IMP-035知识产权文件管理控制程序.docx

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1、文件类别和属性上层文件知识产权管理手册文件属性控制程序文件模块属性1文件管理维护部门体系办文件编号版 本A0文件管理控制程序拟制/日期：审核/日期：批准/日期：历史修订记录版本修订内容概述修订人修订日期分发 部门区1体系办区1财务部区市场部区1制造部区1研发部区1品质部区1供应链中心区1总务部区1实验中心区1工程部此文件共5页文件管理控制程序1、目的对与本公司知识产权管理体系运行有关的文件进行有效控制，确保各相关部 门使用的文件为有效版本。2、范适用于公司各部门与知识产权管理体系有关的文件控制，包括手册、程序文 件、记录文件等体系文件和相关知识产权外部文件的控制。3、职责总经理负责批准发布知识

2、产权管理手册及程序文件。3.1、 管理者代表负责审核知识产权管理手册和程序文件，并组织对现有体系程 序文件的定期评审。3.2、 各部门负责本部门相关文件的编制，各部门指定人员负责管理与本部门相 关的带有“受控”标识的文件。3.3、 体系办负责知识产权手册、程序文件的发放和管理。3.4、 各部门负责本部门与知识产权管理体系有关的文件的收集、整理和归档。4、程序文件分类及保管4.1.1、 知识产权手册和程序文件，由体系办备案保存。4.1.2、 其他知识产权文件：可以是针对特定产品、工程或合同编制的知识产权计 划、规范等，各种与知识产权活动有关记录，由各相应部门保存、使用，并形成 记录。4.1.3、

3、 专利权相关的文件（包括专利权证书、专利著录工程变更合格通知书以及 专利权转让协议等）由体系办备案保存。4.1.4、 其它管理文件，如各种行政管理制度，局部外来的管理文件，包括与知识 产权管理体系有关的政策、法规文件等，由财务部保存。4.2、 文件的编号421、知识产权管理体系文件的编号421.1、目标类、手册文件和管理制度编号格式如下：第2页共6页文件编号：版本：A0A、目标类和手册文件编号格式如下：KQTL - IMM- XXX顺序号体系代号、手册代号公司代号例：KOTL-IMM-001广东体系手册001号文件。B、管理控制程序类文件编号格式如下：KQTL- IMP-义 X序号体系程序文件

4、知识产权体系管理缩写例：KOTL-IMP-001,广东体系程序文件001。C、知识产权记录类文件编号格式如下：ISO- FM -义 X序号表单文件部门代码例：ISO-FM-001,体系办表单文件001。市场部MKT;财务部FIN;供应链中心SEM;总务部ZW;实验中心LAB;体系办ISO;工程部PE;研发部RD;制造部MFG;品质部QC4.3、 文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：a）知识产权管理手册和程序文件由行政部组织编写、管理者代表审核、上第3页共6页第3页共6页文件编号：版本：A0 报总经理批准发布，由体系办负责登记发放；b）各部门其它知识产权管理文件

5、由行政部组织编写，由管理者代表审核， 总经理批准，报体系办备案，并负责发放。4.4、 文件的保密涉及公司的技术秘密和商业秘密的文件属于保密文件，或者由公司管理者指 定保密的文件属于保密文件。文件的保密等级分为三级，分为：绝密、机密、秘 密。一般文件文件为普通等级，不属于保密文件。所有保密文件必须在该文件上 加盖说明其保密等级状态的印章。保密文件的管理参照商业秘密管理制度执 行。4.5、 文件的更改a）知识产权手册和程序文件由体系办负责更改，填写文件更改审批单， 经管理者代表审核、总经理批准后更改发放，行政部应保存文件更改内容的记录;b）其他文件的更改由各相应归口部门更改，填写文件更改审批单，经

6、主 管负责人审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一 性。4.6、 文件的领用a）文件使用者应填写文件发放回收登记表，经管理者代表审批方可领用;b）因破损而重新领用的新的文件，分发号不变，并收回相应文件；因丧失 而补发的文件，应在分发号后加“补”字，发放部门作好相应发放签收记录。 4.7、文件的保存、作废与销毁k文件的保存a）与知识产权管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、平安的地 方；b）各部门文件由本部门专人保管，体系办每半年对各部门文件保管情况进 行检杳；c）对于保密文件，公司指定专人保管，并进行记录；d）

7、任何人不得在受控文件上乱涂画改、不准私自外借，确保文件的清晰， 易于识别和检索；第4页共6页第4页共6页文件编号：版本：A0e）任何人离职离岗前，按照“谁发放交还给谁”的原那么，将其所在岗位使 用的所有文件资料交还给相应部门。4.6.2、 文件的作废与销毁a）所有失效或作废文件由相关部门负责及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”章，确保防止作废文件的非预期使用；b）为某种原因需保存的任何已作废的文件，都应进行适当的标识;c）对要销毁的作废文件由相关部门填写文件处理审批单，经相关部门负 责人、管理者代表审核，总经理批准后，由相关部门销毁；d）作废的技术文件如图纸、工艺应报档案室保存。4.6.

8、3、 文件的借阅、复制借阅、复制与知识产权管理体系有关的文件，应填写文件领用、借阅、复 制申请单。属于公司商业秘密的文件，应填写文件领用、借阅、复制申请单, 经相关部门负责人审批后向资料管理人员借阅、复制。复制的受控文件必须由资 料管理人员登记文件编号。4.7、 外来文件的控制参照外来文件管理控制程序的相关要求执行。4.8、 每年由管理者代表组织对现有知识产权管理体系文件进行定期评审，各部 门结合平时使用情况进行适时评审，必须时予以修改、执行本程序4.5条款规定。 4.10、对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。5、相关文件商业秘密管理制度文件编号：5.1、 外来文件管理方法文件编号：6、记录文件文件处理审批单记录编号：6.1、 文档登记表记录编号：6.2、 文件发放回收登记表记录编号：6.3、 文件更改审批单记录编号：6.4、 文件领用、借阅、复制申请单记录编号:6.5、 外来文件清单记录编号：第5页共6页文件编号：版本：A06.7、管理控制程序文件目录记录编号:文件编号：版本：A0第6页共6页