《公司采购流程管理制度》.docx

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1、公司采购流程管理制度公司选购流程管理制度 为了提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购成本，满意工公司对优质资源的需求，进一步规范物资选购流程，加强与各部门间的协作，特制订本制度。一、请购及其规定 1请购的定义 请购是指某人或者某部门依据生产须要确定一种或几种物料，并根据规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 2请购单的要素 完整的请购单应包括一下要素： （1）请购的部门； （2）请购物品所属项目； （3）请购的用途； （4）请购的物品名； （5）请购的物品数量； （6）请购的物品规格； （7）请购物品的样品、图纸或技术资料等； （8）请购的物品的需求时间； （9）请购如有特

2、别须要请备注； （10）请购单填写人； （11）请购部门主管； （12）请购单审核人； （13）选购副总审核； （14）财务审核人； （15）公司总经理。 3请购单及其提报规定 （1）请购单应根据要素填写完整、清楚 ，由公司领导审核批准后报选购部门； （2）固定资产申购根据附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报； （3）其他材料设备及工程项目申购根据附表二（物资选购申请表.）的格式填写提报； （4）日常零星选购根据公司印制的根据附表三（物资选购审批单）的格式填写提报； （5）请购部门在提报请购单是应要求选购部签字接收人请购部门备份； （6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交

3、，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （7）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的状况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报选购部门，签字确认手续后补。 （8）假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说明。（9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选购部。 4公司物资请购单的提报部门 （1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报； （2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报； （3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 二、请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点 （1）选购部在接收

4、请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写完整、清楚，检查请购单是否经过公司领导审批； （2）接收请购单时应遵循无安排不选购，名称规格等不完整清楚不选购，图纸及技术资料不全不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则； （3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应刚好通知请购部门。2、请购单的分发规定 （1）对于请购单选购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理； （3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； （4）重要的项目选购前应征求公司相关领导的建议。3、选购周期的规定 （1）单次选购金额预算在1万元以下的零星

5、选购项目或预算在1万元以下可市区选购的物资及产品的选购周期不应超过5天； （2）单次选购金额预算在1万元以上的项目比价选购，选购周期不应超过15天； （3）单次选购金额预算在20万元以上的项目选购部自行招标选购，选购周期不应超过40天； （4）单次选购金额预算在100万元以上的项目可托付代理招标公司代理招标，选购周期不应超过60天； （5）请购部门应根据以上（1）-（4）条中规定的时间提前提包请购单选购部如未能按时完成选购任务时应向公司领导说明缘由； （6）遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略； 三、询价及其规定 1询价请应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要

6、求，遇到问题应刚好的与请购部门沟通； 2属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购； 3对于紧急请购项目应优先处理； 4全部选购项目上必需向生产厂家或服务商干脆询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价； 5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以举荐选购替代品； 6遇到重要的物资、项目或预估单次选购金额大于10万的选购状况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本状况，根据附表四（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书； 7询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 8除固定资产外单次选购金额在1万元以下项目可以自行选购；单

7、次选购金额预算金额在1万元以上的全部项目都应要求至少三家上的供应商参加比价或招标选购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参加；单次选购金额预算价格在20万元以上的项目应由选购部组织招标，公司相关领导参加监督；单次选购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导确定是否托付第三方机构代理招标； 9比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质和实力，具有供应或完成我公司所需物资和项目的实力； 10比价选购或招标选购应根据附表五（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价； 11在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。三、比价、议价 1对厂商的供应实力，交货时间及产品或服务质量

8、进行确认； 2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 3收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报状况，设定议价目标或志向中标价格； 4重要项目应通过肯定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等； 5参考目标或志向中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。四、比价、议价结果汇总 1比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总； 2比价、议价结果汇总应根据附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，

9、根据肯定依次逐一审核； 3如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。五、合同的签订及其规定。 1合同 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律爱护。广义合同指全部法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的选购工作主要涉及工矿产品买卖合同。 （1）合同正文应包含的要素 1） 合同名称、编号、签订时间、签订地点； 2） 选购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不行分割的部分； 3） 包装要求； 4） 合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注明； 5） 付款方式； 6） 工期； 7

10、） 质量保证期； 8） 质量要求及规范； 9） 违约责任和解决纠纷的方法； 10） 双方的公司信息； 11） 其他约定。（2）合同签订及其规定 1）如涉及到技术问题及公司机密的，留意保密责任； 2）拟定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低； 3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包选购时要求供货方供应分项报价清单； 4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的状况时务必请厂商派代表来场帮助清点； 5）质保期肯定要明确从什么时候起先并应尽量要求厂商延长产品质保期； 6）具体约定发票的供应时间及要求； 7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分根据预付款、验收款，调试服务款、质量

