销售软件系统使用管理办法24487.docx

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1、销售软件系统使用管理办法（试行）为确保集团销售软件系统（思源系统）的安全正常运行，特制定本办法。一、销售软软件系统统数据流流转图：二、销售软软件系统统的角色管理理 本系统主要要分为四类类使用人人员：1、系统管管理员类类集团系统统管理员员：集团团营销管管理部配配备1名名系统管管理员。地区系统统管理员员：每个个地区公公司需配备一一名系统统管理员员。结合合地区实实际情况况，系统统管理员员可兼任任业务操操作员职职位。任职资格：熟悉Wiindoows操操作系统统平台，具有局域网、广域网管理工作经验，熟悉软件系统结构。主要职责：负责所所属地区区的系统统运行情情况监控控和该地地区的用用户管理理并协助助系统的

2、的维护工工作。2、业务操操作员类类：各地地区公司司结合实实际情况况可配备备一名业业务操作作员或由由系统管管理员兼兼任。任职资格：具备计计算机应应用、项目管管理方面面的知识识和实践践经验，具具备SQQL数据据库基础础知识为为佳;熟悉并并掌握房房地产销销售业务务及流程程。主要职责：负责项项目资料料的初始始化工作作以及日日常与项项目相关关的数据据的调整整与更新新。负责责项目初初始录入入资料签签字稿及及数据调调整签字字稿的完完整保存存，以备备原始资资料查询询与对照照。3、数据录录入人员员：各地地区可大大体参照照以下人人员设置置模式销售代表表类：基基础客户户资料的的录入；现场销控控类：销售控制、房间间的

3、认购购、签约约、销售售变动等等信息的的录入；现场财务务类：客客户付款款记录；销售经理理类：检检查监督督与调度度；销售服务务类：面面积补差差及入伙伙的办理理等。4、管理人人员：包包括各个地区区的市场场营销部部高经、地地区总经经理、集集团营销管理理部以及及总裁办办成员。主要是利用系统中的报表获取相应的数据与资讯，为管理决策提供支持。三、销售软软件系统统的运营管理理 1、在本系系统试运运行期间间原有报报表模式式维持不不变,采采用“双双轨制”。即：计算机自动生成报表和手工报表同时进行。2、系统采采取分级级管理方方式：地区用户由由各地区区系统管管理员给给予每个个用户一一个帐号号及相应应的密码码，该用用户

4、帐号号和密码码由用户户负责保保管，用户应应当对以以其用户户帐号进进行的所所有活动动和事件件负责；地区系统管管理员由由集团系系统管理理员给予予其用户户帐号和和密码，并并负责开开通管理理该地区区的所有有用户。 四、销售软软件系统统的数据管理理 销售数据管管理是通通过思源源销售软软件系统统建立数数据库，前前端录入入数据，后后端储存存数据，与与各项目目市场营营销部，财财务、集集团营销销管理部部连网，根根据权限限级别开放放数据，实实现数据据共享，包包括：成成交客户户信息、销售进程、价格制定、数据统计、财务收款等多类数据信息。1、销售软软件系统统数据录入入职责：业务操作员员业务操作作员录入入的项目目初始数

5、数据须由由地区公公司总经经理和市市场营销销部高级级经理同同时签字字确认后后方可录录入。当当数据发生生变更时须须由市场场营销部部高级经经理及以以上人员员签字确确认后方方可录入入。初始化阶阶段准确确设定项项目的房房间资料料信息：包括房房间的建建筑面积积、套内内建筑面面积、公公摊面积积、房间间销售总总价、房房间销售售单价、房房间编号号和名称称、户型型、朝向向等信息息。（业业务员推推荐房间间及现场场销控房房间认购购时均以以此为基础础）准确设定定项目的的基本数数据,包括项项目、小小区、楼楼栋、开开盘时间间等基础础信息。及时正确确设定付付款方案案以保证证房间生生成的认认购流程程的正确确。及时准确确设定折折

6、扣信息息。第一时间间完成房房间资料料的变更更：在接接到市场场营销部部高经关关于房间间信息变变更（包包括价格格表的调调整，面面积的调调整等等等）的书书面指示示后，必必须于一一天内完完成系统统中所有有相应数数据的变变更，并并做好工工作日志志，详细细记录数数据的变变更情况况及时间间。销售代表类类销售代表表应该在在工作日日结束前前将当天天接待的的客户（包包括来电电与来访）详细细资料录录入至系系统中，最最晚不得得超过第第二个工工作日结结束时。新客户必须录入至少一个客户事件（首次来电或首次来访），以便得出准确的来电来访量。（来电来访客户须录入的资料集团不作硬性要求，请地区公司市场营销部根据本项目特性制订信

7、息录入要求） 对于成交交客户（指指签订认认购书后后），销售售代表完完成成交客客户调查查问卷后两个工工作日内内将相关关信息录录入至销销售软件件系统。客户的确确认以系系统录入入的时间间先后来来判断。如如有撞单单情况发发生，该该客户归归属于首首先录入入该客户户的销售售代表。在与客户户首次接接触后，销销售代表表要保持持与客户户的密切切接触，应应定期（335天）主主动与客客户联系系，每次次与客户户联系后后，需要要将和客客户接触触的信息息，在客客户事件件中予以以录入。在在2周内内没有记记录客户户事件的的，销售售经理有有权对这这个客户户重新分分配归属属。销售代表表必须将将其负责责的所有有的客户户，都完完整准

