外国秘书工作概况论述题集10208.docx

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1、外国秘书书工作概概况论述述题1.在人人类政治治、经济济、科学学、文化化领域中中，秘书书有什么么作用？答：在人人类政治治领域，首首先，在在国家的的组织体体系中，秘秘书机构构是各级级各类国国家机构构中的组组成部分分；在国国家实行行统治的的过程中中，秘书书工作是是一个不不可缺少少的辅助助环节；在国家家公务人人员联合合体中，秘秘书是具具有特殊殊辅助和和服务职职能的工工作人员员。其次次，无论论是资产产阶级政政党，还还是无产产阶级政政党，无无论是执执政党、参政党党还是在在野党，只只要有党党的组织织存在，就就有党的的秘书机机构；只只要有沉沉积管理理活动，就就有党的的秘书辅辅助和服服务性工工作。再再次，一一般

2、社会会公众在在参与政政治活动动时，也也要与秘秘书工作作发生某某种关联联。在人类经经济活动动领域，首首先，在在各种经经济决策策过程中中，每一一个环节节都需要要秘书工工作的辅辅助和服服务；其其次在经经济运行行中，各各举措都都需要秘秘书的办办文、办办会、办办事的公公务辅助助；再次次，在经经济变革革调整中中，秘书书和秘书书工作是是不可缺缺少的纽纽带和中中介环节节。在科学文文化领域域中，首首先，任任何国家家的科技技研究机机构、管管理机构构、文化化团体、学校，都都有综合合办公的的秘书部部门和秘秘书。秘秘书工作作是这些些机构维维系日常常公务有有效运转转的不可可缺少的的辅助环环节。实实践表明明，综合合性的秘秘

3、书辅助助和办公公服务，有有利于优优化科技技文化的的管理。其次，在在科学技技术文化化发展中中，秘书书的近身身辅助和和服务，不不仅对科科技文化化管理是是必不可可少的，对对科技文文化活动动主体（群群体或个个体）的的积极辅辅助作用用也是不不可低估估的。在国际交交往中，不不仅大量量会见、会谈、会商、签约需需要秘书书做筹备备和辅助助工作，而而且在某某种情况况下秘书书还可作作为领导导人的代代表，从从事国际际交往活活动。2.东方方早期奴奴隶制国国家留下下的远古古文书包包括哪些些方成的的内容？答：从已已经发掘掘的出来来的文物物材料来来看，东东方早期期奴隶国国家留下下的远古古文书包包括以下下几方面面内容：（1）宗

4、宗教活动动方面的的内容。这是古古代东方方国家文文书中最最常见、数量最最丰富的的文书。两河流流域和古古埃及的的宗教文文书以宗宗教祭祀祀活动为为主，实实际上就就是古代代祭祀会会议留下下的会议议文件和和会议记记录片印印度宗教教文书以以记载佛佛祖事迹迹、佛教教典籍为为主，是是宣传佛佛教信仰仰和教义义的记言言记行性性文书。还有常常见的崇崇拜神灵灵、宣扬扬君权神神授、进进行权力力争夺的的档案文文书。（2）国国王活动动内容。这类文文书是当当年秘书书性人员员为国王王或大奴奴隶主记记录战功功、炫耀耀胜利而而撰拟的的。这些些纪年史史料，是是古代东东方国家家文书的的重要内内容之一一。（3）经经济方面面的内容容。两河

5、河流域泥泥板文书书中，关关于社会会经济活活动的记记载已经经比较普普遍，数数量也比比较多，可可见当时时两河流流域的经经济发展展，已达达到相当当高的水水平，优优于世界界其他地地区。埃埃及纸草草文中也也有不少少关于古古代社会会经济活活动的内内容。从从古代经经济文书书内容的的广泛性性来看，当当时的秘秘书性活活动，已已经广泛泛地涉及及社会生生产和经经济活动动的各个个领域。（4）军军事和外外交方面面的内容容。古代代东方国国家之间间频繁的的战争和和签约修修好结盟盟等军事事外交活活动，是是古代政政治活动动的重要要内容。古代秘秘书性人人员为记记载军事事外交活活动，留留下了不不少珍贵贵的文书书。埃及及的古代代文书

6、中中，就记记载有法法老与巴巴比伦王王、亚述述王、米米坦尼王王、赫梯梯王等之之间的外外交函件件和军事事条约。（5）法法典方面面的内容容。法律律典章是是实施国国家管理理、规范范社会行行为的重重要工具具。古代代东方国国家的法法典大多多刻于石石柱、石石板、石石壁上，所所以有相相当一部部分保存存比较完完整。现现已经发发现的比比较著名名的法典典有汉穆穆拉比法法典、亚亚述法典典、赫递递法典、苏美尔尔法典、俾拉拉拉玛法典典等。从从这些法法典的表表述方式式来看，当当时秘书书性人员员在撰拟拟法律文文书的手手法、体体式方面面，均已已达到了了一定的的水平。（6）科科学文化化方面的的内容。科学文文化活动动是人类类社会生

