燃气调度抢维修中心工作手册8481.docx
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1、燃气调度度抢维修修中心工作手册册华润燃气气有限公公司20166年5月月抢维修中心工作手册一、目的的为规范热热线服务务、抢险险抢修、室室内维修修工作能能够全面面、细致致、准确确开展,工工作人员员可以熟熟练掌握握各类工工作的服服务流程程及注意意事项,保证调度抢维修中心各项作业的安全和完成质量,特制定本工作手册。二、适用用范围本作业指指导书适适用于抢抢维修中中心抢险险、维修修、呼叫叫中心班班组各类类业务。三、权责责文件由调调度抢维维修中心心负责制制订,经经公司领领导审核核,在公公司内实实行。四、定义义为规范调调度抢维维修中心心在热线线服务、抢抢险抢修修处理用用户和管管网故障障过程中中的作业业程序。五
2、、参考考文件1、中华华人民共共和国国国家标准准城镇镇燃气设设计规范范GB5500228-2200662、中华华人民共共和国行行业标准准家用用燃气燃燃烧器安安装及验验收规范范CJJJ12-99(19999年版版)3、中华华人民共共和国行行业标准准城镇镇燃气室室内工程程施工与与质量验验收规范范CJJJ94-200094、中华华人民共共和国国国家标准准燃气气燃烧器器具安全全技术条条件GBB169914-200035、中华华人民共共和国行行业标准准家用用燃气器器具安全全管理规规则GBB179905-200086、中华华人民共共和国行行业标准准城镇镇燃气设设施运行行、维护护和抢修修安全技技术规范范CJJ
3、J51-20006六、作业业程序与与要求6.1呼呼叫中心心6.1.1作业业前工作作准备步骤工作准备备项目示例图片片1换工作服服2带工牌3仪容仪表表:生画画淡妆,扎扎丝巾、长长发要挽挽起并用用发夹固固定在脑脑后,短短发要合合拢在耳耳后。6.1.2作业业标准步步骤步骤工作准备备项目示例图片片1换工作服服登陆工工号:准准备工作作资料,登登陆账号号,打开开CSIIS系统统页面,进进入等待待接听状状态。2准备接听听:调整整好耳机机,话筒筒方向应应保持对对着嘴,调调整好情情绪,保保证良好好的工作作状态。3业务受理理:电话话铃声三三声内及及时接听听电话,电电话接通通后两秒秒之内微微笑问候候客户:“您好,很很
4、高兴为为您服务务”,按照照文明规规范礼仪仪热情接接待每一一个来电电,耐心心受理每每位客户户诉求内内容。4填录工单单:仔细细核对客客户信息息,根据据客户诉诉求内容容填录工工单。5接听完毕毕,保存存来电记记录:“感谢您您的来电电”“请问问还有什什么可以以帮助您您的吗?”“好的的,再见见!”接听完完毕后,详详细保存存每位客客户的来来电记录录。6.1.3工单单转派步骤工作准备备项目示例图片片1耐心询问问:核对对客户信信息,了了解客户户来电意意图,在在系统界界面工单单里选择择工单类类型2新增工单单:根据据客户业业务要求求详细记记录工单单内容3复核工作作:工单单新增完完毕后复复查(工工单类型型、工单单内容
5、、预预约时间间、转派派部门等等内容)6.1.4电话话回访作作业标准准步骤1抽样:进进入服务务页面,查查找回访访工单,对对需要回回访用户户安装集集团要求求进行回回访,核核实无误误后开车车准备回回访。2自我介绍绍:拨出出电话开开始回访访,接通通后,向向客户进进行自我我介绍。“您好!我是淮北华润燃气的”。3确认客户户:“请问您您是X先先生/女女士吗”或“请问你你是XXXX用户户吗?”4展开回访访:确认认后询问问客户师师傅同意意接受回回访,如如客户拒拒绝则向向客户客客户致歉歉(结合合结束语语)后结结束回访访。若用用户同意意,并依依次进入入拟定的的回访作作业项目目,记录录客户回回答情况况及反映映问题5倾
6、听与记记录:在在回访过过程中,如如遇客户户反映问问题或提提出意见见建议时时,应耐耐心倾听听,让客客户感受受到你对对他(她她)的理理解,并并试情况况作出应应答。6结束语:非常感感谢,如如有任何何问题,欢欢迎拨打打我公司司服务热热线XXXX.祝祝您生活活愉快!再见!结束回回访。6.1.5 GISS系统操操作进入GIIS系统统:双击击IE浏浏览器,自自动设置置的登陆陆GISS界面,输输入用户户名与密密码(账账号密码码同为DDDZXX)点击击确定进进入系统统,系统统界面可可推动鼠鼠标放大大与缩小小。6.1.6视频频监控系系统操作作6.1.7受理理呼入电电话的作作业程序序与要求求1注意事事项1)客户户代
