南开区卫生系统档案培训资料7457.docx

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1、南开区卫卫生系统统档案培培训材料料2000807705、文书书档案：根据8号号令规规定精精神，修修订各单单位文文书档案案归档范范围和保管期期限表1、机关关文件材材料归档档范围：（1）上上级机关关颁发的的需要贯贯彻执行行的文件件，主要要包括会会议文件件、业务务指导文文件、领领导讲话话等；（22）本机机关产生生的绝大大部分文文件材料料；（33）同级级机关需需要贯彻彻执行的的文件；（4）下下级机关关报送的的重要的的文件材材料。2、机关关文件材材料不归归档范围围：（11）上级级机关文文件材料料中，普普发性不不需要办办理的文文件材料料，任免免、奖惩惩非本机机关工作作人员的的文件材材料，供供工作参参考的抄

2、抄件；（22）本机机关文件件材料中中的重份份文件，无无查考利利用价值值的事务务性、临临时性的的文件，一一般性文文件的草草稿，无无特殊保保存价值值的信封封，不需需要办理理的一般般的人民民来信、电话记记录，机机关内部部互相抄抄送的文文件材料料，本机机关负责责人兼任任外单位位职务形形成的与与本机关关无关的的文件材材料，有有关工作作参考的的文件材材料；（33）同级级机关的的文件材材料中，不不需要贯贯彻执行行的文件件材料，不不需要办办理的抄抄送文件件材料；（4）下下级机关关的文件件材料中中，供参参阅的简简报、情情况反映映，抄报报或越级级抄报的的文件材材料。3、保管管期限。（1）永永久保存存的材料料：一是

3、是反映本本单位重重大史实实的文件件材料；二是上上级形成成的、与与本单位位有直接接关联的的、应该该作为永永久保存存的文件件材料；三是下下级部门门形成的的、本单单位应该该作为永永久保存存的文件件材料。（2）330年保保存的材材料：一一是本单单位形成成的、不不具备永永久保存存价值的的，300年内有有参考价价值的材材料；二二是上级级形成的的、不具具备永久久保存价价值的，330年内内有参考考价值的的材料；三是下下级形成成的、不不具备永永久保存存价值的的，300年内有有参考价价值的材材料。（3）110年保保存的材材料：各各级形成成的，在在10年年内具有有参考价价值的文文件材料料。、会计计档案：15年以以下

4、保管管期限会会计档案案排列，按按5年的的报表15年年的帐簿簿15年年的凭证证先后次次序排列列、照片片档案：数码照片片的整理理方法随着社会会科学技技术的发发展，在在原来以以胶片作作为记录录载体的的同时，增增加了以以数字形形式记录录信息的的新载体体光盘盘。光盘盘有着体体积小、容量大大、移动动性强、存储方方便、价价格低廉廉等诸多多优点，已已被大多多数单位位采用。用数码码相机拍拍照后，将将数据刻刻录在光光盘上，就就形成了了数码照照片光盘盘。可以以说，数数码照片片光盘是是另一种种形式的的底片。要将数数码照片片按照年年度分开开，不得得跨越年年度。建建立一个个名为：数码照照片档案案+年度度的文件件夹。将将一

5、个年年度内需需要归档档的全部部数码照照片放入入其中。例：20006年年的数码码照片档档案应全全部放入入到图AA的文件件夹中。 图A在年度度下进行行分组管管理，分分组原则则与照片片档案的的分组原原则相同同，一般般按照拍拍摄内容容进行分分组。一一个拍摄摄内容的的数码照照片分为为一组，应应放入同同一个文文件夹内内，不能能混淆。文件夹夹的文件件名要概概括出该该组照片片的基本本内容，但但应该比比照片档档案中该该组照片片的总说说明略简简单些。该文件件夹应放放入到所所属年度度的数码码照片文文件夹下下。例：20006年年某局接接受市级级某项检检查的一一组照片片就都应应该放入入到图AA（数码码照片档档案2000

6、6年年）的文文件夹下下的图BB的文件件夹中。 图图B由于数数码光盘盘廉价、体积小小、容量量大等诸诸多特点点，每组组照片内内很可能能出现一一部分数数码照片片冲洗成成照片入入册，成成为照片片档案；另一部部分没有有冲洗出出来，只只作为资资料进行行保存。我们应应当把被被选冲洗洗入册归归档的数数码照片片的文件件名改为为与之对对应的冲冲洗出照照片的档档号。例如：单单位全宗宗号为550，照照片档案案目录号号为166，本照照片冲洗洗后在第第5卷，照照片号为为46，则则该数码码照片的的文件名名应为图图C： 图图C同一年年度、同同一问题题的数码码照片不不分开刻刻录光盘盘。没有被选选入的照照片的文文件名，暂暂不作要

