某地产行政人事管理制度手册9390.docx

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1、行政人事管理制度手册目录1. 行政人人事部组组织架构构及人员员编制.组织结结构.人员编编制2. 管辖范范围3. 岗位职职责3.1 行政人人事经理理岗位职职责3.2 行政人人事主管管岗位职职责3.3 行政人人事助理理岗位职职责3.4 物资采采购员岗岗位职责责3.5 仓库管管理员岗岗位职责责3.6 宿舍管管理员岗岗位职责责4. 工工作规程程/制度度4.1行行政管理理工作规规程4.1.1公文文处理工工作规程程4.1.2印章章管理工工作规程程4.1.3保密密管理工工作规程程4.1.4档案案管理工工作规程程4.1.5固定定资产管管理工作作规程4.1.6办公公用品管管理工作作规程4.1.7会议议制度4.1

2、.8员工工制服管管理工作作规程4.1.9仓库库管理工工作规程程4.1.10宿宿舍管理理制度4.1.11员员工食堂堂管理制制度4.2人人事管理理工作规规程4.2.1人事事招聘、调配、劳动关关系解除除管理工工作规程程4.2.2培训训管理工工作规程程5. 相相关质量量记录表表格5.1 附件一一发文文处理单单5.2附附件二外外来文件件清单5.3附附件三文文件传阅阅单5.4附附件四文文件发放放登记表表5.5附附件五用用章申请请表5.6附附件六印章借借用审批批表5.7附附件七档案移移交书5.8附附件八档案移移交案卷卷目录表表5.9附附件九卷内目目录5.100附件十十档案借借阅申请请表5.111附件十十一档

3、案借借还登记记表5.122附件十十二档案鉴鉴定申请请表5.133附件十十三档案鉴鉴定与销销毁目录录5.144附件十十四资产登登记表5.155附件十十五资资产调拨拨单5.166附件十十六固固定资产产报废审审批表5.177附件十十七低低值易耗耗品报废废审批表表5.188附件十十八固定定资产赔赔偿审批批表5.199附件十十九资资产盘点点表5.200附件二二十资资产移交交表5.211附件二二十一打打印/复复印登记记表5.222附件二二十二办公用用品领用用登记表表5.233附件二二十三行行车记录录表5.244附件二二十四会会议签到到表5.255附件二二十五入入库单5.266附件二二十六出出库单5.277

4、附件二二十七台台账5.288附件二二十八物物品领用用登记表表5.299附件二二十九物物品借用用登记表表5.300附件三三十盘盘点表5.311附件三三十一员员工招聘聘登记表表5.322附件三三十二面面谈记录录表5.333附件三三十三转转正审批批表5.344附件三三十四调调动通知知书5.355附件三三十五交交接清单单5.366附件三三十六员员工离职职表5.377附件三三十七培培训（会会议）记记录表5.388附件三三十八培培训计划划表1. 行政人人事部组组织架构构及人员员编制组织架构构（略） 人员编编制：各项目根根据项目目的规模模和实际际情况确确定人员员编制。2. 管辖范范围行政人事事部是项项目的行

5、行政人事事职能部部门，在在公司领领导及客客户服务务中心的的指导下下开展工工作。主主要负责责客户服服务中心心的行政政管理和和人力资资源管理理工作。包括行行政事务务、制度度建设、后勤保保障、对对外事务务、人员员招聘、人员培培训、薪薪酬管理理、人员员考核等等工作。3. 岗位职职责3.1 行政人人事部经经理岗位位职责3.1.1层级级关系：3.1.1.11 直直接上级级：总物物业经理理3.1.1.22 直直接下级级：行政政人事副副经理、行政人人事助理理、物资资采购员员、仓库库管理员员、宿舍舍管理员员3.1.2岗位位职责：3.1.2.11 贯贯彻执行行总物业业经理下下达的各各项工作作指示；3.1.2.22

6、 定定期向总总物业经经理提交交周、月月、年度度工作报报告及计计划；3.1.2.33 及及时发现现管理中中的问题题，组织织协调工工作流程程的改进进，主动动协调并并有效解解决客服服中心内内的问题题。3.1.2.44 制制订、修修订本部部门的工工作程序序和规章章制度，经经批准后后组织施施行并监监督检查查落实情情况；3.1.2.55 负负责客户户服务中中心各种种会议、活动的的组织筹筹备工作作；3.1.2.66代表客客户服务务中心与与外界有有关部门门和机构构联络并并保持良良好合作作关系，接接待客户户服务中中心重要要来访客客人，处处理行政政人事方方面的重重要函件件；3.1.2.77 负负责统筹筹客服中中心

