档案管理系统解决方案4243.docx

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1、 数字化档案管理系统方案书数字化档档案管理理系统方案书目录方案背景景3一设计目目标3二设计理理念5三系统特特点5四功能介介绍71登陆界界面72系统界界面布局局83功能说说明83.1全全宗管理理83.2档档案录入入93.2.1立卷卷归档1113.2.2以件件归档1173.3档档案整理理183.3.1档案案整理流流程1883.3.2鉴定定及回收收站2113.3.2.11档案保保管期限限鉴定2213.3.2.22密级鉴鉴定2333.3.2.33档案回回收站2234档案检检索2444.1直直接检索索244.2组组合检索索264.3定定制检索索284.4系系统条件件294.5未未归档检检索2995档案统

2、统计3005.1 档案数数量统计计305.2目目录数量量统计3325.3档档案利用用情况统统计：3336档案借借阅3336.1借借阅审批批346.2我我的借阅阅357档案保保管3557.1库库房温湿湿度登记记357.2八八防管理理367.3存存放位置置索引3368资料管管理3778.1资资料管理理378.1.1目录录管理3378.1.2资料料录入3388.1.3资料料回收站站398.2资资料借阅阅审批3398.3我我的借阅阅409数据处处理400五系统技技术架构构与平台台设计441六系统运运行环境境推荐442七技术服服务与支支持433方案背景景随着科学学技术的的不断进进步，越来越越多的档档案管

3、理理单位通通过采用用先进的的档案保存存及维护技技术，从从硬件条条件提升升了档案案的保存存、维护护能力，但与此对应的是，面对累积得越来越多的档案资料，档案管理单位苦于昂贵的档案管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制，使得档案管理工作举步维艰。采用传统统档案管管理方式式，更是是出现了了下列常常见的“难题”：1.频繁繁的档案案原件借借阅调用用，使得得档案原原件面临临“消耗性性”损毁或或破坏的的问题。2.传统统人工管管理档案案的方式式由于档档案资料料的累积积，尤其其是在面面临大容容量档案案库的情情形下，更更加凸显显工作效效率较低低的难题题。3.对于于多种类类档案的的保管，存存在检索索效率低低下，准

4、准确性较较差的问问题。4.涉及及档案资资料安全全部分，可可能存在在只想授授权某个个范围内内人员许许可检索索、查阅阅、调用用，而现现实中无无法严格格区分界定定上述权权限设置置。5.传统统档案管管理以及及借阅受受制于地地域限制制，无法法满足跨跨区域异异地档案案申请检检索、查查阅、调调用功能能。档案管理理系统即即是在这这一背景景下而开开发，系系统采用用javva技术术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；设计和架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。本档案管管理系统统可使档档案管理理单位档档案管理理的运行行体系更更为系统统

5、化，同同时，以以档案的的归档、保存、维护、借阅为为主线来来驱动的的档案管管理流程程将更为为高效、便捷；由于系系统采用用了网络络无纸化化办公模模式，在在节省了了办公成成本的情情况下，还还减轻了了档案工工作人员员的工作作负荷，提提升了档档案工作作人员的的工作积积极性，另另外，档档案管理理系统也也为档案利利用对象象提供了了更为简简洁的档档案借阅阅体验，提高了档案利用的满意度。一 设计计目标档案管理理系统的开开发是为为了通过过建立一一个统一一的数据据交流平平台，在在规范化化档案资资料收集集整理的的前提下下，实现现档案及及文档信信息最大大化有效效利用，从从而为各各项工作作提供准准确详实实的参考考信息。本

6、系统具具体设计计目标包包含以下下几个方方面：1.实现现标准统统一的文文档入库库管理及及维护管管理档案管理理单位具具有部分分传统的的纸质档档案资料料，在本本系统设设计之初初，即考考虑到将将上述纸纸质档案案资料通通过扫描描仪进行行统一扫扫描，成成为电子子档案后后对其进进行标准准统一的的录入操操作，将将其录入入到档案案管理系系统中，并并对这些些扫描后后的电子子档案，赋赋予各自自的档案案题名、档号等等相关关关键字，以以供档案案利用者者网络查查询，这这样既实实现了传传统纸质质档案的的电子化化标准入入库管理理，又可可以很好好的保护护极具价价值的档档案原件件，一举举两得。除了将上上述纸质质档案电电子化，实施

