关于个人住房贷款档案管理实施细则4531.docx
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1、 中国建建设银行行个人住住房贷款款档案管管理实施施细则（试试行）第一章总则第一条为规范范和加强强个人住住房贷款款业务的的档案管管理工作作，合理理有效地地保管和和利用档档案资料料，根据据中国国建设银银行档案案管理办办法、中国国建设银银行信贷贷档案管管理规定定、中中国建设设银行个个人住房房贷款办办法、中国国建设银银行个人人商业用用房贷款款暂行办办法、中国国建设银银行个人人再交易易住房贷贷款暂行行办法、中国国建设银银行个人人住房贷贷款业务务操作规规程（试试行）等等规章制制度，制制订本细细则。第二条 个人人住房贷贷款档案案是指各各行在经经办和管管理各类类个人住住房贷款款工作中中形成的的，具有有凭证依依
2、据作用用和参考考利用价价值或史史料价值值的信贷贷经营管管理专业业技术材材料的总总称。个个人住房房贷款档档案管理理是指个个人住房房贷款有有关资料料的收集集、整理理、归档档、保存存、退回回、销毁毁的全过过程。第三条 个人人住房贷贷款档案案实行统统一领导导、分级级管理、逐级建建档的管管理原则则。第四条 个人人住房贷贷款档案案由个人人住房贷贷款业务务经营部部门（以以下简称称经营部部门）、会计部部门、档档案部门门负责管管理，即即在贷款款本息结结清或信信贷业务务执行完完毕以前前，由经经营部门门、会计计部门负负责管理理；在贷贷款本息息结清或或信贷业业务执行行完毕以以后，由由档案部部门负责责管理。经营部部门负
3、责责信贷档档案的收收集、整整理、保保管、借借阅和移移交归档档工作；会计部部门负责责重要档档案的接接收、入入库保管管、借阅阅、移交交工作；档案管管理部门门负责贷贷款本息息全部还还清或信信贷业务务执行完完毕以后后的档案案保管及及销毁。第五条对个人人住房贷贷款档案案资料录录入和扫扫描进计计算机进进行电子子化管理理的经办办机构，应应保证其其档案管管理信息息系统的的可靠性性和完善善性，严严格信息息录入、查询、修改等等环节的的人员权权限设置置，定期期进行系系统维护护、数据据备份和和排查病病毒等工工作，防防止信息息的丢失失和泄漏漏。第二章档案分分类和部部门管理理职责第六条 个人人住房贷贷款的归归档范围围包括
4、贷贷款业务务中形成成的专业业技术资资料，分分为重要要档案和和一般档档案。重重要档案案是指个个人住房房贷款抵抵押房屋屋他项权权利证、权利质质押的权权利证明明、保险险单等重重要物品品和单证证原件；一般档档案指除除重要档档案以外外的所有有在办理理个人住住房贷款款业务中中形成的的专业技技术资料料（具体体归档范范围见附附1）。第七条个人住住房贷款款重要档档案原则则上由会会计部门门负责保保管。经经营部门门如设立立了专门门的信贷贷档案库库房和专专职信贷贷档案管管理员，重重要档案案可由该该经营部部门区别别一般档档案负责责保管。第八条各经办办行的经经营部门门除对所所有个人人住房贷贷款档案案资料进进行收集集以外，
5、还还需设立立专（兼兼）职贷贷款档案案管理岗岗，负责责接收、审查信信贷经办办人员提提供的档档案资料料，做好好还款阶阶段个人人住房贷贷款一般般档案的的日常整整理、保保管和利利用等工工作。重重要档案案在经营营部门负负责保管管的，该该经营部部门必须须设专职职档案管管理人员员负责保保管。 第九条条 档档案部门门负责个个人住房房贷款本本息结清清或信贷贷业务执执行完毕毕以后的的档案管管理。 第十条条 个个人住房房贷款档档案的保保管期限限为5年年，从贷贷款本息息结清的的下一年年开始计计算。第三章 重要要档案的的管理第十一条条信贷贷经办人人员收到到重要档档案资料料，要逐逐项登记记“个人住住房贷款款重要档档案资料
6、料登记簿簿”（附22），同同时填制制“个人住住房贷款款重要档档案资料料收妥通通知书”（附33）一式式三联，加加盖经办办人名章章、业务务部门公公章以及及借款人人或第三三人名章章，一联联留底，一一联给借借款人或或第三人人，一联联给保管管部门。登记簿簿与收妥妥通知书书分别专专夹保管管。第十二条条信贷贷经办人人员将一一联“重要档档案资料料收妥通通知书”、收妥妥的重要要档案资资料及时时一并移移交会计计部门或或经营部部门的重重要档案案管理人人员，同同时将重重要档案案资料复复印一份份装入信信贷档案案内，以以备日常常查用；重要档档案管理理人员应应对信贷贷经办人人员移交交的重要要档案资资料进行行复核，并并 “重