7、要求。、编研研材料：编研的概概念：编编研工作作是指以以馆（室室）藏档档案资料料为主要要物质对对象，以以主动提提供或报报导档案案信息内内容为主主要目的的，在深深入研究究的基础础上，围围绕着一一定的题题目范围围，对档档案文献献进行收收集、筛筛选和不不同性质质、不同同层次的的加工，使使之转化化为不同同形式的的出版物物，供社社会或有有关方面面利用。按加工层层次划分分的两类编研研成果：一、一一次文献献编研成成果：收发文文汇编、专题文文件汇编编选编、文集、图册等等。什么是是一次文文献？一一次文献献也称为为档案文文献的原原文，是是人们实实践活动动的原始始记录，它它包括档档案原件件及其复复制品，即即凡内容容和

8、原件件相同的的文件、图纸等等都可称称为一次次文献。一次文献献编研成成果的概概念：是是按照特特定的题题目，对对有关档档案材料料进行收收集，经经过筛选选、转录录、校勘勘、编排排和出版版，成为为某种档档案文件件的汇集集。一次文献献编研成成果特点点：向读读者提供供真实、准确、可靠的的档案或或文件的的原文。一次文献献编研成成果的要要求：高高度忠实实于档案案或文件件的原文文原意。二、二次次文献编编研成果果：1、全全宗介绍绍2、大大事记33、组织织沿革44、基础数字字汇集55、利用用效果事例例汇编什么是二二次文献献？二次次文献不不是档案案文献的的原文，是是对分散散的、原原始的档档案信息息进行浓浓缩或提提炼后

9、形形成的文文献。二次文献献编研成成果的概概念：是是根据一一定题目目的需要要，采撷撷、浓缩缩或提炼炼档案所所载的内内容，用用新的体体例、编编者自己己的语言言编写而而成的编编研成果果。二次文献献编研成成果的特特点：向向读者提提供的不不是档案案原文或或原文的的复制品品，而是是以档案案内容为为依据，将将档案原原文中部部分信息息进行重重新组合合的材料料 。1、发文文汇编：将某单单位发制制的文件件按字号号或时间间顺序排排列汇编编成册。例：南南开区委委文件汇汇编 南党发发20007号、南南党发20007号、南南党发20007号注意：不不同发文文字号的的文件应应分别编编制汇编编。南党办发发字号的的文件应应该汇

10、编编南开开区委办办公室文文件汇编编2、专题题文件汇汇编：将反映映某一专专题的文文件汇编编成册。 3、收文文汇编：将上级级机关的的普发性性文件按按一定的的顺序汇汇编成册册。例：市市卫生局局文件汇汇编（11996619999）4、全宗宗介绍:又称“全宗指指南”以某一一全宗为为对象范范围，以以文章叙叙述的形形式对立立档单位位及其档档案的内内容和成成分价值值情况进进行报导导的一种种参考资资料。全宗介绍绍编写必必要性：编制全全宗介绍绍是档案案馆（室室）的一一项基础础业务建建设；编编制全宗宗介绍为利利用者提提供基本本的查找找线索；编制全全宗介绍绍为编写写档案馆馆指南积积累资料料。结构：封面：全宗指南南名称

11、、全宗档档案起止止时间、全宗号号、编制制者、编编制时间间例： 南开开区委全全宗介绍绍 （）全宗号： 南开开区委档档案室编编一九九八八年六月月十八日日正文：A、立档档单位历历史沿革革简介：立档单单位的名称（全全称、简简称）和和性质；成立时时间、坐坐落地点点及相关关历史背背景；隶属关关系；单位职职能、任任务及职职权范围围；内部部组织机机构的设设置及演演变情况况；主要要活动情情况；党党、政领导人人名录及及变化情情况等。B、全宗宗历史概概况：档档案的来来源、数数量；整整理、分分类原则则；档案案价值鉴鉴定情况况；保管完完整程度度；检索工工具的编编制情况况；档案利利用情况况；其他他需要说说明的问问题。 C

