房地产公司行政后勤管理条例13933.docx

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1、行政后勤管理条例为规范和提提高公司的的行政效率率和后勤资资源使用效效果，适应应公司发展展的需要，特特制定本规规定。本规定未列列明的事项项，按照有有相关行政政权的机构构或职务的的决策执行行。本制度适用用于某某房地产产开发有限限责任公司司，集团其其它企业可可以参照本本制度执行行。本条例由行行政后勤部部负责管理理和解释。第一章 会议及会会议室管理理第一条 总经理办办公会：是是由总经理理本人或委委托人定期期召开的工工作例会。一、参加人人员为总经经理、行政政总经理、财财务总经理理、项目总总经理及相相关的部门门负责人。二、时间原原则上定为为每周五下下午。三、例会由由行政后勤勤部转发通通知，并安安排时间、地

2、地点；参会会人准备会会议议题。四、会议纪纪要由行政政后勤部负负责整理；并于次周周一呈总经经理审阅后后发放至各各有关部门门。第二条 部门例会会：是由各各部门负责责人定期召召开的工作作例会。例会时间由由各部门根根据部门工工作特点合合理安排，原原则为不影影响日常工工作的正常常进行。第三条 部门联席席会议：是是由总经理理或行政总总经理、财财务总经理理、项目总总经理发起起召开的跨跨部门协调调、协作专专题会议。会议由行政政后勤部转转发通知，并并安排时间间、地点。会会议纪要由由行政后勤勤部负责整整理；并于于次周一呈呈总经理审审阅后发放放至各有关关部门。第四条 会议室管理理会议室由行行政后勤部部负责管理理，各

3、部门门如因会议议需要使用用公司会议议室，须事事先向行政政后勤部登登记申请，由由行政后勤勤部统筹安安排。第二章 印章及介介绍信的使使用与管理理第一条 公司各类印印章的管理理单位为行行政后勤部部，公司所所有印章须须在行政后后勤部办理理印模备案案；第二条 公司印章、公公司合同专专用章由总总经理负责责保管；第三条 公司财务专专用章及相相关印鉴由由财务总经经理负责，并并按照财务务安全管理理要求指定定经总经理理核准的专专人保管；第四条 公司其它业业务专用章章由行政总总经理负责责，并指定定专人保管管；第五条 公司印章的的使用，须须经总经理理或其授权权人核准，并并在行政后后勤部备案案登记；第六条 公司合同专专

4、用章的使使用，首先先必须按照照合同审核核流程完成成审核后，经经总经理或或其授权人人核准，并并在行政后后勤部备案案登记；第七条 公司财务专专用章非财财务专用的的使用，须须经总经理理或其授权权人核准；并在行政政后勤部备备案登记；第八条 公司其它业业务专用章章的使用，须须经行政总总经理或其其授权人核核准；并在在行政后勤勤部备案登登记；第九条 公司各类印印章的刻制制，由需求求部门提出出申请，经经总经理核核准后由行行政后勤部部统一办理理；第十条 公司各类印印章的废止止或更换，由由管理部门门提出申请请，经总经经理核准后后由行政后后勤部统一一办理，并并按照法律律程序要求求由行政后后勤部办理理公告申明明；第十

5、一条 介绍信（含含加盖公司司印章的便便函）由行行政后勤部部统一登记记备案管理理；第十二条 领用空白介介绍信（含含加盖公司司印章的空空白便函）须须经分管领领导审核，总总经理核准准；使用完完毕返回公公司3个工工作日内，到到行政后勤勤部核销，核核销内容包包括：一、 交回未使用用介绍信（含含加盖公司司印章的便便函）；二、 已使用介绍绍信（含加加盖公司印印章的便函函）的使用用登记；第三章 保密管理理第一条 公司保密管管理范畴：财务凭证证、会计账账簿、员工工档案、经经济合同、会会议纪要、内内部管理制制度、客户户资料及档档案、规划划方案及设设计图纸、内内部文件等等均属公司司保密管理理范畴；第二条 公司保密分

