浅析秘书的会议管理10697.docx

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1、武汉商业服务学院毕业论文设计【摘要】秘书是是领导者者、主事事者身边边的综合合辅助者者和公务务服务人人员，他他们以辅辅助决策策，综合合协调，沟沟通信息息，办文文、办会会、办事事等为主主要职能能，是领领导者、决策者者的参谋谋和助手手；会议议是公众众议事的的重要社社会活动动和管理理手段，是是实施领领导和管管理的重重要形式式，秘书书会议管管理的质质量和水水平，直直接影响响会议效效果，对对组织形形象及领领导的管管理成效效也有着着不可低低估的影影响。【关键词词】秘书 会议议管理 沟通通协调 效效率 对策策会议是有有组织、有目的的地召集集人们商商议事情情,沟通通信息,表达意意愿的行行为过程程。会议议目标实实

2、现，会会议成果果的取得得是由诸诸多因素素决定的的，其中中十分重重要的一一个因素素就是会会议工作作开展与与完成的的情况。这既包包括领导导者与组组织者的的政务工工作完成成和处理理得如何何，也包包括秘书书人员的的实务工工作做得得如何，而而秘书会会议事务务工作的的繁简，与与会议的的规模、级别、议题的的重要程程度直接接相关。一 会会议管理理和秘书书工作内内容（一） 秘书工工作内容容秘书及秘秘书机构构以领导导者和领领导机关关为对象象开展的的一系列列近身综综合辅助助和公务务服务活活动被称称为秘书书工作。内容包包括八个个方面：事务管管理、中中介沟通通、文书书工作、信息工工作、参参谋辅助助、会务务操办、综合协协

3、调和督督促检查查。（二）会会议管理理主要工工作内容容无论开展展何种会会议的会会务工作作，其总总的要求求是：充充分准备备、严密密组织、服务周周到、确确保安全全。秘书书人员的的工作例例会中的的主要会会务工作作具体而而又琐碎碎，就其其完成和和处理的的时间顺顺序来划划分，可可以分为为会前、会中、会后三三个阶段段进行。会议按其其范围来来分，可可概括的的分为对对内会议议和对外外会议。1.对内内会议对内会议议的规模模一般较较小，不不少企业业部门都都经常召召开各种种形式的的对内会议议，比如如业务的的月报会会、周例例会、日日报会、协调会会等等。（1）会会前准备备秘书在会会前要做做的充分分的筹划划准备工工作主要要

4、有五个个步骤：明确要要点、准准备议题题、通知知开会、会场准准备、安安排会议议议程。秘书做常常规会务务，首先先要明确确领带开开会的目目的、任任务、内内容、中中心议题题、参加加人员、会议地地点、会会议日期期。作为为对内会会议，常常常是在在上一次次会议结结束时有有所交代代，秘书书应当用用心留意意。秘书要准准备有关关的上级级文件、本机关关文书材材料，有有关的制制度规章章，有关关的数据据图表等等。尽量量充分地地准备好好会上要要讨论的的问题的的材料，一一方面，为为领导个个人的讨讨论发言言提供准准备，提提供依据据；另一一方面，为为会议的的讨论提提供方向向性资料料，促使使会议“有议必必决”。因为会上上要讨论论

5、的问题题不止一一个，科科学地统统筹安排排会议议议程是秘秘书办会会的重要要原则。在不考考虑其他他因素时时，一般般应当先先进行部部分人员员的议题题，在进进行全体体人员的的议题，再再进行全全体人员员的议题题。这样样小范围围的会场场容易集集中、会会场好掌掌握，会会议议程程也容易易紧凑地地控制。做好以上上准备工工作，秘秘书就该该通知相相关人员员按时参参加会议议了。会会议通知知可以采采用三种种方法，即即口头通通知、电电话通知知和会议议通知。秘书在在通知开开会时是是书面和和口头并并用，以以保证能能面面俱俱到。会场是在在发放会会议通知知之前就就定下的的。内部部会议只只需确认认场所不不变，备备好桌椅椅、水具具、

