人力资源档案管理方案11345.docx

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1、人力资源源档案管管理方案案对人力资资源档案案进行妥妥善管理理，是人人力资源源管理的的重要内内容，这这样既能能有效地地保守人人才机密密，也可可以维护护人力资资源档案案资料的的完整，防防止资料料损坏。企业建建立健全全人力资资源档案案管理方方案是对对人力资资源档案案进行妥妥善管理理的关键键。目录：一、员工工人事档档案资料料管理规规定二、员工工培训档档案管理理办法三、员工工工作业业绩档案案管理办办法四、员工工档案保保管规定定五、员工工档案利利用办法法附：人力力资源档档案管理理用表一、员工工人事档档案资料料管理规规定概念解说说：员工人事事档案资资料是公公司进行行人力资资源管理理的重要要依据，因因此必须须

2、制定相相应的规规章，加加强员工工人事档档案资料料的管理理工作。编写要点点：在制定定该文案案的过程程中需注注意如下下几个方方面： (1)明确目目的； (2)阐明员员工人事事档案资资料包含含的内容容。范文：公司司员工事档案案资料管管理规定定为了加强强本公司司员工人人事资料料管理工工作，特特制定本本规定。一、各人人事命令令、通知知公布后后，连同同该隶凭凭证(申请单单或签呈呈)合并归归档。二、每月月初依据据人员异异动记录录簿编制制“人力力异动月月报表”，呈呈核阅后后，列八八人事流流动率检检查依据据。三、员工工若有需需要“服服务证明明书”或或“离职职证明书书”，可可至人力力资源部部说明中中请理由由，由经

3、经办人填填写证明明，转秘秘书室盖盖印。四、人力力资源部部应于每每月100日编制制各主管管名册，送送总机备备查。五、人力力资源部部应备档档案包括括如下内内容：1、人力力异动案案； 2、员员工奖惩惩案；3、员工工考绩案案；4、员工工培训案案；5、人事事规章案案； 6、人人事勤务务案；7、人亭亭报表案案；8、员工工福利案案；9、文体体活动案案； 10、涉外事事件案； 11、收发文文件登记记簿。六、本规规定自公公布之日日起实施施。二、员工工培训档档案管理理办法概念解说说：公司培训训员工时时应建立立员工培培训档案案，并加加强对员员工培训训档案的的管理，从从而使员员工培训训工作有有据可查查。编写写要点：(

4、略)范文：公司司员工培培训档案案管理办办法一、为了了加强员员工培训训的档案案管理工工作，使使员工培培训工作作有据可可查，特特制定本本办法。二、员工工培训档档案是对对员工自自进入公公司开始始所参与与过的各各种培训训活动的的详细记记录。三、员工工的培训训记录内内容包括括： (1)在职前前训练中中，该员员工接受受各种专专业培训训课程的的课程名名称、内内容、时时间、出出勤记录录，参加加有关考考试的试试卷，培培训员对对该员工工的培训训评估以以及员工工参加职职前训练练后的心心得体会会或汇总总报告等等； (2)在岗位位培训中中，员工工参与的的专业或或外语的的训练课课程考勤勤记录、课程情情况、考考试成绩绩、评

5、估估表格、总结报报告等； (3)在工作作期间，员员工自费费参加社社会上举举办的各各娄业余余进修课课程的成成绩报告告单位与与结业证证书复印印件等有有关材料料。四、员工工培训档档案与其其工作档档案一起起被公司司人力资资源部作作为对员员工晋升升、提级级、加薪薪时的参参考依据据。五、员工工的培训训档隶也也是公司司培训部部发掘与与调配人人才的原原始依据据。：六、本办办法自公公布之日日起实施施。三、员工工工作业业绩档案案管理办办法概念解说说：为了激励励员工，公公司应对对员工的的工作业业绩及时时进行记记录，建建立员工工绩效档档案，加加强绩效效管理。编写要点点：(略)范文：公司司员工工工作业绩绩裆案管管理办法

