企业采购业务内部控制研究.docx

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1、企业采购业务内部控制研究 中文题目：企业选购业务内部限制探讨 书目 一、公司选购业务内部限制相关理论 1 （一）选购业务内部限制的概念与目的 1 （二）选购业务内部限制应当遵循的原则 2 （三）选购业务内部限制的程序及其关键限制点 2 二、双汇合团选购业务内部限制基本状况简介 3 （一）双汇合团背景介绍 3 （二）双汇合团选购业务内部限制现状 4 三、双汇合团选购业务内部限制存在的问题 5 （一）选购业务流程不科学 5 （二）对供应商的激励方式存在平安隐患 6 （三）选购原材料的抽检比例过低 7 （四）质检人员把关不严 7 （五）原材料选购平安追溯体系存在隐患 8 四、双汇合团公司选购业务内部

2、限制详细优化措施 8 （一）明确选购业务职责分工 8 （二） 建立健全选购预算和授权审批制度 9 （三） 优化供应商管理及选购合同管理 9 （四） 加强对选购人员的培训和管理 10 （五）加强信息的沟通与沟通 10 企业选购业务内部限制探讨 内部限制是企业现代化管理的重要组成部分，健全规划的内部限制是保障企业科学化管理的重要内容。其中选购业务内部限制是企业内部限制的重要一环。文章从双汇合团的“瘦肉精”事务着手，从双汇合团选购业务的限制现状、选购业务存在的内部限制问题、选购业务内部限制存在问题的缘由等方面动身，进行分析和论证，并提出了详细化措施。着重揭示了选购业务内部限制的关键性和必要性，对进一

3、步改进和完善企业选购业务内部限制制度，促进企业将来发展问题的解决具有很大的作用，希望此文的观点可以给同类型企业的管理人员一些参考。 选购业务 内部限制 职务分别 依据企业内部限制基本规范的施行标准，我国企业逐步完善了内部管理体系，形成了比较完善的内部限制环境，逐步建立了内部限制活动和内部限制手段。但一些行业和企业面临激烈的市场竞争发生了一系列的问题，如食品加工企业，伴随着一大波食品平安问题的发生，企业内部限制体系的缺陷体现得越来越明显。而选购业务作为内部限制活动的一环，干脆关系到企业产品质量的好坏和企业资金的运用效率。企业发展证明，选购业务在企业管理过程中起到了举足轻重的作用。 一、公司选购业

4、务内部限制相关理论 （一）选购业务内部限制的概念与目的 选购业务是存货管理的首要环节，它与生产和销售安排的关系非常亲密，可以干脆导致货币资金的流出或对外负债的增加，导致企业管理紊乱。对于一些企业来说，选购是生产的首要阶段，为了生产有利可图的产品，对外选购原材料的标准必需符合生产适当，价格合理，质量优良的原则。第一，选购货物要与生产和销售业务的要求相一样；其次，支付货币资金或增加对外负债必需基于获得质量很好的存货,保证货币资金支付或对外负债增加的真实性和合理性；第三，合理阐明企业应当享受购买货物的折扣；第四，避开选购业务中发生违反法律法规、损害企业利益等不正确行为； 第五，确保选购业务在各环节的

5、运行的通畅性和高效性；第六，刚好准确地向上级供应存货选购的各方面信息。（二）选购业务内部限制应当遵循的原则 实事求是、“因企制宜”、敏捷兼顾是选购业务内部限制制度设计应遵循的最基本原则。 第一，相互牵制原则。意思是说在一项完整的选购业务当中，假如有与其相制约的环节对其监督和检查，企业就不会那么简单发生错蔽现象。详细的说，相互牵制必需从横向限制和纵向限制这两方面对企业的经济业务进行制约。其次，成本效益原则。企业的最终目标是获得最高的经济效益。所以，建立选购业务的内部限制制度时，必需要将投入成本和产出效益之间的比值考虑进去，并且结合企业经营状况，尽最大的努力用最小的限制成本实现最大的限制效果。 第