12、、档案内内容与成成分介绍绍：是全全宗介绍绍的主体体，以文章章叙述形形式，按按全宗内内档案的的实际分分类体系系介绍。 例：（一）文文书档案案：本全宗宗共有文文书档案案XXXX卷，其其中永久久XXXX卷，长长期XXXX卷，短短期XXXX卷。按年代代问题（或或年代机构）组组卷，主主要内容容有：（二）基基建档案案: 本全全宗共有有基建档档案XXXX卷，全全部永久久保管，分分基建项项目和房房屋产权权两类。主要内内容有：（三）设设备档案案:本全宗宗共有设设备档案案XXXX卷，分分办公设设备和交交通设备备两大类类，全部部短期保保存。（四）会会计档案案:本全宗宗共有会会计档案案XXXX卷，其其中永久久XXXX

13、卷，定定期XXXX卷，分分会计报报表、账账簿、凭凭证三大类。等等等。 D、其其它情况况说明： a、所所采用的的材料全全部来源源于本档档案室库库存档案案； b、合合并单位位档案保保存情况况； c、隶隶属关系系变化使使档案保保存发生生变化。5、大事事记：是按照照时间顺顺序，简简要地记记载一个个单位在在一定历历史时期期内发生生的大事事和要事事的一种种档案编编研成果果。特点：必必须严格格地按照照时间顺顺序记载载有关历历史事实实；使用用编年记记事体。编年记记事体是是一事一一记，逐逐年、逐逐月、逐逐日以时时间发生生的时间间先后为为序记述述，一日日数事，则则分条记记述。结构：题名。包括总总标题，记记述事件件

14、的起止止时间，编编者。例如：XXX市文文化局大大事记X年X月月-X年年X月XX市文文化局档档案室编编目录。正文。大事记记的主体体部分，主主要由大大事时间间和大事事条目组组成。 二零零零七年 一一月 1日，XXXXXXXXXXX辅文：图表、注释、讲话稿稿等大事记的的记述范范围：各各种重要要的决定定、办法法、通知知等文件件的颁布布实施情情况；各各种重要要的会议议和活动动情况；区域和和隶属关关系变化化；机构构建立和和调整、名称更更改；领领导成员员的任免免情况和和重要活活动情况况；本单单位内部部机构的的设置、调整和和人员任任免情况况；奖励励、处罚罚等情况况；重大大项目建建设、重重大成果果取得情情况；获

15、获得的各各种重大大荣誉；上级领领导视察察、检查查工作；重要外外事活动动；重大大灾害、事故、案件的的发生；其他大大事、要要事、新新事。大事记的的编写要要求:大事记记述范围围掌握要要准确，做做到：大大事突出出、要事事不漏、小事不不收，突突出大事事、要事事、新事事;大事发发生时间间要保持持唯一性性，不能能模糊;大事内内容包括括事件、起因因、发展展过程、结果等等要素，必必须完整整、概括括和确切切。6、组织织沿革：是以文文字或图图表形式式，系统统记述和和反映某某一独立立机关（包包括党政政机关和和各种团团体、企企事业单单位）或或某一地地区、某某一系统统各级各各类机关关自身发发展演变变的参考考资料。体例：组

16、组织机构构沿革的的编写体体例有编编年体、系列体体和阶段段体三种种。最常常用的组组织机构构沿革体体例是编编年体。编年体体是以年年代为序序，逐年年列出本本单位体体制、机机构设置置和人员员编制等等方面的的情况。基本结构构：总题名名：标题题、起止止时间、编者 例：XXX医院院组织沿沿革（19XXX 199XX） XX局局综合档档案室编编序言：是说明明编写目目的、体体例、时时间断限限、材料料来源和和历史沿沿革概况况等。目录：正文：正文是是组织沿沿革主体体，主要要说明地地址迁移移、机构构成立和和调整、机构的的职权范范围、机机构性质质和任务务、隶属属关系、编制核核定、内内部机构构设置、干部任任免等情情况。附

17、录：补充正正文所涉涉及到的的有关材材料。如如：有关关机关设设置的上上级批文文的复印件。附录附附在正文文后面，起起到补充充说明的的作用。组织机构构沿革的的编写要要求：准确地地反映整整个单位位的组织织体系，将将整个单单位的组组织机构构分别按按层次、序列疏疏理清楚楚。统一组组织机构构编写涉涉及的机机构和人人员层次次，特别别对于机机构设置置多而且且变化较较频繁的的企业事事业单位位尤其要要注意这这一点。采用编编年体编编写组织织机构时时，为了了避免过过多的内内容重复复，可以以只写有有变动的的部分。所谓变变动主要要指机构构设置的的变化、机构职职能的调调整和人人员任职职的更替替。为了了将隶属属关系反反映得更更

