声像档案整理基本要求9286.docx

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1、声像档案案整理基基本要求求照片档案案的整理理一、照片片分类：照片(正片)档案按按问题分分类。问题类号号 问题题内容1单位位建设面面貌（建建设面貌貌类）2历届届党政领领导班子子成员、劳模等等（人物物类）3重要要会议（会会议类）4生产产技术和和职能活活动（业业务工作作类）5视察察参观交交流（参参观视察察类）指主管上上级、中中央、省省、市领领导到本本单位的的活动6荣誉誉证书拍拍成的照照片（荣荣誉类）包括各种种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如如营业执执照、资资格证书书）等实实物拍成成的照片片。7文娱娱体育活活动（文文体类）8（重重大活动动）二、正片片的整理理及其案案卷编号号：（一）、照片的的整理要要求

2、：1照片片要组成成案卷（保保管单位位）。2案卷卷题名应应概括案案卷内全全部照片片的基本本主题。3档号号规范、准确、清晰，不不得出现现重编、漏编及及空号现现象。4说明明格式正正确，项项目齐全全，准确确揭示照照片内容容，反映映整理情情况。5案卷卷装订美美观，要要有卷内内目录和和卷内备备考表。6有完完整的、符合标标准格式式的案卷卷目录。（二）、组卷与与编号1组卷卷：按“问题年度”方法组组卷方法：首首先将每每一类照照片按年年度分开开，依时时间顺序序将每一一张照片片编上档档号装入入照片册册，填写写目录。2编号号：正片片每一张张要编有有档案号号，其模模式：正片分类类代号+案卷号号+张号号G1.22.31（

3、11）第一张第一卷照片分类类代号（重重要会议议类代号号）每一张正正片背面面要贴上上档案号号张号：是是指同一一个卷内内照片的的流水编编号，同同一案卷卷内张号号不能重重复。即即：（11）-（NN）案卷号：是同一一分类案案卷的流流水编号号（三）、卷内正正片的排排列1同一一个卷内内正片是是同一年年度形成成的同一一类问题题的照片片，只需需要按其其形成时时间先后后排列；2同一一个卷内内正片是是若干年年度形成成的同一一类问题题的照片片，应该该先按年年度顺序序分开，再再按照片片具体形形成时间间先后排排列。（四） 、编写文文字说明明1、总说说明：每一组照照片（即即同一时时间拍摄摄的同一一事物的的照片），都都要编

4、写写总说明明。总说说明应将将本组照照片反映映的时间间、地点点、事由由、人物物、背景景、摄影影者等形形成一个个简介，还还要写明明本组照照片的张张数和起起止张号号。要求求书写统统一规范范，文字字简洁、语言通通顺、一一般不超超过2000字。（1）事事由：照照片影像像所反映映事件，事事物的情情由；（2）时时间：事事件发生生或事物物变化、产生的的时间和和拍摄时时间；（3）地地点：被被摄物所所在的具具体地点点；（4）人人物：照照片影像像上主要要人物的的姓名、身份；（5）背背景：对对揭示照照片影像像主题具具有一定定作用的的背景；（6）摄摄影者：照片的的拍摄单单位和拍拍摄人。广州市档档案局119966年5月月

5、10日日在广州州市政府府礼堂召召开一一九九五五年度全全市档案案工作先先代会的的专题照照片。本本组照片片共7张张起止张号号：17张摄影者：王小林林（见图例例）总说明要要打印后后放入照照片册内内本组照照片的前前面，占占一张照照片位置置。每组组照片由由同一个个摄影者者制作的的，可在在总说明明中注明明。“起止张张号”是指每每一组照照片在本本卷照片片张号流流水号中中的“起张与与止张号号”。2、分说说明由于总说说明已对对一组照照片的主主要内容容作了揭揭示，分分说明只只需将单单张照片片各自的的主题进进行说明明。如果果照片中中人物众众多时则则要注明明照片中中主要人人物的具具体位置置。如。“左三”、“右起”等。

6、（见见例图）：照片号 G1.2.331（11）底片号G1.111（11）参见号摄影者王小林说明： 大会会主席台台（左起起）市档档案局肖肖敬荣副副局长、彭旭东东副局长长、韩益益杰局长长、市政政府陈纪纪萱秘书书长。“参见号号”是指与与本张照照片有联联系的其其它档案案的档号号。（五）、拟写案案卷题名名：照片的案案卷题名名，指简简明概括括同一个个案卷内内全部照照片的基基本主题题，主要要标出卷卷内照片片的形成成年度和和反映的的问题。如：由同同一年度度、同一一问题照照片组成成的案卷卷，可拟拟写为：市档案案局一九九九年各种种会议照照片由几个年年度、同同一问题题组成的的案卷一一定要标标明起止止年度。如：市档档

