采购业务内部控制14730.docx

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1、第十章 采购业务内部控制一、 内控目标 1 促进本公司合理理采购，满足足公司经营需需要，规范采采购行为，防防范采购风险险；2 确保采购活动以以及供应商的的管理方法和和程序符合国国家法律、法法规和本公司司内部规章制制度的要求；3 保证供应商的资资料数据保存存完整，记录录真实、准确确，易于管理理，便于追踪踪，同时合理理设置供应商商审核程序与与审核权限，提提高企业的决决策效益与效效率；4 维护和发展良好好的、长期并并稳定的供应应商合作关系系，开发有潜潜质的供应商商，促进企业业的长远发展展战略；5 确保授权合理，与与采购相关的的关键岗位、职职责相分离，保保证采购资料料及数据记录录的真实、准准确、完整；

2、6 加快资金周转，降降低采购成本本，防止资金金占用，提高高经营效率。 二、 关键风险 1 采购计划安排不不合理，市场场变化趋势预预测不准确，造造成库存短缺缺或积压，可可能导致公司司销售不及时时或资源浪费费；2 供应商选择不当当，采购方式式不合理，招招投标或定价价机制不科学学，授权审批批不规范，可可能导致采购购物资质次价价高，出现舞舞弊或遭受欺欺诈；3 采购验收不规范范，付款审核核不严，可能能导致采购物物资、资金损损失或信用受受损。三、 内控范围 本手册主要描述述了上海来伊伊份股份有限限公司（以下下简称本公司司）关于采购购管理的相关关控制流程，主主要包括供应应商管理、食食品类商品采采购、非食品品

3、类物资采购购、价格调整整、商品生命命周期管理等等。(一) 购买1. 本公司的采购业业务应当集中中，避免多头头采购或分散散采购，以提提高采购业务务效率，降低低采 购成本，堵堵塞管理漏洞洞。本公司应当对对办理采购业业务的人员定定期进行岗位位轮换。重要要和技术性较较强的采购业业务，应当组组织相关专家家进行论证，实实行集体决策策和审批。 本公司司除小额零星星物资或服务务外，不得安安排同一部门门办理采购业业务全过程。2. 本公司应当建立立采购申请制制度，依据购购买物资或接接受劳务的类类型，确定归归口管理部门门，授予相应应的请购权，明明确相关部门门或人员的职职责权限及相相应的请购和和审批程序。 本公司司可

4、以根据实实际需要设置置专门的请购购部门，对需需求部门提出出的采购需求求进行审核，并并进行归类汇汇总，统筹安安排本公司的采购购计划。 具有请请购权的部门门对于预算内内采购项目，应应当严格按照照预算执行进进度办理请购购手续，并根根据市场变化化提出合理采采购申请。对对于超预算和和预算外采购购项目，应先先履行预算调调整程序，由由具备相应审审批权限的部部门或人员审审批后，再行行办理请购手手续。3. 本公司应当建立立科学的供应应商评估和准准入制度，确确定合格供应应商清单，与与选定的供应应商签订质量量保证协议，建建立供应商管管理信息系统统，对供应商商提供物资或或劳务的质量量、价格、交交货及时性、供供货条件及

5、其其资信、经营营状况等进行行实时管理和和综合评价，根根据评价结果果对供应商进进行合理选择择和调整。本公司可委托具具有相应资质质的中介机构构对供应商进进行资信调查查。4. 本公司应当根据据市场情况和和采购计划合合理选择采购购方式。大宗宗采购应当采采用招标方式式，合理确定定招投标的范范围、标准、实实施程序和评评标规则；一一般物资或劳劳务等的采购购可以采用询询价或定向采采购的方式并并签订合同协协议；小额零零星物资或劳劳务等的采购购可以采用直直接购买等方方式。5. 本公司应当建立立采购物资定定价机制，采采取协议采购购、招标采购购、谈判采购购、询比价采采购等多种方方式合理确定定采购价格，最最大限度地减减

6、小市场变化化对本公司采购价价格的影响。 大宗采采购等应当采采用招投标方方式确定采购购价格，其他他商品或劳务务的采购，应应当根据市场场行情制定最最高采购限价价，并对最高高采购限价适适时调整。6. 本公司应当根据据确定的供应应商、采购方方式、采购价价格等情况拟拟订采购合同同，准确描述述合同条款，明明确双方权利利、义务和违违约责任，按按照规定权限限签订采购合合同。本公司应当根据据生产建设进进度和采购物物资特性，选选择合理的运运输工具和运运输方式，办办理运输、投投保等事宜。7. 本公司应当建立立严格的采购购验收制度，确确定检验方式式，由专门的的验收机构或或验收人员对对采购项目的的品种、规格格、数量、质