7、具体的统一标准入库之外，系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作；这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时，相对于标准档案入库后的档案维护管理部分，系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块，规范化了档案的维护管理。2.实现现档案资资料的有有效利用用档案资料料在已经经入库的的基础上上，如何何提高有有效利用用率，一一直是档档案管理理部门的的重要需需求，档档案管理理系统采采用B/S模式式，在严严格的权权限控制制下，授授予用户户访问查查询功能能，由于于采用BB/S模模式，所所以，用用户可以以不受地地域限制制，在相相应权限限下，可可实现远远程访问问查询借借阅，档档

8、案管理理系统提提供了，直直接检索索，组合合检索，定定制检索索，系统统条件，归归档检索索等多种种检索方方式，用用户可自自定义选选择检索索方式，以以便检索索出最直直接的需需求档案案资料，最最大限度度的提高高了档案案资料的的有效利利用率。3.实现现档案数数据的有有效共享享本档案系系统采用用javva技术术开发，具具有跨平平台的先先天性优优势，可可以实现现数据共共享，对对信息进进行充分分的发掘掘利用，最最终为各各项工作作的决策策提供充充分详实实的数据据参考信信息。 二 设计计理念规范档案案资料录录入及整整理的工工作流程程，提高高档案利利用效率率，赋予予用户简简洁直观观的系统统操作功功能。1.档案案管理

9、部部门对档档案资料料首先存存在两个个基本需需求，一一方面，用用户需要要将需求求录入的的档案资资料进行行规范化化的录入入，另一一方面，面面对整理理完毕的的档案，如如何进行行流程化化维护操操作，如如何最大大化发掘掘档案的的利用率率，提升升档案资资料的使使用价值值，也是是系统用用户面对对的迫切切需求，因因此，系系统开发发以上述述用户基基本需求求为导向向，以满满足用户户实际功功能需求求为理念念而设计计了开发发了档案案管理系系统。2.档案案管理系系统开发发之初即即是希望望减少传传统档案案管理工工作量，有有效提高高档案管管理人员员的工作作效率，在在更少的的时间利利用的情情况下，为为更多的的档案资资料利用用

10、者提供供资料需需求利用用，同时时本系统统在档案案资料的的日常管管理以及及维护中中，以人人为本，实实现了操操作功能能最大的的简洁化化，以便便于管理理人员的的操作，从从而对本本部门、本档案案管理单单位形成成的电子子文件实实行自动动化、网网络化管管理，实实现高效效、快捷捷的电子子档案信信息管理理模式；并相应应的成立立部门性性电子档档案中心心或电子子文件档档案馆，发发挥档案案部门的的管理和和技术优优势，相相对集中中地保存存和管理理电子文文件，为为本单位位提供真真实、准准确、快快捷的档档案信息息服务。三 系统统特点1.档案案管理系系统强大大的检索索功能档案管理理系统内内设强大大的档案案检索功功能模块块，

11、下设设直接检检索，组组合检索索，定制制检索，系系统条件件，归档档检索多多种检索索方式，通过建立索引，对档案目录数据及其全文实现多关键字、多条件的检索，本系统可实现对档案附件检索、跨库检索、多用户并发检索，同时，档案管理系统从用户自身应用出发，提供了定制检索功能，该功能可根据用户常用检索习惯进行自定义定制，优化了检索流程，提高了工作效率。2.档案案管理系系统安全全性档案管理理系统在在用户权权限设置置方面，采采用了将将用户操操作权限限与用户户主题权权限双页页面单独独设置的的模式，其其优势是是避免了了系统超超级管理理员对系系统数据据进行无无限制的的增、删删、改、查的操操作，从从而对整整个档案案管理系

12、系统的安安全性造造成巨大大威胁。在档案案管理系系统中，根根据角色色区分，可可定义档档案系统统操作人人员以及及档案功功能操作作人员，这这样就有有效的解解决了信信息化档档案工作作中存在在多年的的角色定定义不清清，权限限定义不不清的痼痼疾，完完善了信信息化档档案管理理的安全全理念和和模式。与此同时时，档案案管理系系统还可可通过利用系统统用户身身份认证证、档案案信息的的认证。来规范范用户访访问系统统流程，通过系统的授权，可控制用户访问档案资源的范围，防止非授权访问，保证系统的安全。3.任意意报表设设计，使使用简单单档案管理理系统自自身集成成了报表表插件，可可以有效效利用既既有系统统中的相相关数据据，根

