实验室及仪器设备档案管理细则25432.docx

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1、实验室及及仪器设设备档案案管理细细则第一章总总则第一条为为了搞好好实验室室和仪器器设备档档案管理理工作，根根据学校校档案管管理有关关规定和和要求，结结合实验验室及仪仪器设备备档案材材料的特特点，特特制定本本管理细细则。第二条档档案管理理是办好好学校的的重要基基础工作作。实验验室及仪仪器设备备档案是是进行实实验室建建设、管管理和使使用维护护仪器设设备重要要资料和和条件之之一，学学校职能能部门和和各实验验室及仪仪器设备备使用单单位都应应高度重重视实验验室及仪仪器设备备的档案案工作，积积极、认认真、完完整地收收集和积积累有关关档案资资料。第三条实实验室及及仪器设设备档案案管理工工作，应应坚持集集中统

2、一一管理和和便于开开发利用用的原则则，同时时实行岗岗位责任任制。第四条为为了确保保档案资资料的系系统、完完整和准准确，档档案工作作应与实实验室规规划、建建设、实实验教学学、仪器器设备计计划编制制、采购购供应和和使用管管理工作作紧密结结合，各各有关单单位应将将这项工工作纳入入年度工工作计划划和有关关人员的的职责范范围，在在布置、检检查、总总结、验验收各项项业务工工作时，同同时布置置、检查查、总结结、验收收档案工工作。做做到每项项重要工工作都有有完整、系系统、准准确的文文件材料料归档保保存。第二章实实验室及及仪器设设备档案案归档范范围第五条凡凡是能反反映实验验室工作作和仪器器设备管管理工作作。并对

3、对日后工工作具有有查考、利利用价值值的各种种文件、材材料、图图表、工工作计划划、总结结、会议议记录等等文件材材料及其其它各种种载体形形式（包包括照片片、光盘盘、磁盘盘、录像像等）的的记录材材料，均均属归档档范围。具具体可分分为两类类： 1、实实验室建建设与管管理类：主要包包括实验验室管理理部门和和基层实实验室在在实验室室建设（包包括条件件建设和和队伍建建设）、实实验教学学、实验验室综合合管理工工作过程程中所形形成的文文件材料料、文字字材料和和声像材材料等。 2、仪仪器设备备类：主主要包括括仪器设设备管理理部门、使使用部门门在设备备购置和和管理工工作中形形成的文文件材料料与各种种国产和和国外引引

4、进的精精密、贵贵重、稀稀缺仪器器设备（价价值在55万元以以上）的的全套随随机技术术文件及及在采购购、接收收、使用用、维修修和改造造工作中中所产生生的文件件材料。第六条实实验室及及仪器设设备档案案内容的的依据为为长安安大学各各类档案案归档范范围和保保管期限限表校校综合档档案室印印发。实实验室及及仪器设设备档案案内容主主要包括括在该文文件以下下各类目目中：（一）JJX122 学学科与实实验室建建设序号类目名称称保管期限限1上级有关关学科、专专业设置置及实验验室建设设方面的的文件材材料长期2本校各学学科、专专业实验验室论证证、评估估、申报报、审批批、检查查、材料料永久3本校各学学科、专专业、实实验室

5、建建设发展展规划、计计划、总总结、简简报重点学学科、专专业一般学学科、专专业永久4本校学科科、专业业、实验验室建设设统计报报表永久5本校有关关实验室室管理的的规章制制度及其其它材料料长期（二）JJX155 课课堂教学学与教学学实践序号类目名称称保管期限限1各专业教教学计划划、大纲纲永久2各专业课课程建设设要求及及安排表表、教学学进度表表、校历历长期3各学校专专业试题题、标准准答案长期4教师典型型教案、重重要备课课记录长期5电化教学学有关材材料 6教学实习习、生产产实习大大纲、计计划、总总结、实实习指导导书、有有代表性性的实习习报告短期7社会调查查、社会会实践计计划、总总结及有有关资料料短期8军

6、训工作作、大纲纲、总结结、简报报等长期9半军事化化管理工工作文件件短期（三）SSB111 综综合序号类目名称称保管期限限1上级有关关仪器、设设备（包包括外资资贷款项项目）、物物资方面面的文件件材料长期短短期2本校仪器器、设备备、物资资及外资资项目管管理工作作规定、办办法长期3本校设备备工作计计划、总总结、统统计报表表永久4本校仪器器、设备备购置计计划、报报告及经经费分配配方案长期5本校仪器器、设备备订货、供供应、分分配、调调拨、报报废等方方面的综综合性登登记表、移移交清册册长期（四）SSB122 仪仪器设备备项目序号类目名称称保管期限限1申购报告告、计划划、论证证报告（论论证会文文件、记记录）

7、长期2上级或主主管领导导批复和和准购批批示长期3定购合同同，会谈谈纪要、记记录长期4进口设备备过程中中有关商商务文件件长期5开箱记录录及装箱箱单长期6安装、调调试记录录和双方方签字移移交文件件、保修修单长期7验收报告告及其它它验收材材料长期8索赔来往往函件及及结果文文件长期9设备说明明书及全全套随机机文件与设备共共存10使用、检检修、故故障、事事故记录录（设备备履历书书）与设备共共存11重大事故故的调查查分析及及处理材材料与设备共共存12技术改造造、开发发过程事事形成的的技术文文件材料料与设备共共存（五）JJJ1221 工程管管理文件件序号类目名称称保管期限限1工程申请请报告、上上级批文文永久

