公司公文管理办法.docx

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1、公司公文管理办法 公文管理方法 编制人 编制日期 审核人 签发人 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 签发人 1. 目的 为使集团公文管理工作标准化、制度化、科学化，依据公司实际状况，制定本方法。 2. 适用范围 本方法适用于集团范围内部、上下级之间、外部往来文件的处理。 3. 术语和定义 3.1. 法定公文：指集团与政府有关部门、上级主管系统、集团内部各部门之间、下属公司以及集团与不相隶属的各企事业单位和社会团体往来的文件；文种以?国家行政机关公文处理方法?为依据。 3.2. 确定：适用于对重要事项或者重大行动做出支配，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的确定事

2、项。3.3. 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和须要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。3.4. 通报：适用于表彰先进，指责错误，传达重要精神或状况。3.5. 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映状况，答复上级单位的询问。3.6. 请示：适用于向上级单位恳求指示、批准事项。3.7. 批复：适用于答复下级单位的请示事项。3.8. 看法：适用于对重要问题提出见解和处理方法。3.9. 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，恳求批准和答复审批事项等。3.10. 会议纪要：适用于记载、传达会议状况和议定事项。3.11. 机要文

3、书：凡符合以下条款之一者，均属机要文书范畴： 关于集团业务经营开展的重要方针、策略或规划方案、文件； 关于集团机构体制设置和重要人事任免方案、文件； 关于重要会议的记录、纪要、确定等文件资料； 关于集团尚未公布的投资及房地产开发、土地开发等工程的调研、勘察评估分析资料； 集团对外经营的有关重要契约、协定等文书资料； 其他有关重要机密文书资料或机密事项。3.12. 分管领导：分管专业业务的高管人员，即集团副总裁以上的领导。 4. 职责 4.1. 总裁办公室职责 4.1.1. 负责统一处理集团往来公文； 4.1.2. 负责收文办理的登记、分发、拟办、督办、立卷、归档、销毁等； 4.1.3. 负责发

4、文办理的核稿、审稿、编号登记、缮印、用印、立卷、归档、销毁等。 4.2. 其他职能部门职责 4.2.1. 负责收文办理的承办，即：提出办理看法或执行领导指示； 4.2.2. 负责发文办理的拟稿、校对、发送。4.2.3. 负责起草经济类文书流转表式。4.3. 分管领导职责 4.3.1. 负责对收文办理中涉及到本人分管的文件进行批示； 4.3.2. 负责对发文办理中涉及到本人分管的文稿进行批阅。4.4. 总裁职责 4.4.1. 负责对收文办理的文件进行批示； 4.4.2. 负责对发文办理的文稿进行签发。 5. 工作内容 5.1. 法定公文格式 集团的公文一般由集团名称、隐私等级、紧急程度、发文字号

5、、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、附件、主题词、抄送单位、印发或电子邮发单位、印发或电子邮发日期等局部组成。 5.2. 行文规那么 5.2.1. 行文请示要求做到： .1一文一事，具有可操作性； .2一般只主送一个单位包括向有关主管部门恳求批准的“函；如需同时报送其他单位，可以用抄报形式，但不得同时抄送下级单位； 5.2.2.3一般不得越级请示；因特别状况必需越级请示时，应当抄报被越过的上级单位，并在文中写明越级的理由； 5.2.2. “报告中不得夹带请示事项，不应出现“请批复、“请审批等字样。5.2.3. 但凡能通过当面协商、 联系等方式解决的事务性工作，不必行文。5.2.4.