6、必要要的会议议设备，检检查电源源，做好好清洁工工作，然然后准备备好记录录用纸即即可。（2）会会间服务务与会者进进入会场场，秘书书人员要要检查核核对与会会人员到到会情况况，清点点人数，弄弄清那个个缺席人人及缺席席原因，然然后报告告会议主主持人集集中精力力做好会会议记录录会议记记录要求求准确、清楚、简洁。所以做做记录的的秘书，要要实现准准备好记记录用纸纸，要熟熟悉与会会者发言言的口音音，做好好会议记记录。内内部会议议上，一一般会议议服务都都是由一一名秘书书来做，不不另安排排服务员员。会议议中，秘秘书要做做好随时时接听打打进来的的电话，根根据需要要进行处处理。（3）会会后工作作会议结束束后，秘秘书的

7、善善后和落落实工作作也相当当重要。及时清清理会议议室，使使一切复复原，一一遍其他他会议正正常进行行，并下下发会议议文件，对对会上布布置的工工作做好好催办。最后做做好档案案的整理理、归档档秘书在会会议管理理工作中中的一项项重要的的组织工工作，是是辅助领领导或主主持人按按议程进进行会议议内容并并协助对对会议所所有议题题形成结结果。按按议程进进行会议议内容是是避免无无限期地地讨论一一个问题题或者离离开原定定议题。还要敦敦促会议议形成结结果，比比如讨论论的问题题要形成成相对一一致的一一件，明明确要求求的工作作最后由由谁主抓抓或承办办，一些些事项的的具体办办理方法法以及督督办方法法等2.对外外会议与对内

8、会会以不同同，对外外会议的的规模更更大，参参会人员员大多为为外来人人员，会会议开展展的是否否顺利对对企业的的影响力力也非同同一般。作为秘秘书人员员，对外外会议的的会议管管理要更更为严谨谨。（1）会会前准备备1.1拟拟订会议议议程、日程，提供会会议地点点的备选选方案外部会议议的议程程一般安安排如下下：开幕幕式；领领导和来来宾致辞辞；领导导作报告告；分组组讨论；大会发发言；参参观或其其他活动动；会议议总结；宣读决决议；闭闭幕式。会议日程程就是根根据议程程逐日做做出的具具体安排排，它以以天为单单位，是是会议全全程各项项活动和和与会者者安排个个人时间间的依据据。 制制定议程程表时，应应注意议议题所涉涉

9、及各种种事物的的习惯性性顺序和和本公司司章程有有无对会会议议程程顺序的的明确规规定。还还须明确确会议活活动的人人员、日日期和时时间、地地点、有有关的餐餐饮安排排。保密密性较强强的议题题，一般般放在后后面。 会场的大大小应与与会议规规模相符符，场地要要有良好好的设备备配置，交交通便利利，应考考虑有无无停车场场所，场地租租借的成成本必须须合理。实地考考察会议议地点，会见见能作决决策的人人，有利利于以后后解决可可能出现现的问题题。1.2布布置会场场和安排排座次，发布会会议信息息对外会议议无论是是否设置置主席台台，都要要注意使使会议主主持人面面向与会会人员，避避免同与与会人员员背向现现象。另另外，一一

10、般会议议不必把把众多的的领导人人都请上上主席台台，只请请讲话人人和主持持人即可可。 发发布会议议信息前前要进行行报审，要对媒媒体进行行选择。一面给给企业带带来不利利影响。1.33安排会会议食宿宿，邀请会会议嘉宾宾 秘书书人员应应提前到到现场布布置并检检查组织织工作的的落实情情况，并并事先将将座位卡卡及菜单单摆上。 根据据会议的的经费和和人员情情况决定定会议餐餐饮的标标准，提倡实实行自助助餐制和和分餐制制，做好饮饮水、饮饮料的供供应。 如果由由主办方方支付费费用，则则需按其其职务标标准安排排住房，除除了部分分嘉宾和和主办方方的领导导，其他他与会人人员的住住宿标准准应相近近，预订住住宿地点点的工作

11、作一定要要打出提提前量，预预订数量量上应略略有富余余。 要要事先确确定嘉宾宾名单，并并事先与与嘉宾沟沟通确认认能否出出场，发出正正式邀请请函，提提前了解解嘉宾各各自的背背景，嘉宾人人数不宜宜过多。 在会会议正式式召开之之际，要要再次与与嘉宾联联系，并并确认如如何接送送。 11.4准准备会议议资料、会议用用品 ，安排会会议礼仪仪服务，再次检查查会议常常用视听听设备是是否正常常。（2）会会中服务务1.1安安排会议议值班 会议值班班起着沟沟通上下下、联系系内外、协调左左右的作作用，保保证了会会议的顺顺利进行行。明确值值班工作作任务在在会议中中协助搜搜集有关关情况、文件和和资料，传传递各种种信息。要坚