6、法一、本办办法是为为了对员员工工作作业绩厦厦时进行行记录，方方便绩效效考核工工作，加加强绩效效管理，激激励员工工。二、要建建立工作作业绩档档案，对对各段时时期的工工作要有有评价和和考核，对对其主要要表现记记入档案案。考核核标准是是依据岗岗位责任任制中心心的职责责范围等等内容，考考核工作作可分配配到各部部门进行行，最后后由人事事部汇总总。三、建立立员工工工作业绩绩档案的的目的是是便于对对员工正正确全面面地评价价，对工工作突出出，成绩绩和贡献献较大者者要给予予表扬、奖励、晋级等等。对工工作不踏踏实、消消极怠工工，屡屡屡出现差差错者要要进行批批评、处处罚、降降级或撤撤职。四、员工工工作业业绩档案案的

7、内容容，主要要有以下下几个部部分： 1文件件材料。主要文文件包括括员工人人事调动动表、劳劳动合同同书、员员工身份份证、专专业文凭凭、证书书、待业业证明等等文件的的复印件件等。 2考评评记录。主要是是员工工工作表表现评估估表。公司实实行制度度化的评评估工作作，对员员工工作作表现定定期进行行孝评。考评记记录可比比较全面面地反映映出员工工的工作作概况，具具有重要要的查考考作用。 3出勤勤记录。员工每每月的考考勤统计计按年度度汇总归归纳，以以专设的的统计表表格形式式存入员员工工作作档隶。员工出出勤情况况的记录录是员工工工作态态度的反反映侧面面，体现现了员工工对企业业的忠诚诚和对工工作的责责任感。 4奖

8、惩惩记录。员工在在日常工工作中表表现突出出或违反反纪律而而受到各各种奖励励或处罚罚的记录录是对其其工作能能力、可可依赖程程度、工工作责任任心厦工工作态度度的一种种检验足足度，也也是考察察员工表表现，使使用与提提拔员工工的重要要依据。 5职级级变更。员工在在工作中中，由于于工作表表现厦服服务年限限因素，其其职务、级别与与工资待待遇等内内容会有有变化，这这种变动动也体现现了员工工工作能能力、工工作表现现、贡献献大小。因此，员员工工作作档案中中对员工工职级的的变动记记录是考考查员工工工作表现现的客观观依据。五、在员员工档案案中，还还要搜集集员工工工伤情况况记录、客人表表扬或投投诉员工工的信件件(复印

9、件件)等资料料。这对对于全面面、有效效地考查查员工表表现都有有重要作作用。六、本办办法自公公布之日日起实施施。四、员工工档案保保管规定定概念解说说：档案保管管是员工工档案管管理的一一项重要要内容，因因而公司司应当建建立相应应的档案案管理规规章，加加强档案案保管工工作。编写要点点：员工档档案保管管规定通通常包括括以下几几项内容容： (1)档案资资料的归归档； (2)档案的的保密； (3)档案的的转递； (4)档案的的统计； (5)档案的的检查核核对。范文：公司司员工档档案保管管规定一、档案案资料的的归档：档案管管理人员员应该对对新形成成的档案案材料厦厦时归档档，归档档的大体体程序1、对材材料进行

10、行鉴别，看看其是否否符合归归档的要要求2、按照照材料的的属性、内容确确定其归归档的具具体位置置；3、在目目录上补补登材料料名称及及其相关关内容； 4、将将新材料料存入档档案。二、档案案的保密密：企业制制订档案案保密制制度的具具体要求求如下：1、对于于较大的的企业，一一般要设设立专人人负责档档隶的保保管，应应齐备必必要的存存档设备备； 2、库库房应备备有必要要的防火火、防潮潮器材； 3、库库房、档档案柜保保持清洁洁，不存存放无关关物品； 4、任任何人不不得擅自自将人事事档案材材料带到到公共场场合； 5、无无关人员员不得进进入库房房，严禁禁吸烟； 6、离离开时关关灯关窗窗，锁门门。三、档案案的转递