7、要档档案资料料登记簿簿”上签字字做好移移交记录录。第十三条条 重重要档案案资料要要实行双双人管理理，一人人管登记记簿，一一人管实实物，登登记人员员与保管管人员要要有明确确分工，登登记人员员负责收收到保管管物品时时的初点点，领（转转）出的的复点，登登记簿的的登记，办办理交接接手续及及专夹保保管有关关通知书书；保管管人员负负责收到到保管物物品时的的复点、领（转转）出时时的初点点，登记记簿的复复核及有有关物品品的日常常保管。第十四条条由于于进行诉诉讼及其其他工作作需要，领领用被保保管的重重要档案案资料时时，应填填制“重要档档案资料料领用、退回保保管通知知书”（附44）或者者“担保物物、偿债债物领用用
8、、退回回、变更更保管通通知书”（见附附5）一一式两份份，经办办人、部部门负责责人签章章，加盖盖部门公公章，报报主管行行长签批批后，送送保管部部门领用用占管担担保物。保管部部门核对对签章无无误后加加盖印章章，一联联退领用用部门专专夹保管管，一联联与原“收妥通通知书”一同保保管，按按通知书书内容将将重要档档案资料料转交领领用部门门。第十五条条 重重要档案案资料用用后交回回时，应应由领用用部门填填制“重要档档案资料料领用、退回保保管通知知书”或者“担保物物、偿债债物领用用、退回回、变更更保管通通知书”一式两两联，经经办人、部门负负责人、领用部部门签章章后连同同领用的的重要档档案资料料送保管管部门，保
9、保管部门门将“领用、退回、变更保保管通知知书”与退回回的担保保物和领领用时填填制的“领用、退回、变更保保管通知知书”内容核核对相符符后，将将担保物物收妥保保管，在在“领用、退回、变更保保管通知知书”签章后后，一联联退领用用部门，一一联与原原“领用、退回、变更保保管通知知书”与原“收妥通通知书”一同保保管，并并在“重要档档案资料料登记簿簿”中签注注。第十六条条 借借款人还还清贷款款本息后后，重要要档案管管理人员员凭经营营部门填填制的“中国建建设银行行担保物物、偿债债物领用用、退回回、变更更保管通通知书”和贷款款还款凭凭证或会会计柜台台出具的的“贷款本本息结清清通知书书”，将重重要档案案资料退退回
10、经营营部门，并并在“重要档档案资料料登记簿簿”中签注注。第十七条条对需需退还借借款人的的重要档档案资料料，经营营部门开开具“个人住住房贷款款重要档档案资料料清退确确认书”（附66）， 由借款款人或其其受托人人在确认认书上签签收后，将将有关重重要档案案资料退退还借款款人，并并在“重要档档案资料料登记簿簿”中登记记清退日日期。“个人住住房贷款款重要档档案资料料清退确确认书”补充贷贷款档案案保管。第四章一般档档案的管管理第十八条条 收收集信贷贷档案资资料。受受理个人人住房贷贷款申请请后，信信贷经办办人员应应逐笔单单独设立立专用文文件袋，将将受理、调查、审批和和发放等等各环节节形成的的档案资资料存放放
11、于该文文件袋内内，并在在文件袋袋上注明明客户名名称、文文件内容容、收件件日期等等项目。第十九条条 移移交信贷贷档案资资料。贷贷款发放放后，信信贷经办办人员应应填写“个人住住房贷款款档案资资料清单单”和“合作企企业项目目档案资资料清单单”（附77）一式式两份，连连同全部部档案资资料一并并移交信信贷档案案管理人人员。经经办人员员须按照照“档案资资料清单单”规定的的内容，形形成多少少移交多多少，不不得遗漏漏。信贷贷档案资资料应在在每笔信信贷业务务发放（办办理）后后2个工工作日内内移交，自自发放（办办理）至至回收阶阶段的档档案资料料，随时时形成，随随时移交交。档案案管理人人员负责责集中统统一整理理保管
12、至至贷款本本息结清清或信贷贷业务执执行完毕毕。第二十条条 档档案资料料的核查查。信贷贷档案管管理人员员应对档档案资料料的完整整性负责责，同时时对档案案资料内内容的合合规性进进行审查查，对于于移交的的每笔个个人住房房贷款业业务的档档案资料料，必须须依照清清单逐份份逐张的的核实，并并确认每每份档案案资料是是否为原原件或同同意存档档的复印印件。如如果有缺缺项或缺缺少份数数，档案案管理人人员有权权要求信信贷经办办人员及及时补齐齐。因特特殊情况况不能补补齐的，由由信贷经经办人员员在清单单“缺项原原因”中注明明。经审审查符合合要求的的档案资资料，档档案管理理人员和和信贷经经办人员员同时在在“档案资资料清单
13、单”上签字字。清单单一式两两份，一一份由信信贷经办办人员保保留，一一份有档档案管理理人员留留存备查查。第二十一一条 档档案资料料整理。信贷档档案管理理人员接接收信贷贷档案资资料后，应应在100个工作作日内进进行整理理，将信信贷档案案资料划划分为客客户基本本情况档档案资料料、信贷贷业务和和担保档档案资料料三部分分内容分分别整理理与保管管，其中中信贷业业务和担担保档案案资料按按照贷前前、贷后后两个阶阶段的业业务操作作流程，分分别按顺顺序排列列。第二十二二条档档案资料料的立卷卷归档。信贷档档案管理理人员对对经审核核整理的的信贷档档案资料料应及时时进行立立卷归档档。一、合作作楼盘资资料以项项目为单单位