12、守守岗位，保保证会议议信息的的畅通无无阻。 1.2接接待采访访会议的的新闻媒媒体由会会议秘书书撰写新新闻报道道稿件，经经领导审审阅后，向向媒体发发送。 在会议议召开期期间，邀邀请有关关报社、电台、电视台台派记者者驻会随随访，发发表消息息。 在在会议结结束时，召召开记者者报告会会，由会会议领导导者直接接介绍会会议情况况，并亲亲自回答答记者提提出的问问题。 1.3做做好会议议的记录录工作和和简报工工作会议议记录的的结构是是：标题题+正文文+尾部部。 标标题。一一种是会会议名称称+文种种。另一一种是文文种。 正文。首部+主体+结尾。 尾部部。右下下方写明明“主持持人：（签签字）”、“记录录人：（签签

13、字）”。 做好好会议的的简报工工作 会会议简报报要迅速速反映会会议的实实际情况况，交流流会议的的经验，沟沟通会议议的信息息。要反反映出会会议的新新情况、新问题题、新经经验、新新见解、新趋势势，更好好地对会会议起到到指导和和沟通作作用。 1.44反馈会会议信息息反馈会会前信息息、会中信信息以及及会后传传达落实实的情况况。 （3）会会后工作作编写会议议纪要,做好会会后督促促工作。会议纪要要要求实实事求是是，忠于于会议实实际，内容要要集中概概括，要有条条理，印制并并分发给给有关部部门有关关人员或或归档保保存。二会议管管理工作作中出现现的主要要问题及及原因解解析会议的主主要目的的就是解解决问题题，但由

14、由于开会会技巧不不佳或过过于频繁繁，不但但无益于于解决问问题，反反而使问问题愈趋趋复杂。频繁的的会议与与主管层层的随意意决策，常常常是员员工的梦梦魇；员员工花太太多时间间在无效效率的会会议上，不不仅浪费费公司成成本，也也造成工工作效率率低下。（一） 会议管理理工作中中出现的的主要问问题1.会荒荒或会海海常年不开开会，某某些人对对会议的的作用不不够了解解，不知如如果利用用得好，会会议能成成为沟通通信息、通报情情况、交交流和统统一思想想、集思思广义、资源共共享、探探讨策略略、商议议事项、解决问问题尤其其是跨部部门和跨跨系统问问题和矛矛盾、布布置任务务、促进进工作落落实、总总结经验验、激励励士气等等

15、的一个个非常有有效的工工具和手手段。但但过多开开会、过过滥开会会，就是一一种“病病态组织织的表现现”；2.拖沓沓会议拖拉拉严重，形形成了效效率低下下的“大大尾巴会会”。秘秘书会前前准备如如汇报材材料或会会议流程程、时间间表不清清晰也会会造成会会议拖沓沓；3.议题题繁多，重重复会议议会议议题题过多，讨讨论不深深，都只只能蜻蜓蜓点水，一一碰到大大一点的的或难一一点就推推到“下下次专题题讨论”，同同一议题题不从根根上解决决彻底，不不得不一一次次开开会讨论论治标却却不治本本的方案案；4.地点点安排不不当有些公司司为了节节省成本本，会议议都在公公司召开开。可是是一些重重大的事事项必须须要在充充分讨论论、

16、无太太多干扰扰或头脑脑风暴的的情况下下才能形形成，在在公司开开很难不不被打扰扰或受影影响。5.会前前、会下下不沟通通会议从零零开始，与与会人员员一头雾雾水，会会议开始始时要么么花很多多时间讲讲明背景景、概念念或者干干脆没有有共同言言语。有有些公司司会议基基本属于于临时通通知，相相关人员员也不可可能做充充分的准准备，或或者重要要人员出出差在外外无法参参加会议议，这样样的会议议效果自自然要大大打折扣扣；6.会议议纪律乱乱不到、迟迟到、早早退，秘秘书会前前签到制制度没有有落到实实处。7.议而而不决，决决而不议议，决而不不行，行而不不果秘书的会会后督促促工作没没有做好好。开会会只是走走形式。（二）会会

