excel实用技巧建立人力资源系统1777.docx

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1、用Exccel建建立一套套小型人人事数据据管理系系统前言：在现现实生活活中，很很多小型型企业并并没有给给人事部部门配备备专门的的人事管管理软件件。实际际上，一一套专门门的人事事管理软软件费用用昂贵，而而且不一一定适合合企业的的实际需需求。自己己动手，用用Exccel来来建立适适于本企企业具体体需求的的人事管管理系统统是一个个不错的的选择。Exccel的的功能强强大，而而操作又又很方便便，每月月准确无无误的统统计企业业员工增增减变化化情况，年年底分析析大量的的人事数数据等等等复杂的的工作都都能通过过Exccel轻轻松完成成。现在在我们给给读者朋朋友们提提供这样样一个实实例通过EExceel来建建

2、立一套套小型人人事数据据管理系系统。 正文：首先先我们打打开一个个新的EExceel表建建立一个个人事信信息库框框架，信信息项目目的设置置您可根根据本单单位实际际情况而而定。如如图(一一)所示示:图一 打打开一个个新的EExceel表建建立一个个人事信信息库框框架接下下来请您您不要急急着录入入人员信信息，我我们要对对一些信信息项进进行函数数设置，以以便系统统可以自自动生成成相关信信息，这这会使我我们的工工作产生生事半功功倍的效效果。1、 性别别、出生生月日、年龄的的自动填填充功能能设置我们们先对“性性别”“出出生年月月”“年年龄”进进行函数数设置。当我们们输入某某人身份份证号码码时，系系统便会

3、会自动生生成“性性别”，“出出生年月月”及“年年龄”，这这样就减减少了我我们录入入的工作作量。请请分别选选择性别别、出生生月日、年龄信信息项单单元格输输入下列列公式:(11)性别别: =IF(MODD(IFF(LEEN(EE3)=15,MIDD(E33,155,1),MIID(EE3,117,11),2)=1,男,女)含义义：“LLEN(E3)=155”表示示看E33中是否否有155个字符符;“MMID(E3,15,1)”表表示在EE3中从从第155位开始始提取11位字符符;“MMOD(MIDD()，22)=11”表示示提取的的字符除除以2余余数为11;“IIF(LLEN(E3)=155,MI

4、ID(EE3,115,11),MMID(E3,17,1)”表表示看EE3中是是否够115个字字符，如如果够就就从第115个字字符开始始取1个个字符，如如果不够够15个个字符就就从第117个字字符开始始取1个个字符。我们的的身份证证号码一一般是115位或或18位位。“IIF(MMOD(IF(LENN(E33)=115,MMID(E3,15,1),MIDD(E33,177,1),22)=11,男男,女”表表示所取取字符除除以2如如果余数数为1显显示男，否否则显示示女。(22)出生生年月: =DDATEE(MIID(EE3,77,4),MIID(EE3,111,22),MMID(E3,13,2)含义

5、义：DAATE(YEAAR,MMONTTH,DDAY);“MMID(E3,7,44)”表表示在EE3中从从第7个个字符开开始连续续取4个个字符表表示年，用用类似的的表示方方法一个个人的出出生年月月日便可可以通过过函数设设置表示示出来，如如果为了了看起来来方便，我我们可以以将单元元格格式式设置成成年、月月、日的的日期格格式，这这样显示示的结果果会非常常容易理理解。(33)年龄龄: =DATTEDIIF(GG3,TTODAAY(),YY)含义义：“DDATEEDIFF(daate11,daate22,“YY”)”表表示两个个日期的的差值;“TTODAAY()”表示示系统自自带的日日期即显显示当日日

6、日期;“DDATEEDIFF(G33,TOODAYY(),Y)”表表示今天天的日期期与G33所表示示的出生生月日之之间的年年份差值值，这样样一个人人的年龄龄就会容容易的显显示出来来了。2、 劳劳动合同同期限的的自动生生成和提提前300天定期期提醒功功能设置置劳动动合同管管理也是是人事管管理中不不可缺少少的一部部分，特特别是劳劳动合同同到期续续签问题题更是不不可忽视视。如果果由于我我们的人人为原因因造成了了劳动合合同漏签签、延期期签订等等问题可可能会给给公司以以及员工工个人带带来一定定的损失失。从一一个人入入职签订订试用期期合同开开始，再再到签订订正式劳劳动合同同以及后后来的续续签劳动动合同，一

