教职员工档案管理系统使用说明及操作方法doc3952.docx

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1、教职员工工档案管管理系统统使用说说明及操操作方法法教职员工工档案管管理系统统，是获获省级优优秀科研研成果一一等奖的的项目之之一。是是实现学学校管理理科学化化、标准准化、现现代化不不可缺少少的软件件之一。教职员工工档案管管理系统统分单机机版和网网络版。教职员工工档案管管理系统统，是国国家知识识产权保保护产品品，登记记号：220066SROO85228。一、软件件简介1、菜单单：有基基本设置置、输入入数据、查查询及打打印、统统计四个个菜单。2、功能能：教职职员工档档案管理理。单项项信息或或全项信信息查询询；范围围或分类类查询；高级查查询。打打印或随随机打印印诸多信信息资料料和报表表。用扫扫描仪、数

2、数码相机机、摄像像头均可可将教职职员工相相片以BBMP的的格式录录入。记记事栏目目可录入入约6550个文文字，专专供登录录教职员员工家庭庭主要成成员、学学习和工工作简历历、工作作业绩及及奖惩情情况。保保存数据据功能。恢恢复数据据功能。清空数据功能。压缩数据库功能。统计功能。Excel数据的导入和导出功能。二、操作作方法1、系统统设置。进进入系统统，点击击“系统设设置”，有两两个选项项：一是是系统设设置；二二是打印印选项。在“系系统设置置”对话框框中，系系统设置置了四项项功能。保存数数据。即即备份数数据，可可直接将将库内数数据保存存到硬盘盘中。点点击“保存数数据”命令键键，选择择盘区（C、D、E

3、、），自拟文件名，就把数据保存起来了。恢复数数据。就就是将保保存在硬硬盘或UU盘中的的数据调调回来，在在系统中中重新运运行。压缩数数据库。使用时间越长，数据越多，库越来越大，点击此键可使数据库压缩变小。数据清清空。将将库内数数据清空空。打印选选项。有有一项“打印选选项”功能。打印报表表，要性性别选此此项，不不带性别别不选此此项。2、输入入数据菜菜单。进进入系统统，点击击“输入数数据”菜单，进进入“教职员员工档案案数据输输入”对话框框。然后后，在上上边的窗窗口，从从上到下下、从左左向右录录入教职职员工的的数据信信息。如如果按部部门或科科室录入入更好。每每录完11名教职职员工或或修改数数据信息息之

4、后在在退出编编辑之前前，都要要按“”确认认编辑存存盘，否否则会丢丢失数据据信息。输入相片片的格式式是BMMP。所所以，获获取相片片要选BBMP格格式保存存。如果果是JPPG格式式，需先先转换，后后录入。输入相片片方法：将光标标移到放放照片的的位置，单单击鼠标标右键，单单击“由文件件载入”，双击击要输入入教职员员工的照照片，按按“”确确认编辑辑存盘。删除相片片方法：光标指指向照片片，单击击鼠标右右键，单单击“剪切”，按“”确认认编辑存存盘。要要把剪掉掉的照片片彻底清清除库中中，必须须压缩数数据库。规范“时时间”栏目输输入格式式：“输入教教职员工工档案数数据”及“查询”时，涉涉及输入入“时间”的栏

5、目目较多，为为规范输输入，特特设置统统一写入入格式：年码22位，如如03；月码11月至99月1位位，100至122月2位位；日码码1日至至9日11位，110日至至31日日2位。年年码和月月码之间间用短横横线连接接“-”，月月码和日日码之间间用短横横线连接接“-”。一一律用阿阿拉伯数数字。确确认后即即可输入入成绩。计计算机的的日期设设置：短短日期样样式（SS）为yyy-MM-d;长日期期样式（LL）为yyyyyy年M月月d日。也可按计算机的设置日期格式写入日期。Exceel的导导入和导导出。为为快捷方方便的录录入数据据，与其其它软件件数据共共享、减减轻劳动动强度，提提高工作作效率，设设置了EEx

6、ceel的导导入和导导出功能能。导出。“教职员员工档案案管理系系统”中的教教职员工工信息，可可以导出出到Exxcell中去。起一个文文件名、在在Exccel中中保存在在1个页页面上。操作程序序是：系系统输入数数据Exccel导出到到Exccel起文件件名保保存。导出数据据的存盘盘格式是是：“Miccrossoftt Exxcell 977-20000或或97-20xxx工作作簿（.xlls）”。导入。凡凡是Exxcell教职员员工信息息，只要要做到“四四统一”基本上都能导入“教职员工档案管理系统”中去。四统一是是：统一导导入信息息的“存盘格格式”。因为“Exccel”有有多个版版本，“存存盘格