7、的资资产及档档案管理理工作；统筹客客服中心心各类证证照的办办理；3.1.2.88 负负责统筹筹客户服服务中心心的后勤勤服务工工作，创创造和保保持良好好的工作作环境；3.1.2.99 组组织客户户服务中中心有关关法律事事务的处处理工作作，指导导、监督督、检查客客户服务务中心保保密工作作的执行行情况；3.1.2.110 负责协协调客户户服务中中心部门门间的合合作关系系，调解解工作中中发生的的问题，定定期组织织做好办办公职能能检查；3.1.2.111 协助公公司建立立并维护护组织架架构，明明确各部部门职责责及各岗岗位权责责及工作作关系；3.1.2.112 负责规规范与完完善公司司相关管管理制度度，积

8、极极倡导企企业文化化导向，推推动与营营造客服服中心健健康文化化氛围；推进集集团内部部的企业业文化建建设，增增加员工工对企业业的归属属感和忠忠诚度；3.1.2.113 建立、推进、完善符符合公司司业务需需求及发发展的培培训体系系，组织织落实培培训工作作，提高高员工的的任职技技能，促促进员工工的职业业化发展展；3.1.2.114 建立和和培训职职业化的的人才队队伍，培培养、选选拔及推推荐本系系统优秀秀干部；3.1.2.115 负责组组织员工工集体活活动及文文化生活活；3.1.2.116 完成上上级领导导交办的的其他工工作。3.2 行政政人事主主管3.2.1层级级关系：3.2.1.11 直直接上级级

9、：行政政人事经经理3.2.1.22 直直接下级级：无3.2.2岗位位职责：3.2.2.11 贯贯彻执行行行政人人事经理理下达的的各项工工作指示示；3.2.2.22 定定期向行行政人事事经理提提交周、月、年年度工作作报告及及计划；3.2.2.33 协协助行政政人事经经理开展展后勤、资产管管理等工工作；3.2.2.44 负负责办理理客户服服务中心心各类营营业证照照及年审工作作，对各各类证照照及时进进行档案案登记；3.2.2.55 协协助行政政人事经经理监督督、检查查本部门门各岗位位工作任任务的执执行情况况；3.2.2.66 完完成上级级领导交交办的其其他工作作。3.3 行政政人事助助理3.3.1

10、层级关关系：3.3.1.11 直直接上级级：行政政人事经经理3.3.1.22 直直接下级级：无3.3.2 岗位职职责：3.3.2.11 贯贯彻执行行行政人人事经理理下达的的各项工工作指示示；3.3.2.22 定定期向行行政人事事经理提提交周、月、年年度工作作报告及及计划；3.3.2.33 负负责控制制客户服服务中心心各项行行政费用用的开支支；3.3.2.44 协协助组织织客户服服务中心心的团队队及文化化活动；3.3.2.55 在在上级的的领导下下，具体体行使本本部门的的档案管管理、人人员招聘聘、客户户服务中中心内部部沟通、文件收收发等工工作； 3.3.2.66 贯贯彻执行行员工的的思想教教育、

11、业业务培训训、企业业文化建建设，不不断提高高员工的的思想觉觉悟和业业务水平平；3.3.2.77 负负责审核核、办理理员工请请假、销销假手续续，汇总总、审核核各部门门的考勤勤情况，定定期制作作员工薪薪酬表；3.3.2.88 配配合各部部门的人人员配备备、人员员结构调调整以及及人员招招聘、后后勤组织织工作；3.3.2.99 负负责客户户服务中中心对内内、对外外关系的的联系、协调工工作；3.3.2.110 负负责客户户服务中中心人事事、文档档管理工工作，收收集各类类人员信信息建立立人才库库，为推推动客户户服务中中心物业业管理工工作的发发展出谋谋献策；3.3.2.111 完成上上级领导导交办的的其他工