13、据据用户实实际需求求，进行行自定义义报表设设置，并并形成有有效打印印。4.系统统模块独独立性与与协同性性的统一一系统内涉涉及全宗宗管理、档案录录入、档档案整理理、档案案检索、档案借借阅，资资料管理理等模块块都可实实现独立立管理运运行，与与此同时时，系统统也强调调了网络络协同化化办公理理念，用用户可根根据系统统赋予的的权限设设置，对对上述功功能模块块进行协协同管理理操作。5.先进进的技术术架构平平台档案管理理系统采采用jaava技技术开发发，基于于成熟稳稳定Sttrutts MMVC框框架，采用用Sprringg为中间层层，以ibbatiis作为为持久化化层；具备良良好的稳稳定性、扩展性性、安全

14、全性、灵灵活地需需求变动动功能。该平台台同比t平台能能更好的的实现跨跨平台运运行操作作，同比比C平台台具备强强大的技技术先进进性，并并且开发发周期更更短，实实现功能能更为强强大，维维护成本本更低；扩展空空间更为为广阔。同比aasp及及phpp开发的的档案管管理系统统，在功功能的扩扩展方面面更是aasp及及phpp开发平平台所不不能比拟拟的。6.系统统操作简简易便捷捷档案管理理系统设设计之初初即是考考虑到通通过利用用先进的的网络办办公平台台，降低低档案工工作者的的劳动强强度，提提高档案案工作者者的工作作效率，因因此本系系统为用用户提供供了更为为直接、简洁的的操作流流程以符符合用户户在档案案的收集

15、集、整理理、保存存、统计计、检索索和利用用的各个个环节的的工作需需求。7.界面面美观，简简洁统一一系统采用用统一的的界面，色色调淡雅雅，美观观大方，简简洁明了了，能有有效缓解解长时间间使用系系统产生生的用眼眼疲劳。四 功能能介绍档案管理理系统模模块结构构图档案管理理系统功功能模块块分为两两类：基基础模块块、后台台模块。基础模块块内容包包含全宗宗管理、档案录录入、档档案整理理、档案案检索、档案统统计、档档案借阅阅、档案案保管、资料保保管等，该该模块主主要面对对使用对对象为日日常档案案（文档档）操作作人员以以及档案案（文档档）利用用者。对于后台台模块部部分，主主要是针针对档案案系统管管理者的的操作

16、，如如档案数数据的备备份恢复复、用户户及用户户组的管管理、角角色管理理、模版版管理、系统管管理、归归档类目目管理等等档案（文文档）管管理核心心操作。1登陆界界面如下图所所示，在在下面的的窗口内内填写正正确的用用户名和和密码，点点击登录录按钮即即可登录录本系统统，如果果发生登登录异常常或者遗遗失密码码请及时时与系统统管理员员联系。2系统界界面布局局如图所示示，可以以看到系系统的主主界面基基本上由由三部分分组成，即即：导航航栏、左左侧树状状菜单区区、以及及系统内内容显示示区。导导航栏分分布着系系统的一一级菜单单，点击击一级菜菜单，窗窗口左侧侧树状结结构菜单单对应显显示。点点击树状状菜单的的各个模模

17、块。系系统内容容区显示示该模块块的详细细内容。本系统统的界面面风格均均采用这这种窗口口布局方方式。如上图所所示，系系统为用用户提供供了“用户注注销”“个人人设置”操作于于系统页页面右上上角，用用户可通通过点击击上述两两个图示示进入其其相应功功能操作作。3功能说说明3.1全全宗管理理全宗管理理功能模模块是整整个档案案管理系系统的主主干功能能模块，所所有入库库档案文文件追根根溯源最最终都需需要分类类归总到到各类别别对应的的所属全全宗下，方方便档案案管理部部门对档档案资料料的管理理操作的的同时，也也可有效效的为档档案查询询者提供供更准确确详实的的档案文文件。在档案管管理系统统的全宗宗管理模模块中，系

18、系统主要要提供了了两个可可操作选选项，其其一，全全宗“检索”，即有有权限的的用户可可根据系系统提供供的检索索功能，对对系统中中的全宗宗进行检检索操作作，具体体如图：其二，全全宗“应用”操作，在在系统存存在多全全宗的情情况下，根根据用户户实际使使用情况况，系统统为避免免用户在在进行多多全宗选选择操作作时出现现的误操操作，提提供了根根据应用用状态而而区分的的方法，如如图：系统可提提供用户户在被“应用”全宗上上选择“应用”操作打打“”的的方式，帮帮助用户户查看全全宗的应应用状态态为“应用中中”，或“未应用用”，从而而清晰的的了解正正在进行行操作的的全宗，避避免出现现误操作作，简洁洁明了，同同时，用用