7、式式”也有有多种方方式。所所以统一一导入信信息的“存存盘格式式”，是是决定能能否将信信息导入入“教职职员工档档案管理理系统”中中去的关关键之一一。不论“EExceel”安安装何种种版本，都都有一种种通用的的存盘格格式。如如果系统统中安装装的是“EExceel20000”，则则通用的的存盘格格式就是是：“MMicrrosooft Exccel 97-20000工作作簿（.xlls）”；如果系系统中安安装的是是“Exxcell20003”，则则通用的的存盘格格式就是是：“MMicrrosooft Exccel 97-20003工作作簿（.xlls）”；如果系系统中安安装的是是“Exxcell20x

8、xx”，则则通用的的存盘格格式就是是：“MMicrrosooft Exccel997-220xxx工作簿簿（.xlss）”。统一EExceel信息息中的首首行“项项目名头头”。Exccel中中的教职职员工信信息，首首行“项项目名头头”必须须是：“序序号、姓姓名、性性别、出出生日期期、民族族、行政政职务、教教师职务务、有何何特长、政政治面貌貌、参加加工作时时间、入入党团时时间、行行政编码码、原学学历、原原毕业时时间、原原毕业院院校、原原专业、原原学位、现现学历、现现毕业时时间、现现毕业院院校、现现专业、现现学位、身身份证号号、本人人成份、评评资格时时间、聘聘任时间间、评特特级教师师时间、通通讯地

9、址址、部门门、邮编编、手机机、宅电电、电子子信箱、家家庭住址址、教师师资格种种类、资资格证书书编号。”共共36个个栏目。少少于366项可以以导入；多于336项不不能导入入。凡有有超出项项目，则则一律导导入“备备注”或或“记事事”栏目目中。名名头栏目目中的文文字之间间无空格格。这是是决定能能否将信信息导入入“教职职员工档档案管理理系统”中中去的关关键之二二。统一EExceel信息息中的“保保存页面面”。一组信息息起一个个文件名名、在EExceel中保保存在11个页面面上。这这是决定定能否将将信息导导入“教教职员工工档案管管理系统统”中去去的关键键之三。统一EExceel信息息中的“版版本和版版号

10、”。Exceel信息息的保存存方式有有多种多多样。唯唯有用“复制粘粘贴”的方法法，直接接将要导导入的“教职员员工档案案信息”粘贴到到Exccel中中去保存存，才能能统一EExceel信息息的“版版本和版版号”，其其它的保保存方式式都不能能做到这这一点。同同时也防防止了EExceel信息息中有隐隐藏给导导入信息息带来的的麻烦。清除下面面没有用用的两个个存储页页面，只只保留一一个信息息的页面面。注意意：要改改写表名名。必须须把“sheeet11”改成成“教师档档案”。这是是决定能能否将信信息导入入“教职职员工档档案管理理系统”中中去的关关键之四四。从Exccel中中导入教教职员工工档案信信息的操操

11、作程序序有二步步检查教教职员工工档案信信息是否否做到了了“四统一一”。检查“存存盘格式式”：打开要要导入的的.xlls教职职员工档档案信息息文件件另存存为查查看“保保存类型型”是否否符合通通用的存存盘格式式，如果果不是，要要选择“MMicrrosooft Exccel 97-20000工作作簿（.xlls）”或或“MiicroosofftExxcell 977-200xx工工作簿（.xlls）”保存信信息。检查“项项目名头头”：打开要要导入的的.xlls教职职员工档档案信息息，查看看首行“项项目名头头”是否否与标准准设置一一致。凡凡有不一一致的必必须改成成一致。名名头栏目目中的文文字之间间是否

12、无无空格。删除其它用不着的列和与教职员工信息无关的行，保存信息。检查“保保存页面面”：打开要要导入的的.xlls教职职员工档档案信息息，查看看是否为为一个文文件名、在在Exccel中中是否保保存在11个页面面上，是是否把表表名“ssheeet1”改成了“教师档案”。如果发现现有多个个表叠加加式的保保存在一一起，导导入前要要转存一一个表起起一个文文件名、在在Exccel中中保存在在1个页页面上。检查“版版本和版版号”：导入的的.xlls教职职员工档档案信息息，是否否用“复复制粘贴贴”的方方法，直直接将“要要导入的的信息”粘粘贴到EExceel中保保存，是是否转为为同版同同号。导入数数据。操操作流