7、生活的重重要内容容。古代代秘书性性活动中中也记载载了这类类活动的的史实。如在埃埃及古代代文书中中就有大大量关于于医学、数学、文学、天文台台、气象象等方面面的知识识和经验验的记载载。这类类文书，对对我们了了解古代代社会科科学文化化的发展展状况，具具有极为为珍贵的的史料价价值。古古代东方方国家的的文学作作品也成成发掘出出的文物物中大量量发现。如刻在在墓壁上上的古埃埃及民歌歌，反映映水手冒冒险生涯涯的遇遇难船故故事，以以及古亚亚述文学学的代表表作吉吉尔加美美什史诗诗等。3.东方方早期奴奴隶制国国家文书书档案利利用主要要体现在在哪些方方面？答：古代代社会对对文书档档案的利利用，大大体包括括以下几几个方

8、面面：一是国内内事务中中形成的的文书，一一般作为为亡灵和和凭证由由秘书性性人员将将重要政政务记载载下来，主主要用于于巩固政政权、为为王室歌歌功颂德德以及宗宗教仪式式、法律律诉讼和和社会经经济、社社会管理理事务等等，如巴巴比伦新新国王那那波勃来来萨即位位时下令令取消地地方官吏吏的某些些特权，地地方官吏吏的反对对，新国国王害怕怕王权不不稳，又又下令查查阅先王王时期的的文书档档案，并并以此为为依据宣宣布恢复复地方官官吏的特特权。文文书档案案作为依依据的凭凭证，为为其巩固固政权起起到了不不可低估估的作用用。埃及及法老谢谢提一世世曾在神神庙墙上上刻写歌歌功颂德德的文书书。古代代文书档档案利用用的范围围比

9、较广广泛，在在实行阶阶级统治治和管理理社会中中有着重重要的作作用。二是用于于古代国国家与国国家之间间的外交交事务。每汉本本国与其其他国家家签订条条约或发发生其他他国际交交往问题题时，必必须查阅阅以前积积累的有有关问题题的外交交文书档档案，作作为依据据和凭证证，以防防出现疏疏漏或不不当，正正确妥当当地处理理外交问问题。古古埃及、古巴比比伦和赫赫梯等国国在周边边小国都都设有代代理机构构，相当当于现代代外交工工作中的的驻外使使团，其其作用是是协调国国家关系系，扩充充自身的的势力范范围。这这类机构构中就有有不少处处理外交交文书的的秘书性性工作人人员。三是在科科学文化化事业中中发挥重重要的作作用。随随着

10、社会会生产力力的发展展，科学学文化及及历史资资料方面面的文件件材料越越来越多多。历代代学都十十分重视视对这方方面的资资料的研研究，特特别在编编写历史史著作方方面，这这类文书书档案材材料是不不可缺少少的基础础性资料料。如公公元3世纪的的埃及祭祭司马涅涅挺难，就就利用神神庙里保保存的文文书档案案编写了了第一部部埃及及史。巴比伦伦祭司的的罗苏斯斯也利用用神庙内内保存的的文书档档案编写写了一部部古巴比比伦史。二人都都是同时时代的秘秘书性工工作人员员。可见见当时秘秘书性工工作人员员除了在在办理文文书档案案辅助公公务方面面发挥职职能作用用外，在在开发利利用文书书档案，辅辅助政治治、外交交、经济济及科技技文

11、化管管理方面面，同样样能够发发挥极为为重要的的作用。4.试述述古希腊腊秘书性性活动所所涉及的的领域。答：古希希腊秘书书性活动动所涉及及的领域域如下：众神崇拜拜中的秘秘书性活活动。古古希腊人人从公元元前8世纪起起开始修修改筑祭祭坛、供供奉台，后后来发展展为普造造神庙。古希腊腊人认为为，众神神住在奥奥林匹斯斯山上，宙宙斯是众众神之首首，阿波波罗是太太阳神等等等，人人间万事事万物都都有相应应的神主主宰。因因而，大大量修建建供奉诸诸神的建建筑物，使使得神庙庙成为了了古希腊腊文化的的象征和和缩影。神庙等等建筑的的底座、两侧、柱石、额首、墙壁等等处，铭铭刻着大大量图纹纹、浮雕雕和文字字。一般般称之为为铭文

12、。这类神神庙等建建筑和铭铭文文书书档案在在古希腊腊各地都都有，它它为研究究古希腊腊历史提提供了重重要的史史料。从从题铭文文书档案案实物可可以看到到，古希希腊时代代的秘书书性活动动，已涉涉及国家家管理、宗教事事务以及及社会主主义经济济、文化化等活动动。秘书书性活动动的内容容，已有有办文辅辅政、操操办祭祀祀会务和和参与管管理税收收、账目目等事务务。可见见，当今今秘书工工作的重重要职能能活动办办文、办办会、办办事等，在在古希腊腊时期已已经发端端。神庙秘书书性活动动。公元元前6前5世纪，雅雅典、斯斯巴达等等古希腊腊最大的的几个城城邦内的的阶级斗斗争恶化化、贵族族、农民民、手工工业者三三个等级级之间矛矛