19、户也可可对应用用中全宗宗选择”查看”操作，如如图：3.2档档案录入入一则档案案信息资资料在授授权需求求用户查查询使用用之前，必必须首先先经档案案管理部部门档案案录入人人员的录录入操作作，进入入档案库库之后，才才能被查查询，因因此，档档案录入入工作是是整个档档案管理理系统功功能操作作的前提提，要赋赋予一则则档案信信息被查查询利用用，那么么必须在在档案录录入时，为为档案信信息添加加相关的的可供查查询的“关键字字”，这些些关键字字包括：档案提提名，档档号、文文件字号号，密级级、保管管期限、份数、页数、文种，实实物存放放位置、责任人人、主办办部门、会办部部门、所所属部门门、签收收人、主主题词、档案类类

20、别、归归档年度度、归档档日期等等等。如如图：档案管理理系统为为本系统统用户提提供了文文档插件件可选功功能应用用，系统统用户在在完成档档案录入入表单填填写后，系系统页面面如下：如图所示示，本插插件为高高级选项项，用户户可根据据本机或或本档案案管理单单位所应应用文档档处理软软件（微微软offficce,金金山wpps，永永中offficce等）来来创建档档案录入入正文本本，该插插件可为为用户提提供模版版类创建建正文，可可极大便便捷系统统操作用用户使用用，减轻轻工作量量。用户选择择点击“新建wwordd文档”按钮后后，系统统显示以以下界面面：如图所示示，系统统提供了了多达220余种种档案录录入正文文

21、本操作作，可实实现痕迹迹显示、文档保保护、签签名印章章等高级级功能，使使系统具具备任意意用户操操作的完完整记录录，通过过严格的的安全认认证，实实现操作作的不可可推诿性性。用户在填填写完毕毕上述图图示正文文本文件件后，需需点击系系统页面面中“保存”按钮来来进行对对该文档档的保存存，保存存完毕后后，系统统弹出提提示窗口口，如图图：对于添加加保存操操作后的的文档，系系统显示示以下界界面：如图所示示，系统统根据权权限划分分，对该该保存文文档提供供了修改改（无痕痕迹），修修改（有有痕迹），删删除操作作，可供供有权限限的系统统用户对对该保存存的文档档进行上上述具体体操作。同时，系系统也提提供了对对保存后后

22、的正文文档的“删除”操作功功能，用用户只需需通过点点击鼠标标，选择择相应文文档后，点点击“删除”按钮即即可实现现相应操操作。本系统提提供了两两种档案案录入方方式：一一种为传传统的标标准立卷卷归档模模式；另另一种为为以件归归档模式式。如图图所示：3.2.1立卷归归档首先进入入系统档档案录入入的标准准立卷归归档模式式，标准准立卷归归档模式式与以件件归档模模式在本本系统中中同样根根据文件件的来源源方向分分别提供供了“收文登登记”，“发文登登记”，“内部文文件登记记”共三种种档案分分类录入入方式，档档案录入入工作人人员可根根据录入入文件的的来源方方式对应应正确分分类录入入档案资资料。系统赋予予档案录录

23、入工作作者“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个按钮钮选项，用用户将鼠鼠标移至至“操作”按钮，系系统自动动出现下下拉菜单单，具体体如图：用户可选选择“添加”功能，将将需要被被录入的的文件档档案信息息录入，点点击“添加”功能选选项后，系系统内容容显示区区将为用用户直接接显示下下列图示示：用户可在在此页面面内填写写被录入入档案信信息的详详细细则则，同时时，针对对部分扫扫描后文文档信息息，系统统还提供供了附件件上传功功能，用用户可将将扫描文文档压缩缩后统一一上传，通通过上述述操作，最最终形成成档案录录入（著著录）卡卡片信息息，该卡卡片信息息可进行行备份打打印，统统一管理理。另：用户户在完成成档案录

24、录入卡片片填写登登记后，应应选择上上述图示示中左上上角的保保存按钮钮，对所所填写的的录入信信息进行行确认保保存，如如用户对对所填写写的信息息存在疑疑义，可可点击“重置”按钮，对对上述所所填写的的信息进进行重置置操作，重重新填写写著录内内容并保保存。在进行档档案录入入或重置置操作时时，系统统用户都都可以通通过点击击“返回”按钮，返返回上级级操作菜菜单。对已保存存的档案案录入信信息，系系统的操操作按钮钮提供了了“修改”与“删除”操作，用用户可对对该档案案信息进进行修改改以及删删除的操操作。在完成档档案录入入的创建建流程后后，用户户需在收收文登记记列表中中选择该该条档案案信息，如如图将鼠标移移至工具

