采购部规范化管理.doc

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1、 采购部管理手册目 录第一章 采购部组织结构与责权4第一节 采购部职能与组织结构5一、采购部职能5二、采购部组织结构6第二节 采购部责权11一、采购部职责11二、采购部权力13第三节 采购部管理岗位职责14一、采购总监岗位职责14二、采购经理岗位职责14三、采购主管岗位职责16四、采购稽核员岗位职责16第二章 采购方案管理18第一节 采购方案岗位职责19一、采购方案主管岗位职责19二、采购方案专员岗位职责20三、采购预算专员岗位职责20第二节 采购方案管理制度21一、采购预算管理制度21第三节 采购方案管理表格23一、采购申请单23二、生产请购单23三、设备采购申请表24四、物资采购方案表25

2、五、订单采购方案表25第三章 供给商开发与管理26第一节 供给商开发与管理岗位职责27一、招标采购主管岗位职责27二、供给商管理主管岗位职责27三、供给商管理工程师岗位职责28四、供给商开发专员岗位职责29五、供给商管理专员岗位职责30第二节 供给商开发与管理制度31一、供给商管理制度31二、供给商筛选制度35第三节 供给商开发与管理表格37一、供给商调查表37二、供给商筛选表38三、合格供给商列表39四、供给商登记变动申请表39第四章 采购价格、谈判与合同管理40第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责41一、采购合同主管岗位职责41二、采购询价专员岗位职责41三、采购谈判专员岗位职责42四

3、、合同管理专员岗位职责43第二节 采购价格、谈判与合同管理制度44一、采购合同管理制度44第三节 采购价格、谈判与合同管理表格47一、询价单47二、采购询价记录表48三、采购谈判方案表48四、采购谈判记录表49五、合同签订审批单49六、合同信息统计表50第五章 采购进度控制51第一节 采购进度控制岗位职责52一、采购进度控制主管岗位职责52二、采购跟单员岗位职责53第二节 采购进度控制管理制度54一、采购进度控制制度54第三节 采购进度控制管理表格55一、采购订单55二、采购进度控制表56三、采购物资跟催表56第六章 采购质量控制57第一节 采购质量控制岗位职责58一、采购质量控制主管岗位职责

4、58二、采购检验专员岗位职责58第二节 采购质量控制管理制度59一、采购物资检验制度59第三节 采购质量控制管理表格63一、采购检验报告63二、采购质量控制表63第七章 采购结算管理65第一节 采购结算岗位职责66一、采购结算主管岗位职责66二、采购结算专员岗位职责66第二节 采购结算管理制度67一、采购结算付款管理制度67第三节 采购结算管理表格70一、预付申请表70二、付款申请表70三、采购付款进程表71四、采购支出证明表71五、采购结算清款表71第八章 采购本钱控制72第一节 采购本钱控制岗位职责73一、采购本钱控制主管岗位职责73二、采购本钱控制专员岗位职责73第二节 采购本钱控制管理

5、制度74一、采购本钱控制制度74第三节 采购本钱控制管理表格77一、采购实施记录表77二、采购付款申请表78三、采购本钱汇总表79四、本钱差异汇总表79五、采购本钱比拟表80第九章 采购绩效管理81第一节 采购绩效管理岗位职责82一、采购绩效主管岗位职责82二、采购绩效专员岗位职责83第二节 采购绩效管理制度83一、采购绩效考核制度83二、采购人员行为标准87第三节 采购绩效管理表格89一、采购绩效考核表89二、采购绩效改良表90三、采购绩效奖惩表90第一章 采购部组织结构与责权第一节 采购部职能与组织结构一、采购部职能采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并

6、执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使以下职能。一建立采购部组织结合企业实际情况和开展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。二建立健全采购管理制度体系根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，标准采购作业。三采购方案管理在调查和分析采购需求的根底上进行采购决策，编制采购方案与采购预算，指导采购活动。四供给商管理根据采购方案进行市场调研，选择、评审、考核供给商，建立并完善供给商档案。五采购价格管理建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。六采购合同管理组织合同评审

7、，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。七采购进度控制监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供给及时。八采购质量控制建立采购认证体系，对供给商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。九采购本钱控制严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展本钱分析，有效控制采购本钱。十采购绩效管理定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改良方案，提高采购绩效。二、采购部组织结构不同的企业，其采购部职位设置也不同。企业为确保采购职能的实现，在设

8、计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与开展规划，内外部环境，管理水平，供给市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。一按企业规模设计采购部组织结构1.中小型企业采购部组织结构中小型企业采购部组织结构如图1.1所示。采购部经理采购专员采购专员图1-1 中小型企业采购部组织结构例如2大型企业采购部组织结构大型企业采购部组织结构如图1-2所示。采购总监采购方案主管采购办公室采购方案专员采购预算专员采购专员A采购主管采购合同主管采购专员B采购合同专员采购结算专员文员供给商质量专员采购本钱控制专员采购部经理经理助理图1-2 大型企业采购

