采购管理应用方案5993.docx

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1、采购管理应用方案一、 建立采购基础资料l 目的与范围建立采购员员、供货货商资料料，此资资料将用用于采购购单中。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径建立采购员员资料按照采购员员编码规规则，建建立采购购员数据据。采购员采购管理基本设设置采购员员资料维维护建立供应商商资料按照编码规规则对供供应商编编码，为为供应商商编码并并录入采购员采购管理基本设设置供货商商资料维维护查询供应商商资料综合查询基本查查询供应商商资料查查询二、 采购价格处处理l 目的与范围围建立物料采采购价格格资料。在在输入订订单时，根根据系统统参数设设置，以以此价格格作为采采购订单单的物料料预

2、设价价格。此此功能特特别适合合供应商商的物料料采购价价格变动动较小的的情况。l 相关模块采购管理系统维护参数设设置采购设设置l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径建立采购价价格资料料建立物料采采购价格格资料采购员采购管理日常处处理采购询询价维护护归档采购价价格资料料将采购询价价资料输输出，进进行归档档处理采购管理系统报报表采购询询价报表表l 说明1、 如果在系统统维护系统设设置参参数设置置采购设设置中选选择“新增时时采用以以采购询询价资料料的采购购单价为为默订值值“，则在在做采购购单维护护时，当当新增某某个物料料，程序序会自动动取到采采购管理理基本设设置采购询询价维护护中设

3、置置好的单单价。2、 采购询价维维护中，以以询价日日期+供供应商编编号+物物料编号号+采购购批量四四个字段段组合作作为唯一一项。也也即只有有这四项项都相同同时，系系统才不不允许输输入。只只要其中中有一项项不同，系系统认为为都是可可接受的的。因为为，同一一供应商商、同一一物料，只只要它的的询价日日期或采采购批量量不同，都都可能有有不同的的报价。3、 可通过在系系统维护护系统设设置参参数设置置采购设设置中设设置采购购询价的的参数，来来决定供供应商的的询价资资料是采采用库存存单位还还是采购购单位进进行询价价。三、 采购订单处处理l 目的与范围围采购单建立立，批准准生效，收收货，结结单处理理。l 相关

4、模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径录入采购单单输入需采购购的物料料采购员采购管理订单处处理采购单单维护审核采购单单核对采购合合同原稿稿与已输输入电脑脑的采购购单内容容是否一一致采购员采购管理系统报报表采购单单核对报报表批准采购单单批准采购单单，使该该采购单单在电脑脑中生效效，并成成为不能能改动状状态采购主管采购管理状态维维护采购单单批准查询采购订订单资料料综合查询基本查查询采购订订单查询询打印采购单单打印出采购购单，发发给供应应商采购员采购管理标准格格式采购单单打印采购单结单单对已完成收收料的采采购订单单及未完完成收料料，但须须中止的的采购订订单进行行结单；

5、已完成成收料或或超额收收料的订订单采用用自动结结单，未未完成收收料的采采用强制制结单采购主管采购管理状态维维护采采购单自动结结单采购管理状态维维护采采购单强强制结单单l 说明1、如果在在系统维维护系统设设置参参数设置置采购设设置中选选择“批准或或取消批批准，是是否要经经过锁定定状态进进行“，则所所有的采采购单审审批都为为二级审审批制。即即采购单单首先需需锁定，然然后再进进行批准准。2、采购订订单可由由组别控控制。即即在做采采购单维维护或供供应商资资料维护护时，选选择某一一个供应应商属于于哪一个个用户组组别或某某一张采采购单属属于某个个用户组组别，则则在采购购单维护护、修改改、锁定定、批准准采购