14、组卷卷。个人人住房贷贷款贷款款档案以以笔为单单位组卷卷，个人人住房组组合贷款款以组合合为单位位组卷。二、贷款款档案采采取软卷卷皮方式式以卷为为单位装装订，且且可以通通过粘贴贴、折叠叠、缩小小、扩大大等方法法尽量做做到纸张张大小的的统一（软软皮卷封封面格式式见附88）。同同一房地地产开发发企业多多个合作作项目的的，以企企业为单单位装盒盒，即将将项目案案卷合装装一个档档案盒。个人住住房贷款款可将若若干案卷卷合装一一个档案案盒，也也可以卷卷形式保保管（档档案盒式式样见附附9）。三、每个个案卷均均应编制制“信贷档档案卷内内目录”（附110）一一式两份份，其中中一份放放卷首，另另一份作作为检索索工具。四
15、、案卷卷卷内每每件资料料首页的的左上角角（留出出装订线线）应编编写与卷卷内目录录相一致致的件号号，以便便于保管管和查阅阅。五、将案案卷按照照“贷款品品种开开发企业业合作作楼盘项项目个个人住房房贷款业业务发生生时间”的顺序序进行分分类与排排列。即即：首先先区分不不同的个个人住房房贷款品品种分别别保管。对有合合作房地地产开发发企业的的，首先先区分不不同的房房地产开开发企业业，然后后将该房房地产开开发企业业项下个个人住房房贷款档档案按不不同的合合作楼盘盘项目分分开，同同一合作作楼盘项项目下，再再按照个个人住房房贷款业业务发生生的先后后顺序依依次进行行排列。对没有有合作房房地产开开发企业业的个人人住房
16、贷贷款档案案，按照照个人住住房贷款款业务发发生的先先后顺序序依次进进行排列列。六、按照照案卷的的排列顺顺序编制制归档号号。归档档号设112位，前前两位为为贷款品品种序号号，第三三位到第第五位为为开发企企业或交交易中介介序号，第第六位到到第七位位为合作作项目序序号，第第八位到到第十二二位为个个人住房房贷款序序号。七、按以以下要求求逐卷填填写案卷卷封面和和卷盒脊脊背各项项目：（一）全全宗名称称及全宗宗号：“全宗名名称”一栏填填写本行行全称，或或将本行行全称印印制在固固定位置置；“全宗号号”一栏按按档案行行政管理理部门有有关规定定填写。（二）经经办部门门：填写写经办个个人住房房贷款业业务的具具体部门
17、门。（三）档档案类别别：填写写“经营类类信贷档档案”（简称称“个人房房贷”）。（四）客客户名称称：商品品房销售售贷款合合作方填填写单位位全称，个个人类客客户填写写姓名。（五）案案卷标题题：贷款款品种及及用途，合合作楼盘盘填写项项目名称称。（六）合合同生效效日和到到期日：填写信信贷合同同或证书书正式生生效日和和规定期期限的到到期日。（七）保保管期限限：5年年。（八）信信贷业务务办结时时间：填填写个人人住房贷贷款本息息结清和和业务执执行完毕毕时间。（九）卷卷内件（张张）数：填写卷卷内实有有文件件件数，其其数字应应与卷内内目录“件号”的尾数数相一致致。（十）年年度：填填写归档档年度。（十一）盒盒号：
18、填填写档案案盒排列列的顺序序号。（十二）归归档号：填写本本部门统统一编制制的归档档号。（十三）目目录号、案卷号号：由档档案部门门统一编编制。八、立卷卷后，对对于信贷贷业务发发放至全全部信贷贷本息回回收期间间的后续续资料，信信贷档案案管理人人员随时时在“档案资资料清单单”中进行行登记和和补充归归档。在在档案资资料装订订的过程程中也要要充分考考虑到这这一需要要，可以以采用在在资料末末尾直接接粘贴补补充材料料并增加加件号，或或事先预预留空白白页以后后加贴新新资料等等方式。第二十三三条 档案资资料的保保管。一、经营营部门档档案管理理人员有有义务保保证档案案资料的的安全，严严密防火火、防潮潮、防尘尘、防
19、盗盗、防蛀蛀、防腐腐蚀。一一旦发现现有丢失失、毁损损、违章章使用等等情况的的，除及及时采取取必要措措施外，应应根据情情况的严严重程度度迅速报报告本部部门负责责人。二、档案案资料需需要的原原本、原原稿，不不得另行行编写与与修改。经营部部门档案案管理人人员不得得违反规规定提供供、利用用、移交交资料或或违法、违纪牟牟取私利利进行涂涂改、伪伪造档案案。三、建立立档案管管理人员员变更交交接制度度。档案案管理人人员变更更时，采采用第三三人见证证制度，移移交人与与接收人人在监交交人的见见证下核核点贷款款档案资资料齐全全后填制制“贷款档档案交接接表”（附112），并并专夹保保管。第二十四四条档档案资料料的使用
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