6、分三级：秘秘密、机密密、绝密；密级的划划分标准由由行政总经经理制订，总总经理核准准；第三条 凡划分为保保密管理的的文件、资资料，按照照密级在文文件、资料料的第一页页加盖密级级章；第四条 秘密级文件件、资料的的查阅须经经行政总经经理核准；借阅须经经总经理核核准；第五条 机密及绝密密级文件、资资料的查阅阅须经总经经理核准，不不得借阅；第六条 保密工作的的管理单位位为行政后后勤部；并并负责对员员工进行保保密培训。第四章 行文、办办文规定第一条 根据有利于于工作、有有利于归档档、有利于于保密的文文秘工作原原则，对公公司的行文文工作程序序和格式做做统一要求求，以便逐逐渐建立起起规范化的的行文工作作程序。

7、第二条 行文规则一、 不越级行文文；二、 呈报的公文文应一文一一事；三、 正式行文及及签署合同同的均应使使用公司的的全称。第三条 行文格式与与要求一、 无论对外、对对内的行文文要使用统统一的文发发纸和文件件审批表；二、 标题简要明明确，注明明文件种类类（发文、请请示、合同同审查及其其他）；三、 抬头（部门门、称呼、职职务）要注注明报送单单位；第四条 行文、发文文文号一、 对外行文编编号为：（字字型为标宋宋，字号为为四号）某某文年年度第*号二、 内部行文编编号统一为为：（字型型为标宋，字字号为小四四号） 某某某（人）文文年度字第*号 某某某（办）文文年度字第*号第五条 凡正式打印印的文书，一一律

8、使用公公司统一格格式 。第六条 凡上报政府府部门的文文书、其大大标题使用用标宋体，小小标题使用用黑体，正正式使用仿仿宋体，其其他文书可可使用宋体体、隶书和和楷体。第七条 行文及发文文程序一、 对外行文由由拟稿人拟拟稿、打印印后，填写写文件审批批单，交由由行政后勤勤部和各拟拟稿部门负负责人核稿稿、登记、编编号后，转转呈公司总总经理签发发，行政后后勤部存档档。二、 以公司名义义向公司内内部发通知知、决定等等内部行文文，由承办办部门拟文文、打印、核核稿，经总总经理签发发后，由行行政后勤部部登记、编编号发送。三、 公司下属部部门向公司司系统发出出请示文件件的内部行行文，由承承办人以部部门名义拟拟文、打

9、字字、核稿，填填写“文件审批批表”，经部门门负责人签签字同意后后，交行政政后勤部登登记编号转转送。经总总经理审阅阅签字后，行行政后勤部部根据批示示意见下发发到有关部部门并存档档。四、 部门之间备备忘录等内内部行文，由由承办人拟拟稿、打印印、核稿，经经部门负责责人签字同同意后，交交行政后勤勤部登记，转转送有关部部门和上级级负责人并并存档。第八条 收文办理程程序一、 凡署名公司司的函电，由由行政后勤勤部拆封、登登记，并按按业务部门门分拣，转转送公司领领导或有关关部门。二、 凡署名部门门或个人的的函电，由由行政后勤勤部分发至至部门或个个人。第五章 钥钥匙管理为了保证公公司各项工工作的正常常运行，保保

10、障公司内内部联络快快捷、畅通通，加强钥钥匙的管理理，特制定定以下办法法：第一条 各部室、宿宿舍及办公公桌、柜等等钥匙原则则上由行政政后勤部统统一配置，任任何员工无无权私自配配置，特殊殊情况需请请示主管领领导批准同同意方可配配置。第二条 各部室、宿宿舍及办公公桌、柜等等钥匙由行行政后勤部部统一登记记、发放。第三条 持钥匙人持持钥匙期间间若出现丢丢失、失窃窃、机密走走失等情况况，由持钥钥匙人负责责。第四条 会议室、小小餐厅等公公司公共场场所的钥匙匙由行政后后勤部统一一保管，各各部、室如如有需要，需需向主管领领导申请，获获准方可登登记借用。第五条 各部室、宿宿舍钥匙行行政后勤部部均有备份份、留存，以