12、工作。3.4 物资资采购员员3.4.1 层级关关系：3.4.1.11 直直接上级级：行政政人事经经理3.4.1.22 直直接下级级：无3.4.2 岗位职职责：3.4.2.11 贯贯彻执行行行政人人事经理理下达的的各项工工作指示示；3.4.2.22 定定期向行行政人事事经理提提交周、月、年年度工作作报告及及计划；3.4.2.33 严严格执行行公司关关于物资资采购的的有关规规定，勤勤奋敬业业，不断断提高业业务水平平；3.4.2.44 负负责日常常零星物物资采购购，收集集采购资资料，填填写和汇汇总各部部门提交交的物物资申请请单或或物资资/服务务供方（品品牌）申申请表，报报行政人人事经理理、总物物业经

13、理理审批后后，方可可采购，对对手续不不齐全的的申请物物资不予予购买，严严禁在采采购时收收取回扣扣或有违违公司财财务管理理相关规规定的行行为；3.4.2.55 做做到所需需物资及及时购买买，及时时入库，做做好登记记和报销销手续；3.4.2.66 了了解各类类物资的的合理价价格及要要求，确确保物美美价廉，努努力节约约成本开开支；3.4.2.77 每每月对各各部门日日常维修修材料、清洁用用具进行行集中采采购，积积极认真真的完成成采购、供应工工作，保保证物品品质量、价格的的合理性性；3.4.2.88 每每季度填填写物物资采购购统计表表、采采购工作作评估表表，并并于每季季度首月月15日日前报总总物业经经

14、理、公公司行政政人事部部、公司司财务部部备案；3.4.2.99 完完成上级级领导交交办的其其他工作作。3.5 仓库库管理员员3.5.1 层级关关系：3.5.1.11 直直接上级级：行政政人事经经理3.5.1.22 直直接下级级：无3.5.2 岗位职职责：3.5.2.11 贯贯彻执行行行政人人事经理理下达的的各项工工作指示示；3.5.2.22 定定期向行行政人事事经理提提交周、月、年年度工作作报告及及计划；3.5.2.33 严严格执行行公司仓仓库管理理的规定定，勤奋奋敬业，不不断提高高业务水水平；3.5.2.44 负负责对经经过检验验合格的的物资按按指定位位置入库库，核实实后登记记入账；3.5.

15、2.55 根根据物资资的性能能、品种种、型号号、用途途、包装装等特点点以及易易燃、易易爆、易易挥发、易受潮潮物资的的特性和和仓库条条件，实实行分区区分类的的物资定定位管理理，仓库库内各类类物资必必须做好好标识，所所有物资资包装标标识一律律向外；3.5.2.66 物物资的出出库必须须凭客户户服务中中心经理理签发的的物资资领(借)用单，项项目应清清楚，否否则应拒拒绝发放放物资；3.5.2.77 对对于日常常借出之之用具、器具，入入库时应应认真检检证，确确认无损损后方可可入库，对对于不常常用的工工具、器器具要定定期维护护；3.5.2.88 保保持仓库库环境的的温、湿湿度，并并做好清清洁工作作，配备备

16、好必要要的灭火火器材；3.5.2.99 物物资出库库必须及及时登帐帐，物资资要按照照先进先先出的原原则发放放；3.5.2.110 每每月255号需对对库存物物资进行行盘点，并并报行政政人事经经理审核核后，报报总物业业经理审审批；3.5.2.111 每每月288号前统统计上月月材料使使用情况况，并将将下月所所需材料料申请表表报行政政人事经经理审核核，报总总物业经经理审批批后，交交采购员员购买；3.5.2.112 负负责客户户服务中中心各类类资产的的管理工工作，设设立资产产分类账账本，每每月进行行核查工工作，掌掌握各类类资产的的使用状状况、技技术性能能；3.5.2.113 负责资资产（包包括低值值

17、易耗品品）购置置或报废废；3.5.2.114 熟悉使使用公司司资产管管理软件件，根据据每月资资产核查查情况及及时予以以修改更更正；3.5.2.115 对样板板房物资资和地产产方委托托代管物物资进行行管理；3.5.2.116 完成上上级领导导交办的的其他工工作。3.6 宿舍舍管理员员3.6.1 层级关关系：3.6.1.11 直直接上级级：行政政人事经经理3.6.1.22 直直接下级级：无3.6.2 岗位职职责：3.6.2.11 贯贯彻执行行行政人人事经理理下达的的各项工工作指示示；3.6.2.22 负负责监督督做好员员工宿舍舍公共区区域的卫卫生清扫扫及整理理工作；3.6.2.33 按按规定对对住