13、盾不断断加剧，因因此对秘秘书性工工作及文文件档案案集中保保管和利利用也提提出来了了相应的的要求，对对文件档档案的利利用和保保管，已已经成为为一种政政治斗争争的需要要，哪一一方面的的政治势势力都不不会轻易易放弃。梭伦改改革发生生时，文文书材料料向元老老院集中中，元老老院在阿阿瑞斯山山上的阿阿瑞斯神神庙里。文书档档案向神神庙内集集中保存存标志着着题铭文文书档案案时代被被神庙文文书时代代取代。伯里克克利执政政时期，修修建了密密特伦神神庙。密密特伦是是土地神神，传说说来自东东方，并并代表平平民利益益。这样样，密特特伦神庙庙成了平平民圣地地和文书书档案馆馆。这神神庙内保保存有五五百人会会议和公公民大会会

14、的法令令、会议议记录、国家收收入账目目、财产产决算、诉讼案案卷等内内容的文文件材料料。当时时，贵族族也有自自己的神神庙，即即太阳神神庙。贵贵族文书书档案保保存在太太阳神庙庙内。太太阳神庙庙设有祭祭司，具具有预言言者的职职能。凡凡是重点点、出航航、缔约约和其他他重要活活动，祭祭司作为为预言者者均要预预告发出出预言，日日积月累累，形成成预言书书。王国秘书书性活动动。公元元前4世纪末末，马其其顿王亚亚历山大大建立了了强大的的亚历山山大帝国国。他为为了建立立和巩固固专制王王权，对对平民民民主势力力和贵族族势力均均进行严严厉的打打击。平平民和贵贵族的神神庙遭到到破坏，神神庙内的的文书档档案也被被洗劫。这

15、时文文书档案案基本上上归王室室统管，史史称王室室文书档档案。此此时的秘秘书性活活动主要要为王国国政权服服务。亚亚历山大大病死后后，帝国国分裂为为三个王王国和几几个小国国。各国国王室不不断地收收集希腊腊原来保保存的文文书档案案。埃及及国王托托勒密在在首都亚亚历山大大建立了了世界著著名的档档案图书书馆。在在这个时时代，王王国文书书档案及及其档案案馆发展展到鼎盛盛时期。当时学学者洪在在亚历山山大图书书馆从事事研究工工作，并并能得到到免费提提供资料料的服务务。5.试述述古罗马马文书档档案利用用的领域域及其说说明的问问题。答：古罗罗马与古古代社会会前一时时期相比比，其文文书档案案利用的的范围更更为广泛泛

16、和普遍遍。具体体体现在在以下三三个方面面：（1）文文书档案案为政治治斗争及及巩固政政权服务务。古罗罗马执行行政官西西塞罗曾曾说，总总督的一一切命令令和公告告，都是是要使奴奴隶手无无寸铁。在统治治阶级内内部，贵贵族、官官僚、包包税人、包工头头和骑士士阶层，为为利益和和权力争争夺，为为夺政权权和达到到某种目目的，也也非常注注重文书书档案的的作用，有有时甚至至不惜伪伪造或销销毁文书书档案。因此，当当时有人人说文书书档案馆馆是伪造造文件的的工厂，文文书档案案是断送送执政官官的文字字依据和和记录。由此可可以看出出，文书书档案及及秘书性性工作已已与罗马马的政治治斗争，有有了极为为密切的的联系。（2）文文书

17、档案案是社会会公务活活动的凭凭证。公公务文书书档案是是在公务务活动中中秘书性性工作人人员代表表组织意意图而撰撰制的，是是公务活活动的历历史记录录。因此此古罗马马政府官官员大进进行审判判活动和和各种公公务活动动中，经经常要利利用各种种文书档档案文件件，要查查阅、摘摘抄和复复制各种种文件资资料，作作为凭证证和依据据加以利利用。当当时，外外地官员员也可以以在国家家文书档档案馆内内查阅、摘抄所所需的文文件资料料，其管管理中的的保密制制度和规规定比较较笼统，具具有一定定的随意意性。（3）文文书档案案是科学学研究和和学术活活动的重重要资料料。人们们进行科科学研究究和学术术活动需需要查阅阅有关文文书档案案时

18、，要要经过元元老院和和皇帝批批准。在在研究历历法、天天文、数数学、医医学等科科学时，往往往要查查阅大师师文献资资料；在在研究政政务活动动经验，研研究法律律、历史史等问题题时，往往往也离离不开大大量的文文献资料料。古罗罗马著名名的历史史学家塔塔西佗曾曾著有历历史巨著著历史史和编编年史，也也是在研研读了大大量文书书档案历历史文献献的基础础上撰写写而成的的。史料表明明，古罗罗马的政政务和社社会管理理活动中中，秘书书性工作作突然间间文书档档案工作作发展研研究中心心为不可可缺少的的重要环环节，已已经成为为实施政政治统治治、进行行社会公公共管理理和开展展科学研研究的重重要工具具。6.试述述中世纪纪中期欧欧