11、以备急用。第六条 行政后勤部部指定有高高度的责任任心，具备备良好的思思想品德的的专人管理理钥匙；并并有权对公公司员工的的钥匙管理理情况做不不定期检查查。第六章 计计算机及网网络管理规规定第一条 计算机及网网络管理实实施专人负负责制，每每台计算机机由专人来来负责。第二条 计算机的负负责人定期期对机器进进行擦拭，确确保荧光屏屏与机箱无无灰尘。第三条 未经过主管管领导同意意，不可以以向计算机机乱安装软软件，未经经计算机负负责人同意意不许使用用他人计算算机。第四条 计算机共享享资源不许许乱改乱删删，要正确确对计算机机进行操作作。第五条 在不使用计计算机时要要关闭主机机和显示器器，断开电电源，做到到人走

12、机器器关。第六条 个人不许私私自将计算算机机箱拆拆开，如私私自拆开机机箱出现的的后果由本本人负责。第七条 计算机出现现故障应及及时找管理理员，修理理计算机时时计算机负负责人要在在场，修理理完计算机机要填写计计算机维修修单。第八条 如果计算机机需要安装装软件时，计计算机负责责人要填写写申请安装装软件单，经经主管领导导同意并签签字后找计计算机管理理员安装所所需要的软软件。第九条 在操作计算算机遇到问问题的时候候要找管理理员，以免免造成不必必要的故障障。第十条 计算机负责责人对计算算机要保管管好，如有有人为损坏坏按原价赔赔偿。第十一条 每月由管理理员对计算算机进行系系统测试，测测试每台计计算机的性性

13、能。第十二条 每月由管理理员对计算算机软件使使用情况进进行检查一一次，测试试软件能否否正常运行行。第十三条 每周由管理理员对计算算机的卫生生情况进行行一次检查查，看计算算机上有无无灰尘。第十四条 每月由管理理员检查一一次计算机机的配件，如如发现丢失失按原价赔赔偿，如果果发生人为为损坏视情情节轻重予予以20%60%处罚。第七章 档档案管理第一条 档案管理工工作的管理理单位为行行政后勤部部；第二条 公司设立四四个档案管管理点，分分管公司各各类文件、资资料档案；工程技术术部负责工工程建设过过程所需各各类文件、资资料及制度度的建档及及管理；人人力资源部部负责公司司所有人员员及制度的的建档及管管理；财务

14、务部负责所所有财务文文件、资料料及制度的的建档及管管理；行政政后勤部负负责其他文文件、资料料及制度的的建档及管管理，同时时负责其他他部门移交交档案的管管理；第三条 当文件、资资料在归属属管理上出出现分歧时时，由行政政总经理裁裁定；第四条 各档案点管管理的文件件、资料及及制度各部部门不得随随意处置；由行政后后勤部定期期归档统一一处理第五条 行政后勤部部有权随时时抽查或检检查各档案案点的档案案管理情况况；并有权权出具档案案管理整改改意见提交交总经理办办公会；第六条 各档案管理理点的管理理细则，由由行政后勤勤部会同各各档案管理理点的管理理部门制订订，经行政政总经理批批准后实施施。第八章 书书籍、刊物

15、物借阅流通通管理第一条 凡在行政后后勤部借阅阅书籍、刊刊物的人员员，都需履履行登记手手续。第二条 借阅期为一一周，若因因需要不能能按期归还还者，需办办理续借手手续。第三条 借阅者因事事离开公司司、出差或或外出之前前，应将所所借书籍归归还行政后后勤，以利利流通周转转，否则过过时按超期期处理。第四条 超过期限收收取超期费费，每本00.50元元/日。第五条 借阅书籍应应当面检查查，如发现现缺页、污污损等请及及时向管理理人员说明明，由负责责借阅人员员加盖印记记，否则，还还书时，如如发现损坏坏、缺页、裁裁剪等应由由借书人负负责。第六条 丢失书籍按按原价23倍赔偿偿。能购得得原书籍的的尽可能用用新书赔还还

