大学外事类档案工作实施细则.docx

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1、XXXX大学外事类档案工作实施细那么（修订 稿）外事类档案是指学校与国外团体或个人在学术研究、科技合作、 人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表 及声像载体材料。一、归档原那么（一）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学 校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（二）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全 过程，保证其完整、准确、系统。（三）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有 机联系，表达涉外工作的职能和特点。二、归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、 讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国

2、际合作、留学生工作等 方面，具体范围见附件。（二）归档的重点是重大涉外和国际合作工程、留学生工作活动 中形成的不同载体的文件材料。（三）在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式 归档，或存复印件、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存 意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。三、不归档的文件材料（一）上级关于外事工作普发（非专指高校）、不办的文件。（二）未定稿的各种文件。（三）未生效的合同、协议书。（四）无查考利用价值的一般性、临时性函件。（五）重份文件、校内各单位发来的文件。（六）与校外单位交换来的材料。四、归档要求（一）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料

3、是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，归档文件材料必须制作 归档文件目录。检查合格后填写移交目录，双方签字盖章各执一份。（二）外事类档案应在次学年6月底前完成归档工作，涉及电 子文件材料的须同纸质文件一并归档。（三）涉及实物类、声像类和内部报纸、刊物类档案的需按照相关工作规范整理归档。附件归档范围和保管期限外事类（WS）WS11综合序号类目名称保管期限1上级有关外事工作文件普发性30年针对本校永久2外事工作规章制度、计划、总结、简报30年3部门工作报告、请不、批复、30年4外事工作统计报表永久5重要外事工作会议材料30年6重大活动、重要会议声像、图片资料永久7其他有保存价值的文件材料WS12

4、出国（境）序号类目名称保管期限1出国（境）人员考察、访问、讲学、出席会议、合作研究相 关文件材料30年2出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书 （复印件）永久3公派出国（境）人员名册、统计报表永久4参加国际比赛、竞赛活动文件材料30年WS13来校序号类目名称保管期限1上级邀请、聘请外籍人士计划、批复和来往函件30年2外国党政官员、各界人士来校参观访问文件材料30年3外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学讲稿、教材等文 件材料永久4来校进修、短期培训研究外籍人士有关文件材料30年WS14国际合作与会议序号类目名称保管期限1中外合作、校际交流协议、合同、工程纪要、备忘录等文件 材料永久2本校完成国际合作工程、成果等文件材料永久3合作工程中国外单位完成工程、成果等文件材料30年4授予外籍人员名誉称号文件材料永久5双方互赠礼品、纪念品永久6国际会议文件材料30年WS15外国留学生工作序号类目名称保管期限1录取审批材料和学籍登记表、学籍卡片永久2毕业生成绩单及名册永久3学位论文及学位证书复印件永久4毕业去向及有关材料永久