19、洲国王王的秘书书性工作作。答：中世世纪中期期，国王王的秘书书性工作作随着社社会的发发展和王王权的加加强，而而取得了了长足发发展。特特别在英英、法两两国，秘秘书性工工作的发发展最为为显著。10866年，英英王开始始对全英英土地、劳动力力、财产产状况等等进行全全面社会会调查，产产生了大大量调查查记录的的文件材材料。史史称这套套调查记记录为“末末日审判判书”。从这套套社会调调查“末末日审判判书”的的产生及及影响来来看，一一是可见见当时英英国的秘秘书性工工作已经经具备全全国统一一进行大大规模社社会调查查的能力力；二是是可见当当时国王王的秘书书性工作作特别是是研究工工作在体体制和运运作诫的的种种弊弊端；

20、三三是可见见调查研研究不深深入、不不彻底、不真实实，所得得的虚假假材料，对对社会的的消极影影响是十十分严重重的。15788年，英英国女王王伊丽莎莎白下令令成立国国家公文文馆，以以收藏内内政文件件和外交交文件，原原有的保保存文书书档案的的“藏卷卷馆”就就成为了了历史档档案馆。这说明明，一是是当时苗苗圃的文文件生产产量骤增增，原有有的史料料与现实实文书档档案合存存一处的的体制已已不适应应社会管管理和秘秘书性工工作发展展的需要要了；二二是说明明英国的的历史文文献与现现实文件件，外交交文件与与内政文文件，在在管理、使用、保存上上已经进进行了分分类，这这也是秘秘书性工工作的一一大进步步；三是是国家文文书

21、集中中统一管管理，标标志着英英国文书书档案工工作又向向前迈进进了一步步，文书书档案在在社会生生活中发发挥的作作用越来来越大。法国国王王当时的的宫廷设设六部，各各部都有有秘书性性工作。国王的的文书档档案集中中由库房房部管理理，与国国王的军军事管制制同存一一处，国国王出巡巡、重点点也带秘秘书性人人员和文文书档案案同行，以以便随时时办文办办事和查查考利用用文件档档案。公公元144世纪，法法国将文文书档案案专存在在王宫教教堂内，称称“宪典典宝库”。“宪典典宝库”的的建立，一一是说明明法国国国王为了了强化王王权，对对文书档档案更加加珍视；二是标标志法国国在集中中保存国国家文书书档案上上有了重重大发展展；

22、三是是对法国国秘书性性工作的的撰拟文文件昨利利用文书书档案均均有很大大的促进进作用。欧洲封建建社会中中期，国国王的秘秘书性工工作已成成为其统统治机器器的重要要组成部部分。特特别是是是在办文文辅政中中形成、保管、和利用用的文书书档案，各各国国王王都十分分重视。这一时时期的文文书档案案有以下下特点：一是不不可接触触性，二二是神秘秘性，三三是权力力的凭证证性，四四是财富富的等同同性。7.试述述欧洲中中世纪晚晚期国家家机关秘秘书性工工作情况况。答：中世世纪晚期期，欧洲洲国家封封建王权权的不断断加强和和发展，形形成了一一个以专专制君主主为核心心的庞大大的官僚僚机关网网络，使使原有的的王室机机关发展展成为

23、国国家机关关。在英国，度度支局属属王室枢枢密院，负负责财政政事务，早早期并无无独立权权力，地地位较低低，到中中世纪中中期，它它独立设设局，地地位上升升，成为为掌握经经济大权权的机关关。到中中世纪晚晚期，度度支局发发展成财财政部，与与枢密院院完全分分开，各各自有管管理职能能和权力力，各自自有其一一整套办办文、办办事、办办会日常常公务系系统。国国家机关关的秘书书性工作作由此产产生。在在法国，原原属王室室咨议院院的一些些部门独独立出来来，设立立为国家家机关。这些机机关有首首席参议议院、税税收局长长、国库库局、审审计局、钱币局局等十余余个。这这些部门门由王室室的部门门发展成成相对独独立的国国家机关关后

24、，依依法拥有有了独当当一面的的专项行行政职能能和相应应的权力力，有行行文权，在在其管辖辖范围内内有整理理权，并并承担相相应的责责任。由由此这些些机关必必须有一一套日常常办公体体系，必必须通过过办文、办会、办事等等秘书性性工作，辅辅助机关关主管履履行职责责。这样样，法国国的国家家机关秘秘书性工工作也就就产生了了。这一时期期的欧洲洲国家机机关秘书书性工作作具有相相对独立立性、专专业性强强、保密密程度高高等特征征，所产产生的文文书档案案被视为为各自的的独家财财产，其其流传下下来的文文献资料料，是研研究中世世纪国家家政治体体制、国国家官僚僚机构演演变的重重要史料料。8.试述述美国各各级主管管希望得得到

