2022年秘书技能期末复习指导 第一部分基本要求.docx
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1、2022年秘书技能期末复习指导 第一部分基本要求 二、公文的制发程序 公文的制发程序又叫发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。 其次节公文的格式 国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准(GB/T97041999)国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。 二、公文眉首格式 1、发文机关标识(公文版头):由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 2、公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的依次编号。也叫印
2、制编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 3、发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识。 4、签发(会签)人:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。 5、隐私等级和保密期限:如需标识隐私等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识隐私等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,隐私等级和保密期限之间用“”隔开。 6、紧急程度:如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识隐私等级与紧急程度,隐私等级顶格
3、标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 7、红色反线:红色反线(间隔横线)的作用在于把眉首部分与主体部分隔开。 三、公文主体格式 1、公文标题:红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。 2、主送机关:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最终一个主送机关名称后标全角冒号。 3、公文正文格式:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。 4、附件及附件说明:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。 5、印章(发文机关名称)。 6
4、、签署:签署是发文时,由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章,代表公文的作者,证明公文的执行效果。 7、成文日期:用汉字将年、月、日标全;“零”写为“”。 8、附注:(文件发到哪一级)公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2个字加圆括号标识在成文时间下一行。 四、版记(文尾)格式 1、主题词:主题词用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。 2、抄送:公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最终一个抄送机关后标句号。 3、印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)
5、占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。 4、版记中的反线和版记的位置:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。 五、公文的特定格式 特定格式有三种:信函格式、吩咐格式、会议纪要格式。 第三节文种辨析与拟写 国务院XX年8月24日发布的国家行政机关公文处理方法列出的13类公文:吩咐(令)、确定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要。 1、了解吩咐的用途。 国家行政机关公文处理方法规定吩咐适用于依照有关法律发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。 2、确定与决议的异同。
6、1、相同之处:都是决策性文件;都是上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的支配看法;都是下行文,都要求下级机关贯彻执行。 2、不同之处:(1)运用范围不同;(2)形成方式不同;(3)内容不同;(4)格式不同。 确定的用途:国家行政机关公文处理方法规定确定适用于对重要事项或者重大行动作出支配,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的确定事项。确定的特点:确定是一种重要的指挥性和约束性公文。党政机关、社会团体和企事业单位对某些重要事项或者重大行动作出支配,都可以用确定。 确定的分类:确定可分为两类,一类指令性确定,一类是宣告性确定。确定的一般写法:确定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等