6、三，岗位责任原则。企业的选购业务内部限制与管理模式亲密相关的，企业根据管理模式设立工作岗位，给予其权利和责任，并且规定相应的工作程序。设立工作岗位时必需遵循不相容岗位职责相分别，经过划分不相容职责，各个部门和人员之间相互制衡，不行允许一个人限制某项交易的各个环节，这样可以防止员工的舞弊行为。 第四，协调协作原则。要想保证企业经营管理连续有效地进行，就必需做到各部门岗位相互协调，相互监督。（三）选购业务内部限制的程序及其关键限制点 1.选购业务内部限制的程序 选购业务流程如下表所示： 2.选购业务内部限制的关键限制点 选购部门会对选购业务各个环节所出现的一些风险进行限制和管理。选购业务中必需留意

7、以下几个环节：（1）编制需求安排和选购安排；（2）请购与审批；（3）选择供应商；（4）选购定价；（5）订立选购合同；（6）管理供应过程；（7）验收付款；（8）会计限制 。二、双汇合团选购业务内部限制基本状况简介 （一）双汇合团背景介绍 双汇合团是一个以肉类加工为主的大型食品集团，其加工基地遍布全国各地，是中国最大的肉类加工基地。2016年3月29日，公司发布财务报告，实现营业收入445.97亿元。双汇合团的董事长是万隆先生，他在肉类行业拥有丰富的管理阅历。在他的带领下，双汇合团成为世界500强企业，培育了一支高效的管理团队。双汇进入国际化发展后，将接着坚持改革创新发展理念，坚持全球化发展战略，

8、促进全球扩张和资源的有效整合，充分利用好全球资源和市场，接着保持和巩固在全国乃至全球的领先地位，把“调结构、扩网络、促转型、上规模”作为战略目标，并在其指导下，进一步做好产品，做大品牌，做强企业，持续供应健康、平安、放心、时尚的产品，为广阔消费者、股东和社会创建永续价值。（二）双汇合团选购业务内部限制现状 1. 购买方面 双汇合团在多个工业基地组建了统一的生猪和肉制品原料选购队伍，选购具有统一性，集中性和专业性，以保证选购原材料质量平安。 双汇合团以生猪、冻牛肉、冻猪肉等为主要的原材料，其原材料成本也许占总成本的67%。在日常生产经营中，双汇合团探讨出对策来应对原材料方面的经营风险，也就是运用

9、公司的一部分资金来扶植养殖户饲养生猪，将企业和养殖户紧密联系在一起，建立一条集约化养殖相结合的道路，以确保企业能够拥有较为稳定的货物来源。在条件允许的状况下，企业大可在收购旺季加大收购规模，打算好几个月的需求数量；但是必需严格检查原材料质量平安，确保其质量优良，为企业生产保证优质的肉源。在生猪选购方面，双汇合团在生猪供应商选择方面建立了一套评价制度，定期考核供应商的供货资格，刚好对其信息进行处理筛选，淘汰不符合要求的供应商；另外，双汇合团对选购原材料的质量作出严格标准，坚决不选购有任何质量问题的生猪，杜绝质量不过关的原料投入厂房生产。双汇合团还建立了选购信息网络系统，实行网上定价、网上选购、网

10、上结算和网上质量追溯。并且双汇合团要求选购企业必需具备相关的原料肉证，辅料肉证件以及包装材料的证件。2.付款方面 对于付款方面，双汇设立了选购和付款环节的岗位责任制，明确规定了相关部门和岗位的权利和责任，确保不相容岗位相互分别，相互制约和相互监督。 双汇合团的付款及审批资金的程序有以下几点： 一是选购资金支出须要先编制物资选购安排，经有关负责人审批后才能执行借款审批程序。二是经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款的数量、缘由、运用部门和数量及支付方式,要求经手人本人签字确认。三是物流经理负责审核选购物资数量和价格的合理性及是否须要选购的适用性，对选购物资的质量进行供应商选择把关

11、，对选购渠道进行审核。对资金支付的风险负责。四是主管副总负责审批程序的合理性和选购效益性，是否有选购安排、是否符合公司规定标准，选购方的选择及价格是否合理，超过运用资金的标准的须要作出特别说明。五是财务副总负责审核选购审批程序是否健全、对资金的支出安排做出审批。对往来款项进行账目核对，对选购资金进行合同核对，对资金的支出风险进行审批。六是选购资金支付严格按公司审批权限审批。审批人应当依据选购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。七是财务部出纳员接到审批健全的借款单负责支付资金，对于审批不健全的借款单拒绝支付。八是发票报销的手续：已经借款报账的，要求经手人签字、部