18、宿人人员进行行登记，安安排床位位；3.6.2.44 检检查工作作区域内内住宿秩秩序及安安全工作作；3.6.2.55 保保持楼层层内各项项设施的的完好和和运行正正常；3.6.2.66 对对住宿人人员提供供叫早、留言、传呼电电话等服服务；3.6.2.77 处处理工作作区域内内出现的的意外情情况；3.6.2.88 完完成上级级领导交交办的其其他工作作。4. 工作规规程/制制度4.1 行政政管理工工作规程程4.1.1公文文处理工工作规程程4.1.1.1目的使公文的的形成、办理、立卷、归档和和销毁更更及时、准确、规范、保密。4.1.1.2适用范范围所有外来来及本中中心文件件。4.1.1.3公文的的处理4

19、.1.1.3.11公文种种类：除除外来函函外，本本中心的的公文是是中心及及所属物物业公司司在企业业管理过过程中形形成和使使用的具具有法定定效力和和规范体体式的文文书，是是传达贯贯彻中心心决策、执执行上级级和主管管部门的的指示、发布规规章制度度、实行行行政管管理措施施、请示示和答复复问题、报告情情况和交交流经验验，协调调内部和和对外交交往的重重要工具具，也是是中心行行使职能能的重要要手段和和依据。根据实实际工作作需要，按按照公文文使用范范围和作作用主要要使用下下列文种种：4.1.1.3.11.1 决议：凡经过过会议讨讨论通过过，要求求所属部部门贯彻彻执行的的事项。4.1.1.3.11.2 决定：

20、对某些些重要事事项或重重要问题题做出安安排或处处理。4.1.1.3.11.3 通知：是“发发布行政政法规和和规章，转转发上级级机关(部门)、同级级机关(部门)和不相相隶属机机关(部部门)的的公文批批转所属属客服中中心，要要求属下下部门办办理或需需要周知知和共同同执行事事项时所所使用的的下行文文种”。常用“会会议通知知”、“任任免通知知”等。4.1.1.3.11.4 通报：通报工工作情况况或好坏坏典型事事例及经经验教训训，表彰彰先进、批评后后进等用用“通报报”。4.1.1.3.11.5 报告：向上级级机关(部门)汇报工工作，反反映情况况，提出出建议，答答复上级级机关(部门)的询问问等。4.1.1

21、.3.11.6 请示：请求上上级机关关(部门门)对某某些重要要工作做做出指示示、答复复和批准准事项时时用“请请示”。4.1.1.3.11.7 批复：批准或或答复下下属单位位(部门门)请示示的事项项。4.1.1.3.11.8 函：与与不相隶隶属机关关(部门门)或本本系统单单位之间间互相商商洽和联联系工作作，询问问和答复复问题等等用“函函”。4.1.1.3.11.9 会议纪纪要：记记载或传传达会议议主要精精神和决决定事项项。4.1.1.3.22 公文文格式严格参照照由物业业管理中中心下发发的金金碧物业业有限公公司地区区分公司司公文发发文标准准格式及及集团恒恒地司办办字220077第0055号公文标

22、标准格式式执行。4.1.1.33.3 发文文办理4.1.1.3.33.1 公文起起草的基基本要求求4.1.1.33.3.1.11 重重点要突突出，观观点要鲜鲜明，论论理要清清楚，文文字要精精练，用用词要准准确，篇篇幅要简简短，结构要要严谨，层层次要分分明；4.1.1.33.3.1.22 拟拟搞人必必须要按按公文的的文种格格式行文文，用钢钢笔书写写或打印印，不得得用圆珠珠笔或红红笔书写写；4.1.1.33.3.1.33 文文稿在呈呈送领导导审批签签发之前前，负责责拟稿的的人员要要对公文文进行认认真核对对。4.1.1.3.33.2 公文文的审批批签发程程序行文稿先先由行文文部门经经理审核核签名，再