16、。丢失成成套书中一一册或数册册的需按全全套书价格格赔偿。罚罚款交纳手手续限在半半个月内办办完，若催催罚无效，通通知财务部部从下月工工资中扣除除。第七条 借阅者在借借阅过程中中需切实爱爱护书籍，不不得撕毁、乱乱涂乱画、裁裁剪书籍，一一经发现，处处以罚款，每每本510元直直至原价。第八条 书刊管理机机构为行政政后勤部并并指定专人人负责。第九章 通通讯器材使使用及管理理第一条 手机及BPP机为提高工作作效率，保保证公司高高级管理人人员及个别别重要岗位位上的员工工与公司总总部联络畅畅通，公司司将根据工工作需要为为高层管理理人员或个个别重要岗岗位上的员员工配备手手机及BPP机。第二条 手机的配备备根据工

17、作需需要，手机机将配备到到公司下属属各部部门门经理一级级。如确有有特别项目目需要，可可以给某些些岗位上的的个别人员员破例配备备手机，但但需要由部部门负责人人填写申请请报告交行行政后勤部部，由行政政后勤部上上报到总经经理批准。当当项目结束束或人员调调离项目后后，手机应应立即交回回行政后勤勤部。第三条 BP机的配配备如有个人无无条件解决决又确有工工作需要者者，BP机机可配备到到主管岗位位。如个别别人员因岗岗位需要配配备BP机机，各部门门须填写申申请报告交交行政后勤勤部，由行行政后勤部部送至该部部门负责人人签字后，并并在总经理理办公会上上通报。第四条 配备手机和和BP机的的手续凡持有公司司配备的手手

18、机、BPP机者，需需与行政后后勤部办理理借用手续续，当持有有者的职务务或工作性性质发生变变化时，需需将手机、BBP机交回回行政后勤勤部。第五条 手机和BPP机的使用用凡持有公司司配备的手手机、BPP机者，应应使其通讯讯器材自66:3022:000保持开开通状态，有有义务随时时回复公司司的传呼或或电话。个个别重要岗岗位的人员员将根据工工作需要由由行政后勤勤部通知全全天24小小时开机。第六条 通讯器材的的保管及修修理一、所有持持有公司配配备的通讯讯器材者，都都有责任义义务对其妥妥善保管、爱爱护，严禁禁将通讯器器材转借他他人使用，如如违反规定定，公司将将酌情处置置。二、当通讯讯器材在使使用中受到到损

19、害，持持有人应立立即报告行行政后勤部部，由行政政后勤部统统一负责修修理，并视视具体责任任原因而决决定当事人人是否需要要承担责任任。三、凡有遗遗失通讯器器材的现象象发生，由由责任者个个人负责按按实价酌情情赔偿。第七条 电话管理公司各部门门配备的办办公电话及及配备到个个人的手机机只能因公公使用，公公司的办公公电话实行行IC卡管管理，每月月由行政后后勤部对员员工的电话话费额汇总总，员工通通话时应言言简意赅、厉厉行节约，IIC卡各自自保管，遗遗失照价赔赔偿并申请请补办。打打国内电话话需经过部部门负责人人的批准同同意，在指指定的电话话机通话后后在行政后后勤部长途途电话登记记簿上登记记，并注明明通话性质质

20、（因公因私）。行行政总经理理、财务总总经理、项项目总经理理及以上级级别岗位人人员因工作作特点不受受此限制。国国内长话登登记簿由行行政后勤部部专人管理理。第八条 通讯费用的的管理行政后勤部部每月对所所有的电话话账单、长长途电话登登记簿做出出监督、检检查、汇总总并及时上上报。对不不正常的电电话费用的的出现，行行政后勤部部将有权责责令当事人人做出解释释，并视具具体情况令令当事人承承担电话费费用。公司批准和和配备的因因公使用的的手机，手手机费每月月定额为2200元，超超过2000元时报销销200元元，多余话话费自理；不足2000元时，按按收据上实实际话费报报销。公司批准和和配备的因因公使用的的BP机，