7、部分组成。 3、公告与通报的异同。 第四节文书拟写基础学问 一、文章要素 公文与其他文体一样,也是由肯定的要素构成的,这就是人们常说的文章“四要素”:材料、主题、结构、语言。 1、材料 材料是指为某一写作目的收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。 材料工作有四个环节,即:材料的占有,鉴别,选择和运用。 (1)材料的占有:占有材料有两条途径,一是亲身经验所获;一是调查阅读所获。 (2)材料的鉴别:鉴别,就是对材料进行分析、比较的探讨过程。 (3)材料的选择 (4)材料的运用 2、主题的概念:所谓主题(主旨、发文意图),即作者在说明问题、发表主见或反映生活现象时,通过文章全部内容所表达出来
8、的基本观点或中心思想。 3、结构:对结构的总体要求是:严谨、自然、完整、统一。 4、公务文书运用语言的标准是:精确、简洁、平实。 二、公文的表达方式 通用的表达方式有:叙述、描写、对话、抒情、争论与说明。公文以好用为目的,故很少运用描写、对话、抒情,而较多运用叙述、争论、说明等方式。 其次章办公自动化 第一节计算机基础学问 1、计算机由硬件(Hardware)和软件(Software)两部分组成。 2、硬盘是计算机中最重要的外存设备。 3、声卡是多媒体计算机的主要组件之一。它包含记录和播放所需的硬件。 4、键盘是计算机最主要的输入设备,可以进行英文、汉字、数字等输入。常见的键盘主要有机械式和电
9、容式两种,现在的键盘多是电容式键盘。 其次节WINDOWS98窗口操作系统 第三节办公室常用设备 1、打印机:目前,打印机主要有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。 2、数码机机:数码相机是光、机、电一体化的产品。图像的数字化存储是数码相机的特色。数码相机有输出功能、即拍即显功能和声音记录功能等。 3、数码摄影留意事项。 4、数码相机的保养。 5、静电 复印机的运用。 第四节计算机网络 1、计算机网络的概念 所谓计算机网络,就是把分散布置的多台计算机及专用外部设备,用通信线路互连,并配以相应的网络软件所构成的系统。 2、计算机网络的组成:网络大体上由两部分组成,一是通信子网,二是资源子网。通信
10、子网:负担全网数据传输和通信处理工作。资源子网:包括网络的数据处理资源和数据存储资源,负责全网数据处理和向网络用户供应资源及网络服务。 3、计算机网络的主要特征。 4、网络的主要功能 5、计算机网络有多种分类方法:(1)根据传送数据所用的结构和技术分类:交换网:包括电路交换网、分组交换网;广播网:包括分组无线网、分组交换网。(2)根据网络覆盖的范围分类。局域网(LAN-LocalAreaNetwork):是指那些联结近距离计算机的网,包括办公室或试验室的网(十米级网)、建筑物的网(百米级网)、校内网(千米级网)。广域网(WAN-WideAreaNetwork):是指实现计算机远距离联结的网,广
11、域网有城域网(MAN-MetropolitanAreaNetwork,十公里级)、地区网或行业网(百公里级)、国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。(3)根据网络的拓扑结构分类,可分为星型网、总线型网、环型网和树型网等。(4)根据通信传输介质发类,可分为双绞线网、同轴电缆网、光纤网和卫星网等。(5)根据信号频带占用的方式分类,可分为基带网和宽带网。 6、网络可供应的服务。 第三章速记基础 第一节速记的概述 一、速记的概念:“速记”,顾名思义,就是快速记录的意思。速记的特点就是快,速度是速记的灵魂,速记能把语言完整无误地记录下来。目前,我国推行的速记方式,是“双式速记”“汉字速记”与“拼音速
12、记”。汉字速记就是汉字的快速记录。它是在已驾驭汉字的基础上来提高记录速度的。拼音速记是用一些简洁符号和省略方法来记录语言的。速记是一种采集信息、争取时间、讲求速度、提高效率的现代化书写技术。 二、速记在秘书工作中的作用 1、记录有声语言 在各种会议中作记录是秘书常常性的工作。会议记录的主要方法有四种: (1)完全记录法。 (2)精详记录法。 (3)精要记录法。 (4)补充记录法。 2、记录无声语言 (1)秘书用速记刚好、精确地摘抄资料,收集、储备信息,帮助领导做好工作。 (2)秘书用速记起草文稿、草拟发言提纲和各类公文,能节约很多珍贵时间,大大提高工作效率。 (3)速记记“秘本”。 3、速记与
13、录音机、电脑等现代化技术工具各具特色,相辅相成。 其次节汉字速记 一、汉字速记基本原理 1、汉字速记是汉字草书的快写 2、汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写 3、汉字速记是敏捷运用借代的快写 二、汉字速记方法 1、草字写法与快速连写 (1)笔画简;(2)方变圆;(3)并偏旁;(4)快相连。 2、双音节词略写法 (1)由单音节词渐渐演化成的双音节词,在快速书写时,可将双音节词略写为单音节词。 (2)双音节的单纯词,又叫“联绵词”。 (3)由两个意义相同或相近语素并列组合而成的合成词,在快速书写时,只写出每一个音节,其次个音节约略。 (4)由两个意义相反或相对语素并列组合而成的合