7、表在在电话接接通两秒秒之内微微笑着问问候客户户:“您好!很高兴兴为您服服务”(2)通通话过程程中,必必须做到到有问必必答、耐耐心周到到、谦和和大方、吐吐字清晰晰;(3)开开头问候候语要求求精神,不不要让人人有过于于僵硬、公公式化的的感觉;(4)与与客户通通话的声声音不要要过大,以以免给客客户感觉觉不够亲亲切或影影响别人人的工作作。同时时不要离离话口太太近,让让客户听听起来觉觉得刺耳耳;(5)工工作时私私人电话话接入,应应迅速地地结束谈谈话(如如有私人人电话接接入应挂挂断私人人电话,待待处理完完热线电电话及工工单后,再再回电;如在接接听私人人电话时时,有热热线电话话接入时时应迅速速地结束束私人谈
8、谈话,接接听热线线电话);(6)没没听清或或不理解解客户陈陈述的问问题,应应主动询询问:“X先生生/小姐姐,对不不起,我我没有听听清楚您您的问题题,请您您再复述述一遍好好吗?”(7)需需客户等等待时,应应提前讲讲明原委委并征求求客户的的意见:“对不起起,麻烦烦您稍等等片刻,好好吗?”,在得得到客户户同意后后才能按按静音键键,返回回时应讲讲:“对不起起,X先先生/小小姐,让让您久等等了”;(8)在在向客户户解释完完毕后,应应确认客客户是否否清楚,“X先生/小姐,不知我是否将您的问题解释清楚了?”如客户尚未清楚,应再重新解释,直到客户完全明白为止;(9)需需隔时处处理的电电话即不不能立即即答复客客
9、户的电电话,则则要及时时做好通通话内容容记录,特特别是处处理时限限及回复复时间;(10)对对客户提提出的问问题能熟熟练解答答时,仍仍要提醒醒自己放放慢回答答语速,语语气要有有感情;(11)遇遇客户态态度不好好或语言言伤人,应应保持克克制,不不要与客客户在电电话中争争吵,要要理解客客户的立立场。安安抚客户户并耐心心地向客客户解释释事实和和公司相相关政策策;(12)正正在接听听的电话话时,有有紧急的的电话(事事情)需需处理,应应主动对对客户说说“对不起起,我有有一件紧紧急的事事情需尽尽快处理理,处理理后,我我立即给给您回电电。”(13)在在电话服服务过程程中,若若客户需需要服务务人员做做紧急处处理
10、的事事项,服服务人员员应立即即与上级级领导联联系,在在上级领领导的许许可和授授权下可可根据实实际情况况进行程程序上的的简化处处理。2、各种种语音环环境处理理1)电话话接通客客户无声声音时客户代表表应保持持微笑重重复道:“您好!请问有有什么可可以帮您您?”中间间间隔3-5秒:“您好!你的电电话已接接通,您您能听见见我的声声音吗?”仍听不不到用户户回应时时:“对不起起!听不不见您的的声音,请请您换一一部电话话再拨好好吗?/或请稍稍后再致致电”,停顿顿2秒,挂挂机。2)客户户声音太太小,听听不清楚楚时客户代表表应:“对不起起!我听听不清楚楚您的声声音,麻麻烦您大大声一点点,好吗吗?”;仍听听不清,再
11、再重复一一遍,重重复时语语气仍要要保持轻轻柔委婉婉;还是是听不清清:“对不起起,电话话声音太太小,请请您换一一部电话话再拨/或稍后后致电,好好吗?”停顿22秒,挂挂机。3)电话话杂音太太大时客户代表表应:“对不起起!电话话声音太太小/电电话杂音音太小,请请您换一一部电话话再拨/请您稍稍后再致致电,好好吗?”停顿22秒,挂挂机。4)客户户提出客客户代表表声音太太小时客户代表表:“对不起起!(稍稍微提高高音量,不不可突然然提高音音量)请请问你有有什么事事情需要要帮助吗吗?”5)客户户使用免免提时客户代表表:“对不起起!我听听不清您您的声音音,请您您拿起电电话说话话,好吗吗?”3、各种种特殊情情况的
