轨道交通工程建设竣工档案归档要求与整理规范3.17.docx

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1、长沙市轨道交通集团工程档案归档要求与整理规范第一章总那么第一条为统一长沙市轨道交通集团(以下简称轨道 集团)建设工程档案的收集、整理、归档，建立完整、准确、系 统的工程档案，做到档案的平安保管，特制定本规范。第二条 本规范根据中华人民共和国档案法、国家重 大建设工程文件归档要求与档案整理规范(DA/T282002)、城市轨道交通工程档案整理标准(CJJ/T180-2012)、长沙 市城乡建设档案管理条例、长沙市城市地下管线工程档案管 理条例等国家、省、市工程竣工档案验收相关规定，结合轨道 集团的实际制定。第三条 本规范适用于轨道集团及子分公司工程建设工程的 新建、扩建、改建和技术改造等工程工程

2、档案管理。第二章管理与职责第四条 参建单位签订施工承包合同后，应于10个工作日内 到轨道集团档案管理部门(即集团办公室档案科)填报长沙市 轨道交通集团建设工程档案管理登记表。第五条监理单位负责催促、检查监理范围内有关施工单位 的工程文件资料，对监理范围内施工单位工程文件资料的形成、第二十六条 同一个施工车站（区间）竣工图纸的组卷，原 那么按长沙市轨道交通工程设计总体组制定的图纸专业代号和分项 代号进行归类排列，包括对应的设计变更图纸。第二十七条 对卷内文件材料和图纸逐页用打码机编号，每 卷从1开始（1前不要带0）。页号正面在右下角，反面在左下角 （空白页面不编号）。页码必须盖在空白处，不得掩盖

3、图文。在办 理移交竣工档案手续前，在集团办公室的指导下，由施工单位在 其中移交集团办公室的B、C二套竣工图纸档案编写档号。第二十八条填写卷内目录1 .“序号”卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依 次标注，同一文号或同一文件材料题名的文件，只要编一个序号 （作附件标注的，不需排序号）。2 .“档号”只编轨道集团的B、C套，“档号”由集团办公室 提供，并在其具体指导下编制。（注意：集团档号由K.2开头，运 营是由Y开头）3 .“文件材料题名”填写文件材料标题的全称（表格名称） 或图标上的图名。文件没有题名只有文种，例如通知、纪要、记 录等，要根据文件内容拟制标题，写在括号内。4 .“文件编号

4、”要求填写文头上的文号、图标中的“图号”， 表格的表号。没有文号者，可不填。5 “责任者”填写文件材料的直接编制部门或主要责任者（可 用规范简称）。凡经过一定的审批、验收程序而定稿的公文、图纸、10 施工记录、验收记录等，虽有个人签名，但“责任者”一项仍须 填写单位名称。其中，竣工图的责任者为施工单位，厂家提供的 产品合格证、检验报告的责任者为厂家，监督抽检的责任者为检 验单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余要用“等” 代替。6 .“日期”填写卷内文件材料的形成日期，施工的某一种文 件材料有多个日期的情况下，一般编制日期为分项或分部工程验 收日期，竣工图按竣工图章上的编制日期。日期统

5、一表达为8位 阿拉伯数字。如2003年1月8日，应标注为“20030108”。7 .“页次”填写每份文件首页在本卷内的页号，最后1份文 件（或图纸）填写其首末页在卷内的页号。如最后1份文件（图 纸）只有1页，也应标明起止号。表达统一使用短破折号 如 “23-32”。第二十九条填写卷内备考表卷内备考表写明卷内文件材料页数或件数和不同特征文件材 料（文、图、音像）的数量，案卷质量情况是记录组卷的过程中 需要说明的情况，“立卷人”由施工单位签名，“审核人”由监理 单位签字，对卷内文件的真实性完整性作确认（监理单位形成的 案卷，其审核人由总监签字确认）。第三十条 填写案卷封面L “案卷题名”由工程建设