6、单单时，只只有属于于这个组组别的用用户，才才可能看看到采购购单。当当然，系系统管理理员的权权限可不不受此限限制。3、 采购单维护护能直接接修改未未批准或或锁定状状态的采采购订单单，如要要对已批批准的采采购单进进行修改改，首先先要取消消采购单单批准，具具体参照照更改采采购订单单部分。4、 自动结单：指采购购订单在在完成足足额收料料后作结结案处理理，使之之不再参参与公司司日常运运作。5、 强制结单：指采购购合同在在执行过过程中没没有按要要求完成成，但要要中止其其执行，作作强制结结案后使使之不再再生效。6、 已作自动结结单或强强制结单单的采购购单，在在采购单单查询和和一般的的采购报报表中，都都不再输

7、输出。已已结单的的采购单单，只在在一些统统计报表表和与财财务应付付款方面面相关的的程序中中输出。7、 采购单批准准的动作作也可由由采购员员直接进进行操作作，但在在已打印印出的采采购单报报表中，需需由采购购主管或或采购经经理签字字确认。四、 更改改采购订订单l 目的与范围围对已批准或或结单的的采购订订单进行行修改。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径取消结单将采购订单单的状态态由结单单改为批批准采购主管采购管理状态维维护采采购单取取消结单单取消订单批批准将采购订单单的状态态由批准准改为未未批准采购主管采购管理状态维维护采采购单取取消批准准修改订单修改采购

8、订订单资料料采购员采购管理日常处处理采购单单维护l 说明1、根据要要修改的的采购单单的状态态，须首首先将订订单状态态转变为为未批准准，然后后再进行行修改。如如果当前前订单已已结单，则则按取消消结单取消批批准修改订订单顺序序执行，如如当前订订单为批批准状态态，则按按取消批批准修改订订单的顺顺序作业业。修改改后的订订单要重重新批准准。2、修改后后订单数数量不能能小于已已经收料料的数量量。3、不能删删除曾经经发生过过收料业业务的订订单项。4、如果采采购订单单是执行行二级审审批制，则则采购单单取消批批准之后后，还需需进行采采购单取取消锁定定，采购购订单才才可修改改。五、 补填填采购价价格l 目的与范围

9、围补填采购价价格为零零的采购购单的单单价资料料。l 相关模块采购管理、库库存管理理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径补填采购价价格补齐采购单单价采购员采购管理日常处处理订订单补价价l 说明1、 向供应商下下发采购购单时，由由于种种种原因，如如询价未未回复、物物料采购购价格领领导未批批复、或或此种物物料本身身就是事事后补价价的、等等各种原原因，导导致订单单在录入入时没有有输入采采购单价价。而下下发采购购单之后后，采购购价格又又得到了了确认，此此时，即即可做订订单补价价的操作作。2、 如果在补价价时，采采购单已已发生了了收料（完完全收料料或未完完全收料料），则则还应在在库存

10、管管理-价格处处理-收料价价格维护护中进行行补价处处理。3、 补齐订单价价格，是是为采购购应付款款和成本本核算中中计算物物料的移移动加权权平均价价，为了了取得单单价资料料而需做做的工作作。4、 订单补价程程序会自自动过滤滤出所有有采购单单价为00的采购购订单行行记录六、 采购购单跟催催及对帐帐处理l 目的与范围围采购单的跟跟进及收收料安排排。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径查看、跟催催采购订订单查看采购单单的计划划收货日日期、到到料情况况、是否否延期等等资料，以以便仓库库为收货货做准备备采购员采购管理系统报报表收货计计划报表表销售管理系统报报表延期

11、采采购单报报表综合查询基本查查询采购单单查询收料对帐周期性就收收料情况况与供应应商对帐帐采购员/财财务采购管理标准格格式采购对对帐单l 说明七、 申购单处处理l 目的与范围围申购单建立立、批准准生效、转转询价单单或直接接转采购购单l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径填制或修改改申购单单建立并输入入申购项项目MC文员采购管理申购处处理申购单单维护批准申购单单批准使之在在电脑中中生效，并并成为不不能改动动状态MC主管采购管理申购维维护申购单单批准打印申购单单打印出申购购单并签签字，作作为采购购的依据据MC文员采购管理申购维维护物料申申购单报报表申购单结单单