25、的最最佳秘书书的具体体要求。答：美国国各级主主管对其其秘书的的要求，主主要体现现在以下下几个方方面：（1）准准时。美美国主管管要求其其秘书自自始至终终遵守时时间，在在办公时时间内一一呼即应应。经常常迟到早早退或生生病制度度的秘书书会导致致繁忙办办公室的的工作混混乱。这这样的秘秘书人员员很快就就会被解解雇，被被热爱秘秘书工作作并能准准确塞的的秘书人人员取代代。（2）可可靠。主主管十分分重视申申请者的的气质和和个性，以以判断其其可靠程程度。如如在办公公室出现现情况时时，申请请者是一一到下班班回家，还还是留下下来承担担必要的的责任。（3）学学习能力力。主管管一定会会了解申申请者的的受教育育程度。不仅

26、要要了解正正式学历历和文凭凭，而且且要了解解自觉情情况和单单科结业业情况。这些都都可以体体现申请请者学习习的自觉觉性和学学习能力力。如果果申请者者有良好好的学习习能力和和自觉性性，即使使在业务务知识上上有某一一方面的的欠缺，也也可以通通过学习习迅速弥弥补。（4）遵遵守指示示的自觉觉性。主主管希望望申请者者认真细细心自觉觉遵守指指示。始始终想要要按照自自己的意意愿行事事的秘书书，往往往不愿意意遵守别别人的指指示，对对上司的的每项指指示都进进行争辩辩和怀疑疑，这样样就会对对上司工工作产生生干扰。尽管秘秘书提出出的明智智意见和和建议是是受欢迎迎的，但但上司更更希望秘秘书对自自己已经经决定了了的事情情

27、不做争争论，因因为有许许多比解解释某项项决定的的原因更更重要的的事情等等待上司司去做。上司更更需要执执行决定定的秘书书，工作作高效的的秘书，而而不是阻阻力。当当然，秘秘书发挥挥主观能能动性积积极开展展工作是是可贵的的，但当当上司做做出决定定时，一一定要自自觉地遵遵循上司司的指示示去执行行。（5）忠忠诚和保保守机密密。每一一个上司司都希望望自己的的秘书忠忠诚，能能严守秘秘密。在在办公室室里，没没有什么么比说三三道四的的“快嘴嘴”更令令人讨厌厌的了，喜喜欢打听听和散布布小道消消息，传传播闲言言和制造造谣言的的人，是是不受上上司和同同事欢迎迎的。人人们必须须时刻提提防他们们，不让让他们知知道机密密和

28、重要要信息，不不管这种种人的文文化水平平和业务务能力有有多么高高，都不不宜担任任秘书。主管对秘秘书的要要求还不不止这些些，如对对敏捷性性、机智智感、灵灵活性、工作责责任感、谈吐举举止、风风度礼貌貌等，均均有颇高高的要求求。9.试述述美国文文书的归归档步骤骤及注意意事项。答：一是是通读档档案文件件材料；二是确确定哪些些文件可可以归档档贮存，并并打上相相应的记记号；三三是将数数字归档档号或名名称或主主题名称称打在文文件的上上角，以以标明所所存文件件的来源源；四是是在文件件档案上上记上档档案经手手人事部部门的时时间；五五是检查查已有的的文件档档案是否否需要开开列“互互相参照照条目”。如果这这些文件件

29、有一个个以上的的题目，就就在文件件的边际际上写“X”，并准备一张对照索引卡；六是将文件档案材料按同一分类存放，以便尽快分档；七是将一些必要的标记巾在备忘录卷宗上；八是移动回形针以免增加磨损，弄平折皱，补好已被磨损的文件页；九是将文件放到文件夹的适当格子中，日期最近的文件放在最上面，每份文件的左侧紧靠文件夹中，放进一张该文件的对照参考单。将特大尺寸的文件放在适当的位置。做好以上上十项工工作后，下下面的工工作，一一是要阅阅读、浏浏览档案案文件；并将其其按各自自的需要要编号；二是要要根据文文件的保保存价值值，确定定其保存存期，并并标在文文件档案案上；三三是相互互参照目目录卡，检检查立卷卷的合理理性；

30、四四是复查查；五是是分类放放置文件件档案。10.试试述美国国文书档档案管理理的措施施和程序序。答：建立立健全文文件档案案存放、转移和和控制的的有关管管理制度度，是做做好文件件档案工工作的基基础。如如果没有有严格规规范的制制度，应应可能发发丢失、误传和和难以查查找等现现象。秘秘书收到到各种文文件档案案后，要要根据其其特征和和要求，分分别妥善善保管。档案管管理中心心收到需需贮存的的档案时时，也必必须采取取相应行行星教室室昨保护护。在美美国，除除了被授授权的秘秘书、人人事部门门或档案案管理人人员外，其其他任何何人不得得从室中中随意取取走文件件。当某人正正式提出出申请要要求借用用一段时时间并获获准后，