7、案局一一九年至一一九九年各种种会议照照片（六）、填写声声像档案案卷内目目录：照片以自自然张逐逐张填写写，每一一组照片片前应在在目录上上有一个个通栏标标题，通通栏标题题一般不不超过550字。 （七）、照片档档案册正正面与背背脊部分分填写方方法 背脊填写写格式：全宗号10目录号G1.22-1年 度度19955-19996类 别别会议类档 号号G1.22.4-1正面填写写格式：全宗名称称：广州州市档案案局题名：广广州市档档案局一一九九五五年至一一九九六六年度会会议专题题照片全宗号10档 号G1.22.41目录号G1.221起止张号号1155年 度度1995519996保管期限限永 久注意：由由几个年

8、年度的照照片组成成的案卷卷，其“年度” 项应应填写起起止年度度。（八）、填写声声像档案案案卷目目录对照片案案卷进行行系统排排列和编编号后，按按照分类类规定和和案卷的的排列顺顺序填写写案卷目目录。（九）、编制照照片档案案目录“照片档档案目录录”是指由由照片的的“案卷目目录”和“卷内目目录”组成的的一种照照片档案案检索工工具。由由于照片片的目录录数量不不多，可可以将所所有照片片目录装装订在一一起，并并给该目目录编上上目录号号。目录号由由照片档档案的类类号和目目录顺序序号组成成。照片档案案目录号号的写法法：G1.221 第一本本目录册册序号照片档案案（十） 、大张照照片的整整理：大张照片片不能装装入

9、普通通的照片片档案册册，应单单独保存存。但在在整理时时，应按按所属类类别与其其他照片片一起分分类、组组卷、编编目，每每一张大大照片仍仍在照片片册中占占一张照照片位置置，以便便编号、填写说说明、注注明存放放地点。在填写写卷内目目录时，要要在“备注”栏内注注明“大张”，便于于查找。(十一)、底片片的整理理：底片是照照片档案案的原件件，是照照片档案案的重要要资料，当当底片损损坏或遗遗失时，可可根据照照片进行行翻拍。底片放放入照片片簿或另另设底片片簿保存存，把每每一张底底片用小小袋装好好，编上上号，其其编号方方法是：底片张号号=类别别代号（GG1.11）+底底片册顺顺序号+顺序张张号，按底片收收集的先

10、先后用自自然数编编出,并并且在照照片的说说明纸上上标明其其对应的的编号。底片案卷卷号=类类别代号号+底片片册使用用顺序号号录音、录录像带的的整理：*1归档档要求:按规定定磁性载载体文件件形成部部门对已已形成的的磁性载载体文件件应同纸纸质文件件一样及及时整理理，同一一盘（带带）中存存放多份份文件的的应建立立磁性载载体文件件目录清清单。磁性载体体文件形形成部门门负责对对需要归归档的磁磁性载体体文件进进行整理理、编辑辑，根据据本单位位情况，待待项目结结束后将将磁性载载体文件件按照“要求”转换成成标准格格式，一一式两份份（A，BB盘），及及时向档档案部门门移交归归档。归档的磁磁性载体体文件必必须是可可

11、读文件件。必须须在有关关的设备备上演示示或检测测，运转转正常，无无病毒，清清洁，无无划伤，确确保文件件的完整整性和内内容的准准确性。移交部门门要填写写文件目目录清单单一式两两份序号形成日期期题 名放送时间间制式规格档 号备 注移交清单单格式：2整理理与编号号：归档档的录音音或录像像带必须须将本卷卷的题名名，目录录号和案案卷号形形成标签签贴在录录音或录录像带的的背脊。一盘为为一卷，同同类若干干年编一一个流水水号。录音录像像带档号号模式：分类代代号十带带盒顺序序号如： G21 第一盒盒（卷） 录音音带类G311 第第一盒（卷卷） 录录像带类类录音、录录像带背背脊格式式：本卷题名全宗号目录号档 号号

12、3管理理要求：管理各级级档案部部门应建建立磁性性载体档档案的借借阅制度度，严格格执行借借阅审批批手续。借阅和和归还磁磁性载体体档案时时，按规规定进行行质量检检查、验验收。录音、录录像带在在保管一一段时间间后，要要进行复复查。对对重要的的磁带，应应备有母母带保存存，另备备复制带带提供利利用。检检查时发发现已失失去继续续保存的的价值，经经分管领领导批准准，可以以消磁。（1）保保持适当当的温湿湿度。库房温、湿度要要求：温温、湿度度变化范范围，应应在温度度15-27、相对对湿度440660%范范围内选选定一组组值，一一旦选定定，在224小时时内温度度变化不不得超过过3、相对对湿度变变化不得得超过5%。最佳环环境温度度是188、相对对湿度是是40%。（2）远远离磁场场环境：保存已已录入信信息的磁磁带库房房要避开开强磁环环境。（3）采采取防尘尘措施，保保持清洁洁，避免免人手触触摸磁带带的记录录面。（4）正正确的卷卷绕和使使用磁带带：如果果磁带长长期不用用，一般般应612个个月检查查并以播播放速度度重绕一一次，发发现问题题应及时时转录复复制。