7、质量等相关内内容进行验收收，出具验收收证明。涉及及大宗和新、特特物资采购的的，还应进行行专业测试。验收过程中发现现的异常情况况，负责验收收的机构或人人员应当立即即向本公司有权管管理的相关机机构报告，相相关机构应当当查明原因并并及时处理。8. 本公司应当加强强物资采购供供应过程的管管理，依据采采购合同中确确定的主要条条款跟踪合同同履行情况，对对有可能影响响生产或工程程进度的异常常情况，应出出具书面报告告并及时提出出解决方案。本公司应当做好好采购业务各各环节的记录录，实行全过过程的采购登登记制度或信信息化管理，确确保采购过程程的可追溯性性。(二) 付款1. 本公司财务核算算部及各子公公司财务部应应

8、当加强采购购付款的管理理，完善付款款流程，明确确付款审核人人的责任和权权力，严格审审核采购预算算、合同、相相关单据凭证证、审批程序序等相关内容容，审核无误误后按照合同同规定及时办办理付款。财务核算部及各各子公司财务务部在付款过过程中，应当当严格审查采采购发票的真真实性、合法法性和有效性性。发现虚假假发票的，应应查明原因，及及时报告处理理。财务核算部及各各子公司财务务部应当重视视采购付款的的过程控制和和跟踪管理，发发现异常情况况的，应当拒拒绝付款，避避免出现资金金损失和信用用受损。财务核算部及各各子公司财务务部应当合理理选择付款方方式，并严格格遵循合同规规定，防范付付款方式不当当带来的法律律风险

9、，保证证资金安全。1. 财务核算部及各各子公司财务务部应当加强强预付账款和和定金的管理理。涉及大额额或长期的预预付 款项，应应当定期进行行追踪核查，综综合分析预付付账款的期限限、占用款项项的合理性、不不可收回风险险等情况，发发现有疑问的的预付款项，应应当及时采取取措施。2. 总部采购一部、采采购二部、仓仓储部门、财财务核算部及及各子公司财财务部等应当当共同加强对购购买、验收、付付款业务的系系统控制，详详细记录供应应商情况、采采购申请、采采购合同、采采购通知、验验收证明、入入库凭证、商商业票据、款款项支付等情情况，确保会会计记录、采采购记录与仓仓储记录核对对一致。本公司应当指定定专人通过函函证等

10、方式，定定期与供应商商核对应付账账款、应付票票据、预付账账款等往来款款项。本公司应当建立立退货管理制制度，对退货货条件、退货货手续、货物物出库、退货货货款回收等等作出明确规规定，并在与与供应商的合合同中明确退退货事宜，及及时收回退货货货款。涉及及符合索赔条条件的退货，应应在索赔期内内及时办理索索赔。四、 关键控制点 1. 供应商准入标准准的制订与审审核2. 供应商巡检、评评及奖惩的实实施3. 供应商清场的审审核4. 供应商培训的编编制与开展5. 供应商第三方审审核的实施6. 食品/非食品月月度/年度采购计计划的编制、审审核与实施7. 食品/非食品采采购订单的审审核确认8. 食品非常规采购购申请

11、的审核核确认9. 提前解封申请的的审核确认10. 委外加工采购的的审核确认11. 退供应商采购的的审核确认12. 食品/食品供应应商引进计划划、标准13. 食品/非食品采采购合同的审审核与确认14. 服务供应商引进进计划、标准准的制订、审审核与确认15. 服务采购合同的的编制、审核核、确认与签签订16. 服务提供方权力力义务的谈判判与确认17. 返利的申请、审审核与确认18. 商品生命周期预预估量计划19. 体验评估（食品品）结论20. 新品/老品引进进计划制订、审审核与确认21. 商品分析报告审审核与确认22. 质量/非质量商商品下市及方方案制订、审审核与确认五、 相关制度目录 上海来伊份股

12、股份有限公司司采购一、采采购二部制度度汇编上海来伊份股股份有限公司司品质管理部部制度汇编上海来伊份股股份有限公司司库存管理部部制度汇编六、控制表单1. 供应商准入标准准2. 供应商巡检记录录3. 供应商评估表4. 供应商奖励/惩惩罚记录5. 供应商清场清单单6. 供应商培训方案案、课程7. 供应商第三方审审核记录、报报告8. 食品月度/年度度采购计划书书9. 食品采购订单10. 食品非常规采购购申请表11. 提前解封申请表表12. 委外加工采购订订单13. 退供应商采购订订单14. 非食品月度/年年度采购计划划书15. 非食品供应商引引进计划、标标准16. 非食品采购合同同17. 非食品采购订