17、议出现现问题，导导致效果果不佳的的原因出现这些些问题，通常由以下5种原因造成。在这5种原因中，有种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。1.会议议时间会议安排排在即将将午餐的的时间，每每个人都都饥肠辘辘辘，无无心开会会。2.会议议地点会议地点点设在经经理办公公室，致致使会议议被频繁繁打断，无无法正常常进行。3.开会会对象必须出席席会议的的人未到到，通知知来的是是一些可可有可无无的参加加者。4.主持持人的技技能会议主持持人缺乏乏影响力力、说服服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无无法达到到会议意意图。5.会议议的准备备工作开会前没没有通知知与会

18、者者相关事事宜，致致使会议议拖沓而而无成效效。对于会议议来说，做做预防性性管理，实实际上就就是在开开会之前前，针对对可能导导致会议议效率低低下的各各种原因因，一一一做好预预防工作作，从而而保证会会议的高高效进行行。三会议管管理工作作对策思思考知道了会会议管理理工作中中可能出出问题的的地方，秘书就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，必须在会前、会中、会后各方面都要注意。（一）会会前准备备1.会议议要规划划根据公司司或部门门实际情情况，可可安排有有早会、周例会会、月例例会、季季度会、半年会会、年会会等例会会，比如如周例会会，在总总结和规规划方面面就很有

19、有效，会会议要有有其召开开的合理理时间和和频率，例例会可参参考古代代“有本本早奏，无无事退朝朝”的原原则，而而且根据据不同阶阶段的管管理水平平和目标标，可调调整例会会的频率率和时间间长度；除了固固定的例例会外，还还应有一一些重大大事项的的专题会会议，如如果平时时例会开开得好，问问题得到到切实解解决落实实，例外外的会议议比例则则会大幅幅下降。2.准备备要充分分要想会议议高效，会会前必须须做好充充分的准准备。重重大事项项必须提提前足够够的时间间思考和和准备，并并会前私私下广泛泛征求意意见，有有些不便便于在会会上公开开发表的的意见或或担忧也也在会前前提前沟沟通和解解决掉，总总之要提提前充分分作好准准

20、备，最最好能基基本达成成共识，这这样才可可能在会会议上快快速作出出决策，提提高会议议效率。会议主主题、时时间、地地点、参参与人、议程、时间表表等最好好都在会会议通知知中必须须提前一一定时间间告知好好让相关关人员准准备，会会议方程程在会议议前再打打印给到到相关人人员以便便大家遵遵守。3.主题题要集中中一次会议议，最好好只有一一个主题题，因为为只有这这样才能能更好地地集中相相关人员员、时间间和精力力，高效效解决问问题。综综合性会会议，主主题也最最好不要要超过三三个为好好。议题题越多，参参加人员员越多，“陪陪绑”的的人越多多，效率率越低下下，时间间越长，成成本也就就越高。(二)会会中服务务1.流流程

21、要合合理会议的流流程关系系到会议议是否真真正民主主、有效效。一是是尽量不不要领导导主持会会议，而而应该是是会议议议题发起起单位或或办公室室主持；二是领领导尽量量最后讲讲话，否否则一开开始基调调一定，很很多人就就不敢发发表自己己的看法法，或者者只是随随声附和和；三是是会议发发表意见见时贯穿穿例外管管理的原原则，重重复观点点尽量少少谈，尽尽量谈有有建设性性意见，且且少发表表主观意意见观点点而应以以事实和和数据支支撑，出出现跑题题或刹不不住车时时要及时时拉回来来；四是是繁简得得当，有有些问题题简要介介绍即可可，重大大问题讨讨论要充充分，让让相关尤尤其是一一线部门门充分发发表意见见，不能能仓促决决策，

22、而而且不同同部门、人员由由于学习习、工作作经历和和岗位职职责不同同，所关关注的重重点通常常也会有有所不同同，充分分交流有有利于优优势互补补；五是是重大决决策最好好刻意安安排反面面意见，会会议决策策怕的是是一面倒倒，如果果确定要要做也要要经得起起考验，想想出各种种应对风风险的措措施尽量量减少损损失，“两两益相权权取其重重，两害害相权取取其轻”，如如果明确确能承受受最大的的损失和和最坏的的结果，这这样决策策了也不不会轻易易摇摆；六是该该议的时时候要议议，该决决的的时时候要决决，该举举手的时时候要举举手，该该签字的的时候要要签字，尽尽可能会会上形成成决议而而不要拖拖到会议议结束了了还没有有结论，要要

