电子政务建设档案管理系统研究.docx

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1、电子政务建设档案管理系统研究 电子政务建设中的档案管理自 1990 年以来，采纳计算机管理档案就成为政府 OA 建设的主要课题之一。经过不懈的努力，计算机档案管理系统经验了从微机单机版、海量光盘存储系统版、网络版等不断发展的渐进过程。其间，从最初的协助手工档案管理，一件一卷的创新档案管理，公文、档案一体化管理，发展到对绝密档案的计算机管理。通过计算机档案管理系统的开发应用，档案管理信息化不断发展，档案管理工作不断得到创新。记得当时吉林省人民政府办公厅开发的档案管理系统和上海市人民政府办公厅开发的公文、档案一体化管理系统都曾在全国引起广泛、热情、主动的反响。2001 年 8 月，在国家 863

2、安排十五周年成就展览会上展出的国务院绝密文档管理系统标记着政府公文、档案管理信息化进入了一个崭新的发展阶段。 当前，我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点，这为档案管理信息化的发展供应了极好的机遇。但是必需看到，档案管理信息化不单纯是工程项目，它是档案管理不断创新的过程，不行能一蹴而就。由于档案管理工作的极端重要性和特别性，档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战，任重道远。 创新与平安的冲突由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必需醒

3、悟地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的冲突是我们面临的首要挑战。 原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案平安。同时，对历史档案管理现状难于变更的特点，必定使档案管理不行避开地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990 年前和 1990 年后，分别用不同的方式管理。在这方面必需坚持实事求是，敬重历史，终归档案的历史管理方法无法变更，档案的平安是第一位的。 档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的状况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的

4、是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的冲突。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必定使公文、档案一体化管理系统的设计困难化。实行管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。 标准化、法制化的挑战 在我国，档案管理信息范的标准化程度相对比较低，造成应用泛围和信息共享性大大下降。主要缘由归纳起来有以下几点:一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的困难性，我国政府的档案管理体系亦比较困难，分散管理是其突出特点。除中心、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。

5、 二是在详细管理细微环节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使原来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党、政、人大、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。 三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，标准不断改变，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。 四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必需解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的运用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大

6、的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在协助管理的位置上无法接着向前发展。电子政务的更高要求 当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得留意的是，电子政务并不完全是过去 OA、信息化在名称上的变更，它具有特定的含义。利用计算机开展 OA 应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的显明时代特征表现在两个方面。 一方面电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够干脆为社会和公众供应服务，履行政府职能。这变更了以往的 OA 系统，由于建立在政府专用网络上，

7、只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了干脆通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。 另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系，在网上进行有关社会活动便有了可信的平安保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标记，使推动电子政务成为政府管理领域里不行避开的一场深刻的革命。 推动电子政务必将迈向电子政府。从这个意义动身，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，探讨新问题，做出新部署。在政府档案管理信息化建设上的确须要创新。从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化

8、。美国 9.11 事务发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难复原系统的支持下，业务全面复原。说明当前档案管理系统已经发展到了高度牢靠、可用的水平。假如还是按原来的方法各自为战地建设，不从中总结阅历，接受教训，就不行能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额奢侈。 电子政务建设中的档案管理系统必需考虑它是电子政府的组成部分。因此必需从电子政府的全局动身，构建档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少须要考虑增加以下任务并刚好部署。一是应用信息平安基础设施PKI/CA，建立可信任和可授权的应用系统。在

9、互联网条件下，电子档案的应用和管理须要电子证书以规范权限和运用电子印章，确保电子档案的完整性、不行抵赖性和平安、保密要求。二是政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难复原系统的建立。电子文档和数据是全部信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极珍贵的数据资源。我们应当以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法，从建设之初就构建电子档案坚实的平安屏障。 新形势下的基本策略必需看到，在今日的形势下开展档案管理信息化建设应当根据国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的动身点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破

10、很多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的状况。所以，新形势下搞好电子政务建设须要实行一系列重要策络。实践阅历表明以下策略非常重要。 1、主动纳入国家信息化领导、协调机制。全部电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必定是管理。例如档案管理信息化采纳 PKI/CA 就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。 2、与时俱进，观念创新。在推动电子政务建设中，采纳信息技术引发的工作方式、管理方法的改变将会层出不穷，必需创新才能解决这些问题。例如政府文档数据备份问题，可以毫不夸大地说，我国政府机构

11、信息系统中还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据平安性非常脆弱。但是要求每个政府机构都建立困难、昂贵的数据备份系统是不行能的。采纳市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决值得很好地探讨。这就要求我国各有关机构必需结合国情，从实际动身，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在协助管理的位置上无法接着向前发展。 电子政务的更高要求 当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得留意的是，电子政务并不完全是过去 OA、信息化在名称上的变更

12、，它具有特定的含义。利用计算机开展 OA 应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的显明时代特征表现在两个方面。 一方面电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够干脆为社会和公众供应服务，履行政府职能。这变更了以往的 OA 系统，由于建立在政府专用网络上，只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了干脆通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。 另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系，在网上进行有关社会活动便有了可信的平安保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标记，使推动电子政务成为政

13、府管理领域里不行避开的一场深刻的革命。推动电子政务必将迈向电子政府。从这个意义动身，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，探讨新问题，做出新部署。在政府档案管理信息化建设上的确须要创新。信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备解决它的职能，这就特殊须要职能创新。在电子政务建设中，我们的很多机构有可能通过分析、探讨，从拓展业务工作的范围动身，主动担当起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被给予新的职能。例如，中心和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的涉密文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。 3、遵循标准，推动标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中经常遇到过分强调本单

14、位特别性，管理方式不行更改的状况。这种实质上无视标准化、拒绝采纳标准的作法极其有害。曾有过高层政府机关，采纳仅凭阅历管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法让更多的人高效率地运用，最终证明这种管理终归是落后的，必需淘汰的。 采纳标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不行估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必需在标准化上下足功夫。有些标准的制定须要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的困难课题，更应统一领导，集中力气，锲而不舍，不断推动。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法

15、工作也应主动创建条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。 4、注意信息平安。政府的档案涉及国家利益，特殊是涉及国家隐私的档案关系到国家平安。政府机构的信息平安建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要根据国家制定的信息平安框架从总体上开展信息平安建设。在建设中，信息平安管理是核心要素，其中最重要的原则是必需是在国家有关主管部门的指导下，根据国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。 5、综合利用档案管理技术。档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的特点。就电子文档而言，时至今日，即使是最一般的电子数据，保存它的风险一点也不比其它介质少。保存电子文档风险巨大，至少是由于它不符合越是简洁就越是牢靠的原则。乌龟壳上的文字可以流传数千年，而电子数据能否有效地长期保存还有待时间的检验。所以，在进行档案管理信息化建设，主动构建电子档案时必需在整合、集成上狠下功夫。即将传统的档案管理方法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。由于人们对真迹的敬重和渴望，无纸化只具有相对意义。缩微技术等都是永不会消亡的档案管理应用技术。