9、部组织结构例如二按职能设计的采购部组织结构根据采购过程中的职能不同，采购部的组织结构如图1-3所示。采购部经理采购质量主管采购结算主管采购本钱控制主管采购绩效主管采购检验专员采购结算专员采购本钱分析专员采购绩效专员采购总监供给商管理主管管采购合同主管方案专员预算专员供给商关系维护专员采购合同管理专员采购方案主管进度控制主管采购跟单员总监助理图1-3 按职能分工设计的采购部组织结构例如三按专业分工划分的采购部组织结构假设按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图1-4所示。采购部经理采购助理来源开发专员询价专员比价议标专员决标签约专员履约专员图1-4 按专业分工设计的采购部组织结构例如四

10、按采购物资类别设计的采购部组织结构按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图1-5所示。一般物料组采购主管采购员A采购部经理采购助理采购员B采购员A采购员B零部件组采购主管采购员A采购员B机器设备组采购主管主要原料组采购主管采购员A采购员B图1-5 按采购物资类别设计的采购部组织结构图例如五按采购地区设计的采购部组织结构按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图1-6所示。国内采购经理国际采购经理总监助理内勤A区采购主管B区采购主管内勤亚洲区采购主管欧美区采购主管采购专员采购总监采购专员国际采购专员国际采购专员图1-6 按采购地区设计的采购部组织结构例如六按采购渠道设计的采购部组织结构按

11、采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图1-7所示。采购部经理采购助理采购总监网络采购主管驻厂采购主管市场采购主管驻厂采购专员网络采购专员市场采购专员图1-7 按采购渠道设计的采购部组织结构例如七按行业设计的采购部组织结构1超市采购部组织结构超市采购部的组织结构如图1-8所示。采购总监采购办公室核算员数据分析员录入专员采购合同管理专员家居百货采购经理食品采购经理生鲜采购经理买手里手排面员总监助理A类产品采购主管B类产品采购主管C类产品采购主管D类产品采购主管鱼类采购组肉类采购组蔬菜类采购组熟食类采购组面包类采购组图1-8 超市采购部组织结构例如2酒店、宾馆采购部组织结构酒店、宾馆采购部的组织结

12、构一般如图1-9所示。采购部经理采购副经理采购主管收货主管仓储主管办公室采购专员A采购专员B收货专员A收货专员B仓储专员A仓储专员B统计员报关员文员图1-9 酒店、宾馆采购部组织结构例如3工程工程采购部组织结构房地产、建筑施工企业的工程工程采购包括工程承包、分包招标采购和工程材料采购。同时，工程工程采购可分为企业统一采购、工程采购、统一采购与工程采购相结合三种采购方式，工程工程采购部的组织结构如图1-10所示。工程工程总监工程工程招标采购经理工程材料采购经理工程经理招标采购主管招标采购专员招标采购文员材料采购主管材料采购专员A材料采购专员B材料设备经理工程采购主管材料采购专员A材料采购专员B图

13、1-10 工程工程采购部组织结构例如第二节 采购部责权一、采购部职责一生产制造企业采购部职责从生产制造企业全面质量管理的角度来看，采购部承当的职责始于接请购单之前，并延至填写订单之后，包括审核采购申请、采购谈判、采购议价、订货、验收、退货等。其岗位职责如图1-11所述。职责1根据生产方案和平安库存编制不同时期的物资采购方案，经批准后实施编制采购预算，经批准后实施审查各类请购申请，核查采购的必要性、请购规格与数量是否恰当收集、整理供给商资料，建立供给商管理档案，定期评估供给商做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存收集市场的价格信息，利用各种途径降低本钱，完成采购本钱

14、控制指标实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、下订单、跟单、催货、结算等做好市场供求信息及价风格查，实现优质采购，确保生产及经营活动的需要职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理工作其他相关职责职责9职责10图1-11 生产制造企业采购部职责二商场、超市采购部职责对商场、超市而言，采购部主要负责新商品、新工程的开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护工作。其具体职责如图1-12所述。职责1确定商品定位取向，开发引进适销商品通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的陈列

15、效果根据市场需要，组织、审核并落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反应信息根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性跟踪分店销售情况及配送中心配送信息，及时补充货源及时处理滞销、损坏的商品职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责商品资料的维护工作，保证商品资料信息的准确性负责采购部与分店、配送中心以及供给商之间的信息沟通工作职责9职责10跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据负责商品采购合同档案管理工作职责11职责12其他相关职责职责13图1-12 商场、超市采购部职责二、采购部权力采购部的权力如图1-

16、13所示。权力1建立采购部规章制度，并对公司的开展、规划提出建议设定采购方式、支配额度内资金代表公司选择、评估、确定合格的供给商在方案范围内，代表公司对外签署采购合同在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力有处理公司废旧物资、损坏物资的权力对于不合格的供给商，有索赔、解除供给关系的权力对请购方式、手续权限、进度控制有监督权权力2权力3权力4权力5权力6权力7权力8对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权其他相关权力权力9权力10图1-13 采购部权力第三节 采购部管理岗位职责一、采购总监岗位职责采购总监的主要工作是全面主持企业采购工作，规划、指导和协调企业所

