国贸物业酒店管理公司管理质量手册2392.docx
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1、国贸物业业酒店管管理公司司管理质质量手册册目录1.0序序言2.0客客户服务务部员工工岗位职职责3.0客客户服务务部管理理制度3.1物物业验收收制度3.2入入伙装修修制度3.3投投诉处理理制度3.4拜拜访业/租户制制度3.5业业/租户迁迁出制度度3.6清清洁管理理制度3.7绿绿化管理理制度3.8形形象策划划3.9总总台服务务3.100业/租户档档案管理理制度3.111防火管管理制度度3.122物业管管理保险险制度3.133有偿服服务收费费管理制制度3.144物业管管理的法法规依据据3.155业/租户报报修制度度3.166业/租户投投诉制度度3.177社区文文化活动动管理制制度3.188公共场场地
2、使用用管理制制度3.199突发性性事件或或异常情情况处理理程序3.200安全管管理制度度4.0客客户服务务部表格格1.0序序言为保证业业/租户有有一个舒舒适、优优雅、整整洁、安安全的环环境,维维护及树树立企业业形象,我我们每位位管理员员都应把把自身形形象与企企业形象象溶为一一体,严严格履行行本岗位位职责,必必须做到到:1.服务务态度,文文明礼貌貌;2.服务务行为,合合理规范范;3.服务务效率,及及时快捷捷;4.服务务效果,完完好满意意。客户服务务部负责责业/租户之之管理和和公共地地方的管管理工作作,在业业/租户事事物方面面,首要要任务是是推动业业/租户的的教育,使使他们进进驻物业业后明白白要遵
3、守守公共规规则、爱爱护公物物、维护护业主合合法权益益、及促促进业/租户彼彼此间之之睦邻关关系。而而作为业业主之代代理人亦亦有必要要解释有有关之设设备及供供应之能能量,予予业/租户认认识。此此外,亦亦要让业业/租户明明了水电电费分摊摊计算方方法、电电梯和手手扶电梯梯之数量量及使用用方法、空调设设备及其其供应时时间,加加时空调调费及业业主提供供之基本本设施。另外,亦亦要解释释有关签签署租用用合同后后,需要要办理之之手续(如如交付合合同押金金、装修修手续)及及退租程程序等。编制成成业/租户手手册提供供予业/租户参参考,继继而解释释装修守守则内之之规定,管管理部亦亦要兼顾顾公共地地方清洁洁、卫生生之维
4、护护及公共共设施之之养护,使使管理能能发挥其其应有之之功能。客户服务务部员工工岗位职职责描述述2.1物物业经理理1)收取取及审阅阅大厦之之管理楼楼宇巡视视报告及及每天之之投诉记记录,并并处理跟跟进;2)编制制及安排排各级管管理员工工轮值表表,并报报行政人人事部;3)定期期对大厦厦清洁、绿化进进行监察察协调;4)监管管大厦管管理员之之运作及及安排;5)遇有有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;6)制定定大厦设设备使用用方法及及守则;7)每月月召集所所辖管理理员之工工作会议议;8)督导导各管理理助理;9)接受受及处理理客户投投诉,并并予记录录,及向向上级报报告;10)协协助追收收管理费费之工作作;
5、11)检检查大厦厦管理日日志,跟跟进所列列问题;12)跟跟进处理理突发事事件;2.2物物业助理理1)收取取及审阅阅大厦之之管理巡巡楼报告告及每天天之投诉诉记录;2)定期期对大厦厦清洁、绿化进进行监察察协调;3)监管管大厦管管理员之之运作及及安排;4)遇有有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;5)协助助物业主主任制定定大厦清清洁设备备使用方方法及守守则;6)督导导各管理理员及承承判商执执行工作作;7)接受受及处理理客户投投诉,并并予记录录,及向向上级报报告;8)制订订一般之之文书通通告表格格等工作作;9)追收收管理费费之工作作;10)检检查大厦厦管理日日志;11)协协助处理理突发事事件;12)定
6、定期整理理大厦之之业/租户资资料;13)执执行上级级所指派派之工作作;14)熟熟悉管理理处各项项管理制制度、收收费标准准及其构构成、业业/租户情情况;15)负负责办理理业/租户的的入住以以及业/租户的的退房手手续,装装修审查查;16)负负责装修修档案,业业/租户档档案、管管理处文文书档案案的管理理。17)负负责大厦厦的公共共钥匙和和未入伙伙的住户户钥匙的的管理工工作;18)负负责业/租户水水、电表表的抄查查,准时时向业/租户派派发各种种费用的的交费通通知单;19)负负责对业业/租户投投诉的处处理结果果进行回回访,并并做好回回访记录录统计总总结;20)负负责定期期对服务务质量进进行统计计、分析析
7、,并提提出整改改方案;2.3物物业管理理员1)记录录每天之之维修投投诉记录录,并了了解处理理进度。而于收收集后将将资料整整理汇报报物业主主任;2)定期期对大厦厦清洁、绿化进进行更换换及巡视视;3)遇有有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;4)接受受及处理理客户投投诉,并并予记录录,及向向上级报报告;5)协助助追收管管理费之之工作;6)记录录大厦管管理日志志,跟进进所列问问题;7)定时时巡视检检查清洁洁及绿化化设施之之情况;8)定期期整理大大厦之业业/租户资资料;2.4总台/接待1)传真真、打字字、复印印、国内内国际长长途服务务员工职职责;2)票务务代定员员工职责责;3)邮件件收递员员职责;2.