23、再送行政政人事助理理核稿，不不属急件件，一般般不得直直接将文文稿呈送送中心领导导；如需需会签的的，送会会签部门门审稿，然然后由行行政人事事助理将将符合要要求的文文稿送中中心有关关领导签签发。“请请示”、“报告告”和对对外行文文由中心心总物业业经理签签发，一一般例行行事务性性公文，由由部门经经理签发发，最后后安排打打印。4.1.1.33.3.3 正式发发文需填填写发发文处理理单，签签发人同同意签发发后方可可用印、分发及及登记。4.1.1.33.3.4 公文正正式印制制前，行行政部（行行政人事事部）应应当进行行复核，重重点是：审批、签发手手续是否否完备，附附件材料料是否齐齐全，格格式是否否统一、规

24、范等等。经复复核需要要对文稿稿进行实实质性修修改的，应应按程序序复审。4.1.1.33.4 收文文办理4.1.1.33.4.1 一切外外来公函函，统一一由行政政人事助助理签收收、登记记并根据据实际需需要及时时分送（各各部门应应签收），同同时，应应填写文文件发放放登记表表；4.1.1.33.4.2 根据公公文性质质和内容容，由行行政人事事助理提提出处理理意见，送送领导阅阅示，或或根据需需要交有有关业务务部门办办理，并并附文文件传阅阅单；4.1.1.33.4.3 凡需业业务部门门经办的的公文，由由行政人人事助理理负责催催办，并并将落实实结果报报告主管管领导。4.1.1.33.4.4 承办公公文是指

25、指接受办办理下级级单位请请示的公公文和其其它需要要批复的的公文，以以及转发发翻印的的公文等等。承办办请示的的公文，凡凡属本中中心权限限范围内内能批复复的事项项，一般般先由业业务部门门提出意意见，经经领导审审批或会会议决定定后再批批复呈文文单位，时时限一般般不得超超过一周周，重要要事项和和重要问问题的请请示，可可直接送送领导审审阅后批批复，时时限不得得超过三三天。承承办公文文部门要要提高办办事效率率，及时时催办和和跟踪，避避免延误误。4.1.1.33.5 公文文归档4.1.1.33.5.1 公文办办理完毕毕后，应应当及时时整理、归档。个人不不得保存存应当归归档的公公文。4.1.1.3.55.2

26、归档档范围内内的公文文，应当当根据其其相互联联系、特特征和保保存价值值整理，要要保证归归档公文文的齐全全、完整整，能正正确反映映本机关关的主要要工作情情况，便便于保管管和利用用。4.1.1.33.5.3 联合办办理的公公文，原原件由主主办单位位整理、归档，其其他机关关保存复复印件或其其他形式式的公文文副本。4.1.1.3.55.4 本单单位负责责人兼任任其他机机关职务务，在履履行所兼兼职务职职责过程程中形成成的公文文，由其其兼职机机关整理理、归档档。4.1.1.3.55.5 拟制制、修改改和签批批公文书书写及所所用纸张张和字迹迹材料必必须符合合存档要要求。4.1.1.33.6 公文文的整理理与

27、销毁毁4.1.1.3.66.1 公文文由行政政人事部部统一收收发、审审核、用用印、归归档和销销毁。4.1.1.33.6.2 行政人人事部应应当建立立健全本本单位公公文处理理的有关关制度。4.1.1.33.6.3 密级文文件应当当在办公公室阅办办，不准准带离，不不准擅自自传阅或或复印。复制上上级单位位的秘密密公文，须须经上级级领导批批准或授授权。翻翻印件应应当注明明翻印单单位名称称、翻印印日期和和份数；公文复复印件作作为正式式公文使使用时，应应该加盖盖复印单单位证明明章。复复制公文文应当与与正式公公文同样样管理。 4.1.1.33.6.4 公文被被撤销，视视作自始始不产生生效力；公文被被废止，视

28、视作自废废止之日日起不产产生效力力。4.1.1.33.6.5 公文销销毁应按按公司规规定进行行。4.1.1.4引用文文件和相相关质量量记录4.1.1.44.1 发发文处理理单4.1.1.44.2 外外来文件件清单4.1.1.4.3 文文件传阅阅单4.1.1.4.4 文文件发放放登记表表4.1.2印章章管理工工作规程程4.1.2.1 目的的加强、规规范印章章的管理理，维护护印章的的法定权权威及使使用效用用。4.1.2.2 范围围本制度适适合于中中心印章章管理及及设有部门门印章的各部门印印章管理理。4.1.2.33 职职责行政人事事部是印印章管理理的职能能部门，负负责监督督本规定定的实施施。4.1