21、BBP机费每每年由行政政后勤部统统一汇总、缴缴纳。第十章 办办公用品的的管理第一条 公司日常办办公用品由由各部门员员工按月提提出计划，填填写办公用用品申领单单，由部门门负责人签签字后，送送行政后勤勤部，由行行政后勤部部统筹购买买，无计划划的一律不不发放。各各部门计划划应于每月月前10天天报行政后后勤部并于于每月5号号发放。第二条 原则上日常常用品每月月发放一次次。领用办办公用品的的地点为行行政后勤部部。第三条 各部门所报报计划要本本着实际需需要严格控控制，如有有浪费现象象，行政后后勤部有权权进行删减减。第四条 行政后勤部部建立公司司办公用品品购置、使使用档案，凡凡属公司购购置的办公公用品均应应

22、登记入册册，同时注注明领用情情况。此项项工作由行行政后勤部部指定专人人负责。第五条 公司办公用用品由行政政后勤部统统一购置，日日常办公用用品有一定定的库存，对对专业办公公用品零库库存。部门门因特殊情情况需要自自行购置时时，需经行行政后勤部部批准，并并按规定进进行登记。第六条 分配至各部部门使用的的办公用品品要专人管管理，不得得无故缺损损，任何部部门不得擅擅自与其他他部门调换换。第七条 办公用品中中耐用品的的发放，除除首次领取取外，应以以旧换新。第八条 个人使用的的办公桌、椅椅、柜、计计算器等办办公用具由由个人保管管使用，人人员调动时时，由行政政后勤部负负责清点收收回并做好好回收、分分配、增减减

23、登记。第九条 各部门闲置置的办公用用品，应上上交行政后后勤部统一一保管。第十条 办公用品（价价格在200元以上的的）正常使使用发生的的损坏时，要要及时的向向行政后勤勤部报告，由由行政后勤勤部安排修修理，如不不报告或擅擅自将损坏坏的办公用用品丢弃，使使用者个人人按非正常常使用损坏坏照价赔偿偿。第十一条 公司对办公公用品的使使用情况，实实行年内不不定期检查查，年末普普查的检查查制度，检检查工作由由行政后勤勤部负责。第十一章 礼品管理理第一条 礼品的收受受及较贵重重的礼品的的发送均由由行政后勤勤部统一管管理。第二条 凡因工作关关系个人或或部门收到到的礼品，应应将所收礼礼品上交行行政后勤部部，由行政政

24、后勤部办办理登记，由由公司对礼礼品进行统统一支配。第三条 凡因工作关关系要送出出的较贵重重的礼品（11000元元以上），需需经总经理理批准，公公司统一调调配或购买买后，交行行政后勤部部办理领用用手续。第十二章 机动车使使用管理第一条 为了对公司司的机动车车辆实行统统一管理，加加强对机动动动车辆的的使用管理理，特制定定本规定。 第二条 因业务发展展的需要，公公司车辆可可阶段性的的配备给公公司的下属属各部门，配配备的车辆辆由部门负负责人负责责调派。第三条 遇有公司的的重要活动动，行政后后勤部可无无条件地调调用配备给给部门用的的车辆。第四条 某些部门因因业务需要要，出现突突发性用车车情况，行行政后勤

25、部部可在部门门间局部协协调调配车车辆，各部部门应以公公司利益为为重，互相相配合。第五条 任何部门和和个人不能能利用工作作之便，公公车私用。第六条 司机未经公公司行政后后勤部批准准不得将机机动车私自自开回家，否否则发生车车辆被盗或或损坏，造造成经济损损失由司机机承担。第七条 为确保公司司人员及车车辆的安全全，公司要要求各部门门使用车辆辆一定要由由专职司机机驾驶；对对于一切由由非专职司司机（包括括部长及所所有员工）驾驾驶的公司司车辆所发发生的交通通事故，其其经济损失失及人身安安全责任均均由专职司司机承担。第八条 发生公司车车辆被盗事事件，追究究直接责任任人的责任任。第九条 直接责任人人的定义为为：

