常用国际商务信函基础知识精选：外贸商务信函写作特点 .doc

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1、常用国际商务信函根底知识精选：外贸商务信函写作特点 在国际商务业务中，一封得体的信函如同商务中得体的着装，从外可以看到内，标准、优美的书信语言可以有效增进客户的信赖，那么关于外贸商务信函的写作有哪些特点？以下是WTT给大家整理的常用国际商务信函根底知识精选：外贸商务信函写作特点，希望可以帮到大家写作商务信函并不要求您使用华美优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的理解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。1、口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里

2、表达感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“your letter has been received”，“your plaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your plaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进展了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，

3、友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。2、语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想到达一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。3、礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比方your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要表达一种为别人考虑，多谅解对方心情和处境的态度。假如本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次回绝了对方的要求，也不会因此失

4、去这个朋友，不会影响今后合作的时机。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，防止用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能到达预期的效果。4、简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，防止生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多

5、用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个一样含义的单词。比方，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。5、回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择适宜的供给商。假如您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。6、标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，

6、事实上，e-mail的标题是很重要的一个局部，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。假如标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比方这样的标题“how are you?” ，“can we work together?”，建议您改成“proposal: bright ideas imports-zhejiang te_tiles partnership opportunity”或者“introduction: our product offerings for bright ideas imports.”这样您的邮件会显得更加专业。7、准确当涉及到数据或者详细的信息时，比方时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到准确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。8、针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，假如您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“dear sirs” or “dear sir or madam”。第 5 页 共 5 页