12、申购单完成成处理后后进行结结单处理理MC文员采购管理申购处处理申申购单结结单查询申购物物料的采采购情况况了解所申购购物料的的采购等等情况采购管理申购处处理申申购物料料采购状状况报表表查询已结单单的申购购单采购管理申购处处理申申购单结结单资料料查询l 说明1、申购单单转采购购单，可可分两种种情况，实实际使用用时，可可根据具具体情况况进行调调整，各各自的流流为：a、申购单单维护申申购单批批准询价价单维护护询询价回复复维护采采购单产产生；b、申购单单维护申申购单批批准申购购单直转转采购单单2、只只有已经经批准的的申购单单才可打打印申购购单报表表。3、如果是是使用“申购单单直转采采购单”的模式式，则需

13、需转为采采购单的的物料需需有供应应商的采采购询价价资料。八、 更改申购单单l 目的与范围围对已批准或或结单的的申购单单进行修修改。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径取消结单将订单的状状态由结结单改为为批准MC主管采购管理申购处处理申申购单取取消结单单取消批准订订单将订单的状状态由批批准改为为未批准准MC主管采购管理申购处处理申申购单取取消批准准修改订单修改订单资资料MC文员采购管理申购处处理申购单单维护l 说明1. 根据要修改改的申购购单的状状态，须须首先将将订单状状态转变变为未批批准，然然后再进进行修改改。2. 如果当前订订单已结结单，则则按取消消

14、结单取消批批准修改订订单顺序序执行。3. 如当前订单单为批准准状态，则则按取消消批准修改订订单的顺顺序作业业。4. 修改后的订订单要重重新批准准。5. 已转入采购购的申购购单不能能修改。九、 申购询价处处理l 目的与范围围向供应商查查询所申申购物料料的价格格资料。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径建立询价单单根据已批准准的申购购单填制制询价单单采购员采购管理申购处处理询询价单维维护打印询价单单输出询价单单，并发发给供应应商，要要求供应应商报价价采购员采购管理申购处处理申申购询价价报表记录供应商商报价资资料登记供应商商回复的的价格资资料采购员采购管理申

15、购处处理询价单单回复维维护查询超期未未复的询询价单采购管理申购处处理询价回回复超期期报表l 说明1、某一张张申购单单可对多多个供应应商进行行询价，但但最后生生成采购购单时，则则一张申申购单只只能有一一个相对对应的供供应商。十、 申购项目的的采购处处理l 目的与范围围根据供应商商回复的的询价资资料，对对申购的的物料生生成采购购单。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径采购已进行行了物料料的个别别询价的的申购项项目此申购项目目已进行行个别的的询价，采采购是根根据询价价的结果果进行采购员采购管理申购处处理采采购单产产生采购没有单单独进行行询价的的申购项项目此申

16、购项目目没有进进行询价价，价格格资料来来自以前前的供应应商询价价资料采购员采购管理申购处处理申申购单直直转采购购单查询申购物物料的采采购情况况了解所申购购物料的的采购等等情况采购管理申购处处理申申购物料料采购状状况报表表l 说明使用“申购购单直转转采购单单”，则需需转为采采购单的的物料需需有供应应商的采采购询价价资料。十一、 消耗品、低低值易耗耗品的采采购l 目的与范围围对于消耗品品及在生生产中起起着重要要作用但但又不记记入产品品结构清清单的生生产辅料料可采取取再订货货点分析析（ROOP）和和安全库库存的方方法生成成采购单单。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑

17、功能路路径设置物料的的再订货货点建立生产辅辅料的再再订货点点（ROOP）MC文员采购管理再订货货点RROP项项目维护护打印按再订订货点采采购的项项目输出按再订订货点采采购的物物料项目目MC文员采购管理再订货货点RROP项项目报表表计算按再订订货点方方法采购购的项目目需求计算其需采采购数量量MC主管采购管理再订货货点再再订货点点分析打印再订货货点的分分析结果果输出再订货货点项目目的供应应需求，可可作为采采购依据据采购管理再订货货点再再订货点点分析将订货需求求转成申申购单将计算所得得供应需需求转入入申购单单采购管理再订货货点再再订货点点分析l 说明1. 再订货点（RRe-OOrdeer PPoin

18、nt）：相当于于一条水水平线，当当安全库库存低于于水平线线时，表表示须采采购物料料了2. ROP适用用于物料料需求非非常稳定定的情况况,物料料的库存存降低到到再定货货点时，系系统便会会提醒您您该下单单了，下下单的数数量就是是采购批批量,否否则该物物料的供供应将处处于随时时可能缺缺货的状状态。十二、采购购分析及及报表l 目的与范围围通过报表对对采购业业务进行行分析，及及评核采采购工作作。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径查询分析采采购单的的综合情情况查询或输出出采购单单的基本本情况采购管理系统报报表采购单单综合报报表采购管理系统报报表采购结结单综合合报

19、表综合查询基本查查询采购单单查询对采购单进进行分类类按采购单编编号、供供应商编编号、物物料编号号、订单单类型、交交货日期期分类分分析物料料采购情情况采购管理系统报报表采购单单分类报报表统计采购应应付款计算采购的的应付款款情况采购管理系统报报表采购应应付款按月统计物物料采购购数量按月份统计计各种物物料的采采购情况况采购管理系统报报表采购月月统计报报表十三、采购购来料处处理l 目的与范围围将采购来来的物料料接收到到质检区区，并通通知质检检部门进进行检验验；然后后根据质质检结果果，决定定是否入入库。并并将不合合格的物物料退回回给供应应商。l 相关模块 库存管管理 采购管管理 质量管管理l 作业方法业

20、务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径收到供应商商送货建立收料交交易记录录，将来来料过数数到指定定IQCC仓区：对已有有采购单单的项目目用计划划收料，没没有采购购单的项项目用非非计划收收料仓管员库存管理日常处处理计划收收料/非非计划收收料归档供应商商送货及及退货的的情况仓管员库存管理系统报报表物料接接收/退退料报表表打印质检通通知单用多联纸打打印质检检通知单单,通知知质检人人员检验验仓管员库存管理日常处处理计划收收料/非非计划收收料将合格物料料入库根据质检结结果，将将合格物物料由质质检仓转转入相应应的物料料仓仓管员库存管理日常处处理来料入入库归档来料的的入库情情况仓管员库存管理系统报报表

21、物料转转移报表表来料入入库拒收不合格格物料根据质检结结果，将将不合格格物料由由质检仓仓转入退退料仓，以以便以后后退回供供应商仓管员库存管理日常处处理来料坏坏料转移移归档来料不不合格情情况库存管理系统报报表物料转转移报表表来料坏坏料转移移将不合格物物料退回回供应商商记录从退料料仓退回回物料给给供应商商的物料料数量。计计划收料料项目使使用计划划退料，非非计划收收料项目目使用非非计划退退料仓库管理员员库存管理日常处处理计划退退料/非非计划退退料l 说明1、建议应应该尽量量用计划划模式处处理绝大大部分的的收、退退料，非非计划模模式用于于非生产产性物料料的采购购或未下下采购的的生产性性物料的的紧急采采购

22、。2、在计划划收料非计划划收料操操作时，在在主记录录状态下下，需正正确地选选择是对对哪一个个供应商商进行收收料。3、计划收收料非非计划收收料，当当已经通通过来料料质检维维护的引引入功能能引入了了计划收收料非非计划收收料的资资料，则则计划收收料非非计划收收料的资资料将成成为不可可修改、不不可删除除的状态态。4、计划收收料非非计划收收料时的的仓区选选择，系系统默认认取系统统维护-系统设设置-系系统参数数-库存存管理中中已设置置好的系系统默认认质检仓仓区、仓仓位。5、 以通过在系系统维护护-系统统设置-系统参参数-库库存管理理。中设设置参数数来决定定在计划划收料时时是否允允许收料料数量大大于采购购订