7、一系列的的日期如如何能够够让系统统自动生生成，并并且形成成系统提提前300天自动动提醒我我们的功功能呢？这需要要对一些些信息项项进行函函数设置置。如图图(二)所示:图二 信信息项进进行函数数设置(11)试用用期到期期时间: =DDATEE(YEEAR(P3),MOONTHH(P33)+33,DAAY(PP3)-1)含义义：“DDATEE(YEEAR(),MMONTTH(),DAAY()”显显示指定定日期;在这这里我们们假设试试用期为为3个月月，我们们需要在在Q3单单元格中中输入上上述公式式，其中中MONNTH(P3)+3表表示在此此人入职职时间月月的基础础上增加加三个月月。而DDAY(P3)-

8、1是是根据劳劳动合同同签订为为整年正正月而设设置的。比如220055年111月6日日到20006年111月55日为一一个劳动动合同签签订期。(22)劳动动合同到到期时间间: =DATTE(YYEARR(P33)+33,MONNTH(P3),DAAY(PP3)-1)我们们同样采采用上述述函数的的设置方方法。这这里我们们假设劳劳动合同同期限为为3年，则我我们需要要设置成成YEAAR(PP3)+3，另外外这个数数值依然然以入职职日期为为计算根根据，所所以天数数上还要要设置成成DAYY(P33)-11的格式式。(33)续签签合同到到期时间间: =DATTE(YYEARR(S33)+11,MOONTHH

9、(S33),DDAY(S3)这里里需要注注意的是是续签合合同计算算是以前前份合同同签订到到期日期期为根据据的，所所以只在在前一份份合同到到期时间间的基础础上增加加1年即即可，无无需天数数上减11。(44)试用用期提前前7天提提醒: =IFF(DAATEDDIF(TODDAY(),QQ3,d)=7,试用用期快结结束了,)这里里用到了了DATTEDIIF函数数，表示示两个日日期差值值，但是是需要注注意的是是，我们们要表示示提前77天提醒醒，所以以，将TTODAAY()函数写写到试用用期时间间前面即即TODDAY(),QQ3而不不能表示示成Q33，TOODAYY()。其中“dd”表示示两个日日期天数

10、数差值。我们用用IF()函数数来表示示显示要要求，那那么这个个函数设设置的含含义为:如果差差值为77则显示示“试用用期快结结束了”否否则不显显示信息息，在编编辑函数数时用“”表表示不显显示任何何信息。(55)提前前30天天提醒: =IIF(DDATEEDIFF(TOODAYY(),S4,m)=11,该该签合同同了,)函数数设置方方法同上上，其含含义是两两个日期期相差11个月则则显示“该该签合同同了”否否则不显显示任何何信息。这里没没有设置置成相差差30天天提醒是是因为考考虑到设设置成月月更利于于我们人人事工作作的操作作。同样样需要注注意的是是不要将将显示“今今天日期期”函数数与显示示“合同同到

11、期日日期”函函数顺序序颠倒。其中m表表示月的的含义。3、 采采用“记记录单”录录入信息息通过过对一些些人事信信息项进进行函数数设置后后，我们们便可以以开始录录入信息息了。逐逐行的键键入人事事信息，会会让人很很快产生生疲劳感感，甚至至会出现现串行或或输错信信息的工工作失误误。我们们可以采采用Exxcell自带的的“记录录单”功功能来解解决这个个问题。请点击击编辑栏栏中的“数数据”“记录录单”如如图(三三)我们们可以用用“Taab键进进行项目目的换行行录入如如图(四四)。”图三 记记录单图四 TTab键键进行项项目的换换行录入入4、 用“窗窗口冻结结”功能能可以进进行简单单的数据据查询当我我们录入

12、入完数据据后，我我们希望望能够非非常方便便的查询询信息，但但是由于于信息库库所涉及及的项目目很多，我我们常常常会遇到到这样的的情况:看到左左边的信信息又看看不到右右边的信信息，或或者看到到下面的的信息又又不知道道此信息息所对应应的信息息项。这这时我们们可以采采用“窗窗口冻结结”功能能。例如如我现在在想保留留各信息息项，同同时保留留每个人人的编号号、姓名名、部门门，让其其他信息息可以根根据需要要进行查查找，这这时我们们可以点点击D33单元格格，然后后点击编编辑菜单单栏的“窗窗口”，选选择“冻冻结窗口口”，就就可以出出现如图图(五)情况:图五 查查询信息息这样样我们会会非常容容易查到到某人相相关信