6、 起草、修改、抄写、批示文件，应运用钢笔、毛笔或水笔，不得运用圆珠笔、铅笔书写。全部文字材料应字迹清楚、端正。5.2.5. 集团各部门如以集团名义对外发文，应由总裁办公室统一编号、核稿、集团总裁签发、打印，并经总裁办公室加盖集团公司印章后，由部门自行分发。5.2.6. 以集团名义发文，必需运用总裁办公室统一印制的?发文单?。5.3. 公文办理 5.3.1. 收文办理 .1来文签收由总裁办公室负责。外部会议的文件和资料应由参会部门交回总裁办公室统一办理。法院、仲裁机构送达的法律文书那么必需交由集团审计法务中心签收，签收后根据收文流程办理。.2收文流程： 编号登记分发拟办此3个环节由总裁办公室负责

7、批办根据集团现行文件规定由董事长或总裁承办主管领导/相关部门督查立卷归档此3个环节由总裁办公室负责 5.3.2. 发文办理 .1发文流程： 拟稿承办部门核稿总裁办公室审稿承办部门的分管领导签发根据集团现行文件规定由董事长或总裁校对、缮印总裁办公室组织承办部门用印总裁办公室发送承办部门预立卷承办部门归档或销毁总裁办公室 5.3.3. 部门只可以对下属公司发文，各部门必需自行编号，报分管领导签发后，由部门印制、发送、预立卷、定期归档。5.3.4. 一般公文，应当在12小时工作时间内传阅完毕，如遇阅办人出差，应与阅办人取得联系，商定处理方法，确保在规定的时限内办理完毕。5.3.5. 紧急公文，应当提

8、出办理时限，并在时限内办理完毕。5.3.6. 在办公自动化系统内流转、办理的公文，应当实行网上督办。5.3.7. 承办部门单位接文后，应当抓紧办理并刚好答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本部门单位职权范围内处理，或者不相宜由本部门单位办理的公文，应当快速返回总裁办公室并说明理由。5.3.8. 审批公文，审批人应当签署明确看法以及姓名、日期。5.3.9. 公文办理完毕，责任部门应当刚好收集公文定稿、正本和重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整、按时归档、立卷；应当依据归档公文的内容价值鉴定保管期限和保密期限，须要销毁档案必需根据规定办理。5.4. 机要文件处理 5.4.1. 机要文件及其处理

9、按其程序可分为以下三种： .1隐私：集团内部隐私，不能向集团以外人员公开； .2机密：不能向部门总经理及相关业务人员以外者公开； .3绝密：不能向相关部门或特殊指定的最小范围内的相关人员以外者公开。5.4.2. 文件密级的确定，由中心总经理负责，但集团总裁可以命其变更。5.4.3. 机要文件由主办部门草拟初稿，交集团总裁办公室按规定程序编号、核稿并报集团领导审签后，按必备份数须在封面右上角加盖标注密级的红色印记、分发及归档。总裁办公室应备有发文簿，机要文件发至有关部门须请收件人签字或盖章。5.4.4. 集团下属公司之间机要文件的传递，除责任者自行携带外，必需加封后派专人传递。5.4.5. 办理

10、机要事项须严格限制范围，防止泄密。不能以文件方式传递的机要事项须确定专人干脆上报或传达。5.4.6. 机要文件须经制发部门总经理和集团总裁同意方可复制。总裁办公室应在发文簿上记载复制数量、复制时间及发送去向。5.4.7. 各类机要文件的草拟稿、探讨稿及相关保密废纸，应由主办部门落实专人刚好销毁。5.4.8. 集团总裁办公室应于每年末组织专人对机要文件进行保密检查，收回散存于各部门的机要文件，整理归档或统一销毁。 6. 支持性文件 无 7. 相关记录及表格 7.1. ?收文办理单? 7.2. ?发文单? 8. 备注 本制度自发布之日起生效，此前相关制度同时废止。 海尔地产集团 收 文 办 理 单 来文单位 办文编号 来 文 号 收文日期 页数 缓急 标 题 密级 拟办看法 领导批示 相关部门 意 见 办理结果 留意保存，加快流转假设无特别状况，请当日阅处 拟办部门/人：_ 海尔地产集团 发 文 单 签 发 审 核 复 核 会 签 核 稿 拟 稿 类 别 密 级 缓 急 文 号 日 期 标 题 主 送 报 送 抄 送 主题词 打 印 核对 印 数 存档 备注：