23、落实责责任人、关键行行动措施施、验收收标准、完成时时间、风风险防范范措施、配套资资源支持持和关键键里程碑碑等。2.时间间要紧凑凑要事先规规定会议议时间，一一般的会会议不要要超过一一小时，较较长的会会议要分分大阶段段进行，每每阶段发发言人的的时间要要规划和和控制好好，主持持人要把把握好会会议节奏奏。对较较长的会会议要安安排中场场休息，且且最好提提前准备备好茶水水、甜点点和水果果等，否否则开会会时间开开长了，大大脑转得得慢了注注意力也也不容易易集中。3.决议议要及时时会议的记记录一定定要完整整、规范范、完整整，从会会议主题题、与会会人员/缺席人人员、发发言、讨讨论记录录到会议议决议、表决情情况等都

24、都要进行行详细记记录，可可采用专专用记录录格式、卡片，做做到规范范、准确确、可查查，避免免事后不不认账。会议结结束后，应应尽快下下发会议议决议。会议决决议不同同于会议议简单的的流水帐帐记录，需需要做一一定的整整理、调调整和提提升，因因为会议议临时讲讲的可能能不全面面或有遗遗漏。会会议决议议一定要要落实责责任人、关键行行动措施施、验收收标准、完成时时间、风风险防范范措施、配套资资源支持持和关键键里程碑碑等，要要简单、明了。会议决决议正式式签发之之前最好好安排几几个人交交叉检查查，决策策人签发发后最好好给与会会及决议议相关人人员签名名确认以以有人推推脱。为为了要及及时贯彻彻会议精精神，要要及时发发

25、放会议议决议：一可增增强会议议时效性性，发挥挥会议的的作用；二可乘乘热打铁铁，取得得事半功功倍的效效果；三三可提高高会议的的效益，增增强执行行力；四四可明确确责任，并并通知到到相关部部门。4.手段段要先进进会前充分分准备，多多应用PPPT，要要求简明明扼要、重点突突出、逻逻辑清晰晰，不要要整版的的文字而而应图表表结合(如果基基础较弱弱对这一一块最好好组织专专门如何何准备和和汇报PPPT的的培训，并并事先做做一些参参考模板板)。另另外，能能开电话话会议、视频会会议的尽尽可能利利用这些些高科技技，可大大幅节省省交通、住宿等等费用和和往返的的时间成成本，大大大提高高沟通的的效率，其其投入产产出比是是

26、非常合合算的，尤尤其是金金融危机机的情况况下多地地点办公公、全国国性或全全球化公公司更应应多应用用一些高高科技工工具和手手段。(三)会会后督促促1.执行行要检查查会议决策策情况的的跟踪检检查，尤尤其是关关键节点点的把握握，秘书书需要有有“盯牢牢”“管管好”“跟跟到底”的的执行力力来持续跟跟进和追追踪，直直到相关关部门和和人员养养成习惯惯为止，当当然最好好能有配配套的培培训来进进一步强强化执行行力。会会议决议议发放、跟踪等等也可通通过Emmaill、OAA、IMM（包括括QQ、POPPO、MMSN、SKYYPE、RTXX等）等等多种工工具和手手段来宣宣导、提提醒和落落实。2.结结果要奖奖惩对不能及及时、较较好完成成任务的的予以帮帮扶、培培训、批批评，仍仍不行的的可能须须调岗或或淘汰；对主动动、积极极、按时时、高质质量完成成任务的的则予以以表扬、奖励或或晋升等等，让大大家清楚楚地知道道什么样样的行为为会受到到奖惩从从而改变变行为甚甚至习惯惯。参考文献献1楼楼宇生通用秘书书学 同济济大学出出版社, 199912王道荣荣 秘秘书之友友 秘秘书之友友编辑辑部, 199953袁袁维国 秘秘书学 高高等教育育出版社社, 1199113杨杨剑宇 中中国秘书书史 武武汉大学学出版社社，20009-049