25、具按钮，出出现下拉拉菜单，如如图：选择立卷卷归档按按钮，对对已选择择的档案案录入信信息进行行立卷归归档操作作，系统统内容显显示区出出现提示示框，提提示是否否对已选选择的档档案信息息进行归归档操作作，选择择“确定”选项，如如图：系统内容容显示区区弹出对对话框：提示“档案归归档成功功”窗口，选选择点击击“确定”按钮，如如图：通过上述述操作，用用户已经经成功的的将一个个档案文文件由其其初始未未归档状状态，改改变为已已立卷归归档至文文件目录录的状态态，即实实现了标标准的档档案立卷卷归档流流程。对于通过过上述操操作后立立卷归档档的档案案信息，有有权限的的用户可可在“档案录录入”的左侧侧树状栏栏下“立卷归

26、归档”的子树树“文件目目录”中查询询到该档档案信息息。针对本系系统中所所有的档档案信息息录入，即即“收文登登记”，“发文登登记”，“内部文文件登记记”，任意意一类形形式档案案信息，在在经过初初始的信信息录入入填写保保存，并并进行“立卷归归档”操作后后，都会会统一流流转至“立卷归归档”下的“文件目目录”中，如如图：如上图所所示，对对于已归归档的所所有档案案信息，系系统在内内容显示示区的左左上角均均提供了了“操作”，“工具”，“检索”的操作作按钮。将鼠标移移至“操作”按钮，出出现下拉拉菜单，显显示“修改”，“删除”两个功功能选项项，用户户可通过过上述两两个功能能选项，对对已经归归档的文文件进行行二

27、次“修改”，“删除”的操作作。将鼠标移移至“工具”按钮，出出现下拉拉菜单（如如图）：如用户在在“立卷归归档”的“文件目目录”菜单中中已选择择一条或或多条档档案记录录的前提提下，进进行“归档”操作，系系统弹出出提示框框，如图图：点击确定定，系统统内容显显示区弹弹出以下下窗口：选择目录录名称“neww”的目录录，点击击“归档”按钮，则则上述所所被选择择的档案案信息，将将自动流流转至“案卷目目录”下的”neww”目录中中。在上述归归档操作作中，如如“neww”为最底底层目录录但该目目录存在在于多个个同级目目录之中中，或者者“neww”目录为为非最底底层目录录，同时时用户选选择归档档的目标标目录又又在

28、“neww”目录下下，不便便于查找找来实现现最终的的归档，则则用户可可通过点点击弹出出窗口左左上角的的“检索”按钮，来来进行目目标目录录的检索索，点击击检索按按钮后，系系统出现现下拉菜菜单，如如图： 系统在这这里提供供了“普通检检索”与“跨目录录检索”两种检检索方式式，便于于用户将将上述文文件目录录通过检检索后归归档至“案卷目目录”下的各各级子目目录中。“普通检检索”主要是是指系统统对“案卷目目录”下的只只存在一一级子目目录的情情况进行行检索查查询，而而“跨目录录检索”可对案案卷目录录下多级级别子目目录进行行检索操操作，这这主要是是由于系系统默认认提供的的档案文文件归档档至“案卷目目录”下，必

29、必须是最最后一级级的子目目录，即即档案文文件必须须依存于于最底层层的案卷卷目录；因此，如如选择上上级父目目录便进进行归档档操作，则则系统会会自动提提示用户户“该目录录为非最最底层目目录，无无法进行行操作”，如图图：系统用户户可根据据普通检检索举例例来进行行“跨目录录检索”归档的的操作，两两者操作作流程相相似，唯唯一有所所不同的的只是“跨目录录检索”需要用用户通过过多次点点击查询询到最底底层目录录，再进进行操作作。首先点击击“普通检检索”按钮，系系统弹出出提示窗窗口（如如图）：系统提供供了“目录编编号”，“目录名名称”等多个个关键字字做为的的用户提提供检索索条件，用用户可根根据实际际情况进进行选

30、择择填写，在在这里选选择在“目录名名称”中填写写之前通通过“系统管管理”模块中中已设置置完毕的的目录名名称“neww”，点击击“检索”按钮，系系统弹出出提示框框（如图图）：窗口详细细显示了了检索的的“neww”目录的的细则情情况，选选择点击击该目录录，最后后点击上上述图示示中的“归档”按钮，系系统出现现弹出窗窗口：点击确定定按钮，系系统提示示，“系统归归档成功功”，对于于通过上上述一系系列操作作而最终终归档到到“案卷目目录”的子目目录“neww”下的文文件，可可以直接接在“案卷目目录”的子目目录“neww”下，对对其进行行“内部文文件查看看”操作，即即可发现现该文件件正依存存于“neww”目录