14、成词,在快速书写时,写出第一个音节,其次个音节可用从左方往右下方书写的斜线代替。 (5)注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。在快速书写时,可省略被注释音节。 3、三音节词略写法 (1)带虚化语素的三音节词略写法。由两个有比较实在意义的语素,加一个半虚化或者虚化了的语素)后缀),快速书写时,可将后缀用拼音字母代替,字母附写在第一个音节的右上方,其次个音节约略。 4、词组略写法 词组的略写方法,是依据词组构成的规律而制在怕。 (1)并列式结构词组 (2)常用复音词组成的词组 (3)成语略写法 5、同义词和近义词略写法 两个词声音不同而意义却相同或在体相同,或者声音不同而意
15、义相接近,即同义词和近义词。快速书写时,对这类词可选用音节少、笔画少、好写的词写。 6、合体字替代法 所谓“合体”,就是把两个以上的汉字合写在一个字体里,略去部分偏旁部首的字。这种字古时称为“合文”,现在称“合体字”。 7、语句略写法 语句略写法,就是句子的成分略写法。 第三节拼音速记 一、拼音速记原理 拼音速记方案的符号分为“声符”和“韵符”两大类。拼音速记的声符与韵符拼法在一起,就成为音节符号(简称“音符”)。用这些间符进行“词语连写”和各种有规则的省略,就可以记录语言。拼音速记是从“记音”入手,通过“记音”达到“记意”的目的。 二、拼音速记略符的创制原则 略符是提高记录书写速度的重要技巧
16、。在创制略符时,要真正体现略符的合理、精确、快速、易记、易写的功效。应具备以下几个要素: 1、略符创制的对象,必需是常用词、词组、句子; 2、略符的创制,必需保留词语的主要部分,并能便于联想; 3、略符的创制,在符形上不能与一般速符相混淆; 4、略符的创制,必需便于书写与认读。 第四章法律与法规 第一节公司法 一、公司法 公司法是为了适应建立现代企业制度的,规定公司的组织和行为,爱护公司,股东和债权的合法利益,维护社会经济秩序,促进社会主市场经济的发展,依据宪法,制定的。 1、公司法基本原则。 2、公司法的基本制度。 二、有限责任公司 1、有限责任公司主要特征: (1)有限责任公司的股东均负有
17、限责任; (2)有限责任公司的资本不分为等额股份。证明股东出资份额的权利证书称为出资证明书; (3)有限责任公司的股东有最高人数限制,即股东最高人数为50人; (4)有限责任公司的设立程序比股份有限公司的设立程序简洁。 2、股份有限公司的特征: (1)公司的全部资本分为等额股份,股份实行股票形式; (2)股东以所持股份为限对公司担当责任; (3)公司的股东有最低人数限制,而没有最高人数限制; (4)股份有限公司的设立程序较为困难。 3、股份有限公司的组织机构由三部分构成:股东大会、董事会和监事会。 四、上市公司必需符合以下条件: 1、股票经国务院证券管理部门批准已向社会公开发行。 2、公司股本
18、总额不少于5000万元人民币。 3、开业时间在3年以上,最近3年连续盈利。 4、持有股票面值达人 民币1000元以上的股东人数不少于1000人,向社会公开发行股份的比例为15%以上。 5、公司在最近3年内无重大违法行为,财务会计报告无虚假记载。 6、国务院规定的其他条件。 其次节外商投资企业法 一、中外合资经营企业及其设立 中外合资经营企业是指中国合营者与外国合营者依照中华人民共和国法律的规定,在中国境内共同投资、共同经营,并根据投资比例共享利润、分担风险及亏损的企业。中外合资经营企业属于股权式的合营企业。 二、中外合资经营企业的设立条件 三、中外合资经营企业的经营管理工作 四、中外合资经营企
19、业的组织机构 1、董事会制 2、联合管理制 3、托付管理制 五、外商独资企业的经营管理工作 1、外商独资企业的物资选购; 2、外商独资企业的产品销售; 3、外商独资企业的财务会计管理; 4、外商独资企业的劳动管理。 第三节合同法 一、合同及其特点 1、合同的概念 合同是同等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议。 2、合同的特点 (1)合同是一种民事法律行为,即民事主体实施的能够引起民事权利和民事义务设立、变更和终止的合法行为; (2)合同以设立、变更或终止民事权利和义务关系为目的; (3)合同是两个以上主体意思表示相一样的协议,是当事人协商一样的产物。 3、
20、合同的分类 (1)依据合同的成立是否以交付标的物为要件,合同可分为诺成性合同与实践性合同; (2)依据合同成立是否须要特定的形式,将合同分为要式合同与非要式合同; (3)依据双方当事人权利和义务的分担方式,合同分为双务合同与单务合同; (4)依据双方当事人取得权利有无代价,可将合同分为有偿合同与无偿合同; (5)依据两个合同之间的主从关系,将合同分为主合同与从合同。 二、合同法 合同法是调整同等主体之间的合同关系的法律规范。其基本原则是:是为了爱护合同当事的合法权益,维护社会经济秩序,促进社会主义现代化建设而制定的。(1)同等自愿的原则;(2)公允原则;(3)诚恳信用原则;(4)合法的原则。
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