13、程程是：系系统输输入数据据Exxcell从EExceel导入入查找找盘区，选选中导入入教职员员工档案案信息打开。.xlls教职职员工档档案信息息，序号号超过99位的，只只能导入入9位，小小于9位位的，全全部导入入。从Exccel中中分次导导入教职职员工档档案信息息如果把教教职员工工档案信信息,制制成多个个.xxls文文件,也也可分次次导入到到“教职职员工档档案管理理系统”中中去。教职员员工档案案信息，不不是1次次性全部部导入“教教职员工工档案管管理系统统”中去去。而是是把1个个文件信信息或几几个文件件的信息息组合，分分几次导导入“教教职员工工档案管管理系统统”中去去。在Exxcell中，每每个

14、文件件的信息息或几个个文件的的组合信信息，首首行必须须有“项项目名头头”，并并且“项项目名头头”中的的设置，必必须都和和标准设设置一致致。保存格格式是：“Miicroosofft EExceel 997-220000工作簿簿（.xlss）”或或“977-200xx工工作簿（.xlls）”。操作流流程：系系统输输入数据据Exxcell从EExceel导入入查找找盘区，选选中导入入文件信信息和组组合文件件信息打开。以以下重复复操作。特别注意意：有时极少少数教职职员工信信息会出出现：查查看要导导入的.xlls信息息，符合合Exccel通通用的“MMicrrosooft Exccel 97-20000

15、工作作簿” 或“997-220xxx工作簿簿（.xlss）”的的存盘格格式；查查看要导导入的.xlls信息息，首行行“项目目名头”又又与标准准设置一一致；查查看要导导入的.xlls信息息，是一一个文件件名、在在Exccel中中保存在在1个页页面上，按按规定已已经更改改了表名名，把“ssheeet1”改改成了“教教师档案案”。但但就是不不能把这这个.xlss信息导导入到“教教职员工工档案管管理系统统”中去去。为什什么?怎怎样解决决？这个问题题不是故故障，属属正常现现象。有有两种情情况会出出现此问问题：一是要导导入的.xlls信息息中有隐隐藏；二二是因为为Exccel的的版本和和版号太太多，不不同

16、版本本的Exxcell编码及及语言都都不相同同。即便便是同一一个版本本，也因因为版号号不同，其其编码及及语言也也不一样样。是编编程人的的编码及及语言与与Exccel中中的编码码及语言言不一致致，相互互不支持持而造成成的。解决的办办法有二二：一是是再次复复制粘贴贴要导入入的.xlss教职员员工档案案信息。用“复制制粘贴”的方法法，直接接将信息息粘贴到到Exccel中中保存。清清除下面面没有用用的存储储页面，只只保留一一个信息息页面。二是把不能导入的.xls信息在Excel中另存为国际通用存盘格式Unicode文本 .txt再把国际通用存盘格式.txt,在Excel中转存为“Microsoft E

17、xcel 97-2000工作簿（.xls）或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盘格式。即转存转码再转存。这样处理之后，就能导入了。“转存转码再转存存”的操作作程序是是：打开不能能导入的的.xlls信息息文件件(F)另存存为A起文件件名在在保存类类型中选选Uniicodde文本本 .txtt保存存打开开在文文件类型型中选：所有文文件（.）选中刚刚转存的的.ttxt文文件名并并双击是下下一步下一步步完成成文件件(F)另存存为A在保存存类型中中选“MMicrrosooft Exccel 97-20000工作作簿（.xlls）”或或“977-200xx工工作簿（.xlls）”的的存盘格格式保保存

18、信息息。3、查询询及打印印菜单。主要是查询信息，打印输出报表。进入系统，点击“查询及打印”菜单，进入“查询及打印”对话框。有二个选项：一是选项，二是任务。具体操作可分六步进行。确定查查询的范范围。确确定是在在全体中中查、还还是在部部门中查查。选择打打印输出出项目。单击“选项”，单击“设置”，进入“选项”对话框，主要是选择打印输出报表的项目。选哪项，就点击哪项变兰（变兰项目为选中）。如选多个项目，须一只手按住“ctrl”键，另一只手用鼠标点各个项目变兰，点击“关闭”退出。选择“查询内内容”。单击“任务”，单击击“查询”，进入入选择“查询内内容”对话框框。单项查查询（全全信息均均能查询询）：从从“

19、选择查查询项目目”中任选选一项，如如选择“性别”，将“男或女女”写入“起始值值”栏内，点点击“确定”即可。范围查查询：点点击“范围查查询”前面的的选项方方孔。如如对出生生日期进进行范围围查询，将将起始日日期866-1-1输入入“起始始值”栏栏内，终终止日期期86-12-31输输入“终终止值”栏栏内，单单击“确确定”后后，即可可将这个个时间范范围内出出生的教教职员工工都查出出来。排序查查询：查查参加工工作时间间、出生生年月日日等信息息，是升升序查还还是降序序查。分类查查询：将将查询内内容归类类。如查查询项目目选“民族”，只要要在“起始值值”栏目中中输入“满族”，点击击“OK”后后，所查查群体中中

