住房公积金业务档案管理标准2021.docx

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1、住房公积金业务档案管理标准2021UDC 中华人民共和国行业标准 P CJJ149-20×× 备案号 J××××-20××住房公积金业务档案管理标准 Management standard of housing provident fund business archives（征求看法稿）20××-××-××发布 20××-××-××实施 中华人民共和国住房

2、和城乡建设部发布中华人民共和国行业标准 住房公积金业务档案管理标准 Management standard of housing provident fund business archives CJJ149-20×× 批准部门：中华人民共和国住房和城乡建设部 施行日期：20××年月日 中国出版社 202×北京 目次 1 总则 . 1 2 术语 . 2 3 基本规定 . 3 4 形成与收集 . 4 5 整理与归档 . 6 5.1 整理. 6 5.2 归档. 7 6 爱护与保管 . 8 6.1 爱护. 8 6.2 保管. 8 6.3 保

3、管期限. 9 7 鉴定与销毁 . 10 8 利用与开发 . 11 9 统计与移交 . 12 10 信息化建设 . 13 10.1 一般规定. 13 10.2 基本功能. 14 10.3 档案数字化. 17 10.4 平安管理. 17 附录 A住房公积金行政执法档案归档范围 . 19 附录 B住房公积金诉讼和行政复议档案归档范围 . 20 附录 C住房公积金电子档案管理信息系统接口字段 . 21 本标准用词说明. 27 引用标准名录. 28 附：条文说明 11 总则 1.0.1为加强和规范住房公积金业务档案管理，提高业务档案信息化建设水平，制定本标准。1.0.2本标准适用于住房公积金管理中心及其

4、分支机构、受托付银行的住房公积金业务档案管理工作。1.0.3住房公积金业务档案管理工作，除应符合本标准外，尚应符合现行国家、行业标准的规定。 22 术语 2.0.1住房公积金业务档案 housing provident fund business archives 住房公积金管理中心及其分支机构、受托付银行在住房公积金归集、提取、行政执法、个人住房贷款、项目贷款、诉讼和行政复议、资金管理等业务开展活动中，干脆形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.0.2住房公积金电子档案 housing provident fund electronic archives住房公积金业

5、务办理过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的, 记录和反映住房公积金业务办理事项的，具有凭证、查考和保存价值并以数字格式归档保存的电子文件。2.0.3电子档案管理信息系统 electronic archives management information system 对住房公积金业务档案进行收集、归档、编目、管理、处置、保存和供应利用的计算机信息系统。2.0.4住房公积金业务档案元数据 housing provident fund business archives metadata 描述住房公积金业务办理过程中产生的电子文件、电子档案的内容、业务背景、结构及其管理过程的数据

6、字段，简称元数据。 33 基本规定 3.0.1住房公积金管理中心应加强住房公积金业务档案管理，建立业务档案工作机制，健全业务档案管理制度。3.0.2住房公积金管理中心应加强档案信息化建设，有效爱护和利用住房公积金业务档案。3.0.3住房公积金管理中心应与符合营业资质、保密资质要求的档案服务企业签订协议，托付进行档案数字化、档案整理、档案管理询问、档案开发与利用、档案销毁服务、档案信息化服务，约定服务范围、质量和技术标准等内容，明确住房公积金管理中心对于档案数据的全部权，并对受托方进行监督。3.0.4住房公积金管理中心业务部门应负责业务材料的收集、整理和立卷工作，主要负责人为本部门落实相关工作要

7、求的第一责任人。3.0.5住房公积金管理中心应明确业务档案管理部门，设置业务档案管理岗位，负责指导业务材料收集、整理和立卷，并负责业务档案归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作。3.0.6住房公积金管理中心业务档案管理部门应定期向本单位负责人报告业务档案管理状况。3.0.7住房公积金管理中心应定期对业务档案管理人员进行培训和考核，以适应业务档案管理工作的发展须要。 44 形成与收集 4.0.1住房公积金业务办理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录应属于住房公积金业务档案的收集范围。4.0.2住房公积金管理中心应依据相关文件要求，结合业务工作流程，制定住房公

8、积金业务资料的归档范围和档案保管期限表。归档范围的确定，应符合国家对住房公积金业务活动的监管要求，维护行业利益和住房公积金全部者的合法权益，同时应符合下列要求：1 归集业务档案归档范围，应符合现行国家标准住房公积金归集业务标准GB/T 51271 的规定。2 提取业务档案归档范围，应符合现行国家标准住房公积金提取业务标准GB/T 51353 的规定。3 行政执法业务档案归档范围应包含立案材料、送达材料、调查材料、结案材料、处理材料等，并应符合附录 A 要求。4 个人住房贷款业务档案归档范围，应符合现行国家标准住房公积金个人住房贷款业务规范GB/T 51267 的规定。5 项目贷款业务档案归档范

9、围，应符合现行国家标准住房公积金支持保障性住房建设项目贷款业务规范GB/T 50626 的规定。6 诉讼和行政复议业务档案归档范围应包含法律文书、证据材料等，并应符合附录 B 要求。7 资金管理业务档案归档范围，应符合现行行业标准住房公积金资金管理业务标准JGJ/T 474 的规定。4.0.3住房公积金业务档案同时满意下列条件时，可仅以电子形式保存，形成电子档案：1 形成的电子档案来源真实有效、程序规范、要素合规，由计算机等电子设备采集、形成、办理、传输和存储； 2 运用的业务系统能够精确、完整、有效接收和读取电子业务资料，能够输出符合现行国家标准电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 188