8、5清清洁主管管1)对管管理处清清洁总体体工作负负责;2)定期期对本班班人员的的考勤,做做好各项项工作的的监督、检查、评比;3)负责责清洁用用品的保保管、发发放及采采购计划划的编制制;4)定期期对部门门员工进进行业务务知识培培训和考考核;2.6清清洁领班班1)接受受主管领领导,带带领下属属有序完完成各项项清洁任任务;2)监督督下属的的工作情情况,检检查工作作员的到到岗情况况,查看看是否全全勤工作作,合理理安排下下属人员员工作。3)遵守守公司制制定的管管理细则则,工作作时仪表表整洁,佩佩带员工工证,统统一着装装上岗,树树立良好好形象;4)以身身作则保保质保量量地完成成本人所所负责区区域内的的卫生清
9、清扫工作作;5)遵守守劳动纪纪律,坚坚守工作作岗位,按按照清洁洁程序搞搞好区域域内卫生生;6)发扬扬互助精精神,支支持同事事工作,以以礼相待待;7)掌握握及其的的正确用用法,以以及清洁洁剂的合合理用法法;2.7清清洁工1)楼宇宇所属范范围内的的道路、绿化带带、雨水水井的清清洁保养养;2)楼宇宇范围内内暗沟、下水道道的清理理,保持持雨季水水道畅通通;3)负责责清洁地地下车库库卫生;4)紧密密配合环环卫部门门搞好垃垃圾清运运工作;2.8绿绿化人员员工作职职责1)熟悉悉辖区内内的绿化化范围、布局、职务、种类、数量;2)知晓晓花草树树木的名名称、种种植季节节、生长长时性、培植管管理的方方法;3)对花花
10、草树木木要定期期培土、施肥、除杂草草和打药药水除病病虫害,并并要修枝枝剪叶、浇水。每日定定时负责责绿化区区内的巡巡视、保保证绿化化场所不不留杂物物,不缺缺水、不不死苗,定定时对商商场内盆盆栽植物物进行养养护,保保证不枯枯黄、不不死亡;4)检查查、记录录、报告告植物生生长情况况,及时时处理违违章事件件;5)保管管好用品品、用具具、用剂剂;3.0物物管部管管理制度度3.1物物业验收收程序3.1.1.所有工工程验收收都应由由发展商商前头。3.1.2验收准准备工作作a)在未未验收前前,驻场场经理须须联同工工程经理理与发展展商、承承包商招招开协调调会议;b)由承承包商及及供应商商呈交一一份竣工工验收及及
11、交接计计划表和和组织架架构;c)驻场场经理组组织管理理处各部部门制定定楼宇接接收联检检方案,提提交发展展商审批批。d)按图图纸资料料移交清清单对对产权、技术资资料进行行对照检检查,发发现产权权、技术术资料有有缺漏的的,应以以书面形形式通知知发展商商及/或承包包商提供供。3.1.3移交交验收a)按设设备移交交清单对对楼宇各各类设备备按规格格进行对对照检查查;b)发现现设备设设施与移移交清单单不符或或有缺漏漏的,管管理处应应以书面面形式通通知发展展商及/或承包包商予以以解决。c)对各各单元的的水、电电、土建建部分进进行全面面检查,并并将检查查结果记记录在接接管检查查记录表表中,对对发现的的问题应应
12、书面通通知发展展商/及承包包商予以以解决。d)将所所有有关关资料归归档。e)在保保修期内内因施工工、安装装、设备备因素产产生的质质量问题题,管理理处应报报发展商商及/或承包包商限期期解决。3.2业业/租户入入伙装修修3.2.1业/租户入入伙程序序为了使管管理部各各管理员员熟知业业/租户入入伙程序序流程,能能迅速地地办理业业/租户入入伙手续续,特拟拟定如下下入伙程程序流程程如下:a)业/租户按按财务部部发出入入场收楼楼通知书书,按时时带齐各各类资料料到本管管理处办办理各类类事项。b)到管管理处管管理部办办理手续续。1、业/租户应应出示证证明:1本人人身份证证明的原原件及复复印件。2销销售合同同或