12、处处理1)没听听清客户户讲话时时客户代表表应用征征询的语语气向客客户询问问:“对不起起!我没没听清您您的讲话话,您能能再重复复一遍吗吗?谢谢谢!”2)客户户不理解解客户代代表的话话语时客户代表表:“对不起起!我的的意思是是.(可可换种表表达方式式)”3)解答答过程中中客户无无任何回回应时客户代表表应时刻刻留意客客户的反反应:“X先生生/女士士,您听听得见我我说话吗吗?”4)向客客户解答答完毕后后客户代表表可通过过询问的的方式确确认客户户清楚与与否:“X先生生/女士士,我的的解答您您满意吗吗?”如客户户表示满满意,则则说:“你还有有什么需需要我帮帮助吗?”如客户户表示尚尚未完全全理解,则则进一步
13、步解释,直直到客户户彻底弄弄懂为止止。5)客户户表示还还有其它它问题,但但没有立立即开始始讲话时时客户代表表:“X先生生/女士士,我在在听,您您请讲!谢谢!”6)客户户在讲解解过程中中不能确确定客户户代表是是否在倾倾听,以以“喂”提示时时客户代表表:“X先生生/女士士,我正正在听您您讲话,请请您继续续!谢谢谢!”7)遇到到操作界界面反映映较慢或或进行相相关资料料查询时时需要客客户等待待时客户代表表:“对不起起,请您您稍等片片刻,好好吗?”在得到到客户的的同意后后,按静静音键取取消静音音后,客客户代表表:“对不起起,让您您久等了了”8)静音音前客户代表表应讲明明原委并并征询客客户意见见:“对不起
14、起,X先先生/女女士,我我帮您查查询一下下,请别别挂机,稍稍等片刻刻,好吗吗?谢谢谢!”客户同同意后按按下静音音键,并并迅速处处理问题题,不可可以用命命令语气气。9)静音音后客户代表表应在处处理后立立即进入入与客户户通话状状态,并并向客户户致歉:“对不起起,X先先生/女女士,让让您久等等了!”10)需需要客户户提供相相关信息息,用户户有迟疑疑或其它它不解反反映时客户代表表应立即即解释:“哦,是是这样,我我们需要要谢谢谢您!”11)遇遇到客户户打错电电话时客户代表表:“对不起起,这里里是华润润燃气客客户热线线中心,请请您查证证后再拨拨。”并根据据客户的的需求,引引导客户户拨打其其它服务务台。12
15、)遇遇到设备备故障不不能操作作时客户代表表:“读不起起,系统统正在调调整,请请您稍后后再来电电,好吗吗?”或请客客户留下下联系方方式,等等设备正正常及时时与客户户联系。13)请请客户留留电话之之后回复复时客户代表表应耐心心解释原原因,并并征求客客户意见见:“X先生生/女士士,您的的问题我我们需要要到相关关部门查查询,恐恐怕会耽耽误您较较长时间间,请您您留下您您的电话话,我查查询后立立即回复复您,好好吗?谢谢谢!”之后转转达到具具体业务务对口部部门对用用户进行行解答。14)客客户代表表完全没没有听懂懂客户所所提的问问题时客户代表表:“对不起起,X先先生/女女士,您您的意思思是.?15)客客户代表
16、表没安全全听懂客客户所提提的问题题时客户代表表:“对不起起,X先先生/女女士,如如果我没没有理解解错的话话,您的的意思是是?”16)客客户代表表没有听听清楚客客户所述述内容要要求客户户配合复复述时:客户代表表:“对不起起,麻烦烦您将刚刚才反映映的问题题再重复复一遍,好好吗?”17)客客户查询询的信息息较长,不不容易记记住,需需要其记记录下相相关内容容时客户代表表:“对不起起,麻烦烦您将刚刚才反映映的问题题再重复复一遍,好好吗?”18)客客户的要要求超出出客户代代表的工工作权限限时客户代表表应向客客户致歉歉,并提提供其它它解决方方法:“对不起起,X先先生/女女士,这这超过了了我的权权限范围围,虽
17、然然我帮不不到您,我我会立即即将问题题反映给给相关部部门处理理,您看看这样好好吗?”19)客客户提出出的要求求无法做做到时客户代表表:“很抱歉歉,恐怕怕我不能能帮助您您!”或“很抱歉歉,这超超出我们们的服务务范围,恐恐怕我不不能帮助助您。”20)客客户提出出无理要要求时客户代表表应耐心心向客户户解释,寻寻求客户户的谅解解:“对不起起,X先先生/女女士,我我很难帮帮到您,您您的要求求已经超超出了燃燃气公司司的服务务范围,请请您谅解解!”21)客客户咨询询完业务务却又不不想挂机机时客户代表表应婉言言提醒客客户:“对不起起,X先先生/女女士,如如果您没没有其他他问题的的话,欢欢迎您下下次致电电,谢谢