31、档档案文件件才能外外流托管管于此人人。要办办理的手手续是填填写一种种专门报报表、一一份包括括文件内内容说明明、日期期、申请请书和申申请者署署名的流流动申请请表。文文件档案案供出后后，流动动申请表表放在供供出档案案原存放放的位置置，以便便管理者者了解档档案文件件的去向向。对于于机密档档案文件件的管理理，必须须遵照国国家专门门的规定定办理。办公室中中不再使使用的文文件档案案应送到到档案中中心或非非常用档档案保存存处。档档案中心心或非常常用档案案保存处处备有档档案转移移专用箱箱、档案案转移表表以及档档案转移移指示标标签。档案可以以在一年年或半年年后定期期转移，也也可采取取连续转转移的方方式。不重要的

32、的档案收收阅后可可尽快销销毁，不不必归档档。此外音像像档案、缩微档档案等必必须根据据其特殊殊的性质质要求，妥妥善保管管。11.试试述美国国秘书保保密的主主要范围围及措施施。答：美国国秘书的的保密工工作范围围包括：（1）美美国的公公文保密密。美国国公文分分为非保保密的（U）、秘密的（C）、机密（S）和绝密（ST）四个等级。这四种密级都通过印章标明在信件和其他材料上。政府要求求的一般般标记程程序：一是所有有保密文文件，不不论它是是永久性性装订的的还是抄抄本或者者复制件件，都必必须在封封面（如如果有的的话）、扉页（如如果有的的话）、第一页页、最后后一页和和封底（如如果有的的话）的的顶端和和底部，显显

33、著地标标明保密密等级或或者加盖盖保密等等级印章章。二是当文文件中有有几个密密级的情情况时，应应当在文文件的各各个部分分标适用用的保密密等级的的缩写式式：（TTS）、（S）、（CC）、（UU）。三是综合合性文件件中可能能会单独独使用大大的组成成部分，应应当标适适用的保保密等级级。这些些部分包包括备忘忘录或信信件的附附件和附附录、方方案或计计划的附附件和附附录、报报告的主主要部分分。四是秘密密文件的的卷宗、文件夹夹和文件件袋应在在封面和和封底上上都显著著地标其其中文件件的最高高保密等等级。美国国防防部为加加强保密密工作，还还对有关关保密的的专用术术语和定定义编印印了小词词汇表。随着时间间和形势势发

34、展，秘秘密材料料一旦不不再需要要规定的的密级保保护时，就就降低这这些材料料的等级级，直到到公开化化。美国国国防部部为绝密密文件、机密文文件、秘秘密文件件的材料料规定了了自动降降级的期期限。（2）美美国档案案的安全全保密。美国的的公务文文件的保保密要求求放，都都适用于于档案管管理。同同时档案案材料的的保密安安全措施施还强调调以下方方面：一一是要求求专门的的保密库库房和保保险柜，存存放机密密档案；二是机机密档案案文件可可制成副副本或缩缩微胶卷卷交律师师或银行行妥善保保管；三三是私营营公司存存有与政政府签订订的有关关制造、加工、分配贮贮藏政府府的机密密物件或或产品的的合同，国国防部都都要求对对每一份

35、份机密文文件档案案都编上上专门的的控制号号；四是是秘书和和其他人人员都必必须能够够识别档档案文件件上的保保密标记记，并按按这些标标记的要要求办理理；五是是机密档档案文件件不得随随便落入入私人手手中，不不得毫无无遮掩地地遗留在在书桌上上；六是是机密档档案文件件用一个个镶有红红边的信信封装入入，必要要的用亲亲手交付付的方法法代替寄寄送的办办法，交交接中还还要办理理必要的的手续。（3）数数据信息息系统的的安全保保密。为为了保护护信息数数据不受受到计算算机犯罪罪的威胁胁，一是是对曾经经使用计计算机系系统的人人进行审审计记录录，记下下时间、用户名名字、个个人存取取的文件件及退出出系统的的时间。计算机机将

36、这些些数据保保存在特特定的安安全文件件中。如如果发生生计算机机犯罪，这这些记录录可为专专家提供供控诉罪罪犯的必必要证据据。二是是回拔调调制解调调器，保保护计算算机系统统。三是是编码加加密，从从而防止止窃密者者使用数数据。四四是使用用反病毒毒软件，预预防病毒毒传染。五是防防止出现现自然破破坏和机机械问题题。六是是注意各各种安全全事项。通常的注注意事项项有：检查防防盗设备备，将计计算机锁锁在桌面面上。在机器器内部安安装小风风扇控制制高温，延延长使用用寿命。用稳压压器防止止电子噪噪声和电电源跳跃跃，对付付计算机机系统的的破坏。用不间间断电源源获得更更多安全全性。将保存存的数据据全部备备份。始终审审记

