2022年公司印章证照管理制度.docx

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1、精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_名 称印章、证照治理制度页 数1/5公司印章、证照治理制度第一章总就为加强公司印章、 证照治理, 爱护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性, 特制定本制度.人力行政部负责公司印鉴及证照治理工作, 发放、回收印章及证照,监督印章及证照的保管和使用.其次章 公司印章、证照类别说明一、印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、

2、法人章、各部门章等印章.二、证照包括公司营业执照（正、副本） 、组织机构代码证（正、副本） 、银行账户、税务登记证及公司开展经营活动所需的其他证照.第三章公司印章、证照保管一、公司的公章、法人章、合同章由公司行政部治理.财务专用章由公司财务部治理. 各治理部门必需设专人进行治理,特别情形不能按以上岗位规定治理的,由公司负责人支配专人进行治理,各部门章由部门负责人治理.二、公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证及其它证照由公司行政治理部负责统一治理,治理落实到个人.三、公司各部门必需明确各印章、证照治理责任人.第四章公司印章、证照治理一、印章、证照使用前应填写 公章使用登记

3、表 或证照使用登记表（见附件 1、2）,并报行政部负责人审批.对于重要文件,如合同、协议、对外承诺 等文件,必需填写印章、证照使用申请单,由部门负责人、总经理签字后, 方可使用.二、对公司的各种证照复印件要加强治理,各部门在使用复印件办理业务时可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页,共 7 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_北京博兴宝信息技术

4、有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_名 称印章、证照治理制度页 数2/5必需在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用）. 三、证照的使用治理1、各部门因工作需要, 借阅、借用、复印证照资料, 须到行政部门填写 证照使用申请表写明事由及拟用证照资料名称、件数、归仍期限等,经部门负责人及行政部负责人签字确认后,可以到行政部门办理相应手续.2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务,其它任何人提出的任何要求,均不予受理.3、凡借阅、借用证照资料,必需在申请日期内归仍,不能按时归仍的应申请延期,手续与

5、上述1 相同,但最长不得超过7 天.4、公司证照不得丢失、损坏.如显现损坏或丢失,除立刻向主管领导报告外,要立刻与发证机关联系,准时办理证照的挂失和补办手续.5、公司的营业执照正、副本不得外借,不得与其他单位、组织及第三人共同使用.不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、 个人供应担保、 贷款、抵押,也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款6、电子档证件必需妥当储存,在对外办理业务时需依据公司规定并结合客户需要传送文件.7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同,不得利用证照进行违法活动等.四、印章的使用治理1、印章的刻制、启用（1）公司各部门需刻制印章时,按要求填写印章刻制申请表

6、,报部门经理审核,总经理审批.申请批准后,由行政部负责统一刻制,启用前颁布印鉴启 用通知的红头文件,在启用日期前使用视为无效.（2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后,依据工作需要方可申请刻制该部门印章.（3）各种印鉴均由行政治理部颁发,颁发时应留下印模并登记备案.（4）专人领取印鉴时,需要印鉴备案表上签字.（5）印章丢失时应立刻向公司负责人报告,并依法公告作废,重新刻制.2、印章的使用、停用（1）公司的印章未经公司负责人批准和授权,不得擅自重刻、复制、注销.（2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同,不得利用印章进行违法活动等.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学

7、习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页,共 7 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_名 称印章、证照治理制度页 数3/5（3）公章、合同专用章的使用打算权为总经理,其它各印章的使用打算权由总经理依据实际工作需要进行授权.（4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时,必需报清

8、用印目的, 经部门负责人审核后,填写用印登记表,经行政部负责人、总经理签字后方 可用印.重要合同及公司级文件需用印, 总经理因事不在, 可电话向总经理汇报,确认后方可使用,事后补办手续.（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章.（6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用.（7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样转变等情形需启用新印章时, 旧印章停止使用,由行政治理部下发关于停止xx 印章使用的通知.（8）行政部将停用的作废章收回,经总经理批准,应封存的予以切边或存入档案里封存,无须封存的就销毁.3、用印的方法（1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章.（2）正确按行文