13、租租赁合同同(原原件及复复印件)。3代理理商资格格证书及及代理书书。2、若业业/租户本本人未能能亲临,委委托他人人办理,被被委托人人应出示示的印件件:1由业业/租户本本人签署署的委托托书原件件及复印印件。2被委委托人身身份证明明原件及及复印件件。3销销售合同同或租租赁合同同(原原件及复复印件)。3、管理理部应办办事项:1验明明来客身身份证明明。2将上上述客户户资料复复印件存存档。3填写写业/租户资资料登记记表。c)管理理部与工工程部同同业/租户对对其单元元进行验验收。1管理理部携带带锁匙协协同工程程部与业业/租户前前往单元元。2根据据验楼表表格所示示进行讲讲解。3填写写设备移移交表(业/租户签
14、签名)。3.1.4业/租户二二次装修修申请程程序为了管理理员能清清楚地了了解业/租户二二次装修修管理程程序,能能顺利优优质地为为业/租户办办理装修修事项,拟拟定业/租户二二次装修修管理流流程如下下:a)管理理部与工工程部同同业/租户办办理装修修申请。1业/租户提提交二次次装修申申请表。2与业业/租户承承包商会会面,了了解具体体装修程程序。3承包包商提交交二次装装修图纸纸。b)工程程部审批批业/租户所所提交资资料。工程部对对业/租户资资料提出出整改意意见,管管理部报报总经理理审批以以上业/租户提提交资料料所办理理的手续续是否妥妥当之后后,请业业/租户或或其承包包商进行行整改。c)业/租户到到管理
15、部部办理的的手续。1办理理装修期期间临时时出入证证。2办理理施工工许可证证。3办理理动火证证,配备备灭火器器。4安排排开门(不不移交钥钥匙)。5配备备电表并并记下电电表读数数加封。6提供供施工工管理条条例、违规规处罚条条例、告业业/租户书书。d)业/租户进进入装修修阶段,工工程部定定期检查查装修情情况,保保安部经经常性检检查安全全事项,管管理部经经常督导导装修卫卫生情况况并协调调业/租户与与各部门门的关系系。e)业/租户装装修完毕毕手续。1提交交竣工图图,报管管理处审审核。2工程程部提交交审核意意见。3工程程部验收收业/租户装装修完的的设施。4对于于损坏的的公共设设施将按按价从装装修押金金中扣
16、除除。5工程程部验收收完毕将将填写竣竣工验收收单,并并签署意意见、盖盖章。f)业/租户将将验收单单、临时时出入证证、工程程部签署署的意见见书送财财务部,财财务验明明,按章章归还出出入证押押金。g)经总总经理审审批由管管理部发发放开开业许可可证。h)管理理部通知知工程部部送电。业/租户开开业后,工工程部将将落实遗遗漏工程程通知业业/租户整整改完毕毕后,三三个部门门意见书书,总经经理审批批后方可可到财务务部退还还装修押押金。3.3投投诉处理理须知3.3.1如何何有效避避免投诉诉?1参与与施工监监理,使使工程质质量多一一份保证证。2物业业管理公公司在开开发单位位竣工后后从技术术角度、法律角角度验收收
17、,并办办理书面面的交收收手续,避避免日后后引起投投诉。3签订订详细的的管理合合约,明明确管理理公司和和业主或或使用人人的权力力义务,防防止以后后不必要要的麻烦烦。4对物物业的设设施安排排合理的的日常维维护、检检修,使使事故减减少到最最低点。5经常常开展反反馈调查查便民服服务,了了解信息息,及时时发现问问题解决决问题。6对业业/租户或或业主入入伙时应应及时交交予管理理合约、业/租户手手册、装装修须知知,并予予以解释释,降低低投诉率率3.3.2处理理投诉1开通通投诉热热线:2详尽尽记录投投诉人姓姓名、铺铺号名称称、联系系电话。3耐心心听取客客人投诉诉,禁止止以任何何理由或或借口推推卸责任任。即使使