18、谢合作!再见!”22)客客户打骚骚扰电话话时客户户代表应应冷静地地提醒客客户:“对不起起,如果果没有业业务上的的问题,请请您挂机机,再见见!”若客户户仍纠缠缠不休不不肯挂线线,客户户代表应应将来话话报告现现场领导导。23)接接到正在在上班同同事的私私人电话话时客户代表表应真诚诚的向客客户解释释:“对不起起,X先先生/女女士,公公司规定定上班时时间不可可以聊天天,请您您在她下下班后与与她联系系,好吗吗?谢谢谢合作!再见!”24)客客户善意意的约会会时客户代表表应先表表示感谢谢,并请请求客户户谅解:“非常感感谢您的的诚意,我我不太方方便,请请您原谅谅!”25)客客户询问问客户代代表姓名名时客户代表
19、表应委婉婉地向客客户解释释:“X先生生/女士士,很抱抱歉,我我们在工工作时只只使用工工号,我我们是XXXX号号。”若客户户坚持要要求,可可告诉客客户这是是公司规规定。26)客客户要求求直接与与领导讲讲话时客户代表表应根据据事情的的轻重缓缓急灵活活选择处处理方式式:处理方式式一:“您别着着急,把把您的事事情告诉诉我,我我会尽量量帮您解解决,好好吗?”处理方式式二:“您可以以把事情情大概讲讲一下,我我会记录录下来,请请领导稍稍后回复复您,好好吗?”处理方式式三:“请您稍稍等,我我请现场场负责人人过来听听电话,您您不要挂挂机,谢谢谢!”27)客客户要求求提供领领导的电电话或地地址时客户代表表:“对不
20、起起,X先先生/女女士,很很高兴您您能为我我们公司司提出宝宝贵的意意见,有有什么需需求请告告诉我,我我将如实实转告我我们的领领导,好好吗?”如客户户一再坚坚持,则则说:“您可以以把您的的电话告告诉我,我我会记录录下来,请请领导稍稍后回复复您,好好吗?”28)客客户要求求提供公公司内部部其它部部门的电电话或地地址时客户代表表:“对不起起,X先先生/女女士,很很抱歉,这这超出了了我的权权限范围围,请您您谅解!”29)客客户查询询的资料料,系统统无记录录时客户代表表应立即即向客户户致歉:“X先生生/女士士,不好好意思,系系统暂时时无记录录,请留留下您的的联系电电话,我我会尽快快回复您您,请原原谅,谢
21、谢谢!”30)遇遇到无法法当场答答复的客客户咨询询时客户代表表:“对不起起,请您您留下您您的联系系电话,我我们查询询后将尽尽快与您您联系,好好吗?”客户:“.”客户代代表:“谢谢您您的合作作,再见见!”31)客客户提出出建议时时客户代表表:“谢谢您您,您提提出的报报告建议议,我们们将及时时反馈给给公司相相关负责责人员,再再次感谢谢您对我我们工作作的关心心和支持持。”31)对对于客户户投诉,在在受理结结束时客户代表表:“很抱歉歉,XXXX先生生/女士士,多谢谢您反映映的意见见,我们们会尽快快向上级级部门反反映,并并在XXX小时(根根据投诉诉类别和和客户类类别的不不同而不不同,一一般在两两个工作作
22、日内)内内给您明明确的答答复,再再见。”33)客客户来电电告知其其业务问问题意见见得到解解决时客户代表表:“非常感感谢您对对我们工工作的支支持,谢谢谢!”34)客客户向客客户代表表道歉时时客户代表表:“没关系系,这是是我们该该做的,请请问还有有什么需需要我帮帮助的吗吗?”35)客客户称赞赞客户代代表时客户代表表:“谢谢!”36)客客户感谢谢客户代代表时客户代表表应表示示谦虚:“不用客客气,这这是我应应该做的的。”37)客客户焦急急时客户代表表应首先先安抚客客户的情情绪:“X先生生/女士士,我理理解您的的心情,您您别着急急,我马马上帮您您联系处处理,好好吗?/我马上上帮你咨咨询,稍稍后给您您回话
23、,可可以吗?”38)客客户情绪绪激烈,破破口大骂骂时客户代表表:“对不起起,先生生/女士士,请问问有什么么可以帮帮助您?”同时客客户代表表应调整整好心情情,尽量量抚平客客户的情情绪,若若无法处处理,应应马上报报告现场场负责人人。39)发发现自己己回答错错误/不不完全,需需要纠正正时客户代表表应立即即向客户户致歉,诚诚恳接受受客户的的批评,不不得强词词夺理:“实在抱抱歉,刚刚才我的的解释有有些欠缺缺,应该该是.”或:“非常抱抱歉,刚刚才的问问题请容容许我再再补充几几点.”40)客客户责怪怪客户代代表动作作慢,不不熟练时时客户代表表:“对不起起!让您您久等了了,我将将尽快帮帮您处理理。”41)客客
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