29、.2.44 印印章的启启用与停停用、销销毁4.1.2.44.1 印章章启用(包括旧旧印章换换用新印印章)。由中心心或启用用印章部部门提出出书面申申请，行行政人事事部审核核，按公公司规定定审批后后申报、刻制、启用。4.1.2.44.2 印章章停用。由中心心或拟停停用印章章部门提提出书面面申请，行行政人事事部审核核，按公公司规定定审批后后执行。4.1.2.44.3 印章章销毁。按公司司规定执执行。4.1.2.55 印印章保管管4.1.2.55.1 中心心印章：行政人人事部印印章管理理员管理理。4.1.2.55.2 部门门印章：由部门门经理指定定专人管管理。4.1.2.55.3 印章章应存放放于安全

30、全牢固并并加锁的的专门的的桌、箱箱、柜中中，使用用后应及及时收存存锁好。4.1.2.66 印印章使用用审批规规定4.1.2.66.1 中心心印章的的使用，由由中心总总经理负负责审批批，部门门印章的的使用，由由部门经经理负责责审批。4.1.2.66.2 使用用各级印印章须先先填写行行政人事事部制定定的用用章申请请表，呈呈报负责责审批的的领导签签字同意意后，方方可到印印章管理理员处加加盖印章章。4.1.2.66.3 印章章管理员员必须认认真检查查用印文文书审批批手续，审审批程序序完成后后才能用用印。4.1.2.66.4 不得在在空白纸纸张、凭凭证、空空白介绍绍信和空空白便函函上用印印，如有有特殊需

31、需要，需需按公司司规定权权限审批批。4.1.2.66.5 如因因工作需需要将印印章带出出室外使使用，应应事先填填写印印章借用用审批表表报批批，获准准后由印印章管理理人员和和经办人人共同携携带出外外使用。4.1.2.66.6 出现现急需用用印的文文书，在在有审批批权的领领导未能能及时签签字的情情况下，须须由印章章管理员员和用印印申请人人共同在在场，电电话请示示有权审审批的领领导，经经同意后后方可盖盖章。审审批权人人返回后后的1个个工作日日以内完完成补签签手续。4.1.2.77 责责任 印章章管理人人员严禁禁违规使使用印章章。凡违违规使用用印章的的，中心心一律视视作个人人行为，由由此而引引起的法法

32、律责任任以及其其它形式式的任何何纠纷，均均由违规规使用印印章的人人员承担担。同时时中心将将视其情情节轻重重，给予予相应的的行政或或经济处处罚，触触犯法律律的移送送司法机机关处理理。4.1.2.88引用文文件和相相关质量量记录4.1.2.8.1 用章章申请表表 4.1.2.8.2 印章借借用审批批表 4.1.3保密密管理工工作规程程4.1.3.1 目的的加强中心心对保密密工作的的规范，严严谨，确确保中心心保密工工作落实实到中心心每一个个员工。4.1.3.2适用范范围中心及所所属各部部门。4.1.3.3 保保密员的的设立中心行政政人事部部设保密密员（由由行政人人事助理理兼任）11人，负负责中心心秘

33、密文文件、资资料以及及涉密业业务的管管理工作作，各部部相应确确定兼职职保密员员1人。4.1.3.4 保密密事项4.1.3.4.11 与中中心有关关的调查查案件、检举揭揭发材料料。4.1.3.4.22 中心心各级须须保密的的办公会会议记录录。4.1.3.4.33 财务务会计凭凭证、会会计报表表、统计计报表、员工工工资表等等。4.1.3.4.44 本中中心质量量体系有有关文件件资料。4.1.3.5 秘秘密文件件、资料料的管理理4.1.3.5.1 所有有秘密文文件未经经制发机机关批准准或授权权不得擅擅自翻印印，如需需复制，须须按规定定申请审审批。4.1.3.5.2 收发发秘密文文件资料料，由行行政人

34、事事部保密密员负责责；有关关调查材材料，检检举揭发发材料由由行政人人事部或或部门专专人负责责；凡署署名中心心领导亲亲启件，由由领导拆拆封；秘秘密文件件的收发发、分送送、传阅阅、移交交、归档档等环节节都要登登记，履履行签字字手续，严严禁将秘秘密文件件、资料料放在不不安全的的地方。4.1.3.5.3 秘密密文件、资料必必须放入入保密柜柜内，由由保密员员管理，个个人不得得保存；定期清清查退，如如发现丢丢失，要要及时报报告并追追查处理理。4.1.3.6通讯保保密规定定4.1.3.6.11 各部部门由专专人管理理的办公公设备，非非本机使使用人员员未经许许可不得得擅自使使用。4.1.3.6.22 电脑脑工