18、清楚，组组织体系系部分的的内容可可以用图图表表述述，再加加以文字字叙述说说明。7、基础础数字汇汇集：以数字字语言反反映某一一单位或或某一地地区、某某一系统统的某一一方面情情况或若若干方面面基本情情况的一一种参考考资料。整体结构构总标题题：单位位、 内内容、 名称、 时时间 例：XXX社区区XX慢慢性病情情况统计计（1999019999） 编制说说明正文正文要素素与形式式要素：数列是是构成统统计数字字汇集正正文的基基本要素素。一个数列列包含四四个方面面的内容容：统计计对象、时间与与空间范范围、统计数数值、统计指指标 注意：每一个个数列可可以根据据需要选选择不同同的时间间范围或或空间范范围，以以便

19、加以以比较，但但它所反反映的统统计对象象却只能能始终是是一个。形式：文字叙叙述式、图表式式、图表与与文字相相结合形形式统计图表表的绘制制图示：直方图图、折线线图、圆圆饼图表格：时间数数列表、空间数数列表、时空数数列表基础数字字汇集编编写要求求:准确、全面性性和系统统性、规范。8、利用用效果事事例：将实际际工作中中利用档档案的典典型实例例按照一一定的体体例加工工提炼而而成的一一种参考考资料。编写档案案利用事事例的意意义：11、显示示档案的的价值22、宣传传档案工工作、33、交流流档案利利用经验验4、拓宽宽档案利利用途径径编写要求求：1、典型性性2、真真实性33、科学学性4、明确性性基本内容容：标

20、题；利用档档案的单单位或利利用者姓姓名、职职务（职职称）等等；利用档档案的时时间利用档档案的目目的或原原因；利用档档案的内内容、数数量、人人次；利用档档案解决决的具体体问题；该实例例的提供供者 “年北京京市食物物中毒发发生情况况分析”“北京市市五百例例预防接接种副反反应分析析”“年北京京市流脑脑发病、死亡数数统计与与分析”这类编研研材料已已经常地地被业务务人员应应用于科科研、专专题调查查等实际际工作中中，显示示了很强强的实用用性。一、家庭庭档案的的概念 家庭档档案，是是指家庭庭及家庭庭成员在在家庭生生活和社社会活动动中形成成的可归归属个人人保存备备查的文文字、图图表、声声像、电电子、实实物及其

21、其他各种种形式的的历史记记录。（如如：出生生证明、日记、病历、手稿、书信、作品、照片、录音（像像）带、证件、凭据、证书、磁（光光）盘、实物等等资料） 二、家家庭档案案的管理理 1、管管理原则则。家庭庭档案是是维护家家庭及家家庭成员员合法权权益、经经济利益益，反映映家庭历历史真实实面貌的的重要依依据，应应集中存存放、统统一管理理。 2、家家庭档案案的收集集。家庭庭档案的的收集，是是把散存存在家庭庭成员手手中及其其他有关关方面的的具有保保存价值值的档案案材料相相对集中中并统一一管理的的过程。家庭档档案的收收集要求求：家庭庭档案的的收集应应遵循家家庭档案案的自然然形成规规律，保保证家庭庭档案的的完整

22、、准确。家庭档档案收集集的范围围：各家家庭可根根据实际际，确定定本家庭庭档案的的收集范范围。主主要有： 宝宝康康乐档案案：计划划生育材材料，胎胎儿诞生生及发育育成长材材料，婴婴儿出生生材料，婴婴幼保健健材料，婴婴幼教育育材料，婴婴幼音像像材料等等。 学生时时代档案案：典型型的学习习课本、学习作作业、学学习成绩绩单，毕毕业证等等证件，学学校生活活的照片片、录音音、录像像，升学学考试材材料，学学习日记记，师生生书信，毕毕业纪念念及同学学互赠材材料，择择业材料料等。 恋爱婚婚姻档案案：恋爱爱书信及及照片、结婚证证书、结结婚照片片、婚礼礼录像等等。 工作成成果档案案：工作作日记，发发表的论论文及著著作手稿稿，科研研、革新新、发明明材料，工工作照片片及录像像等。 当家理理财档案案：当家家理财记记录，家家庭财产产，购物物发票，家家庭参与与经营和和财产购购置材料料等。 医疗保保健档案案：病历历，身体体检查的的片子，化化验单，家家族病史史记录等等。 家庭历历史档案案：家族族简况、家史，父父系亲属属和母系系亲属简简况记录录，谱牒牒等。 综合类类档案：阖家欢欢聚的照照片，家家庭成员员生日录录像，有有纪念意意义活动动的录音音、录像像，家庭庭大事记记，家庭庭成员基基本情况况记录等等。