（财务内部审计）工程设备采购专项审计报告.docx

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1、（财务内部审计）工程设备采购专项审计报告 （财务内部审计）工程设备 选购专项审计报告密级：机密隐私内部公开 *股份有限公司审计部 审计报告主送：工程部、HR 水电工程科 报送：*经理、刘*主任、刘*董事长 抄送：总监、*副总经理、*独立董事、*董事 书目 页数 项目概述3审计总体结论3 审计发觉与建议7 后续跟踪71、项目背景应公司董事会要求，审计部于2010年5月4日起对工程部、HR水电工程科涉及的工程设备选购事项进行专项审计。2、审计目的希望通过此次工程设备选购专项审计，达到以下预定目标：（1）了解公司有关工程设备选购现状；（2）发觉工程设备选购事项的内控缺失；（3）改善工程设备选购流程。

2、3、审计范围（1）业务范围：工程部与HR水电科涉及到工程设备选购事项；（2）期间范围：2009年1月至2010年3月；（4）组织范围：工程部、HR水电工程科、生产部、财务部、总经方法务；（5）流程范围：公司现有涉及到工程设备选购的流程规范、外部法规要求； 4、审计方法本次专项审计采纳了以下审计取证方法：（1）对合同及公司制度执行状况的检查； （2）对相关人员进行询问、访谈； （3）对选购价格进行审查、询价； （4）对有关数据及检查状况进行计算；本次工程设备选购专项审计主要方向为制度检查、合同及价格审查、内控建设与改善。依据审计人员审计发觉，并依照审计发觉、合规规范、审计建议的顺序列示如下：1、

3、不相容职务没有分别，部门牵制无法达成（1）审计发觉：被审计部门负责供应商开发、询价、议价、签订合同、设备验收、跟进付款等选购主要流程。（2）合规规范：选购流程中需求部门、供应商开发、询价议价、确定并签订合同、设备验收、跟进付款等不相容职务应分别。（3）审计建议：根据工程设备(标准型号)选购流程图的思路由选购部起草工程设备（标准型号)选购程序文件，由总经理批准后实施。 （3）审计建议：加强供应商档案管理，结合供应商管理及辅导程序， 部门建立供应商信息登记和储备制度。3、供应商或加工方资质调查（考核）执行内容缺失 （2）合规规范：对于工程设备选购必需明确技术指标和参数，同时进行供应商资质考察，避开

4、设备技术缺陷和修理难度。（3）审计建议：参考品管部制订的供应商认证细则，选购部门与工程技术部门等部门进行必要的现场考察和技术询问，并提交书面资质技术认证报告。4、询价力度不够，没有货比三家，影响公司选购成本（1）审计发觉：被审计部门在比价时供应商个数一般都少于3家，有时仅有1家。审计部在随机抽取工程部3个标准设备进行价格审查，占工程部标准设备选购总数的6%，取得的抽查报价有8家，有82%低于公司选购价格，其中东莞*机报 价为12万元（我司选购价格为12.4万元）。HR水电工程科刘献祥主任建议装修、协助 安装类非标工程报价供应商建议有两家或以上，通过所作工程项目的牢靠性和信益度建议长期固定1-2

5、家进行相应工程制作。（2）合规规范：选购询价原则上是货比三家。（3）审计建议：原则上设备选购应当货比三家，若达不到，需提ft书面看法经主管副总批准方可。同时实行多种渠道进行价格询问，建立价格信息库。5、工程设备选购立项尚无规范程序（1）审计发觉：工程部从2010年度启动工程设备选购立项工作，但有些工程立项与实施时间连接较紧。经询问生产部*经理了解到，有些立项指标并未经运用部门会商，立项也未经其会签，可能造成生产线人员编制剩余。工程部李工说明为由于生产部签阅立项看法时间较久，影响工程进展安排，所以后期没有再找生产部会签。（2）合规规范：立项目的是为了改善工艺，达成年度生产目标，所以立项应经各部门

6、共同会商制订。（3）审计建议：启动工程设备革新立项安排工作，实行由上而下与由下而上相结合的立项安排，同时由工程部牵头起草立项规范程序，明确立项流程及方法。6、 工程验收制度未完全履行（1）审计发觉：HR水电工程科存在部分工程设备尚无验收单据或验收时间与竣工时间间隔3个月以上情形。HR水电工程科经办的某些工程存在一个部门（HR 水电工程科）验收的状况。工程部的设备验收虽是运用部门与工程部共同验收， 但运用部门大多是班组长签字，生产部主管或经理没有签名确认，且班组长签字内容大多为符合要求、满意生产须要等词句，没有明确详细设计指标数据。（2）合规规范：设备或装修都应验收，且应当是运用部门与工程技术部

