 月末之前 部门负责人 账册1 长期凭证1 长期会计档案移交清册1 长期44财务审计工作 440 审

24、计工作 审计工作的通知、规定、安排、总结1 长期次年 6 月末之前 部门负责人分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/ / 责任人电子 正本 副本 图纸 重要 一般 专项审计的通知、报告、总结、证明材料1 长期45融资管理 450 融资管理工作 融资安排1 长期次年 6 月末之前 部门负责人 融资方案1 长期授信、融资申请材料及批复1 长期5 5 人力资源管理 50人力资源管理综合 51人力资源管理基础 510 规划、安排 1 长期次年 3 月末之前 部门负责人 511 管理规定、方法、通知 1 长期52 组织管理 520 公司二级组织机构设置 组织机构设置成立、撤销、合并、更名、变更隶属关系1 长期次年 3 月末之前 部门负责人 521 三定方案 1 长期 53人事管理 530 聘请 人才库1短期 次年 3 月末之前 部门负责人 聘请安排、聘请及录用记录1短期 531 劳动关系管理 员工劳动合同1 长期保密协议及相关材料1 长期532 员工奖惩 1 长期533 员工异动 1 长期534 员工档案 1 长期535 工资管理 工资安排、总结、会议纪要1 长期工资的定级、工资计算等1 长期奖金、津贴1 长期536 考评管理 考评记录1 长期537 职称及个人资质管理 1 长期538 教化培训 教化培训安排、总结等1短期