35、作人人员要严严守保密密制度，避避免重要要业务资资料和档档案资料料外泄、更改或或丢失。4.1.3.6.33 任何何个人都都不准在在通信、通话中中涉及本本中心在在商业竞竞争中的的重要信信息；个个人不得得偷看中中心秘密密文件和和打听中中心秘密密性的会会议内容容。4.1.3.7 泄泄密的处处理凡发生遗遗失中心心秘密文文件、资资料或泄泄密案件件时，应应立即向向行政人人事部保保密员和和中心领领导报告告，并及及时采取取补救措措施；发发生窃密密案件，还还应及时时向当地地公安部部门报告告。4.1.4档案案管理工工作规程程4.1.4.1 目的使中心的的档案管管理规范范化、程程序化以以方便工工作中的的查找、使用及及

36、保密。4.1.4.2 适适用范围围客户服务务中心所所有档案案及对业业主档案案的管理理。4.1.4.33 职职责4.1.4.3.11 行行政人事事部是客客服中心心档案管管理的主主管部门门，需设设立中心心统一档档案客服服中心，每三个个月组织织各部门门档案员员进行档档案互检检，每半半年组织织各部门门档案员员档案资资料移交交工作。4.1.4.3.22 行行政人事事部负责责中心行行政档案案、人事事档案、中心证证照、中中心对外外往来的的各类公公文、中中心内部部重要文文件；中中心内部部重大活活动、事事件记录录；物业业管理相相关政策策、法规规等等的的管理工工作。4.1.4.3.33 管管家部负负责业户户档案资

37、资料、物物业资料料、出租租房屋资资料、车车辆资料料、收费费资料、业主委委员会资资料等的的管理工工作。4.1.4.3.44 工工程部负负责工程程设计、施工资资料、维维修、保保养计划划、外委委工作记记录等技技术档案案及工程程图纸等等的管理理工作。4.1.4.3.55 保保安部负负责治安安、消防防、保卫卫、安全全、秩序序等相关关资料的的管理工工作。4.1.4.33.6 社区区文化部部负责社社区文化化资料的的管理工工作。4.1.4.44 档档案管理理范围4.1.4.4.11 行行政档案案资料4.1.4.44.2 人事事管理相相关材料料。客户户服务中中心人员员设置、招聘、培训、定岗定定编、调调配、变变迁

38、文件件、人事事劳资文文件、技技术职称称等文件件。4.1.4.44.3 中心心证照及及其他相相关资料料。4.1.4.44.4 中心心对外往往来的各各类公文文、中心心内部重重要文件件等。4.1.4.44.5 中心心内部重重大活动动、事件件记录。包括但但不限于于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品品。4.1.4.44.6 物业业管理相相关政策策、法规规等。4.1.4.4.7 业户户档案资资料。主主要有入入住通知知书、住住户家庭庭情况登登记表、房屋交交接单、住户入入住合约约、身份份证明材材料以及及装修申申请表等等。4.1.4.4.8 物业业资料。4.1.4.4.9 物业业经营管管理资料料。各客客户服务务中心

39、经经营发展展文件、小区管管理文件件、小区区建设文文件、委委外、合合作文件件。4.1.4.4.100 出出租房屋屋资料。4.1.4.4.111 车车辆资料料。4.1.4.4.122 收收费资料料。4.1.4.4.133 业主主委员会会资料。4.1.4.4.144 工工程技术术档案。包括工工程设计计、施工工资料、维修、保养计计划、外外委工作作记录等等。4.1.4.4.155 工工程图纸纸资料。可分为为：建筑筑施工图图、结构构施工图图、给排排水施工工图、供供配电施施工图、消防施施工图、空调系系统图、智能化化系统图图等。4.1.4.4.166 治治安资料料。4.1.4.4.177 消消防资料料。4.1