23、单数数量。系系统默认认为收料料数量可可大于采采购单数数量。6、 可以通过在在系统维维护-系系统设置置-系统统参数-库存管管理。中中设置参参数来决决定在计计划收料料时是以以库存单单位进行行收料还还是以采采购单位位进行收收料。系系统默认认为以库库存单位位进行收收料。7、 计划退料/非计划划退料，如如果是质质检不合合格的物物料，在在维护行行记录时时，它的的子类型型处以它它默认的的“非生产产退料“选项；如果是是已入库库，在生生产线发发现是由由于供应应商来料料不良的的物料，在在维护行行记录时时，请在在它的子子类型处处选择“生产退退料”选项；l 相关方案采购单处处理十四、来料料质检l 目的与范围围质检部门

24、门根据验验收通知知单，对对来料进进行检验验，填写写检验结结果以决决定是入入库或拒拒收。l 相关模块质量管理理库存管理理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径引入计划收收料或非非计划收收料资料料根据仓管员员的报检检单，在在系统中中引入收收料资料料质检人员质量管理来料质质检产生来来料检验验单对来料进行行检验并并在检验验通知上上记录检检验结果果质检人员手工作业将质检结果果录入系系统将检验通知知单上的的质检结结果输入入系统作作为入库库或拒收收的依据据质检人员质量管理来料质质检来料检检验报告告维护根据检验结结果产生生入库或或拒收记记录产生出入库库或拒收收记录以以进行入入库或拒拒收处理

25、理,并记记录相应应的交易易编号质检人员质量管理来料质质检产生入入库（坏坏料转移移）单将检验单交交回收料料人员进进行下一一步的处处理质检人员手工作业l 说明1、所所有需质质检的物物料，都都需首先先在产品品管理-工程维维护-物物料质量量资料程程序中维维护物料料的相 关质检检参数资资料。2、所有需需进行检检验的物物料，在在做产生生来料检检验单之之前，都都需在质质量管理理-基本本设置物物料与检检验组关关系维护护程序中中维护好好物料的的检验项项目。3、产生入入库（坏坏料转移移）单的的组别，请请选择接接收物料料的仓管管员所在在的组。l 相关方案采购来料处处理十五、来料料价格处处理l 目的与范围围根据需要要

26、调整每每笔来料料的价格格。相关关的资料料包括：单价、税税率、对对换率。并并进行审审核确认认。l 相关模块库存管理理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径处理来料价价格调整每笔来来料的价价格资料料财务人员库存管理价格处处理收料价价格维护护l 说明1、每笔来来料的价价格相关关的资料料，如果果是计划划收料，物物料单价价取相应应的采购购订单中中的单价价，如果果是非计计划收料料，则取取物料财财务资料料维护程程序中的的计划采采购价格格，如果果物料财财务资料料维护中中的单价价为空，则则此处也也为空；而税率率及货币币对换率率其预设设值，计计划收料料按采购购单中所所设置的的数据；非计划划收料

27、的的货币取取系统中中设置的的本位币币，税率率则为空空。2、在进行行来料价价格处理理之前，必必须确保保此笔收收料相应应的入库库业务已已经完成成。且针针对此笔笔来料的的入库交交易已经经执行了了过数操操作。3、在收料料价格资资料被批批准后，对对应的收收料业务务数据，系系统不允允许进行行更改，如如确要对对对应的的收料数数据进行行更改，要要首先执执行取消消批准功功能，返返回到未未批准状状态，然然后再修修改收料料资料4、要保证证入库价价格的准准确，必必须严格格按照来来料维护护来料质质检产生来来料入库库的操作作流程进进行业务务处理。5、在应收收应付中中的应付付发票中中的物料料收料价价格是以以此处的的价格为为