12、门经理审核，财务总监审批；未借款干脆报账的，要求经手人签字、部门经理审核，然后按公司的审批权限执行。三、双汇合团选购业务内部限制存在的问题 （一）选购业务流程不科学 食品加工企业和散户农夫在我国普遍的交易模式是以经纪人为中介的，这使得大型食品加工企业与散户农夫之间的交易更加便利，但这种交易模式也有其缺陷，使得流通环节更加繁琐，交易双方存在信息不对称，难以监管。双汇合团的自养比例只有1%，所以企业每年肉类加工的大部分原材料都来自外购。而在其供应商中，散户农夫所占比例最高。产业链中生猪经纪人的出现给交易双方供应了便利。人们选购冷鲜肉时喜爱选购瘦肉，因此瘦肉卖得比肥肉贵，为了从中谋取更多的利润，生猪

13、经纪人借着只收瘦肉的名义，想方设法降低合格生猪肉的价格，这就使得养殖户不得不添加瘦肉精。而供应商分布范围广，选购业务不集中，简单导致多头选购，增加选购成本，也在很大程度上增加了企业对生猪养殖户的监管难度，以及发觉瘦肉精之后对养殖户的责任追查难度。 下图为双汇合团生猪选购的基本模式： 从上图可以看出，在整个产业链中，供应商分布范围广，且以生猪经纪人为中介使得双方交易特殊混乱，选购业务不集中，这在很大程度上增加了企业对生猪养殖的监管难度以及发觉瘦肉精之后对养殖户的责任追查难度。（二）对供应商的激励方式存在平安隐患 激励供应商供应供应的方式对其供应行为产生干脆的影响，有效合理的激励方式能够充分调动供

14、应商的主动性，还能监督其供应行为，这使得供应商利益与企业利益结合，让供应商自觉主动的为食品加工企业供应质量合格的原材料。企业普遍采纳的激励方式是实惠选购价格，这也是最传统最基本的激励方式。企业除了采纳提高选购价格的方式达到激励效果之外还有其他常用的激励途径，发放年终奖金，评比优秀供应商并赐予嘉奖，对供应商进行利润分红等，这些都有助于供应商自觉主动地为食品加工企业供应质量合格的原材料。但是，双汇合团在对外选购原材料时，为了降低企业的生产成本，实行多种方式压低原材料选购价格；而供应商在为企业供应质量合格的原材料的同时企业没有赐予其额外的嘉奖，为了赚取更高的利润，于是供应商就实行往猪饲料里增加瘦肉精

15、的方法，提高瘦肉率，以更高的瘦肉价格销售出去。与此同时，由于养殖户的经营规模都不大，对加工企业依存度偏低，即使在原材料中检测出含有瘦肉精，企业对养殖户的惩罚只能在短期内造成影响，对养殖户不会造成长期性的重大损失，因此这并不能对养殖户敲醒警钟。这些问题都是在市场自由交易下短期行为博弈导致的结果。 （三）选购原材料的抽检比例过低 确保原材料质量平安是以对所购原材料进行抽检为基础的，对双汇这种大型食品加工企业而言尤其重要。企业只有实行科学合理的抽检方法，才能对所抽到的原材料供应商起到强有力的监督作用。不过检测也要花费时间，并且原材料的保质期普遍不长，贮藏条件较为严格。一般状况下企业对所选购的原材料都

16、是抽检其中一部分，不会全部检查。依据规定，生猪进入企业屠宰，抽检比例标准为3%10%。据了解，双汇合团对于抽检制定了一套严格的检测体系，不过这套检测程序只是表面上看起来很严格，事实上双汇的抽检比例只达到了4.5%。双汇每天的生猪屠宰量较大，也许有6000头左右，根据抽检比例，每天抽检的生猪数量也许只有30头左右，这说明剩下的大部分没有进行检测的生猪会干脆投入生产加工。双汇合团“瘦肉精”事务被曝出以后，企业马上实行对每头生猪都进行检验的对策，如此当然能确保外购生猪的质量平安，但时间成本就上去了，生产成本也增加了，同时生产效率也大大降低了。因此，在检验比例这个问题上，双汇合团要进行权衡，既要保证检