13、息息，但是是值得注注意的是是设置窗窗口冻结结的规律律:如果果你想冻冻结第22行请将将光标放放到第33行单元元格处，进进行冻结结窗口设设置。如如果你想想冻结CC列，请请将光标标放到DD列单元元格处，进进行冻结结窗口设设置。如如果你即即想冻结结第2行行又想冻冻结C列列，请将将光标放放到他们们的交叉叉单元格格D3上上进行设设置。如如果想取取消冻结结功能可可以点击击“窗口口”菜单单选择取取“消冻冻结窗口口”功能能。5、“自自动筛选选”功能能可以进进行简单单的数据据统计有时时我们想想非常快快速的得得到一些些数据，比比如本公公司在职职人员中中，本科科生学历历的男生生有多少少人?这这时我们们可以采采用自动动

14、筛选功功能。请请选择“人人员类别别”单元元格，点点击编辑辑菜单栏栏上的“数数据”选选择“筛筛选”，点点击“自自动筛选选”。在在每个信信息项单单元格右右下角都都会出现现选择按按钮。我我们分别别在人员员类别处处选择在在职(图图(六)，在在学历处处选择本本科(图图(七)，在在性别处处选择男男(图(八)，最后后用鼠标标将显示示的性别别全部选选上，这这时注意意图(九九)中用用红笔圈圈住的地地方就是是我们所所需要的的数据了了。图六 分分别在人人员类别别处选择择在职图七 在在学历处处选择本本科图八 在在性别处处选择男男图九 红红笔圈住住的地方方就是我我们所需需要的数数据6、用“数数据透视视表”功功能快速速汇

15、总各各项数据据以上上功能的的设置多多用于日日常人事事工作中中，但到到年底我我们需要要对这一一年的人人事情况况进行大大量的信信息总结结，比如如人员的的离职情情况，入入职情况况，各类类数据构构成比例例等。这这项工作作更是一一项非常常繁重的的工作。我们可可以利用用Exccel自自带的“数数据透视视表”功功能为我我们排忧忧解难。请点点击编辑辑菜单栏栏中“数数据”选选项，选选择“数数据透视视表和数数据透视视图”选选项，如如图(十十)图十 选选择“数数据透视视表和数数据透视视图”选选项选择择“数据据透视表表”接下下来点击击“下一一步”即即可，我我们需要要确定建建立数据据透视表表的数据据源区域域，一般般系统

16、会会自动将将整个信信息库区区域设置置成我们们要选择择的区域域。在出出现“数数据透视视表和数数据透视视图向导导-3”第第3步时时我们选选择“现现有工作作表”，将将工作表表区域选选择在新新的shheett中A33单元格格” 如如图(十十一)。点击“完完成”后后，便会会出现(图(十十二)结果。这里解解释一下下我们为为什么要要选择AA3单元元格，这这主要是是因为显显示区上上面有两两行用来来放置页页字段。图十一 将工作作表区域域选择在在新的ssheeet中AA3单元元格图十二 蓝圈圈圈住的地地方例如如我们现现在想统统计各部部门20003年年入职人人员情况况。我们们便可以以将相关关项目用用鼠标托托至指定定

17、位置，如如图(十十二)红红色箭头头显示。通过对对信息项项目的拖拖拽，系系统会自自动出现现相关信信息的统统计数据据。如果果我们还还想出现现统计数数据的图图示，这这时我们们可以点点击数据据透视表表编辑菜菜单栏上上的图例例图标，如如图(十十二)蓝蓝圈圈住住的地方方。这时时会出现现chaart11，如图图(十三三)所示示。如果果我们想想改变图图例显示示类型可可以点击击图表向向导进行行自由选选择。图十三 完成通过过这个功功能我们们可以很很容易的的统计出出各种人人事资料料，比如如学历构构成，性性别比例例等。同同时您还还可以根根据自己己的需要要来设置置布局。当出现现“数据据透视表表和数据据透视图图向导”第第3步时时，我们们可以点点击“布布局”按按钮，接接下来会会出现“数数据透视视表和数数据透视视图向导导-布局局”在这这里我们们可以通通过对话话框中右右侧的数数据按钮钮添加或或删除我我们需要要的数据据项。如如图(十十四)图十四 统计人人事资料料以上上讲述的的是一些些常用功功能的设设置，您您还可以以举一反反三，加加入一些些好用的的小功能能。13