28、依据，进进行取用用。l 相关方案采购来料处处理十六、退料料价格处处理l 目的与范围围根据需要要调整每每笔物料料退料的的价格。相相关的资资料包括括：单价价、税率率、对换换率。并并进行审审核确认认。l 相关模块库存管理理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径处理退料价价格调整每笔退退料的价价格资料料财务人员库存管理价格处处理退料价价格维护护l 说明1、每笔退退料的价价格相关关的资料料，如果果是计划划退料，物物料单价价取相应应的采购购订单中中的单价价，如果果是非计计划退料料，系统统会取物物料财务务资料维维护程序序中的计计划采购购价格，如如果物料料财务资资料维护护中的单单价为空空，

29、则此此处也为为空；而而税率及及货币对对换率其其预设值值，计划划退料按按采购单单中所设设置的数数据；非非计划退退料的货货币取系系统中设设置的本本位币，税税率则为为空。2、在退料料价格资资料被批批准后，对对应的退退料业务务数据，系系统不允允许进行行更改，如如确要对对对应的的退料数数据进行行更改，要要首先执执行取消消批准功功能，返返回到未未批准状状态，然然后再修修改退料料资料。3、在在应收应应付中的的应付发发票中的的物料退退料价格格是以此此处的价价格为依依据，进进行取用用。l 相关方案采购来料处处理十七、应付付帐款处处理l 目的与范围围处理应应付帐款款业务l 相关模块库存管管理应收应应付l 作业方法

30、业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径处理来料/退料价价格调整每笔来来料/退退料的价价格资料料财务人员库存管理价格处处理收料价价格维护护库存管理价格处处理退料价价格维护护填制付款发发票记录供应商商提供的的收款发发票及相相关的来来料业务务或相应应的采购购单财务人员应收应付应付帐帐款处理理应付发发票审核批准付付款发票票确认付款发发票有效效财务人员应收应付应付帐帐款处理理应付发发票导出发票资资料导出发票的的相关资资料，作作为财务务系统的的凭证财务人员应收应付应付帐帐款处理理应付发发票付款记帐记录实际款款项的支支付情况况财务人员应收应付应付帐帐款处理理付款单单资料批准付款批准付款财务人员应收应

31、付应付帐帐款处理理付款单单资料导出付款资资料导出实际付付款的资资料，作作为财务务系统的的凭证财务人员应收应付应付帐帐款处理理付款单单资料查询应付往往来对帐帐单财务人员应收应付应付帐帐款处理理应付往往来对帐帐单l 说明1、有关某某一发票票所涉及及的项目目，在MM/3系系统中可可以是：采购订订单、来来料入库库记录、退退料记录录、外协协收货记记录。2、如果按按采购单单编号引引入应付付款资料料，则只只有已结结单的采采购单才才能作为为付款的的相关单单据；如果按按来料入入库单编编号引入入记录，则则记录必必须已过过数；如如果按退退料交易易行引入入记录，则则必须在作作计划退退料或非非计划退退料时的的子类型型选择为为“生产退退料”。3、在明确确发票是是包括哪哪几份采采购单或或入库记记录之后后，要建建立一份份针对此此发票的的付款计计划，明明确某天天支付多多少金额额，付款款计划中中累计金金额必须须等于发发票金额额。4、同一供供应商，如如果有多多个不同同的货币币进行结结算，可可分单生生成发票票。5、在发票票资料建建立完成成后，确确认无误误进行批批准，批批准后的的发票可可以作为为付款的的凭据。6、只有批批准后的的发票，才才能导出出到财务务系统。l 相关方案采购来料处处理来料价格处处理退料价格处处理27 / 2717447cdb0672a3a27db883be9784f5ac.docx