40、.4.4.188 保保卫、安安全、秩秩序资料料。4.1.4.4.199 社社区文化化资料。4.1.4.4.200 其其他资料料。4.1.4.55 档案资资料的移移交和归归档要求求4.1.4.55.1 移交交前资料料管理4.1.4.55.1.1 档案资资料在移移交前由由中心档档案资料料员负责责存档管管理。4.1.4.55.1.2 中心必必须设置置档案的的固定存存放处，并并将档案案资料分分类存放放入不同同的档案案袋（盒盒）内，中中心档案案资料员员对应归归档资料料的完整整、完好好负责。4.1.4.55.1.3 存放的的档案资资料根据据自己的的使用频频率和密密级性，把把档案资资料分类类存放，并并可定期

41、期（暂定定半年一一次）向向物业分分公司档档案室进进行一次次移交。对于自自己保存存的档案案资料，按按类别和和年限两两级分类类分柜存存放。4.1.4.55.2 移交交4.1.4.5.22.1 根据据需要，客客户服务务中心定定期将以以下资料料移交至至物业分分公司统统一管理理（移交交相关表表格请参参见档档案移交交书、档案案移交案案卷目录录表、卷内内目录），实物档案、声像档案、资料类档案等其他资料由中心档案管理员负责自行统一管理：4.1.4.5.22.1.1 工作计计划、国国家与当当地有关关的法律律法规、以中心心及职能能部门等等名义发发出或制制定的文文件以及及与中心心职能有有密切关关系或由由中心承承担有

42、关关责任并并需要执执行的重重要文件件等档案案资料。4.1.4.5.22.1.2 重大、突发事事件的处处理资料料。主要要包括楼楼宇、交交通、治治安、公公共配套套设备设设施等方方面及自自然灾害害的突发发重大事事件的经经过和处处理过程程记录及及相关材材料。4.1.4.5.22.1.3 合同档档案、管管理监察察档案、资产档档案资料料等。主主要包括括中心所所签订的的合同资资料，监监察职能能部门对对中心进进行检查查的书面面及取证证材料以以及中心心固定资资产相关关材料。4.1.4.55.2.2 资料归归档前各各客户服服务中心心档案资资料管理理员须按按类整理理好，并并填写档档案资料料移交表表，履行行移交手手续

43、。4.1.4.55.2.3 移交时时，物业业分公司司和各客客户服务务中心档档案资料料管理员员须仔细细核对移移交的资资料，核核对无误误后，交交接双方方在移交交清单上上签字，并并加盖部部门公章章。4.1.4.55.2.4 移交清清单一式式两份，物物业分公公司和各各客户服服务中心心交接人人各留存存一份。4.1.4.55.2.5 对调出出、离职职等人员员，在办办理调离离手续前前，必须须清还档档案资料料，没有有档案室室签字确确认，行行政人事事部门不不得办理理调离手手续。4.1.4.55.3 归档档要求4.1.4.55.3.1 要求及及时、准准确、规规范地进进行归档档。4.1.4.55.3.2 归档的的文

44、件材材料应对对照归档档范围完完整、准准确、系系统收集集，如文文件的正正文与附附件、正正式印本本和稿本本、设计计图纸及及其更改改通知等等都必须须齐全；归档案案卷应进进行分类类、排列列，并加加盖档号号章、装装盒、编编制档案案目录。4.1.4.55.3.3 幅面一一般采用用标准AA4型（2977mmxx2100mm)，图样折折叠时标标题栏露露在右下下角。非非A4图图幅图纸纸可以通通过粘贴贴及折叠叠方式，横横向按手手风琴式式折叠成成A4规规格，竖竖向按顺顺时针方方向向内内折，图图纸应采采用国家家标准图图幅，图图表栏露露在外面面。4.1.4.55.3.4 文件书书写和载载体材料料应能耐耐久保存存，如使使用碳素素墨水或或蓝黑墨墨水的钢钢笔、签签字笔等等，不能能使用纯纯蓝墨水水、红墨墨水、铅铅笔和圆圆珠笔，字字迹应清清楚，图图样清晰晰，图表表整洁，签签字盖章章手续完完备。4.1.4.55.3.5 归档的的文件原原则上一一律为原原件（除除归档范范围表中中列明为为复印件件外），要要尽量追追加原件件，必要要时复印印件并加加盖红章章注明原原件存放放处，凡凡有原件件的文件件，不能能以复印印件归档档。4.1.4.5