档案管理系统实施管理标准.docx

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1、档案管理系统实施管理标准目录前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责14.1 大区公司职责14.2 项目公司职责15管理活动的内容与方法25.1 本标准依据的管理流程25.2 系统建设与运营25. 3 系统月艮务与收:费35.4系统升级36重要风险识别与控制37检查与考核48记录与表格4附录A （规范性附录）流程图5档案管理系统实施管理标准1范围本标准规定了电力档案管理系统实施的管理职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、 检查与考核、报告与记录等要求。本标准适用于北方大区及下属项目公司的档案管理系统实施的管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注

2、日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T56档案信息系统运行维护规范DA/T 58电子档案管理基本术语档发2001 6号档案管理软件功能要求暂行规定华董办通2016 63号（集团）有限公司信息档案管理实施细则Q/ 2305. 03.012017电力档案管理系统实施管理标准3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1档案管理系统对电子文件进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。4职责大区公司4.1.1 档案管理系统项目组档案管理系统在本单位的实施、推广与运营并提供技术指导及专家支持。4.1.1.1 推

3、动下属各单位之间档案管理系统实施工作的商务等专业协同、资源复用与知识分享。4.1.1.2 提出本单位档案门类、管控方案和管理模板优化方案。4.1.1.3 完成档案管理系统全覆盖。4. 2项目公司档案管理系统在本单位的实施、运营。5管理活动的内容与方法4.1 本标准依据的管理流程档案管理系统实施管理流程（附录A ）24.2 系统建设与运营5. 2.1系统规划集团档案管理系统遵循“统一平台、集中部署、协同建设”的建设原则，各单位应使用集团 统一的档案管理系统作为本单位进行档案管理工作的标准信息系统，档案归档结果以档案管理系统 中保存的结果为准。5. 2. 1.2大区公司档案管理项目组由档案专业人员

4、与信息专业人员组成。5. 2. 2系统实施集团档案管理系统采用“应用集中、存储分布”模式部署。“应用集中”是指档案管理系 统的应用服务器由集团统一部署与管理，“存储分布”是指各单位根据实际情况自行设立文件服务 器存储档案电子文件。北方大区应根据自身情况，编制年度档案系统实施计划报上一级档案管理系统项目组，由 控股公司档案管理系统项目组统筹规划，编制年度档案管理系统需求规格说明书。档案管理系统实施按照系统合同附件中的“档案管理系统需求规格说明书”执行。5. 2. 2. 4如建设项目尚不具备使用集团档案管理系统的条件，各参建单位应使用集团档案系统配套 离线版录入。5. 2. 2. 5涉密档案应采用

5、集团档案管理系统配套的离线版录入。5. 2. 2. 6档案管理系统文件服务器应符合档案管理要求和信息安全要求，并满足电力档案资源的互 联互通要求。各单位其他档案管理系统数据，应逐步迁移至集团档案管理系统。迁移实施单位技术人员从原系统导出数据的同时导出一份文件目录;将该目录及电子文件与原 系统中数据条目及电子文件分别进行比对，做完整性、一致性校验，校验不得低于50%；若发 现异常数据则需耍技术人员查明原因并纠正后方能进入下一环节。接受迁移单位档案员对导出的目录及电子文件与原系统中数据条目及电子文件分别进行数据 校验，抽样率不得低于30%；若发现异常数据则需要反馈给实施单位技术人员查明原因。校验无

6、误后将导出的数据上传至集团档案管理系统，并由集团档案管理系统导出文件目录；由 实施单位将集团档案管理系统导出的目录与原系统中数据条目进行数据完整性、一致性校验, 校验比例不低于50%,由档案员抽检，比例不低于30%。档案数据迁移成果由档案人员最终确 认。5. 2. 2. 8各单位应实现档案管理系统与存储待归档电子文件的各类信息系统的集成，并保证电子档 案的真实性、完整性和有效性。5. 2.3系统运维5. 2. 3.1档案管理系统运维工作采用分级管理方式，由控股信息管理部和各单位信息管理部门分别 承担系统运维职责。各单位信息管理部门负责本单位系统运维工作，主要包括应用支持、系统权限管理、系统 用