6、工程名称、单位（子单位）工程 名称、案卷内容组成（三项分别不能超过50个汉字、100个字符）。it 题名拟制应简明扼要，准确地概括和揭示卷内文件的内容和形式 特征。如土建工程为“长沙市轨道交通X号线XX站土建工程施 工技术交底记录”、“长沙市轨道交通X号线XXX站土建工程挖 孔桩成孔检查记录”等；机电工程为“长沙市轨道交通义号线X XX站机电安装设备调试记录”等。如有合同标段的，在站名后 加注（如2标段）。如同一种内容或表格材料较多、形成多卷的， 案卷题名要用序号（一）（二）（三）等以作区分，不能出现同样 的案卷题名。2 .“编制单位”应填写文件材料立卷单位名称（要求填写全 称）。3 .“编制

7、日期”填写本册资料形成日期。4 .“档号”由集团办公室指导填写。5 .“保管期限”由集团办公室指导填写。6 .“密级”由集团办公室指导填写。移交长沙市城市建设档案馆的档案，案卷编制按照长沙市城 市建设档案馆的规定办理。第三十一条填写案卷目录应按档号排列的顺序逐卷填写案卷目录内容，其中“缩微号” “密级”“存放地点”不填，“卷内目录在本册页号”即是编制说 明、分局部项划分表、案卷目录、所有卷内目录排列好后，从编 制说明起编页号，再在案卷目录填该案卷的卷内目录在本移交目 录册中页号。12第三十二条每卷文字材料加卷皮后，以白色棉纱线在卷面 左边1厘米处上下分四等分打三孔装订，结头在后，要求整齐、 美

8、观、结实。文字材料装订后，要装档案盒，1盒可装多卷。图纸 不装订，连同卷内目录及备考表装入档案盒，1盒为1卷。第三十三条 在组织档案案卷装盒时，必须根据档案组卷的 情况选择适当厚度的档案盒满载，以节省档案库房空间。档案盒 正面只需填写档号，盒子背脊填写档号、打印粘贴案卷题名（背 脊纸条长11. 5cm宽3cm）o第七章档案检查、验收、移交第三十四条 工程档案验收与工程质量验收同步进行。即分 为分部验收档案检查、工程档案验前检查、单位（子单位）工程 验前检查、单位（子单位）工程质量验收。1 .分部验收档案检查由施工单位按照本规范要求，将分部工程归档文件材料进行 汇总整理，组成预立卷（不打印页码、

9、不装订，用2厘米的大 铁夹子夹成案卷），不装档案盒，建立案卷目录、卷内目录后，送 驻地监理检查、签署整改意见，并填入单位（子单位）工程质量验 收检查记录表，提交分部工程验收会，接受档案专业验收组核验。2 .工程档案验前检查在单位（子单位）工程验前检查之前，施工单位按照本规范 要求，将工程归档文件材料及竣工图进行汇总整理，组成档案预13 立卷，建立案卷目录、卷内目录，送驻地监理核查、签署档案检 查整改意见，并填入单位（子单位）工程质量验收检查记录表，通 知集团办公室审查确认、赋予档号，再进行案卷编目、填写案卷 备考表、文字案卷打印页码，并完善竣工图编制、原件补缺工作。监理单位和施工单位应重点自查

10、：归档文件材料要原件、齐 全，签字、盖章要完备，设计变更内容要正确标注在竣工图上， 作废图纸不应归入竣工图内，设计变更单所附有变更图号的图纸 应归入竣工图，设计变更通知单汇总表、施工图及设备厂家图纸、 资料是否与实物一一对应，案卷目录、卷内目录及目录数据、归 档电子文件正确无误，案卷和卷内文件编排、表单制作、目录各 栏目的填写要符合有关规定要求，照片档案编排、装入册。3 .单位（子单位）工程验前检查在单位（子单位）工程验前检查会议上，施工单位须提交工 程竣工档案一式三套、声像档案一式二套进行检查。设计单位须 提交施工单位归档施工图汇总表，作为竣工图完整性审查依据。 设备供货商须提交施工单位归档