8、2规划定点点平面图图永久3施工执照照（新建建建筑许许可证）永久4招标、投投标、中中标文件件及承包包合同、协协议书永久5工程概算算、预算算、决算算永久6主要材料料清耗、器器材管理理短期7交付使用用的固定定资产清清册永久8工程概况况介绍永久以上类目目中没有有包括到到的有关关文件、文文字材料料，若符符合长长安大学学各类档档案归档档范围和和保管期期限表中中的归档档范围，或或经签定定对学校校和社会会当前和和长远具具有查考考、利用用价值、参参考价值值和凭证证作用的的，也应应归入档档案保存存。第三章档档案的收收集、立立卷和管管理第七条实实管处是是学校实实验室及及仪器设设备档案案材料的的形成积积累、汇汇总部门

9、门，应设设兼职档档案员集集中管理理本校的的实验室室及设备备的文件件材料，实实管科、设设备科、综综合科和和各实验验室与设设备使用用单位都都应指定定专人负负责实验验室及仪仪器设备备文件的的收集、积积累和管管理工作作。第八条实实验室建建设与管管理过程程中形成成的档案案材料，归归口由实实验室管管理科负负责收集集、积累累，整理理组卷后后移交实实管处档档案室；仪器设设备采购购、验收收、安装装调试、索索赔过程程中形成成的管理理性文件件和技术术文件，归归口设备备科负责责收集、积积累，整整理组卷卷后移交交实管处处档案室室；仪器器设备使使用管理理、帐务务管理、报报废管理理和清产产核资中中形成的的文件、资资料，由由

10、综合科科负责整整理、组组卷后移移交实管管处档案案室。第九条价价值五万万元以上上的大型型精密仪仪器设备备（包括括虽不满满五万元元但系直直接进口口的仪器器设备）的的开箱验验收，必必须有学学校档案案和设备备管理职职能部门门参加，以以监督、检检查、指指导设备备文字材材料和技技术文件件的开箱箱验收工工作，并并现场回回收技术术资料和和装箱资资料。凡凡短缺档档案材料料的，设设备科应应暂缓结结算，由由厂家补补齐资料料后，方方可办理理相应手手续。第十条各各实验室室及仪器器设备使使用单位位负责人人，要认认真抓好好有关文文件材料料的形成成、积累累和管理理工作，对对实验室室及设备备工作过过程做到到有活动动就有完完整的

11、记记录，以以确保文文件材料料的完整整、系统统和准确确。第十一条条凡归档档的文件件材料必必须准确确、真实实且必须须是原件件，要求求文件材材料质地地优良、书书写工整整、字迹迹清晰，文文字材料料必须用用钢笔书书写或打打印。第十二条条实验室室及仪器器设备档档案应力力求文件件材料的的完整齐齐全，分分类清楚楚，卷内内文件应应排列有有序。归归档文件件材料纸纸张幅面面应符合合要求，一一般文件件材料应应为166K型2600mm1800 mmm（长宽），其其它表格格必要时时可用88K型（2660 mmm3600 mmm）。第十三条条实验室室及仪器器设备文文件材料料应由形形成部门门负责立立卷，实实验室管管理工作作和

12、仪器器设备验验收完成成，进口口设备索索赔期满满后，实实验室管管理科、设设备科的的兼职档档案管理理人员应应及时将将所形成成的文件件材料整整理组卷卷。第十四条条根据文文件材料料的形成成规律以以及文字字材料的的内容、价价值、数数量和载载体形式式的实际际情况，在在坚持文文件之间间有机联联系和便便于用查查找的组组卷原则则下，将将每一工工作项目目下的文文件材料料进行系系统整理理，组成成一个或或若干个个案卷。案案卷质量量要求可可按长长安大学学文件材材料立卷卷归档程程序及案案卷质量量要求细细则中中有关规规定执行行。第四章档档案的验验收和清清查第十五条条由实管管处各档档案形成成科室的的兼职档档案员填填写移交交目

13、录，内内容包括括文件材材料名称称、份数数、移交交时间。移移交目录录一式两两份，将将移交目目录连同同案卷送送科室负负责人审审查，再再向处档档案室归归档，归归档时双双方签字字，各持持一份备备查。第十六条条仪器设设备档案案及目录录的归档档时间为为设备验验收完毕毕投入使使用后两两个月，引引进仪器器设备为为索赔期期满后两两个月；实验室室建设和和管理过过程所形形成的档档案材料料，各实实验室应应在每年年十二月月向实管管科移交交。第十七条条对于因因条件限限制，职职能部门门未收集集，暂留留实验室室保管的的仪器设设备随机机资料和和其它管管理文件件，实验验室应登登记造册册，落实实专人保保管，并并将造册册清单一一份交

14、实实管处备备查。第十八条条实管处处对处内内所保管管的档案案，每年年按存档档目录进进行检查查或抽查查，并由由实管科科牵头对对各实验验室档案案收集整整理及归归档工作作进行检检查。第五章其其它第十九条条，本细细则中实实验室管管理文件件材料是是指按规规定已归归入学校校综合档档案室以以外的剩剩余部分分或重复复文件；仪器设设备档案案应是齐齐全、完完整、系系统和符符合立档档要求与与质量标标准的文文件材料料。第二十条条仪器设设备档案案中按规规定应归归入学校校档案的的部分，在在必要时时直接交交校办综综合档案案室保存存。第二十一一条本管管理细则则未尽事事宜按工工作指南南中有有关规定定执行。第二十二二条本管管理细则则从下发发之日起起实施。第二十三三条本管管理细则则由实验验室及设设备管量量处负责责解释。