办公档案管理自动化的现代研究.doc

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1、办公档案管理自动化的现代研究摘 要 本文首先介绍了办公自动化对档案管理的影响，然后对办公自动化往档案管理中的应用和进步档案管理办公自动化的有效措施进展了详细的阐述，希望可以给相关从业人员的研究起到一定的参考作用。【关键词】：p 】： 办公档案；管理；自动化1 办公自动化对档案管理的影响1.1 对档案工作的标准化标准化要求更高办公自动化的应用要求档案工作必须做到标准化及标准化，只有标准的档案信息才能用电脑处理，才能在公共网络上实现交流与共享。所以，档案管理的各项根底工作必须实行标准化。1.2 有助于实现文件与档案管理一体化办公自动化中文件处理和档案管理直观地表现为一个连续的过程。例如，在电视台所

2、有的公文都需办公室处理，当办公室接到贡文化，除了要在电脑上对其特征进展着录，利用数据库编制检索工具还要对文件内容和主体进展分类确定其内容特征标识，完成标引过程。这就是文档一体、随办随归的档案综合管理。这种管理形式极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，进步了工作效率和质量。1.3 对档案保管条件要求更高办公自动化对档案管理和保管环境有很高的要求。机读档案对保管环境的温度要求在20士2，对相对湿度的要求在50士5%；此外，归档的磁盘需要写保护措施，磁盘按编号顺序竖放到专门的载体上，使用时，不能用手直接触摸磁盘的裸露处，也不能弯折磁盘、用硬笔在保护套上划写，以防止机械损伤。1.4 对

3、管理人员的素质要求更高办公自动化要求档案管理人员不断进步自身素质及科学文化程度才能胜任本职工作。档案管理人员凭借原有的管理和保护知识是管理不好新型载体档案的，只要及时更新自己的知识体系，学习新知识、掌握新技术，理解和熟悉新设备的工作原理、特点、功能使用芳芳，提供自身的管理程度与业务才能，才能适应现代管理工作和科学技术开展的需求。2 办公自动化往档案管理中的应用2.1 电子档案的搜集工作在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，这就要求相关档案部门积极参与档案管理的办公自动化的开发中，以功能合理的文件管理管好电子文件。2.2 电子档案的整理工作电子文件的整理是指根据有关原那么

4、和方法，把搜集积累的电子文件进展分类处理。详细到某一单位，首先，此单位各部门的文书人员根据纸质档案的归档范围将需要归档的电子文件进展分类、划分保管期限；然后，定期归入档案库及档案数据库的文件，档案人员可以随时检查文书人员所做的分类和保管期限是否正确，并及时做出更正，并在年终进展计算机辅助组卷，之后系统会自动生成各种检索目录，这样不仅完成了电子档案的整理工作，也形成了各种检索目录。2.3 电子档案的保管工作电子文件的特征不同于纸质文件，任何做好保护和维护工作，使其平安可靠并长期处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。1 要保证电子档案载体物理上的平安通常情况下，电子档案以脱机的方式

5、存储到一定介质中，此时需要创设一个适宜其保护的环境，比方温湿度的控制；并保证避光、防变形的需求；远离有害气体等。2要保证电子档案内容逻辑上的准确电子档案的存储必须依赖一定的计算机硬件平台，将其以人们可以直接阅读的格式展如今读者面前，所以，在运用电子档案时，不仅要保护好电子档案，更重要的是对电子档案所依赖的技术、数据系统及相关定义参数进展保存。3 要对电子档案载体进展有效的检测与维护对于电子档案的检测与维护，一定要综合考虑技术、人员、环境、设备与电子档案自身的特性，根据它们的综合因素来确定技术方案和管理形式，以确保电子档案能更平安、更可靠地进展保存与管理，可以长期处于可准确提供利用的状态。2.4

6、 电子档案的利用工作相比于纸质档案，电子档案存在更便捷的特性。但此特性是建立在电子档案所依赖的技术上的，只有采取一定的管理手段才能实现。电子档案提供利用的方法有：提供拷贝、通信传输、直接利用等1。3 进步档案管理办公自动化的有效措施3.1 积极进展硬件建立，促使硬件环境的改善档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备，因此，积极进展硬件设备的建立对于进步档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时，只有加强档案管理设备的硬件建立，改善文档管理的硬件环境，才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当，从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化，促使档案管

7、理程度的进步。3.2 加强对系统自动化外网和内网的合理布局办公自动化内外网的有效隔离是保证网络平安的最有效和最主要措施之一。详细来说，第一层主要是利用路由器来过滤掉被屏蔽的效劳和IP地址，然后再选择一些可以放行的地址来进入文档办公自动化的网络。第二层是利用防火墙来进展有效隔离防护。一般来说，网络中的防火墙大都具有认证机制，且从整体来看，防火墙具有的根本功能主要有以下几种：对网络攻击的相关检测和告警；对经过防火墙的活动和信息内容进展记录；封堵一些被制止的业务；对进、出网络的某些访问行为进展管理。通过这样的方法不仅可以对文档信息起到保密作用，还可以进步档案管理的时效性。3.3 促使档案管理人员实现

8、现代化与专业化的有机结合档案管理人员的现代化是促使档案管理办公自动化实现的重要保证。传统文档管理形式的长期沿用使得当前的档案管理存在着工作人员的现代技术程度较低或者是技术文盲的现象，这就使得进展档案管理的一些现代化设备并不能得到良好的应用，文档信息管理的办公自动化也就无从谈起。因此，在科学技术快速开展的新形势下，档案管理人员必需要增强忧患意识和时代精神，认清时代开展的形式，通过培训或学习来积极掌握传统档案管理的原那么、理论，技术和方法等专业技能，同时还要不断进步对数据通信技术和计算机技术等的掌握才能，以实现自身现代化和专业化的有机结合。3.4 采取有效的措施来进步电子档案管理的平安性电子档案保

9、密性和平安性的进步可以从以下几个方面来进展：采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的档案转成具有图像性质的网络电子文件，以防止文件信息被篡改，从而保证文件内容的原来相貌和原始性。另外，通过这种方式还可以减少文档的储存空间，并且有利于实现文档的长期保存；运用专用软件来加强对电子文档的保密处理；通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丧失，同时还要把一些需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件；利用防火墙和路由器等措施来把办公自动化的内外网进展隔离，以增强文档的保密性2。4 完毕语随着办公自动化的不断普及，档案管理工作如何利用快捷的网络技术，通过办公自动化平台，将档案应用信息处理纳入办公自动化中，实现资共享，建立与之相适应的档案管理自动化处理系统，将部门档案管理与其他管理工作有机结合起来，进步档案利用效劳程度，以档案管理的信息化建立推动部门管理工作是我们努力的方向。【参考文献】：p 】：1 尚文宇.企业档案管理中存在的问题与对策J.现代经济信息，20_，11_：.2 张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用J.黑龙江档案，2022，30：26.第 7 页 共 7 页