31、下下。如图图所示：现在在“案卷目目录”下的“文件目目录”中选择择另一条条已归档档完毕的的档案记记录，再再次将鼠鼠标移至至“工具”按钮，出出现下拉拉菜单，如如图：选择点击击“档案返返回至文文件管理理”，这时时系统会会弹出提提示框“是否确确定返回回至文件件管理”，如用用户点击击确定，则则将使这这条已归归档的档档案重新新返回至至文件管管理的初初始“未归档档”状态中中，该功功能在“以件归归档”中同样样存在，方方便用户户对已归归档的档档案信息息进行二二次操作作。由于实际际用户在在进行档档案录入入信息的的同时，不不可避免免的会出出现多种种档案类类别的区区分，因因此在本本系统中中，除提提供了标标准的档档案信

32、息息录入外外，还为为用户提提供了多多种档案案类别的的整理操操作，可可以帮助助用户根根据档案案信息不不同类别别进行自自定义整整理，从从而使系系统内的的档案文文件更为为清晰明明了，便便于档案案信息的的二次利利用及整整理。用户通过过档案整整理功能能，极大大的帮助助了档案案工作者者减轻了了工作负负荷，提提高了档档案录入入整理效效率，同同时又便便于普通通档案利利用者对对档案的的查询操操作。3.2.2以件件归档类似于本本系统中中的立卷卷归档操操作流程程，以件件归档也也是按照照文件的的来源方方向分为为“收文登登记”，“发文登登记”，“内部文文件登记记”共三类类的档案案录入方方式。相同于于“立卷归归档”操作，

33、首首先在“文件管管理”的“收文登登记”中选择择要录入入（著录录）的档档案文件件，如图图所示：选择完毕毕要著录录的档案案文件后后，有别别于立卷卷归档操操作，请请将鼠标标移至“工具”按钮，出出现下拉拉菜单，如如图：此时，注注意请选选择“以件归归档”选项，系系统弹出出提示框框，如图图：点击确定定按钮，系系统弹出出提示框框，提示示“档案归归档成功功”，该档档案文件件，将自自动流入入“以件归归档”的“归档文文件目录录”中，进进行完上上述操作作步骤后后，该档档案实际际上已经经完成了了以件归归档的操操作流程程，如图图所示目目录：用户可在在该目录录下直接接查询到到所有以以件归档档文件，并并进行等等同于立立卷归

34、档档的案卷卷归档、档案整整理、查查询，检检索等所所有操作作，用户户可参考考立卷归归档流程程对以件件归档进进行相同同操作。3.3档档案整理理档案整理理操作是是整个档档案管理理系统中中的重要要组成部部分，针针对用户户通过“档案录录入”功能录录入的多多种类档档案，档档案管理理部门必必须要在在本系统统中创建建各自对对应的档档案种类类类别，从从而使档档案整理理人员将将录入的的档案信信息整理理至上述述各类对对应的档档案种类类内，最最终达到到规范化化档案管管理的目目标。对应档案案整理功功能，随随之产生生的需求求首先就就是创建建对应的的档案种种类，本本系统根根据用户户的实际际需求提提供了两两种档案案种类创创建

35、方式式，一种种为通过过“系统管管理”模块中中“归档类类目管理理”操作添添加新建建全宗，系系统会默默认自动动添加标标准常用用的100大类档档案种类类，这部部分种类类包含：立卷归归档、以以件归档档、立卷卷整理、简化整整理、照照片、录录像带、录音带带、电影影带、会会计档案案、实物物档案。另一种种可根据据用户自自身需求求，进行行自定义义创建，该该功能同同样通过过“系统管管理”中的“归档类类目管理理”操作添添加实现现，创建建完毕后后的档案案种类将将同样显显示于“档案整整理”的左侧侧树状栏栏中，方方便用户户进行操操作。3.3.1档案案整理流流程了解到如如何将一一则档案案信息进进行标准准的立卷卷归档以以及以

36、件件归档后后，下面面以“照片”类的档档案整理理为例，了解如何对其进行档案整理流程。首先，用用户点击击“档案录录入”一级菜菜单，在在“立卷归归档”中的“文件目目录”下选择择一条已已归档的的档案文文件，然然后将鼠鼠标移至至内容显显示区的的“工具”按钮，出出现下拉拉菜单，请请点击“档案整整理”选项，系系统弹出出对话框框“您确定定要整理理吗”，如图图所示：点击“确确定”按钮，出出现提示示框，如如图：选择将该该档案信信息要整整理至的的目录，在在这里，选选择首先先将该档档案整理理至”照片”类的文文件目录录下，所所以需要要在“文件目目录”下选择择“照片”，点击击“整理”按钮，出出现提示示框：选择“确确定”按