7、户管理、业务功能配置管理及文件服务器备份等。5. 2. 3. 3系统运维策划、实施、检查及改进执行DA/T56档案信息系统运行维护规范。系统安全管理5. 2. 4.1档案管理系统信息安全执行电力信息系统安全管理制度5. 2. 4. 2为确保档案系统安全，控股本部及各单位信息管理部门应逐步建立系统数据的本地、异地、 异质备份等各项容灾管理机制。5. 2. 4. 3控股信息管理部负责控股本部文件服务器备份管理。5. 2, 4. 4各单位信息管理部门应统筹本单位全部文件服务器电子文件的备份管理。5. 2. 4. 5控股本部、各单位应建立对档案系统文件服务器的全量异质备份机制，结合实际情况按日、 按周

8、或按月对文件服务器进行增量或全量备份。如因条件限制无法按日进行增量备份的单位，全量备份 周期最长不得超过一个月，且备份介质不允许与源文件在同一介质上。5.3 系统服务与收费在各单位档案管理系统规划、实施及运营过程中，控股信息管理部可提供技术支持、专家指导等相 关服务，并按照事先确定的服务内容及服务价格收费。5.4 系统升级档案管理系统升级、改造应统一由集团信息部或电力信息部统一组织实施，任何单位或个人不 得私自对系统进行改造或将系统用于使用手册说明之外的非正常用途。5.4.1 档案管理系统升级过程中，如需进行数据迁移，档案数据原则上应以通用格式（具体见Q/ XXXX. XX. XX电子文件归档

9、与电子档案管理标准）导出，并由档案人员对数据的准确性、完整性进 行核对后，导入升级后系统，导入完成后，过程数据应予以保存、备查，且过程数据的展现方式不应有 封闭性和唯一性。6重要风险识别与控制表3给出了基于本标准识别的风险及控制。表1管理流程风险识别及控制流程目标/ 要求关键步骤（编号） 与描述关键步骤 责任部门、岗位风险事件风险成因控制措施系统全覆 盖大区公司上报实施 计戈大区档案管理 系统项目组漏项未及时跟进 所属项目情 况加强对新增项目的管理，加强对实 施计划的审核7检查与考核对本标准规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表2所示：控股法律部和控股信息管理部对各单位档案管理系统实施及

10、使用情况进行不定期评估、检查与 年度考核，各单位应积极配合并根据相关意见进行整改提升。表2考核内容8记录与表格序号考核项目考核指标执行部门监督部门1档案管理系统覆盖率覆盖率100%各级档案管理部门上一级档案主管部门表5给出了执行本标准形成的报告和记录。表3 报告与记录序号名称填写部门保存地点保存期限41档案管理系统实施总体规划控股公司档案系 统项目组控股公司法律 部30年2档案管理系统实施计划大区公司档案系 统项目组大区公司档案 主管部门30年附录A（规范性附录）流程图档案管理系统实施管理流程编号：项目公司大区公司控股公司档案及信息管理 部门档案管理系统项 目组信息管理部档案管理系统项 目组法

11、律部过程描述X5制定规划L 与计划N4（开始）1制定总体 规划控股公司法律部是档案管理系统实施的归口管理部 门，档案管理系统项目组设在法律部。流程开始。1 .控股公司档案管理系统项目组负资制定华润电力 档案管理系统的总体规划。2 .各单位档案管理系统项目组根据华润电力总体规 划制定本单位的具体规划和年度工作计划。3 .项目组领导审核华润电力档案管理系统的总体规 划。4 .控股公司档案管理系统项目组执行华润电力档案 管理系统的总体规划：各单位档案管理系统项目组 实施本单位的规划和计划。5 .控股信息管理部负责系统平台的优化、管理和维 护工作：各单位项FI组负责本单位系统运维工作。6 .控股信息管

12、理部负贲控股总部文件服务器备份管 理；各单位信息管理部门应统筹本单位全部文件服 务器电子文件的备份管理。7 .控股法律部和控股信息管理部对各单位档案管理 系统实施及使用情况进行不定期评估、检查与年度 考核。8 .各大区、项目公司配合检查考核，并根据相关意 见进行整改提升。9 .控股公司法律部档案管理系统项目组将有关资料 规定。流程结束。74、/4.3实施规 划与计划4.2实施规 划与计划4. 1实施规 划与计划/、 .44实施规划与计划4 1/ fV5.3系统运 维5. 2系统运 维5. 1系统运 维、 iTZ*、.5集;名称f4-/6. 3备份管理6. 2备份管理6.1备份管理、/ J、X z16备份管理/7.2参与检 查、考核7. 1组织检 查、考核、/、/T Q、7检查考核r f8.1整改提升8. 1整改提升/、8整C工提升9资料归档 Xa击A. 1档案管理系统实施管理流程