17、需物资及相关效劳的采购，确保物资供给及时，所采购物资质量达标，降低采购本钱。采购总监的岗位职责如图1-14所示。职责1参与企业规划目标、规章制度、重点工作方案的制订，并组织贯彻执行根据企业经营目标制订采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持组织制定采购部相关规章制度、工作标准和工作方案，并监督、检查执行情况审核采购工作方案的制订、分解、实施及考核，并准确传达和执行企业的指导精神组织建立物资采购的供给系统，多方面开拓供给渠道，并对供给商进行管理指导、监督、考核部门人员，根据工作需要提出人事调整建议，控制部门人事费用和人员编制汇总、审核下级上报的月度预算，并参加企业月度预算分析和平衡会议审查

18、部门预算外的临时性采购需求，审核临时采购方案，报总经理批准后执行职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8完成上级领导交办的其他工作职责9图1-14 采购总监岗位职责二、采购部经理岗位职责采购部经理主要负责企业所需物资的采购及采购部的日常管理工作，其岗位职责如图1-15所示。职责1执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经采购总监审批后执行根据企业经营方案，制订物资采购方案与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存本钱监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况参与开发、选择、处理与考核供给商，建立供给商档案管理制度，对不合格供给商进行处理负责采购进度控制，指导监督跟单

19、、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时审核年度、季度、月度需求方案，统一采购，减少开支，提高资金运营效率组织对采购物资的国内外市场行情进行跟踪，负责采购价格的控制工作，并预测价格变化趋势主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制采购报告并呈上级领导审阅负责进行紧急采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供给商联系，协商处理方法职责9职责10负责采购人员的绩效、培训等管理工作负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务负责本部门的日常管理以及和与其他

20、部门间的协调工作完成领导交办的任务完成上级领导交办的其他任务职责11职责12职责13图1-15 采购部经理岗位职责三、采购主管岗位职责采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购管理及部门管理等工作，具体如图1-16所示。分派、指导、监督采购人员的日常工作编制单项物资的采购方案，并监督实施在采购部经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用协助采购稽核员标准采购政策和行为，确保公司利益制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库参与供给商信息的分析以及供给商的选择与评估工作签订和送审小额采购合同职责1职责2职责3职责4职责5职责6职责7编制单项采购活动的分析总结报告完成上

21、级领导交办的其他工作职责8职责9图1-16 采购主管岗位职责四、采购稽核员岗位职责采购稽核员的岗位职责是负责稽核采购人员及其采购行为，以确保采购人员的行为符合公司标准，具体如图1-17所示。职责1对采购管理制度、采购人员行为标准及采购流程等内控程度进行稽核对采购需求合理性、产品与效劳价格进行稽核对供给商选择与评审、采购价格谈判进行稽核检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否依据相关规定办理完成上级领导交办的其他工作审核合同内容是否合法并检查合同的执行情况对采购物资的质量与数量进行稽核职责2职责3职责4职责5职责6职责7图1-17 采购稽核员岗位职责第二章 采购方案管理第一节 采购方案岗位职责一

22、、采购方案主管岗位职责采购方案主管在采购经理的指导下全面管理企业的采购方案，组织编制采购方案和采购预算，并对其执行情况进行监督检查，确保企业的生产、经营活动顺利、有序地进行。采购方案主管的岗位职责如图2-1所示。职责1根据企业经营开展战略及生产销售方案，组织制订年度、季度、月度采购总体方案与预算汇总企业物资材料的月度申购方案，结合年度方案，制订详细的月度采购方案组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况监控采购方案的执行并协调采购进度，组织编制增补方案或临时方案实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪平衡采购方案，并根据生产、销售的实际情况随时调整采购供货期监控库

23、存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平职责2职责3职责4职责5职责6职责7深入了解市场的竞争态势，多方收集供给商信息，不断拓宽供货渠道定期向采购经理汇报采购方案的执行情况及存在的问题职责8职责9完成领导交付的其他工作职责10图2-1 采购方案主管岗位职责二、采购方案专员岗位职责采购方案专员的岗位职责是协助采购方案主管编制采购方案，具体如图2-2所示。职责2分析原材料、零部件历史消耗数据，依据生产方案编制物料需求方案依据物资需求方案和物资的库存情况编制各阶段采购方案对非方案备货物资，根据订单要求编制临时采购方案，以满足供货要求完成领导交办的其他工作职责3职责4职责5参与编制企业物资采购方案，并监督实施职责1图2-2 采购方案专员岗位职责三、采购预算专员岗位职责采购预算专员的岗位职责是协助采购方案主管编制采购预算，并监督预算的执行情况，具体如图2-3所示。职责1协助采购方案主管编制企业年度采购预算方案并报相关领导审批协助采购方案主管监督采购预算的执行情况根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案，层层上报对采购预算执行情况进行分析和报告完成上级领导交付的其他工作职责2职责3职责4职责5图2-3 采购预算专员岗位职责结束