37、软盘盘及软盘盘驱动器器的基本本使用注注意事项项。12.美美国秘书书对办公公环境的的整理包包括哪些些内容？要注意意哪些要要领？答：美国国秘书对对办公环环境的整整理包括括：（1） 领导办公公室的整整理。秘秘书对待待这项工工作应注注意：一是要了了解和熟熟悉领导导者的工工作习惯惯和偏好好，不要要违背领领导的工工作习惯惯和程序序而经其其增添麻麻烦或干干扰。二是要在在领导认认可的前前提下，为为其整理理办公桌桌，清理理和叠好好需要办办理或正正在商议议中的文文件，将将已经办办理过的的文件资资料取出出并送到到应该存存放或处处理的地地方去。而经其其是对已已经存放放了一段段时间的的材料，要要格外小小心。不不能超出出

38、自己的的职权范范围去挪挪动或提提取领导导认为是是个人的的或私人人的文件件。三是要保保持领导导办公桌桌上放置置文件材材料独特特方式，要要让领导导需要某某份文件件时能够够按习惯惯随手取取来。四是未经经领导许许可不要要随便翻翻动领导导极为重重视的文文件。五是当领领导从外外面打电电话要秘秘书在他他的办公公桌上寻寻找某份份文件时时，必须须在找出出所需文文件后，将将其他文文件材料料放归原原处。六是在为为领导安安排会见见或其他他活动时时，要在在领导和和自己的的工作台台历上都都留下记记录，并并要提醒醒领导准准时参加加。七是要保保持领导导办公室室的整洁洁、光照照温度适适当，确确保领导导有一个个良好的的办公环环境

39、。八是妥善善处理电电话和来来访者，减减少领导导办公时时意外的的干扰等等。（2）秘秘书办公公室的整整理。每每天走进进办公室室，首先先要调节节房间的的通风和和温度，然然后吞吐吐量办公公桌，准准备办公公用品如如笔记本本和铅笔笔，准备备随时记记录电话话或完成成领导布布置的记记录任务务。查阅办公公日历或或电脑日日程，确确定当日日必须做做的全部部工作，核核实要做做工作的的日程表表：约会会、发薪薪日期、账目、纳税或或保险费费的付款款截止期期。提醒醒领导当当天的约约会或其其他活动动项目，并并取出领领导所需需要的文文件材料料。秘书在离离开办公公桌去做做某件事事情时，必必须随手手把桌上上的文件件或未写写完的文文稿

40、清理理存放好好，避免免丢失，每每天下班班离开办办公室时时，要进进行清理理，要制制定好下下一个工工作日要要做工作作的清单单，要说说得好所所有已经经办好或或未完成成的文件件或文稿稿，将它它们放在在抽屉里里或者文文件柜里里。对那那些特别别敏感的的或保密密性材料料，应存存放到保保险柜里里。秘书还应应经常保保持办公公地点的的清洁，定定期清理理办公桌桌抽屉，擦擦净电脑脑、打字字机和其其他办公公设施。除了平平时保持持清洁外外，还要要定期进进行全面面打扫和和清理，加加强办公公设备的的保养和和维护。13.试试述苏联联秘书办办公室的的位置及及办公室室内的环环境布置置要求。答：苏联联秘书办办公室地地点安排排上有以以

41、下要求求：一是秘书书办公室室要紧邻邻首长办办公室，并并与有密密切关系系的工作作部门距距离不远远，最好好在各处处室办公公室的中中间，这这样便于于联系，提提高效率率。二是秘书书办公室室内的用用具、设设备的摆摆放和要要整齐有有序，不不能过于于拥挤，更更不能混混乱无序序。三是秘书书办公室室内的活活动空间间不能太太小，要要充分合合理地利利用墙面面、墙角角和墙边边。四是秘书书办公室室内的办办公家具具、办公公设备，要要有利于于提高秘秘书工作作效率，桌桌椅的尺尺寸要适适合的身身高、体体态等特特点，照照明、空空调、隔隔音设备备要完备备，要使使秘书人人员在繁繁忙的工工作中有有一个良良好的工工作环境境，能够够实力充

42、充沛地、心情愉愉快地进进行工作作。14.苏苏联秘书书为首长长服务时时，怎样样做到信信息资料料服务的的有效性性？答：秘书书每天都都要收到到大量文文件资料料。他必必须将大大量的信信息资料料归类，并并根据首首长的指指示和有有关管理理制度，将将首长办办理和阅阅知的文文件资料料送给首首长，另另外一些些文件资资料则按按照管理理分工分分送给各各部门或或各有关关工作人人员。送交给首首长的文文件分三三类：一一是定期期性文件件材料；二是首首长在固固定的时时间内每每天批阅阅一次的的文件材材料；三三是首长长需与有有关主管管负责人人一同商商议决定定的文件件材料。秘书应应该从职职权分工工和首长长批阅文文件的需需要出发发，