20、所有的的满族教教职工信信息，全全能显示示在屏幕幕上，并并可随机机打印出出来。除除“身份份证号码码、宅电电”等少少数信息息是唯一一的外，其其它信息息都可归归类查询询。高级查查询：根根据复合合条件查查询。选选取“高级”选项框框，进入入“选择查查询内容容选择查查询项目目”对话框框。（此此功能应应由熟练练操作人人员完成成）。符号意义义：AND：并且OR：或或者= ：等于 ：大大于 ：大于等等于 ：小小于 ：小于等等于( :左左括号）：右括括号注意事项项：查询内容容必须写写在单引引号之内；通过双双击左边边的列表表项目直直接写入入的“出生日日期、参参加工作作时间、”所产生的“出生日期=CVDATE（当前日

21、期）”等样式， “=” 号处可通过文本输入（键盘）改成“、”连接语符号；并参照“当前日期”规定的时间输入模式，在括号里面的单引号之内写入查询时间；升序或降序查询也产生ASC、DESC、等符号。双击左边的列表中的有些项目：如“行政编码、”等不产生任何符号。机器自动产生的符号不能删，未产生的符号不能添。否则会导致高级查询的失败。项与项之之间要有有连接语语符号；连接语语符号与与输入数数字或文文字之间间要有空空格。双双击左边边列表中中的项目目可直接接写入数数据域，单单击下边边的按钮钮符号会会自动产产生空格格，并把把连接语语符号直直接写在在所选项项目的后后边。范例：例1：查查询满足足条件：性别为为女、现

22、现学历为为本科的的教职工工。应在在数据域域填写：性别 = 女女 ANDD 现学学历 =本科科例2: 查询询满足条条件：性性别为男男、现学学历为本本科或现现学历为为研究生生的教职职工。应应在数据据域填写写：性别 = 男男 ANDD （现现学历 =本本科 OR 现学历历 =研究生生）例3：查查询满足足条件：性别为为男、现现学历为为本科或或现学历历为研究究生，出出生日期期小于等等于044-1-1或者者行政编编码等于于1的教教职工。应应在数据据域填写写：性别 = 男男 ANDD （现现学历 = 本科 ORR 现学学历 = 研研究生）AND 出生日日期 CCVDAATE（04-1-11）OOR 行行政编

23、码码 = 1例4：查查询满足足条件：性别为为男、出出生日期期大于662-11-1、政政治面貌貌为党员员、现学学历为本本科、民民族为汉汉的教职职工。应应在数据据域填写写：性别 = 男男 AAND 出生日日期CCVDAATE（62-1-11）AAND 政治面面貌 =党员员 AAND现现学历 = 本科ANDD 民族族 =汉关于“行政职职务”和“行政编编码”的填写写与查询询：“行政职职务”栏填：校长、书书记、副副校长、副副书记、工工会主席席、教务务正副主主任、政政教正副副主任、团团委书记记、教师师、职员员、工人人、其它它。“行政编编码”栏填写写数字：1、22、3、44、5、66、7。其其含义如如下：正

24、校级领领导填11、副校校级领导导填2、中中层领导导填3、教教师填44、职员员填5、工工人填66、其它它填7。如“行政政职务”填“教师”，“行政编编码”填编码码“4”，在在查询“行行政编码码”时，只只要输入入编码44，就可可以查出出全校的的所有“教教师”来来。设置打打印标题题。随机机打印（打打印当前前内容），标标题需根根据查询询内容自自己拟定定。单击“选选项”，单击击“设置打打印标题题”，进入入“设置打打印机输输出标题题”对话框框，在输输入打印印标题栏栏内，输输入自拟拟标题名名称，单单击“OK”键键即可。打印。打打印三种种报表。打印当当前内容容：即随随机打印印。打印印屏幕显显示的查查询内容容。打印个个人资料料：打印印教职员员工个人人档案的的全部资资料，即即可单选选，又可可多选。选选中变兰兰后才能能执行打打印命令令。每人人1张。如如用彩色色打印机机，可打打出彩色色相片。打印教教职员工工名册。排序。将将“出生年年月日”、“参加工工作时间间”等信息息，是升升序排列列还是降降序排列列。4、统计计菜单。主要是统计和打印输出教职员工基本情况报表。进入系统，点击“统计”菜单，进入“统计”对话框。即可查看看或打印印输出教教职员工工情况统统计表。8