17、测质量，又要保持较高的效率，并且限制好选购环节的成本。（四）质检人员把关不严 生猪的验收作为选购的后续环节，是企业的关键限制环节。但是令人悲观的是双汇合团的质检人员并没有把好关。依据了解，双汇为了获得自身的利益，极其片面地强调瘦肉率的凹凸程度，没有对风险进行评估。作为一家家喻户晓的大型食品加工企业，双汇合团在“瘦肉精”事务中，完全暴露了经理、选购员以及质检员存在严峻的失职行为。瘦肉精检测只是多道工序中的其中一道，远远不能代表其全部的工序。双汇在生产过程中在很大程度上没有达到国家对猪肉检测相关规定的要求，这同样反映了双汇合团在质量检测硬件配置做得还不够充分。导致质量检测多道工序被忽视的重要缘由是

18、硬件配置不够齐全。保证产品质量合格的一种基本限制活动是企业根据业务流程进行生产经营管理，这也是最基本的。肉制品加工的生产线流程困难多样，从生猪检验、屠宰、加工、质检、包装并装箱入库等。每一个环节都起着举足轻重的作用，稍有不慎整个批次的质量都会受到影响。双汇合团虽然在生产流程中肯定程度上遵循了基本的生产规范和业务流程，但是企业内部依旧存在许多违反业务流程的现象。所以，总体看来选购质检人员的素养也是企业存在隐患的一个重要方面。（五）原材料选购平安追溯体系存在隐患 原材料选购平安追溯体系紧密连接原材料选购链整个过程的信息，尽力向企业供应购买原材料的平安信息，并且依据各个环节的信息清楚规定食品各环节供

19、应商的权利和责任，这样既有利于克服信息在传递和沟通过程中的缺陷，对解决食品平安导致的市场失灵起到了有利的作用。与此同时，执行原材料选购平安追溯体系能够大大提高供应链的管理水平，并且能够确保食品平安以及削减食品的召回成本。但是双汇合团还没有建立较为完善的原材料选购平安追溯体系，不能与原材料选购链整个过程的信息紧密连接。在此基础上，企业没有方法了解生猪在放养和流通各环节中瘦肉精的添加状况。而假如在生猪中检测到瘦肉精，就必需对购买的全部生猪都进行瘦肉精检测，这也增加了企业的运营成本。四、双汇合团公司选购业务内部限制详细优化措施 （一）明确选购业务职责分工 双汇合团须要对于目前的整个选购流程的岗位进行

20、明确的职责分工。内限制度要求双汇合团必需遵循不相容职务相分别的原则，选购流程中的预算和审批、审批和执行、审核和记录等工作要分别，同一笔交易活动的各个环节不能有由一个人操作。选购的每个环节都须要建立健全选购登记制度。公司内部的审计部门需将仓库入库凭证和选购发票等相关资料进行细致核对，可以采纳定期或不定期进行核查。双汇合团应当形成成文规定，规定职责分工，规定每个岗位的权利和责任。这样不仅有利于工作人员清晰明白自己的权利和责任，还能够有效防止工作失责的现象发生，避开人员躲避责任，加大责任追查的难度。选购人员详细职责如下表所示： 选购主管 拟定选购部门的工作方针和目标，编制年度选购安排及预算；负责主要

21、物料的选购工作，签订选购合同；监理并完善企业选购制度，做好部门间的协调工作；与供应商监理长期的战略合作伙伴关系 选购经理 分派选购人员的日常工作； 帮助选购人员与供应商商谈价格、付款方式、交货日期等； 负责一般物料的选购工作； 追踪选购进度，督导保险、索赔等事宜； 负责市场调研及供应商的考核 选购人员 经办一般性物料的选购；查访厂商，与供应商洽谈详细业务；处理退货及一般索赔案件；收集价格情报及替代品资料。会计人员 负责请购单、验收单，及相关账务的登记工作 （二） 建立健全选购预算和授权审批制度 一方面，双汇合团须要健全完善选购预算限制制度，选购预算就是依据生产安排和销售安排，对原材料所需物资的

22、数量及成本等作出预算。依据供应商评价制度，选购人员搜集市场上供应商的信息，对其进行评价，随之从中选择出最合适的供应商，接着编制选购预算。公司的选购首先编制选购安排，然后交给相关人审批，最终经过选购安排管理部门批准才能执行；期间必需明确选购预算的审批权，保证选购预算的合理性。在企业日常选购过程中具有许多不确定的因素，因此要依据实际状况的改变须要来对选购安排做出相应的完善调整。另一方面，双汇合团应当健全授权审批制度，明确审批人对选购与付款业务的权责方式和相关限制。相关部门在整个选购供应链中执行的各个环节，严格遵守不相容职位相分别的原则。 （三） 优化供应商管理及选购合同管理 对于供应商的选择和确定