13、单单18. 非食品非常规采采购申请表19. 服务供应商引进进计划、标准准20. 服务采购合同21. 服务确认书22. 返利申请单23. 商品生命周期预预估量计划24. 食品试吃记录表表25. 体验评估（食品品）表新品/老品引进进计划单位：上海来伊伊份股份有限限公司流程名称：采购购业务编制人：内控部部流程编号：LYYF-10业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-10-311业务参与部门：版本：V1.001.111.21.32.12风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：食品年度度

14、采购计划管管理 当当前子流程编编码：LYFF-10-11控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11采购计划与需求求不相符保证采购计划符符合实际需求求存管理部经理审审核年度计划划：1、对参考数据据进行审核2、对采购计划划数据进行审审核1.2保证采购计划符符合实际需求求商品总监根据库库存管理部提提交的年度采采购计划表，对对采购计划数数据进行审批批1.3保证采购计划符符合实际

15、需求求供应链系统副总总裁复核年度度采购计划2.12采购计划未经过过有效的审批批保证采购计划经经过有效的审审批总裁审批食品年年度采购计划划单位：上海来伊伊份股份有限限公司流程名称：采购购业务编制人：内控部部流程编号：LYYF-10业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-110-31业务参与部门：版本：V1.003.132.11.11-2风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购管理 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：食品月度度采购计划 当前子流流程编码：LLYF-100-2控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型

16、控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11月度采购计划订订制不合理保证月度采购计计划合理的制制定每月26-277日订单计划划员根据供应应商生产能力力、运输能力力，参考物流流中心库存计计品类销售计计划及目前库库存情况制定定采购计划。采购库存管理制制度第十一条条2.12月度采购计划未未经有效的审审批保证采购计划经经过有效的审审批库存管理部经理理根据订单计计划员制定的的食品采购计计划进行审批批，检查合理理性风险控制文档（RC

17、D）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购管理 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：食品月度度采购计划管管理 当当前子流程编编码：LYFF-10-22控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制3.13采购订单未被准准确的制定保证采购订单根根据采购计划划准确的制定定库存管理部订单单员根据已经经审批的食品品采购计划，在在系统中进行行维

18、护，制作作食品计划协协议采购库存管理制制度第十一条条单位：上海来伊伊份股份有限限公司流程名称：采购购业务编制人：内控部部流程编号：LYYF-10业务主管部门：采购一部、采采购二部最后更新时间：2010-10-311业务参与部门：品质管理部部版本：V1.002.32.22.121.21.114.1433.12.52.4风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：供应商评评估 当当前子流程编编码：LYFF-10-33控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措

19、施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11供应商评估信息息不完整、不不准确保证被评估供应应商的信息完完整、准确1 品质管理部部文员录入系系统无法直接接导出的考核核项目数据 2、采购二部部文员录入供供应商评估表表内的系统无无法直接导出出的考核项目目数据采购品质管理制制度第二十七七条1.2保证被评估供应应商的信息完完整、准确供应商评估员从从SAP中导出出供应商评评估表，评评估表中的内内容应包括：供应商商品品贡献率、送送货准确率、及及时率等，并并对评估

20、表进进行再整理采购品质管理制制度第二十七七条风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF-100业务流程名称：采购管理 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：供应商评评估 当当前子流程编编码：LYFF-10-33控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制2,12未能对供应商进进行合理、准准确的评估保证对供应商的的评估是合理理、准确的品

21、质管理部品质质管理主管、品品库存管理部部分销资源主主管、采购一一部成品采购购专员、采购购二部辅料采采购专员对导导出的供应应商评估表进进行整合和分分析，得出并并提交供应应商绩效评估估表采购品质管理制制度第二十七七条2.2保证对供应商的的评估是合理理、准确的1采购二部经理理、采购一部部经理、库存存管理部经理理审批供应应商绩效评估估表。 2品质管理部部经理审批供供应商绩效评评估表。采购品质管理制制度第二十七七条风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF-100业务流程名称：采购管理 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：供应商评评估 当当前子流程编编码：

22、LYFF-10-33控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制2.32未能对供应商进进行合理、准准确的评估保证对供应商的的评估是合理理、准确的商品总监复核供应商绩效评估表2.4保证对供应商的的评估是合理理、准确的商品总监再次复复核汇总后的的供应商绩绩效评估表2.5保证对供应商的的评估是合理理、准确的供应链系统副总总裁复核供供应商绩效评评估表3.13供应商评估表经经过有效审批批保