11、设备厂家图纸、资料目录汇总 表，作为设备厂家图纸、资料完整性审查依据。监理单位须提交 一套监理档案预立卷。工程档案验前检查工作，由建设管理部、建设公司、集团办 公室、运营公司等使用单位及相应的工程工程师组成档案验收组 进行检查，提出检查整改意见。提交检查的竣工档案、声像档案，要有案卷目录、卷内目录,14 纸质案卷要加卷皮，用大铁夹夹紧、暂不装订，竣工图要折叠装 盒，暂不打印页码。档案要装档案盒，并在档案盒脊背下部，用 铅笔标注字母A、B、C,区分A、B、C套档案。4,单位（子单位）工程质量验收单位（子单位）工程质量验收前，施工单位应提前10个工作 日提请市城建档案馆和轨道集团，对工程建设、监理

12、、施工单位 的档案资料进行档案初步验收，初验合格后由市城建档案馆签发 建设工程竣工档案初验认可证。取得该认可证的工程才能召开 工程验收会议。正式验收时由轨道集团组织建设管理部或建设公司、集团办 公室、运营公司等使用单位及相应的工程工程师组成档案验收组, 会同市城建档案馆或省市档案局等有关部门，对竣工档案进行质 量验收评定，确定竣工档案的质量等级，竣工档案不合格者，不 能进行工程结算。第三十五条 竣工档案的移交工程质量验收检查后，施工单位尽快完成竣工档案整改，完 成竣工图页码打印、填写竣工图档号、填写（打印）案卷封面、 装订案卷、完成B套档案数字化，整理电子文件目录及电子文件, 编制工程电子档案

13、。竣工验收后三个月内，施工单位、工程承包商在办理好工程 备案手续后按合同要求的档案套数向市城建档案馆、轨道集团移 交档案。对不移交竣工档案的施工单位不予工程结算、不退还工15 程质保金并剥夺其参加长沙地铁其它工程工程投标的资格。第三十六条监理单位应参照上述要求整理立卷，监理档案 移交市城建档案馆和轨道集团办公室。第三十七条 档案移交目录册的构成1 .封面2 .编制说明3 .分局部项划分表4 .案卷目录5 .全部的卷内目录第三十八条 移交目录册从编制说明开始编页号，封面不编 页码，移交目录册使用专用档案目录册装订。第三十九条 移交目录册应用Microsoft Excel,按集团公司 指定的表格格

14、式，录入电脑后，分别打印集团、运营2套纸质版 移交目录册，并将移交目录册数据拷入光盘（非扫描），集团、运 营各2张，随工程电子档案一起移交。第四十条 纸质档案移交后，完成全套电子档案数据维护进 入轨道集团档案管理系统。填写工程档案交接书，办理交接手续, 完成移交。第八章附那么第四十一条 本规范由轨道集团办公室负责解释。1617收集、整理进行严格审查把关，保证工程文件资料的真实、完整、 准确，并及时配合做好签证工作。分部工程、单位（子单位）工 程验收前，要对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行检查、 评价，对所存在的问题提出整改意见。第六条施工单位应确定技术负责人分管档案工作，并配备 至少一名专

15、职资料员，负责工程文件与档案的收集、保管、整理、 移交工作，工程文件的形成与管理要随着工程的进度同步进行。第七条 建设工程实行总承包的，各总承包单位负责收集、 汇总其承包范围内各分包单位形成的工程档案。各分包单位负责 其分包工程归档文件的收集、整理，并提交总承包单位负责汇总 到单位（子单位）工程档案内。第八条 轨道集团各相关部门、子（分）公司负责本部门、 子（分）公司所产生的工程资料收集、保管、整理、移交工作。第三章 工程文件的归档内容及保管期限第九条在新建、改建、扩建的城市轨道交通工程建设过程 中形成的具有保存价值、以各种载体存储的文件，包括工程准备 阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收和

16、备案文件、设备文 件等均应归档。第十条 工程文件所使用表格须按照长沙市轨道交通集团 施工质量资料统一指南要求编制。第十一条参建单位应提前作好竣工档案归档原件的数量规 划和保存，及时收集所缺少的重要文件，文件数量未满足规定份 数的，应按要求追踪补齐。第十二条参建单位须编制并报送一式三套竣工档案，长沙 市城市建设档案馆（A套）、轨道集团办公室（B套）和运营维护 单位（C套）各一套。其中A、B两套必须是原件，C套包括文字 资料局部（设计变更、图纸会审必须为原件），竣工图须报送四套 （两套蓝图，两套复制图）。局部施工物资文件合格证只有一份原 件时，土建施工阶段原件存放于A套，机电设备装修阶段原件存 放