37、钮，出出现提示示框：通过上述述一系列列的操作作，已将将该档案案文件归归档至“照片”档案的的“文件目目录”下，用用户可以以通过点点击“档案整整理”一级菜菜单，在在系统左左侧树状状栏“照片”下的子子树“文件目目录”下查询询到上述述被整理理的文件件，如图图：如上图所所示，对对于已经经被整理理至“照片”子树“文件目目录”下的档档案文件件，系统统显示区区同样提提供了“操作”，“工具”，“打印”“检索索”四个功能能操作按按钮。用户可将将鼠标移移至“操作”按钮，系系统出现现下拉菜菜单，里里面包含含“修改”，“删除”选项，用用户可在在已选择择该档案案信息下下，对该该档案文文件行修修改和删删除的操操作。用户同样

38、样也可以以在已选选择档案案信息的的前提下下，将鼠鼠标移至至“工具”按钮，系系统同样样出现下下拉菜单单，主要要显示内内容为：“档案返返回至文文件管理理”与“档案整整理”，针对对“档案返返回至文文件管理理”功能，主主要是指指用户可可将已整整理完毕毕的档案案文件逆逆向流转转，重新新使其返返回到初初始未归归档文件件状态，至至于“档案整整理”功能，主主要是指指针对上上述整理理完毕后后的档案案文件将将其重新新整理归归档至本本类“照片”类档案案的“案卷目目录”中，或或将其整整理至本本系统内内的其他他类别档档案的案案卷目录录或子目目录中的的操作。在进行“档案整整理”操作的的过程中中，系统统弹出窗窗口为双双页面

39、，上上述操作作是选择择将该档档案直接接整理至至“照片”类的“文件目目录”下，与与此同时时，系统统同样提提供了“案卷目目录”页面，其其操作原原理与上上述选择择“文件目目录”相同，用用户可进进行参考考操作将将档案整整理至“案卷目目录”下，如如图：对比整理理档案至至“文件目目录”下操作作，用户户在选择择整理档档案至“案卷目目录”时，存存在部分分档案种种类的案案卷目录录下包含含子目录录或多级级子目录录的情况况，这样样，就给给用户带带来了无无法直接接便捷选选择整理理该档案案的问题题，因此此，系统统针对这这个问题题，提供供了目录录“检索”操作，该该检索又又分为“普通检检索”与“跨目录录检索”两种方方式，“

40、普通检检索”面对对对象主要要是针对对档案目目录只存存在一级级目录的的情况，而而“跨目录录检索”主要面面对对象象为档案案目录下下包含多多级子目目录的情情况，如如图：系统操作作人员通通过系统统提供的的上述检检索方式式可以更更加迅捷捷的查询询目标整整理档案案目录，提提高了工工作效率率，减少少了工作作负荷，另另一方面面也使不不同类别别的档案案整理工工作变的的更加合合理清晰晰。3.3.2鉴定定及回收收站该功能模模块下含含三个子子功能模模块，分分别为“档案保保管期限限鉴定”、“密级鉴鉴定”以及“档案回回收站”。3.3.2.11档案保保管期限限鉴定档案保管管期限鉴鉴定主要要是针对对“档案整整理”完毕后后档案

41、文文件的保保管期限限的鉴定定设置，用用户可通通过点击击系统左左侧树状状栏“保管期期限鉴定定”子树，进进入“保管期期间鉴定定”内容显显示区对对其进行行详细设设置，如如图：系统内容容显示区区为系统统用户展展示了“操作”，“检索”按钮，可可将鼠标标移至“操作”按钮，系系统出现现下拉菜菜单，如如图：首先点击击“添加”操作，系系统弹出出提示框框：如图图：用户可通通过系统统提示窗窗口内文文件目录录与案卷卷目录进进行查询询，对所所查询到到的某个个或多个个档案文文件进行行鉴定操操作，选选择单独独一例档档案文件件，系统统内容显显示区显显示以下下信息，如如图：用户可在在内容显显示区内内对该档档案文件件进行保保管期