7、门共同验收合格方可。（3）审计建议：已与工程部陈*、HR水电工程科刘主任就工程设备验收单提ft验收工作需运用部门与工程技术部门共同验收，且运用部门负责人需在验收单上签字确认达到技术合作协议中的某些指标（涉及保密性指标不会写在验收单上）。7、加工方未供应合作开发的非标设备技术图纸（1）审计发觉：非标设备加工方未供应给我司相关非标设备的机械原理图和电气线路图等相关技术图纸信息。工程部李工说明为公司已有部分设备的易损件图纸和编程源程序。 8、合同未盖章、总经理未签字已实施、未签保密协议和技术协议等（1）审计发觉： HR水电工程科 工程部 备注 抽查份数 10份 42份合同总数 35份 251份抽查比

8、例 28.6% 16.7% 问题点1 2009年HR水电工程科的二栋一楼男厕所蹬位隔墙安装修理工程，合同签订日期早于总经理批准请购单日期7份合同未签订保密协议，占抽查总数的17%问题点2 法务专员在审查合同时发觉HR水电工程科有关装修工程未附工程图纸，且有部分合同未经其审核，或者是法务审核后其它人员又 自行添加相关条款。 3份合同未签技术协议，占抽查总数的7%问题点334份合同未加盖公章或选购合同章（总经理已签名）， 占抽查总数的80.9% 问题点4在抽查的35份已签保密协议的合同中，有28份违约金额处画/，有7处违约金额处为10000元，合同总额 与违约金比例严峻不符问题点5有3份合同（编号

9、为*-GWS20091128、*2009092101和 *2009111807的合同标的总额分别为29万元、39.2万元和14.1万元，总经理未签名，占抽查总数的7.1% 工程部李工说明为总经理ft差，电话中口头授权生产王 总代签合同。（2）合规规范：根据公司规定有关合同必需签订技术协议和商务保密协议；2009年11月1日实施的财务审批制度中明确规定超过2000元的请购单、合同批准人为公司总经理。合同一般是在公司法人或授权签字人签字、盖章后方可生效，除例外状况外。公司应建立书面的合同评审制度，并由相关专业人士对各类合同建立公司的格式合同，明确合同应当含有的附件内容。（选购与付款限制管理制度中

10、2.3.2条提ft要根据选购限制程序进行合同评审，但选购限制程序中并未提及合同评审相关内容，仅有选购订单审批权限设置。而且合同评审的范围不应局限于选购合同，涉及公司对外签订的合同都应由法务审核，必要时应由合同评审小组签署看法。财务审批制度中对涉及合同、订单的审核、审批权限有详细规定）（3）审计建议：第一、由工程部对未加盖公章或选购合同章的合同进行补盖印章；其次、由总经方法务专员起草合同评审管理制度，经总经理批准后实施； 第三、对于保密协议中的保密期限与违约金金额，由法务专员依据有关规定和公司实际状况制定相关期限和比例，经总经理批准后实施；第四、对于已返还供应商的合同，可以实行发回补盖（若设备已

11、完成验收并交付运用，可以不用补盖）； 对于未签订保密协议的补签保密协议；对于保密协议金额空白或划/的，签订补充协议，明确保密期限和金额。由法务专员制订有关合同的标准格式，经公司高管签阅后受控并实施。（在公司OA上已有部分格式合同，但经询问法务专员*证明，部分格式合同已失效或与现行的不符，同时也存在部分格式未上传的状况。）依据报告中的内容，与业务部门达成共识，制定改进安排如下,我们将在2010年11月实施后续跟踪: 序号 问题点 反馈看法 责任人 完成时间 1 审计发觉与建议号 由选购部制订工程设备选购程序文件 * 2010-6-15 2 审计发觉与建议号 加强资料档案管理 * 2010-6-10 3 审计发觉与建议号 工程设备立项程序文件 李*斌 2010-6-15 4 审计发觉与建议号工程设备验收单改版 *群 2010-5-30 5 审计发觉与建议号 取得全部技术资料及图纸，完成存档、保密受控 李*斌 2010-6-15 6审计发觉与建议号 补签保密协议 李*斌 2010-6-15 7 审计发觉与建议号 由法务起草合同管理制度（含评审）冯* 2010-5-30 8 审计发觉与建议号 由法务制（修）订标准格式合同（含技术协议、保密协议）冯* 2010-5-30