11、递：档案的的转递一一般是由由于工作作变化等等原因引引起的，转转递的大大致程序序如下： 1、取取出应转转走的档档案；2、在档档案底账账上注销销； 3、填填写转转递人事事档隶材材料的通通知单； 4、按按发文要要求包装装、密封封。档案在转转递中必必须遵循循保密原原则，一一般通过过机要通通道转递递，不能能交由本本人自带带。另外外，收档档单位在在收到档档案核对对无误后后，必须须在回执执上签字字盖章，且且及时退退回。四、档案案的统计计：企业人人事档案案的有关关情况应应进行统统计。人人事档案案统计的的内容主主要有以以下几项项： 1、人人事档案案的数量量； 2、人人事档隶隶材料收收集补充充情况； 3、档案整整

12、理情况况； 4、档案保保管情况况； 5、利用情情况； 6、库房设设备情况况； 7、人事档档案工作作人员情情况：五、档案案的检查查核对：企业应应该对人人事资料料档案进进行定期期或不定定期检查查与核对对。检查人力力资源档档案的内内容时，既既要对人人事档案案材料本本身进行行检查，如如查看其其是否有有霉烂，虫虫蛀等；也要对对人事档档案保管管的环境境进行检检查，如如查看库库房门窗窗是否完完好，有有无其他他存放错错误等。在下列情情形发生生后，应应对人事事档案进进行彻底底检查与与按对。 1、突发事事件，如如遗失、被盗或或水灾之之后； 2、对有些些档案发发生疑问问后，如如不能确确定某份份材料是是否丢失失； 3

13、、发现某某些损害害之后，如如发现材材料发霉霉，发现现虫蛀等等。五、员工工档案利利用办法法概念解说说档案利用用如同档档案保管管，是员员工档案案管理的的一项重重要内容容，因而而同样需需要建立立相应的的规章加加强档案案的利用用管理。编写要点点：员工档档案利用用办法通通常包括括如下几几个方面面的内容容(1)目目的；(2)档档案的利利用方式式；(3)档档案利用用操作规规程。范文：公司司员工档档案利用用办法一、目的的：公司为为了高效效、有序序地利用用档案材材料，特特制定本本办法。二、档案案的利用用方式：人事档档隶的利利用方式式主要有有三种：1、设立立阅览室室以供利利用查阅阅。阅览览室一般般情况下下都设在在

14、人力资资源档案案库房内内或靠近近库房的的地方，以以便调卷卷和管理理。这便便于查阅阅指导、监督，便便于防止止泄密和和丢失等等。2、借出出使用。在满足足以下条条件时，企企业可以以将人事事挡隶借借出使用用： (1)本企业业领导需需要查阅阅人事档档案； (2)公安、保卫部部门由于于特殊需需要必须须借用人人事档案案等。注意借出出的时间间不宜过过长，到到期未还还者必须须催还。 3、出出具证明明材料。通常情情况下，出出具的证证明材料料可以是是人事档档案部门门按相关关文件规规定出具具的情况况或证明明材料，也也可以是是人事档档案材料料的复印印件。要求出具具材料的的原因一一般是入入党、入入团、提提升、招招工或出出

15、国等。三、档案案利用操操作规程程：档案利利用中各各种万式式的操作作规程如如下：1、查阅阅手续 (1)首先，由由申请查查阅者出出示书面面查档报报告，在在报告中中写明查查阅的对对象、理理由、目目的、查查阅人的的概况等等情况； (2)其次，查查阅单位位(部门)盖章，负负责人签签字； (3)最后，由由人事档档案部门门审核、批准。人事档档案部门门对申请请报告进进行审核核，如果果理由充充分，手手续齐全全，则给给予批准准。2、外借借手续(1)首首先，由由借档单单位(部门)写出借借档报告告，其内内容与查查档报告告相似： (2)其次，由由借档单单位(部门)盖章，负负责人签签字； (3)再次，人人事档隶隶部门对对