10、94 归档格 5式的电子业务资料； 3 运用的电子档案管理信息系统能够有效接收、管理、利用电子档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子档案与相关联的其他纸质档案的检索关系； 4 业务系统和电子档案管理信息系统能够有效保障电子档案真实、完整、可用、平安。4.0.4住房公积金业务档案的形成与收集应在业务办理过程中采集齐全、完整的电子文件及其元数据，形成来源真实的电子档案。确需留存纸质业务资料的，应同时收集纸质档案。4.0.5住房公积金业务主管部门应指定专人根据有关程序和要求，遵循住房公积金业务办理规律和特点，对本部门形成的住房公积金业务纸质资料和电子文件进行收集、整理，定期向档案工作管理部门或

11、者档案工作人员移交，集中管理。 65 整理与归档 5.1 整理 5.1.1住房公积金业务档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管价值，便于保管和利用，并应符合下列要求：1 住房公积金业务档案整理，应符合业务经办的规律和特点，按业务类别逐笔进行。业务档案可实行纸质和电子档案两种形式，根据档案业务类别、保管期限和形成的机构、时间依次归档。住房公积金管理中心应实施业务档案数字化管理。2 归集、提取业务档案可实行按件或卷方式进行整理。实行按件整理的应符合现行行业标准归档文件整理规则DA/T 22 的规定；实行按卷整理的应符合国家档案立卷整理的规定。3 行政执法档案，一案一

12、卷，应以每个案件从立案至结案的办理材料组为一卷，案卷应体现卷内文件材料特征、材料整理状况和相关责任人信息，符合国家档案整理立卷的有关规定。4 个人住房贷款档案，应以借款合同为单位，按贷款受理、审查、批准、签约、发放和贷后管理等组卷，符合国家档案立卷整理的有关规定。5 项目贷款档案，应以项目为单位，按借款人资料、建设项目资料、抵押资料、审核审批资料、合同协议、会计凭证类资料、资金监管、贷后管理、检查报告等组卷，符合国家档案整理立卷的有关规定。6 诉讼和行政复议档案，一案一卷，应自应诉通知或复议通知至最终判决文书的办理材料组为一卷，如诉讼和复议为同一案件，一并归档。案卷应体现卷内文件特征、材料整理

13、状况和相关责任人信息，符合国家档案整理立卷的有关规定。7 住房公积金业务资金管理材料作为会计档案管理的，应符合国家档案立卷整理规定。5.1.2住房公积金管理中心应制订统一的业务档案分类方案,一经确定，应保持一样，不得随意变动。不同种类、载体或形式的档案的分类方法应协调呼应，便于档案的统一管理和利用。 75.1.3业务档案分类方案应采纳种类、年度、机构、业务办理日期等分类项进行复式分类。5.1.4住房公积金业务档案应逐卷或逐件编制档号。档号应指代单一，体现档案来源、种类、整理分类体系和排列依次等档案基本属性。档号结构应符合现行行业标准档号编制规则DA/T 13、归档文件整理规则DA/T 22 的

14、规定，不同载体或形式的档号编制方法应协调呼应。各地住房公积金管理中心应依据当地状况，对本单位各类业务档案按业务类别合理设置门类代码。5.1.5住房公积金业务档案应编制检索工具，满意检索须要，应符合现行行业标准档案著录规则DA/T 18 的规定进行著录，与书目编制、元数据收集等工作和要求协调对应。5.2 归档 5.2.1住房公积金业务档案经业务部门整理完毕后，应刚好向档案工作管理部门归档。详细归档时间可依据业务工作特点确定，除国家另有规定外，最迟不应超过次年 12 月 31 日。住房公积金业务档案中涉及会计档案的，可隔年移交。5.2.2归档时交接双方应依据归档书目清点核对，并履行交接手续。仅保存

15、电子档案的，应随办随归，履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。5.2.3纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一样；仅为电子载体形式的业务档案，应符合现行国家标准电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 18894 的要求。 86 爱护与保管 6.1 爱护 6.1.1住房公积金管理中心宜分别设置档案办公用房、档案整理用房、阅档室和档案库房，也可根据办公、整理、查阅等基本功能分区设置。6.1.2住房公积金管理中心档案用房和办公用房应依据当地业务量及档案管理方式合理设置。6.1.3档案库房基础设施建设应有利于住房公积金业务档

16、案平安保管、科学防护。6.1.4电子文件及电子档案的存储场所，应符合现行国家标准电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 18894 的规定。6.1.5住房公积金管理中心可通过政府购买服务的方式，托付具有专业资质档案公司寄存、管理本单位住房公积金业务档案，对外包公司的管理详细可参照现行行业标准档案保管外包服务管理规范DA/T 67 的规定。6.1.6住房公积金管理中心应加强对外包档案公司营业资质、保密资质、基础硬件证明文件的审核，对外包公司的档案库房建设状况进行审验，并应符合现行行业标准档案馆建筑设计规范JGJ 25 的规定。6.2 保管 6.2.1住房公积金管理中心应依据业务档案类别和载体的不同进行分类保管，制定档案保管应急预案，保证业务档案和存储介质实体的平安、完整和可用。6.2.2档案库房应绘制档案存放示意图，置于显要位置。依据库房布局和档案分类方案，装具运用依次为从左到右，自上而下。6.2.3业务档案工作人员应监测和记录库房温湿度，依据须要实行措施调整；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转。6.2.4档案库房温度应为 14-24，相对湿度为 45%-60%，并可配备恒温恒湿调控系统。6.2.5业务档案工作人员应定期巡查库房，清点档案数量、检查保管状况，发觉档案有破损、虫蛀、受潮、褪色或字迹模糊等状况.