17、于B套，其它复制件（彩色扫描彩色激光打印）应加盖施工单 位工程部公章，并注明原件存放地。三套档案的归档内容有区别, 具体要求见附件1。第四章竣工档案组卷要求和方法第十三条 组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内 文件材料的有机联系，并应符合专业的特点，便于保管和利用。 一个建设工程内所产生的文件和图纸按工程建设前期准备阶段、 施工阶段、竣工验收阶段的建设程序组卷。组卷应符合以下规定:1 .工程建设前期准备阶段文件和竣工验收阶段的文件按建设 程序、专业、时间的顺序组卷。2 .设计文件按设计程序、单位工程、专业组卷。3 .施工文件按单位工程、专业组卷，其中有共性的文件材料 按工程或合同标段集中

18、组卷。4 .监理文件按单位工程、专业等组卷。5 .竣工图按单位工程组卷，单位工程内按专业分别组卷。6 .不同载体的文件分别组卷。7 .卷内不应有重份的文件。8 .案卷排列顺序见附件2,卷内文件排列顺序见附件3o第十四条施工文件组卷划分1 .车站按车站主体建筑和车站附属建筑（含出入口、风亭等） 依次分类立卷。2 .区间桥梁或区间隧道按标段区间并区分左右线路、掘进顺 序、管片环数安装顺序依次分类立卷。区间联络通道单独排放在 本标段区间后依序立卷。3 .停车场、车辆段按分区（如1区、2区或车间用途性质等） 划分为不同的子单位工程后分别依次立卷。4 .车站装修按标段车站名称依次排列分别依次立卷。5 .

19、机电设备安装按不同专业、不同设备用途性质分别依次立 卷。6 .轨道辅设按线路标段分左右线、停车场、车辆段依次分别 立卷。7 .声像文件按标段及施工程序依次排列立卷（从施工进场到 竣工结束所有声像文件）。第十五条卷内文件排列顺序1 .文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、 主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，先正文后附件 顺序排列。2 .图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3 .既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸在后 排列。第十六条 文字材料组卷时，每卷厚度在1. 5cm以内（约100 页）同类文件页数多的，可单独组成一个或多个案卷。图纸组卷 厚度不宜超过

20、3cm。图纸折叠方法详见附件4。第五章工程文件归档质量要求第十七条工程纸质文件的归档质量要求L工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、测 绘、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。4 .工程文件的内容必须真实、准确、完整，与工程实际相符 合。5 .工程文件应字迹清楚，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、 蓝色墨水等易褪色材料书写，绘制图样清晰，图表整洁，签字盖 章手续完备。6 .工程文件中文字书写应符合国家用字规范，须采用国家颁 布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。7 .工程文件中文字材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mmX210mm） o图纸宜采用国家标准图幅。8

21、 .工程文件应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。 用蓝晒图归档的竣工图必须是新蓝图。打印图应符合国家档案字 迹和纸张耐久性要求。9 .对破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。10 工程文件为外文版的，应用中、外两种文字准确表达。有 关文件的中文翻译件应由翻译责任者签证，并与原件一并归档。 如无翻译件的材料，案卷目录中的案卷题名和卷内目录中的文件 （图纸）名称应用中外文两种文字准确表达。11 各类原始的施工用表应印刷或者打印，不得使用复印表格 填报。利用计算机打印的归档文件，文件内容可以打印但签名及 结论性意见必须手写。所有编制的档案案卷目录、卷内目录要用 激光机直接打印。第十