11、保证金的依次明确付款额度、付款时间和付款条件等 8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 9）违约责任肯定要具体、详细； 10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作； 11）合同签定签应根据附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查； 12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效； 13）签订的全部合同应刚好报送财务部门。六、付款及合同执行 1付款规定 （1）全部已签订合同付款时应参照公司修造船公司材料选购付款及报销流程V1.修改版及修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制中的相关规定执行； （2）根据进度付款的选购项目必需确保质检合

12、格方可付款； （3）根据贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款； （4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特别状况限延期付款的应刚好的通知选购部并汇报公司领导。2合同执行 (1) 已签订合同由选购部项目负责人负责跟进，由选购部负责人进行监督，如出现问题，选购部应刚好提出建议或补救措施，并刚好通知请购部门及公司领导； （2）已签订的合同在执行期间，应刚好驾驭合作单位对于合同义务和责任的履行状况，跟踪并督促其保质保量，按时履约； （3）合同在履行期间应根据上方约定严格

13、执行合同，遇未尽事宜应刚好协商并签订补充合同； 七、报验与入库 1报验 （1）供应单位已经履行完毕的合同，选购部应刚好的通知质检部门进行验收； （2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行； （3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收； （4）质检部门在接到选购部报验通知后应刚好报验，并出具报验结果证明书，对于质检不刚好延误生产部门运用或不能入库的状况质检部门应负主要责任； （5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2入库 （1）公司全部的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收； （2）合同标的物

14、在运达公司后选购部应刚好通知请购部门，由请购部门刚好支配卸货与搬运； （3）质检部门未刚好验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受； （4）质检部门已阅历收的产品仓库应刚好的入库，并刚好出具入库清单； （5）外协加工件应根据原材料入库； （6）质检合格后的固定资产及服务根据公司财务规定不入库。附表一 固定资产购置申请表 企业名称： 编号： 申请部门 申请时间 购置资产名称 购置数量 预算单价 预算金额 购置缘由： 购置后效益分析： 部门负责人 分管领导 分管财务副总 总经理 年 月 日 附表二 采 购 申 请 表 申请部门： 填报日期： 年 月 日 选购类别：设备 材料 工

15、程 服务 低值易耗 其他 购置缘由： 序号 名称 规格型号 /工程概况 数量 /工程量 估价（总价） 交货期 /工期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 备注： 编制人： 部门经理： 分管副总： 选购副总： 财务副总： 总经理： 附表三 物资选购审批单 部门名称 年月日 序号 项目名称 规格 单位 数量 单价 金额 审批 备注 总经理： 财务副总 分管副总： 财务审核： 合计金额大写： ￥： 经办人： 部门负责人： 复核人： 序号 投标单位名称 资质状况 业绩状况 联系人 电话/传真 手机 电子邮箱 备注 1 2 3 4 5 附表四 拟报价/招标单位名单 单位名称： 填报日期： 年 月 日

16、经办人： 选购部： 技术副总： 选购副总： 财务副总： 总经理： 附表五 材料（设备）询价表 日期：年 月 日 需求单位： 序号 材料名称 规格型号 单 位 数量 单价 小 计 备 注 1 2 3 4 5 6 7 合计： 供方 信息 报价单位（盖章）： 供货 周期 付款方式 联系人 电话 传真 邮箱 公司网址 办公地址： 需方 信息 公司名称： 联系人 商务： 电话 传真 技术： 邮 箱 公司网址 办公地址： 邮 编： 备注：1.本报价含17%的增值税，含运费； 2.本单只做询价用，非正式订单。 附表六 比价/招标汇总表 企业名称： 制表时间： 年 月 日 物料 名称 规 格 单位 包装 标准

17、 公司名称 一次报价 二次报价 工期 付款 方式 联系人 选定 厂家 选购部看法： 经办人： 选购部： 技术副总： 分管副总： 财务副总： 总经理： 备注： 附表七 合同审查批准单 合同编号: 合同名称： 合同标的物： 产品（承揽）单价/合同总额： ￥： 元（人民币： 元整）。 招（评）标状况： 详见报价及合同。合同洽谈人： 公司律师看法： 技术副总看法： 分管副总看法： 分管财务副总看法： 公司总经理看法： 附表八 资金支出审批单 部门名称 年 月 日 序号 项目名称 支付依据 合同金额 已付金额 申请金额 审批 备注 总经理： 财务副总 分管副总： 财务审核： 合计金额大写： ￥： 经办人： 部门负责人： 复核人： 附表九 付款申请审批单 合同编号: 合同名称： 付款依据： 合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额： 合同金额：￥ 元； 已付款额：￥ 元； 申请付款金额：￥ 元； 质保金: ； 本次申请付款大写： 合同洽谈人： 分管副总看法： 财务副总看法： 总经理看法： END