23、，双汇合团要根据公允公正原则，不能徇私舞弊，凭借关系的亲密程度等其他与之不相关的因素来选择供应商。一般程序是选购部门应依据选购安排，通过招标或询价等方式来确定供应商。企业依据对市场上供应商的调查，将各个供应商的相关信息进行比较，从中选择出质优价廉的供应商，而供应商的数量一般状况下要多于三家。双汇合团须要建立供应商评价制度和考核标准，以便选购员对供应商进行评价打分，然后依据评价打分，对供应商进行分类管理。同时，进行集中选购管理，这样有利于节约企业经营成本，削减各部门之间的冲突和竞争，促进企业的发展；而集中库存也防止了质量验收标准不一样给企业造成的不力影响。双汇合团在对外选购物资时必需签订选购合同

24、，不能与供应商进行口头协议，这样能够避开不必要的麻烦以及双方因为交易的事项发生不必要的冲突；加强对选购合同的审核并且严格督促选购合同按时有效实施。 （四） 加强对选购人员的培训和管理 其一，双汇合团要建立选购人员的培训制度，指导他们学习经济学问及其他方面的专业学问。通过各种渠道进行宣扬教化，为员工创建良好的工作范围；创建主动的企业文化，加强选购人员的职业道德约束，有助于降低选购风险；定期对选购人员进行轮岗，实现选购人员和岗位的最佳配置，有利于避开滋生腐败。其二，双汇合团建立健全选购业务内部限制制度，防止选购人员舞弊。虽然可以把舞弊行为归因于个人品德存在缺陷，但是舞弊行为发生的缘由不只这个，还会

25、受许多其他因素的影响。假如双汇合团建立健全选购业务内部限制制度，并且在选购业务中实行，必定有利于削减和防止选购人员舞弊。（五）加强信息的沟通与沟通 信息沟通刚好对称有利于提高工作效率，实现企业的高效管理。双汇合集团要建立内部沟通机制。通过企业内部信息沟通，能够使得工作人员更加了解企业的内部限制体系，明确自己的权利和责任，并刚好取得工作过程中所需的信息，加强企业经营管理，削减信息不对称造成企业经营成本增加的问题。有效的信息沟通渠道有利于内部限制制度有效实施。保证信息沟通刚好有效，才能更好地为企业服务，才能确保企业的内部限制系统科学有效实施。另外，企业各部门的相关应通过计算机实行高度共享，这样可以

26、加强各部门之间的监督，避开舞弊现象的发生，也增加了企业经济业务的可追溯性。依据企业内部限制基本规范的施行标准，我国企业逐步完善了内部管理体系，形成了比较完善的内部限制环境，逐步建立了内部限制活动和内部限制手段。但一些行业和企业面临激烈的市场竞争发生了一系列的问题，如食品加工企业，伴随着一大波食品平安问题的发生，企业内部限制体系的缺陷体现得越来越明显。文章从双汇合团的“瘦肉精”事务着手，从双汇合团选购业务的限制现状、选购业务存在的内部限制问题、选购业务内部限制存在问题的缘由等方面动身，进行分析和论证，并提出了详细化措施，希望此文的观点可以给同类型企业的管理人员一些参考。 1曾潇雨,2017:LK

27、公司选购与付款内部限制评价与优化探讨,沈阳工业高校,硕士毕业论文。 2 石振河,2016:企业选购与付款循环业务内部限制审计探讨J,商业会计,第13期。 3胡志军,2016:试论选购业务内部限制J,新经济,第8期:第99页第100页。4刘伟坡,2014:浅析选购业务的内部限制J,时代金融,第10期。5刘禹宁,2017:基于内部限制视角的企业风险管理探讨J,长春理工高校学报（社会科学版）,第9期。6 王海燕；郭意辉,2016:公司选购与付款内部限制探讨J,金融经济,第16期。7马淑英,2017:高等学校选购内部限制存在的问题及对策J,商业会计,第2期。 8潘乐、张绪纸,2016:企业内部限制评价体系构建探讨J,财会通讯,第19期。 9单波,2017 论企业选购活动的内部限制J,天津职业院校联合报,第4期:第126页129页。 10沙娜,2017:企业内部限制存在的问题及对策J,商业经济,第2期。