42、限限的鉴定定操作，系系统提供供了“原保管管期限”，“变更保保管期限限”“鉴定定原因”“备注注”等详细细细分选选项，方方便用户户对档案案文件进进行保管管期限鉴鉴定的多多种操作作。对于于已经鉴鉴定完毕毕的档案案文件，系系统内容容显示区区会自动动显示其其记录，如如图：用户可凭凭借相应应查询权权限的赋赋予，对对已经鉴鉴定完毕毕的档案案进行“检索”查询，同同时，也也可以对对已经鉴鉴定完毕毕的档案案，通过过“操作”按钮下下赋予的的“修改”“删除除”操作功功能，对对其进行行二次操操作。在档案“保管期期限鉴定定”的操作作中，系系统对已已经鉴定定完毕的的档案文文件，同同样根据据权限分分配原则则，赋予予了部分分档

43、案管管理者对对该档案案保管期期限鉴定定的“审批”功能，这这部分的的审批用用户可将将鼠标移移至每条条鉴定完完毕后的的档案条条目“操作”上，如如图，选择点击击审核操作，系系统内容容显示区区出现该该档案的的保管期期限鉴定定资料，如如图：有所不同同的是，由由于本次次操作是是针对档档案保管管期限鉴鉴定的审审核，因因此，内内容显示示区部分分多出了了“审核意意见”栏，审审核人员员可将具具体审核核信息填填写于此此，并进进行保存存或重置置。至此完成成了将一一则档案案信息进进行保管管期限鉴鉴定并审审核的全全部操作作。3.3.2.22密级鉴鉴定密级鉴定定操作原原理档案案“保管期期限鉴定定”相同，有有所不同同的是密密

44、级鉴定定是赋予予系统档档案操作作者对整整理完毕毕的档案案信息进进行密级级鉴定分分配的过过程，包包括档案案密级鉴鉴定的审审核等部部分操作作。3.3.2.33档案回回收站系统“档档案回收收站”功能类类似于微微软视窗窗系统中中的“回收站站”功能，为为用户提提供了一一个避免免由于误误操作或或其他原原因删除除档案文文件后而而造成损损失的解解决方法法，对于于本系统统所有已已归档的的档案资资料，如如果通过过删除操操作后，都都将直接接流转到到“档案回回收站”中，如如图所示示：“档案回回收站”功能在在系统内内容显示示区提供供了“工具”与“检索”两个操操作按钮钮，用户户在选择择一条已已经删除除的档案案资料后后，将

45、鼠鼠标移至至“工具”按钮，出出现下拉拉菜单，如如图：用户可对对被选择择的档案案资料进进行“彻底删删除”与“档案还还原”的操作作，同时时，针对对已经删删除的全全部档案案资料，用用户也可可将鼠标标移至“检索”按钮，对对“档案回回收站”中的已已删除档档案资料料进行检检索查询询，并对对检索后后的结果果进行二二次操作作。这里需要要重点说说明的是是，档案案管理系系统在上上述的档档案“彻底删删除”操作中中，系统统默认是是对档案案资料的的逻辑删删除，而而非物理理删除，被被“彻底删删除”后的档档案信息息于系统统中是无无法查询询的，但但系统数数据库中中保留对对其备份份，采用用这种方方式来对对档案资资料进行行保管或

46、或销毁的的操作，主主要是考考虑到最最大限度度保证用用户档案案信息资资源安全全，避免免误操作作或其他他非主观观性错失失操作造造成的严严重后果果。4档案检检索档案资料料最初的的两个基基本需求求应用，在在解决档档案保存存后，就就要面对对档案资资料的利利用，在在一则档档案信息息被利用用前，首首先应该该被检索索出来，本本系统采采用采用用ajaax概念念技术，提供与服务器异步通信的能力，同时采用优化了的系统搜索引擎，因此用户在检索档案资料时将体验到更为快捷、准确的检索效果。本系统对对档案资资料的检检索提供供了：直直接检索索、组合合检索、定制检检索、系系统条件件、归档档检索共共五种检检索方式式以供系系统用户

47、户进行档档案资料料检索操操作。4.1直直接检索索在本系统统中，“直接检检索”可广泛泛应用于于对部分分档案利利用者对对其所要要检索的的档案信信息了解解不全的的情况下下的检索索，这部部分需求求用户，他他们很可可能只知知道档案案信息的的一个或或几个有有限字段段，如档档案的提提名、编编号、成成文日期期，档案案类型等等仅仅几几个条件件，想藉藉此为查查询条件件对所需需求档案案进行检检索查询询。本系统提提供模糊糊查询功功能，可可对相似似字段进进行全部部检索并并显示，举举例说明明，如用用户查询询的档案案题名为为“tesst”,而实实际档案案资料库库中也存存在着档档案题名名为“tesst1”的档案案文件，那那么系统统会自动动将所有有字段类类似“tesst”的档案案文件全全部显示示于系统统的内容容显示区区，供查查询用户户进行筛筛选，并并最终确确定正确确检