16、借档单单位进行行审核、批准； (4)然后，进进行借档档登记，把把借档的的时间、材料名名称、理理由、份份数等写写清楚，并并由借档档人员签签字； (5)最后，归归还档案案时，及及时在外外借登记记上注销销。 3、出具证证明材料料的手续续：单位、部门或或个人需需要由人人事档案案部门出出具证明明材料时时，需履履行以下下手续： (1)由有关关单位(部门)开具介介绍信，说说明要求求出具证证明材料料的理由由，并加加盖公章章； (2)人事档档案部门门按照有有关规定定，并结结合使用用者的要要求，提提供证明明材料： (3)证明材材料由人人事档案案部门有有关领导导审阅，加加盖公章章，然后后登记、发出。附：人力力资源档

17、档案管理理用表一、人事事登记表表表1 公司人人事登记记表编号姓名到职日期性别出生日期籍贯身份证号码户籍所在在地最高学历离职日期二、人事事档案管管理卡表2 公司人人事档案案管理卡卡全宗号目录号案卷号耪出归还日朝单位名称经手人姓姓名库房管理理人员签字字日期库房管理理人员鉴字字三、档案案调阅单单表3 公公司档案案调阅单单档案名称称审批调阅人档号及件件数还卷日期期年月日经经收人签签章共宗件注：本单单一式二二联，第第一联于于案卷退退还后由由档案室室退还调调卷人，第第二联留留存档案案予“备备查”。四、人事事档案资资料卡表4 公公司人事事档案资资料卡姓名性别血型籍贯省县市出生日期照片住址现址身份证字字第号迁

18、移统一编号号迁移劳保投保日期期年月日保卡号码码通讯地址址电话退保日期期年月日特长保证人姓名离厂事由爱好住址日期学习经历历学校名称称科（系列）毕业时间间经历服务处所所担任职务务起讫日期期薪资津贴家庭成赠赠关系姓名年龄职业薪资核定到任日期期薪资金额额派任单位位职称董事长总经理副总理经理厂长介绍人姓名关系住址电话五、档案案内容登登记簿表5 公司司档案内内容登记记簿类号案号内容备注六、档案案明细表表表6 公司司档案明明细表保险库号号柜位号拟存至何何时公司部门文件名称称内容类别入库日期期出库日期期收件人签签收年月日年月日审核：王王管：经经办人：七、人事事档案备备考表表7 公司司人事档档案备考考表机关名称

19、称：立卷卷单位名名称：案卷目录录号：案案卷号：本卷（簿簿）内的的文件张张数：本卷（簿簿）内需需说明的的情况：立卷人：检查人人：年月日年年月日八、归档档案卷目目录表18公司司归档案案卷目录录全宗号：目录号号：部门门案卷顺序序号正卷类目目号案卷标题题起止日期期卷内张数数保管期限限备注九、阅档档催还单单表9 公司司阅档催催还单同志志：经查：您您所调阅阅的下列列档案还还期已逾逾，为方方使他人人使用和和管理望依档档案调阅规则则于日内退退还。档号文号名称借期原定还期数量备注宗册十、阅档档催还单单存根表lO 公司司阅档催催还单存存根借阅人：档号文号名称借期原定还期数量催单发出出日期宗册十一、档档案存放放地点表表表15一一11 公司司档案存存放地点点表全宗名称称：全宗宗号：隶卷目录录号案卷目录录名称目录中案案卷起止止号数存放位置置楼层房间档架(拒拒)栏格十二、档档案存放放情况表表表12 公公司档案案存放情情况表楼：层：房间：档架(拒拒)栏格全宗号全宗名称称案卷目录录号案卷目录录名称目录中案案卷起止止号数十三、档档案案卷卷封面表13 公司档档案案卷卷封面（郑宗脊背）卷宗号 目录号 案卷号 二0 年档档案室卷宗号目录号宗卷号单位名称称归档部门门名称（卷名）案卷类目目中的条条款号：归档时时的案卷卷号：自年月日日起至年年月日止根据档案案材料保保管期限限表第条条本卷内共共张保管年档案室室卷宗号目录号宗卷号