26、车辆停停放在公司司办公楼前前，直接责责任人为驾驾驶员和公公司行政负负责人；车车辆停放在在其他地点点，直接责责任人为驾驾驶员。第十三章 交通安全全和驾驶员员的管理第一条 行政后勤部部要定期的的组织司机机进行交通通安全宣传传教育，让让司机们建建立安全行行车意识，自自觉的遵守守交通法，牢牢记驾驶员员的行车规规范，杜绝绝“十二种严严重违章行行为”，不发生生任何事故故。第二条 加强对车辆辆的管理，保保证车辆的的完好状态态，做好车车辆的换季季保养，为为每辆车建建立保养档档案，司机机班每月公公布油耗、维维修费。第三条 事故性质的的划分一. 造成责任事事故损失费费在10000元33000元元为一般事事故；二.

27、 造成责任事事故损失费费在30000元66000元元为大事故故；三. 造成责任事事故损失费费在60000元99000元元为重大事事故；四. 造成责任事事故损失费费在90000元以上上的为恶性性事故；第四条 处罚一. 司机凡因违违章、违纪纪受处罚，罚罚款单不得得报销。二. 凡有一般事事故、大事事故、重大大事故、恶恶性事故的的责任司机机取消当年年的安全奖奖和评选年年度先进的的资格。三. 机动车驾驶驶员责任事事故处罚标标准事 故 性性 质赔偿经济损损失一般事故5%200%大事故5%200%重大事故5%200%恶性事故5%200%第五条 非司机开车车、司机酒酒后开车造造成的事故故，由肇事事人赔偿全全部

28、经济损损失。第六条 造成责任死死亡的事故故，按国家家有关规定定执行。第七条 司机请假需需提前办理理手续，由由部门负责责人签字，行行政总经理理批准方可可执行。第八条 根据公司现现有情况，公公司决定“红旗”、“金杯”车由专职职司机驾驶驶，“奔驰”车为董事事长专用车车，“桑塔那”为副总经经理专用车车，各车原原则上不串串用。如遇遇特殊情况况，需经专专车领导或或行政后勤勤部批准后后方可调用用。第九条 行政总经理理、财务总总经理、项项目总经理理及以上级级别领导外外出用车无无需填写“因公外出出、用车申申请单”，但如司司机随行，司司机必须经经行政后勤勤部批准后后方可出车车并在出车车后填写“因公外出出、用车申申

29、请单”司机栏。 第十条 公司员工公公出用车，司司机必须见见“因公外出出用车申请请单”才能出车车，该单必必须有主管管总经理签签字及行政政后勤部调调配意见；如主管总总经理未在在，经行政政后勤部签签字同意后后可以出车车，但回来来后必须找找主管总经经理补签。第十一条 行政后勤部部负责安排排司机工作作内容及对对其进行考考勤和月度度考核，其其他如车辆辆常规保养养和司机常常规安全教教育培训等等由北京某某某科贸有有限公司统统一安排。第十二条 司机外出行行车如未按按本规定执执行，给公公司造成损损失，视情情节轻重按按有关规定定给予处罚罚；同时对对表现优秀秀者给予奖奖励。第十四章 合同档案案管理第一条 除劳动用工工合同外，其其他所有合合同原件由由行政后勤勤部统一建建档、归档档及管理；第二条 行政后勤部部根据合同同密级对合合同实施管管理；第三条 机密级以上上（含）合合同由行政政后勤部根根据合同执执行需要；制作合同同简本，提提供合同执执行部门使使用；第四条 秘密级合同同经行政总总经理核准准后可借阅阅或复印；机密级以以上（含）合合同由行政政总经理核核准后，可可在行政后后勤部查阅阅，但不得得借阅或复复印；经总总经理核准准后可借阅阅，但不得得复印。第五条 所有合同的的借阅、查查阅或复印印，无论任任何人必须须在行政后后勤部办理理借阅、查查阅或复印印备案。