23、证对供应商评评估表经过有有效的审批董事长审批供供应商绩效评评估表4.14未能有效的使用用供应商评估估结果保证能有效的使使用供应商的的评估结果供应商评估员根根据供应商商绩效评估表表，修改供供应商等级等等数据采购品质管理制制度第二十八八条单位：上海来伊伊份股份有限限公司流程名称：采购购业务编制人：内控部部流程编号：LYYF-10业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-10-311业务参与部门：版本：V1.004.142.12.2233.21.211.1124.2风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购管理 业务流程程编码：LYYF-10

24、当前子流程名称称：食品采购购订单处理 当前子流流程编码：LLYF-100-4控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11食品采购没有有有效的采购订订单保证所有的采购购都有有效的的订单库存管理员参照照采购计划，和和供应商沟通通确认送货数数量、时间，及及时制定采购购订单采购库存管理制制度第十三条条1.2保证所有的采购购都有有效的的订单库存管理部订单单员根据实际际情况，并和和供

25、应商沟通通，及时制定定计划外采购购订单。采购库存管理制制度第十三条条2.12采购订单内容不不准确保证采购订单内内容准确库存管理部经理理审核确认采采购订单是否否符合采购计计划，订单内内容是否准确确风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购管理 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：食品采购购订单处理 当前子流流程编码：LLYF-100-4控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风

26、险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制2.22采购订单内容不不准确保证采购订单内内容准确分销资源主管审审核确认订单单内容是否准准确采购库存管理制制度第十三条条3.13计划外采购订单单经过有效的的审批保证计划外的订订单经过有效效的审批库存管理部经理理审核签批计计划外的采购购订单采购库存管理制制度第十三条条4.14采购订单经过双双方的确认保证采购订单经经过双方的确确认供应商确认采购购订单并回传传，不允许修修改订单，如如有异议则与与订单员沟通通采购库存管理制制度第十三条条4.24采购订单经过双双方的确认保证采购订单经经过双方的确确认订单员在收到供供应商回传的的订单后，在在系

27、统中确认认采购订单采购库存管理制制度第十三条条单位：上海来伊伊份股份有限限公司流程名称：采购购业务编制人：内控部部流程编号：LYYF-10业务主管部门：采购二部最后更新时间：2010-10-311业务参与部门：版本：V1.002.121.21.1172风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购管理 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：非食品月月度采购计划划 当前子流程程编码：LYYF-10-5控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营

28、决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准确性控制V有效性控制R接触性控制1.11采购申请符合实实际情况保证采购申请符符合实际情况况申请职能部门经经理审核非食食品月度采购购计划或增补补计划申请单单非食品管理制度度第十三条1.2保证采购申请符符合实际情况况职能中心总监审审批非食品月月度采购计划划或增补计划划申请单非食品管理制度度第十四条2.12采购计划得到有有效的审批保证采购计划得得到有效的审审批各职能中心总监监签核非食品品月度采购计计划或增补计计划申请单单位：上海来伊伊份股份有限限公司流程名称：采购购业务编制人：内控部部流程编号：LYYF-10

29、业务主管部门：采购二部最后更新时间: 20100-10-331业务参与部门：版本：V1.001.113.33.23.12.32.22.11.32-31.24,14风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：非食品供供应商引进 当前子流流程编码：LLYF-100-6控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制措施控制文件的文号号及名称遵循法律目标财务报告目标营运目标经营决策风险违反法律风险财务报告失真资产安全受到威威胁营私舞弊风险点编号具体描述C完整性控制A准

30、确性控制V有效性控制R接触性控制1.11供应商选择不符符合公司的规规定保证供应商的选选择符合公司规定定采购二部辅料采采购高级专员员收集供应商商资料相关资资料非食品管理制度度第二十一条条1.2保证供应商的选选择符合公司规定定采购二部辅料采采购高级专员员寻找至少33家厂商进行行询比价，制制作供应商询询价成本分析析表非食品管理制度度第二十条1.3保证供应商的选选择符合公司规定定采购二部辅料采采购高级专员员对供应商的的资质、产品品质量、价格格、配合度等等进行对比审审核，筛选风险控制文档（RCD）单位名称：上海海来伊份股份份有限公司 单位编码码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程程编码：LYYF-10当前子流程名称称：非食品供供应商引进 当前子流流程编码：LLYF-100-6控制点编号经营目标风险类别风险描述控制目标的类型型控制目标具体描描述现有控制