18、错误在在本身,亦亦不可当当面指出出,顾客客态度即即使很坏坏,亦不不可顶撞撞顾客,并并记下投投诉内容容。4对于于业/租户的的设诉,能能当场做做出解释释应当场场给业/租户解解决,若若不能马马上处理理的应记记下投诉诉人的姓姓名、事事件的经经过、投投诉对象象以及投投诉人的的联系方方法、业业/租户签签字,并并告知解解决的期期限,以以便及时时告诉结结果。5应感感谢客人人指出的的不是之之处,对对客人提提出的建建议表示示感谢,并并把事件件提交到到相关部部门进行行处理或或报上级级主管审审批。6对于于某个人人违纪的的投诉,应应详细登登记投诉诉的事件件经过、证明人人以及证证物、投投诉人及及联系电电话、签签字。及及时
19、派有有关人员员的检查查,确保保事实的的准确性性,在依依照事件件的大小小提请有有关部门门给予处处理。7投诉诉处理完完毕致电电或走访访客户,询询问其对对处理结结果是否否满意,是是否有别别的建议议,并再再次感谢谢其对我我们工作作所做出出的帮助助。规范用语语:您好!请请问我们们能为您您做些什什么?非常感谢谢您对我我们提出出宝贵的的建议/意见,我们会及及时把处处理结果果通知您您您是否对对处理结结果感到到满意您是否还还有什么么要求有什么可可以帮忙忙3.4拜拜访业/租户1拜访业业/租户的的目的对业/租租户的拜拜访是管管理部众众多业/租户事事务中一一项重要要的工作作,管理理部管理理人员通通过定期期对业/租户的
20、的拜访达达到以下下目的:1加强强管理处处与业/租户的的感情联联络。2加强强沟通,让让业/租户配配合,协协助管理理处工作作。3提高高管理处处管理质质量,及及管理人人员的服服务质素素。2业/租租户拜访访内容1让业业/租户了了解物业业管理处处的运作作。2倾听听业/租户对对物业管管理处管管理方面面的建议议和意见见。3了解解业/租户对对物业设设施合理理性方面面的要求求。3业/租租户拜访访的流程程3.5业业/租户迁迁出办理理1、迁出出申请业/租户户向租务务处/管理部部提交迁迁出申请请表。2、退证证业/租户户将出入入证交回回管理部部。3、验房房管理部收收到申请请表后,通通知工程程部验房房,工程程部填写写验收
21、合合格报告告,并交到财务务部(单单元内若若有损坏坏,应注注明地点点及应赔赔金额)。4、结算算业/租户户到财务务部办理理结算手手续,财财务部凭凭工程部部提交的的验收单单,管理理部提交交的证明明退还有有关押金金或收取取一定金金额的款款项。5、发迁迁出证管理部根根据财务务部通知知,向业业/租户发发放迁出出证,并并通知保保安部作作出安排排。业/租户户退租流流程表3.6清清洁管理理3.6.1卫生生清洁工工作标准准走廊及入入口区域域1地面面清洁,无无污迹,无无水痕,无无纸屑。2柱面面无灰尘尘,防火火门亦无无灰尘。3扶手手梯、栏栏杆上无无灰尘。4场内内椅子、花盆上上无尘、无污。5玻璃璃清洁无无污迹,无无水珠
22、,无无手印。6垃圾圾箱经常常保持清清洁,无无过多的的垃圾,对对垃圾筒筒进行定定期消毒毒。7指示示牌上无无灰尘。8咨询询台上无无灰尘。卫生间1卫生生洁具做做到清洁洁,无水水迹,无无异味。2镜子子明净,光光亮,无无灰尘,无无污尘,无无手印,无无水迹。3电镀镀设备保保持光亮亮,无浮浮尘,无无水迹,无无锈斑。4墙角角四处保保持干净净,无蛛蛛网、地地面无脚脚印、无无杂物。5卫生生洁具齐齐全,无无玻损。6保持持卫生间间空气清清新,无无异味。7保证证有足够够厕纸、香精球球及洗手手液。8杂物物桶经常常保持清清洁,垃垃圾不得得过半。9卫生生间木隔隔板无尘尘、无水水迹。10下下水道口口无集水水。楼道清洁洁1楼道道
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