22、八条 工程文件编制要求L图纸会审须有图纸会审记录及图纸会审纪要，图纸会审记 录有勘察、设计、施工、监理、建设五方责任单位的签字，加盖 行政公章。图纸会审应填写汇总表。会审记录与会审纪要应配套 存放。12 施工组织设计（施工方案）及审批表应按规定签字并加盖 行政公章。并将施工组织设计会议纪要配套存放。13 各专项施工方案由相关责任人签字，加盖工程部章。专项 施工方案应填写汇总表。4 .施工技术交底应有班组长及施工员签字的文字纪录，交底 双方签认齐全。5 .开工报告、分部验收记录表及各种单位工程的验收记录表、 竣工验收类文件的签章应使用单位行政公章。6 .设计变更资料应完整，设计变更需填报汇总表。

23、7 .原材料、成品、半成品、构配件需分类汇总。生产厂家的 出厂合格证、检测报告等和产品的质量证明文件，需有监理的签 字、盖章。只能提供复印件的应加盖厂家或销售部门的公章，与 现场抽样送检资料对应存放。8 .钢材的出厂证明应具备以下几要素：（1）加盖了厂家和经 销商的公章，（2）注明了炉号批号，（3）钢材进场的批量，（4） 进场的日期，（5）使用的部位，（6）采购经办人签名，（7）监理 的签章。9 .水泥应有厂家提供的三天和二十八天的出厂试验报告及自 检报告。第十九条 工程变更依据性文件归档质量要求L设计变更通知单、工程洽商记录等设计变更的依据性文件 应注明其原始编号或日期。10 在设计变更的依

24、据性文件中，应包含被修改图的图号等内 容。11 设计变更依据性文件需进行汇总，无变更内容的也应填报 此表，变更内容填“无二工程设计变更依据文件汇总表应有施工 单位盖章和技术负责人签字、监理单位盖章和总监理工程师签字 确认。第二十条竣工图归档质量要求1 .竣工图必须与工程实物相一致。2 .竣工图逐张加盖竣工图章、档号章，编页码。竣工图章和 档号章应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在图签的上方或周围 不压盖图形文字的空白处。竣工图章按规范要求填写，内容完整、 字迹清楚。竣工图章中的各方签字必须手签。（档号章式样见附件 5,竣工图章式样见附件6）3 .施工图没有变更，应由施工单位在原施工图上加盖竣工图

25、 章后作为竣工图。施工图有一般性变更的，宜按下述两种形式编 制竣工图：（1）设计单位重新绘制施工图纸，由施工单位在重新绘制的 图纸上加盖竣工图章后作为竣工图。（2）由施工单位依据经确认的变更文件及实际施工情况，在 原施工图上进行修改补充，并在修改局部附近注明变更依据，加 盖竣工图章后作为竣工图。对原施工图上修改补充后作为竣工图 的，注记说明和绘制图形等应统一使用黑色耐久性书写材料。4凡结构形式改变、工艺改变、平面位置改变、工程改变以 及有其它重大改变，或因其它原因造成大幅度修改、修改幅面超 过三分之一的，不宜再在原施工图上修改补充的，应保存原设计 信息，重新绘制改变后的竣工图。原图应一并归档，

26、在卷内紧跟 排列，原图排前，变更图纸排后，在原图上注明已变更。5.特殊情况下，无正式施工图进行施工的，应按实际施工最 终状况，由施工单位绘制竣工图（要晒制有氨蓝图），经设计单位 签署意见并补充修改依据、加盖设计图章，可作为竣工图。第二十一条工程声像文件归档质量要求。详见长沙市轨道交通集团声像档案归档要求及整 理规范第二十二条工程电子文件归档质量要求详见长沙市轨道交通集团电子档案归档要求及整 理规范第六章 工程文件的组卷和编目第二十三条组卷编目的步骤文件分类一组卷（每卷约为100页）一卷内文件排列一编页 号一填写卷内目录一填写卷末备考表一填写案卷封面一填写案卷 目录一装订入档案盒。其中图纸不装订。第二十四条 依照竣工档案案卷排序表所示的内容进行分类 组卷时，同种文件材料数量较多的单独组成一卷，组成的案卷按 表中所示顺序排列。第二十五条 按照竣工档案案卷目录名称表的卷内目录所 示，将文件材料归类“对号入座”，在同类文件中按成文时间先后 或工程部位顺序排列，缺少的应设法追回补齐。凡表内未列入的 工程材料，可根据材料的性质归类在后。