9、规定和格式要求加盖印章.文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章,副本也要盖章.五、正常情形下印章或证照严禁外携,如有特别需要,依据以下程序办理：1、使用人填写印章、证照使用申请单 ,由部门负责人、总经理签字.2、印章或证照外携,使用时始终保持两人同时在场,并保证印章或证照的安全.3、外携印章或证照使用完毕后应快速归仍印章保管者,办理交接手续.4、公司内部使用的文件,除特别要求外可省去公章.5、如需使用证照的复印件,证照保管者对其理由进行审查,无疑问后可依据手续,填写印章、证照使用请示单,行政部负责人签字后方可使用.六、证照治理责任人离调职时,应按离职制度的规定填写移交单,并逐项清点移交.

10、第五章介绍信治理一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具.二、保管人员在开具介绍信时,应对事由把关,难以把握的事由应请示公司领导后再打算是否开具.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页,共 7 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_

11、名 称印章、证照治理制度页 数4/5三、严控开具盖有公章的空白介绍信.如确需开具,当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具.事后,当事人要书面报告使用情形.四、介绍信开具后,如因情形变化未使用,应退仍保管人员,将其贴在原存根处,并注明缘由.五、介绍信存根应存档备查.第六章 证照的年检公司必需依据各的有关部门（工商局、税务局等）的要求,按时办理各种证照的年检、变更、更换工作,保证公司经营主体资格符合法律法规的要求.一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理：1、行政类证照由行政部门专人负责办理.2、财务类证照由财务部门专人负责办理.3、其他证件由最初办理证件的部门办理,证件归属部门负责在规定的时

12、间内完成手续办理和申报详细工作.二、依据企业年度检验方法第五条的规定,年检起止日期为每年的3 月1 日至 6 月 30 日.登记主管机关在规定的时间内,对企业上一年度的情形进行检查.行政部负责人应当于3 月 15 日前向登记主管机关送报企业年检材料.第七章相关责任一、证件治理人治理的全部证件都应有清单和目录,确保证件数量的精确性,对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认,证件治理人负有登记的准时性和完整性的责任.二、证件借阅人负责借阅期间的文件保管,确保公司证件的完整性和干净性,使用完毕后应准时归档.借阅,不得将证件转借其他人使用.三、公司有以下违规情形之一的,赐予责任人通报批判,并依据造成的不

13、良影响、名誉损毁和经济缺失程度,对责任部门和责任人赐予相应的违规惩罚：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页,共 7 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-006版 本A修改状态0可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_名 称印章、证照治理制度页 数5/51、证照使用、保管单位（部门）和个人擅

14、自翻动、复印或外借公司证照类 文件,对责任人赐予 500 元罚款, 后果严峻的加倍惩罚并赐予扣除全年绩效工资的处分.触犯法律的,立刻开除并移交司法机关处理.2、不按规定上报资料,造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按时办理的,给公司造成缺失者,视情节轻重进行200-500 罚款.3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和治理规定,造成不良后果的,视情节轻重进行200-500 元罚款.4、不按公司证照治理方法使用证照而被投诉,造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的,对责任人赐予300 元罚款.5、印章、证照借出期间,要妥当保管.如遇证、照丢失,要准时上报公司并

15、按有关规定刊登公告,声明作废,补证的一切费用由当事人负责,并惩罚款300 元.此外如情节严峻,仍将追究责任人的法律责任.7、如发觉伪造公司证照和印鉴时,应立刻向公司汇报,开除当事人并由公司协作司法部门追究当事人的刑事责任.8、超出审批范畴使用公司证照的外部人员,对责任人罚款500 元.造成严峻缺失和影响者追究其法律责任.第八章附就一、本制度由行政部门负责说明及修改.由总经理办公会批准后执行.该规定可以依据实际情形进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批 准后生效 , 且自动替代以前的版本.公司全体员工应遵循最新版本的规定.二、本制度自下发之日起实行.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品

16、_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页,共 7 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -公章使用登记表日期用章缘由使用人姓名公司领导签字备注公司证照使用登记表日期使用缘由使用人姓名公司领导签字备注可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页,共 7 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页,共 7 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载