43、把握握哪些问问题首长长需亲自自答复，哪哪些问题题首长批批转给有有关部门门办理。秘书应应具备正正确差别别和将文文件材料料分类处处理的能能力。对对于最重重要、最最紧急的的文件材材料，秘秘书收到到后应立立即交首首长处理理。秘书处理理文件材材料的过过程中，必必须遵守守文件的的使用规规则和保保密条例例，保守守国家机机密是秘秘书的神神圣职责责。对电话沟沟通中的的信息，秘秘书也必必须分类类处理。电话记记录中记记载的首首先必须须了解的的重要信信息，秘秘书必须须及时向向首长汇汇报；而而那些次次要的、事务性性的问题题，则可可由有关关人员或或秘书自自己处理理。有人人来电话话要求与与首长通通话，秘秘书应了了解对方方的

44、身份份、事由由，然后后向首长长汇报；若首长长正在处处理重要要公务难难以分身身时，秘秘书应简简要地将将来电话话的情况况向首长长汇报，或或建议在在其他时时间打来来电话，或或者由的的副手处处理。如如果电话话的内容容十分重重要、十十分紧迫迫，而首首长又不不能立即即接电话话，秘书书应将电电话内容容记录下下来，并并立即转转交首长长。秘书书常收到到寄给首首长名下下的文件件资料，有有些重要要文件，要要求首长长做出书书面批示示，表明明意见，指指出执行行的期限限。秘书书应将这这些首长长阅批的的文件挑挑选出来来，提醒醒首长及及时阅批批。对于于各方面面传递来来的信息息，秘书书应选其其重要的的内容，及及时精要要地向首首

45、长汇报报，首长长若询问问详情，秘秘书再具具体地做做详细汇汇报。对对于发出出的文件件资料信信息，秘秘书也必必须分类类处理，按按急缓程程度，发发急件或或普通件件。秘书要协协助首长长做大量量的文件件信息工工作。在在工作过过程中，必必须进行行筛选、分类，按按首长工工作需要要和文件件信息资资料的重重要程度度、紧急急程度，恰恰当地进进行处理理。秘书书人员做做好这方方面的工工作，对对提高首首长的工工作效率率是大有有裨益的的，对处处理好首首长与秘秘书的关关系也具具有积极极作用。15.苏苏联秘书书如何面面对额外外任务？答：秘书书在工作作中要与与机关各各部门工工作人员员打交道道，要得得到他们们的支持持合作与与帮助

46、；各部门门工作人人员也有有时要找找秘书人人员帮忙忙。这就就形成了了不少额额外任务务。在苏联，制制定了不不少关于于秘书的的法规和和细则，但但是，秘秘书工作作的范围围有时很很难严格格划分清清楚。秘秘书应该该完成哪哪些任务务，哪些些任务与与秘书无无关，有有时也难难以严格格区分。务机关关规模、专业、任务、结构和和职能的的差别，领领导秘书书各有其其特点。所以，分分配给各各秘书的的任务或或向其提提出的要要求也是是各种各各样的。如首长缺缺席时副副手主持持工作，而而副手的的秘书又又因公外外出，他他就必须须为副手手提供公公务服务务员资料料员请求求秘书帮帮助整理理目录；宣传部部门请求求秘书帮帮助编辑辑宣传墙墙；等

47、等等。在这这种情况况下，秘秘书不应应该仅为为个人工工作打小小算盘，而而应帮助助同事。但是，他他必须牢牢记，额额外的任任务和请请求，只只能是在在不干扰扰本职主主要任务务从业业务上和和组织上上保证首首长的工工作，及及时而正正确地撰撰写文件件和完成成机关工工作的非非公文性性服务的的前提下下才能接接受。如如果定额额外的任任务和请请求干扰扰上述秘秘书的本本职任务务，则要要找出足足够的理理由，委委婉地加加以拒绝绝。16.苏苏联秘书书怎样进进行时间间调度？答：时间间是最为为珍贵的的资源。秘书分分析自己己的工作作活动和和对工作作过程进进行合理理的安排排，找出出了一些些节省工工作时间间、提高高工作效效率和改改善

48、组织织方式的的办法，采采取了一一些相应应的措施施。但是是，对任任务繁重重的秘书书来说，要要完成一一天的任任务，仍仍常深感感时间的的不足。在这种情情况下，秘秘书人员员一是要要挖掘潜潜力和改改进工作作方式，反反复思考考如何提提高自己己的工作作效率，向向首长和和有经验验的同事事与专家家请教，以以求提高高工作水水平；二二是要立立即采取取可行的的措施完完成任务务，想法法就换工工作时间间或者谋谋求合作作；三是是要熟悉悉自己的的日程计计划，把把握任务务期限，把把工作均均匀地分分配到各各周各月月，不致致使有时时工作负负担过重重，有时时又过于于空闲，较较容易完完成率的的工作不不要往后后拖延四四是当大大量工作作任务来来临时，应应通过领领导把任任务分配配给同事事或其他他部门去去完成。充分地地谋求合合作与支支持，也也是解决决时间不不足困难难的有效效算途径径。17.英英国秘书书处理与与上司及及同事的的要注意意哪些方方面？答：在实实践中，英英国秘书书要与其其上司建建立和保保持这种种融洽的的合作伙伙伴关系系，必须须注重以以下方面面：融洽洽的合作作伙伴关关系，必必须注重