8、确确地录入入系统中中，不允允许漏报报（故意意不录入入有价值值的客户户资料）、错错报（填填写错误误的姓名名和电话话等）和和虚报（捏捏造不存存在的客客户资料料，以及及没有和和客户联联系，却却录入客客户虚假假的客户户事件），市场营销部须每个月定期检查销售代表客户资料录入的准确性和完整性。每个销售售代表接接待的客客户数量量，跟客户沟沟通的电电话次数数，现场场接待的的次数等等，是考考察工作作量的一一个重要要指标，与与绩效考考核挂钩钩。销售代表表在向客客户推荐荐房间时时，必须须首先查查看系统统中销售售楼盘表表（“销售情情况”菜单），房房间的已已售未售售状态、房房间价格格、面积积、户型型均以系统统的楼盘盘表

9、为准准。销售代表表每天至至少查看看一次“我的任任务”中提示示的催款款及事务务督办提提示，并并主动催催办自己己客户的的事务进进展情况况，协助助房款的的回收和和事务的的尽快完完成。现场销控类类现场销控控员每天检检查销售售房源的的状态，对于房房间的保保留及不不可售房屋信息息应及时时做出相相应操作作，确保保销售房房源信息息公布的的准确性性。现场销控控员应该在在工作日日结束前前完成当当日成交交房间的的录入（包包括购房房流程的的生成与与定金的的交付）。最最晚不得得超过当当日工作作结束时时。在客客户认购购房间时时，首先先在软件件系统中中完成认认购操作作，再进进行纸面面作业，保保证楼盘盘表销控控实时准准确。保

10、证在认认购、签签约等操操作中登登记的签签约单价价、签约约总价、签签约面积积、折扣扣、按揭揭成数、业业务员、客客户等资资料，与与实际发发生情况况，以及及认购书书和合同同等纸面面作业文文档记录录的信息息完全吻吻合。销销售流程程的各个个事务的的应完成成期限、应应付款金金额等信信息，准准确且符符合各项项目的销销售管理理规定。对于房间间的换房房、退房房、更名名、更改改付款方方式及折折扣等特特殊事务务的处理理必须及及时在系系统中按按相应流流程来处处理。以以保证对对特殊事事务的管管理和得得到相关关的准确确统计报报表。在完成房房间换房房、退房房、更名名、更改改付款方方式及折折扣等特特殊事务务的处理理后立即即通

11、知现场场财务完完成财务务处理并并跟踪事事务的处处理情况况。在财财务处理理完成后后办理后后续的工工作。现场财务类类现场财务务应该在在工作日日结束前前将当天天的收款款信息（如如现场每笔笔收款情况和和按揭到到账情况况，保证证交款金金额、款款项类别别、交款款人、交交款方式式、交款款时间、票票据编号号等信息息）立即完整整准确的的录入至至系统中中，最晚晚不得超超过当日日工作结结束时。接到特殊殊事务处处理通知知后及时时完成相相应的财财务操作作。在完完成财务务处理后后及时通通知现场场销控。对于收款款时录入入错误的的信息应应采用删删除的方方式处理理、对于于需要红红冲的数数据应在在系统中中也采用用红冲的的方式进进

12、行处理理。销售经理类类每周、每每月查看看审核销销售明细细分析表表退退房明细细表换换房明细表来来电来访访明细表表销销售汇总总表数数据。每周查看看销售代代表客户户的跟踪踪情况。对对超出有有效日期期没有记记录客户户事件的的客户进进行重新新分配。2、销售软软件系统统数据核查查及管理理职责：系统管理员员保证各人人员及角角色的权权限准确确无误。新员工入入职后及及时生成成账号及及分配权权限。根据人员员的调动动及时的的调整权权限。用户的账账号和密密码符合合相应规规范。人员的离离职应在在人事部部通知后后立即在在系统中中办理相相应的人人员离职职操作。每天至少少检查一一遍该地地区销售售软件系系统的使使用是否否正常，

13、排排除用户户有意或或无意安安装影响响网速且且对工作作无实际际作用的的插件。若若发现系系统问题题应在一一小时内内告知集集团系统统管理员员并联络络该地区区的系统统实施工工程师（思思源公司司）排除除系统故故障，跟跟踪故障障结果，并并做好工工作日志志，详细细记录系系统的运运行故障障、维护护情况及及时间。每周检查查销售软软件系统统使用者者的电脑脑IE插插件设置置，确保保系统正正常运用用。现场销控类类必须每天天查看销销售明细细分析表表退退房明细细表换换房明细细表来电来访访明细表表的数数据记录录是否与与当天的的实际情情况一致致，对于于没有按按照规定定操作的的销售代代表作出出记录，登登记上报报销售经经理。核核

14、查系统统与纸面面作业的的认购书书、合同同、退房房审批表表、换房房审批表表、来电电来访登登记表等等记录的的一致性。必须当周周、当月月查看销销售明细细分析表表退退房明细细表换换房明细细表来来电来访访明细表表销销售汇总总表的的数据记记录是否否正确，并并与纸面面作业的的认购书书、合同同、退房房审批表表、换房房审批表表、来电电来访登登记表等等记录进进行核对对。在系统并并行期间间内，在在提交手手工销售售报表前前，必须须核对手手工报表表和系统统报表的的一致性性。当发现客客户撞单单情况时时及时通通知销售售经理。督办客户户手续的的办理及及催款工工作。辅助项目目管理人人员和销销售经理理的相关关管理工工作。现场财务

15、类类当天核对对收退退款明细细表按按揭情况况列表中中的收退退款记录录的准确。保保证系统统的记录录和当天天的实际际业务情情况一致致，并与与原始收收款凭证证（收据据、发票票等）核核对一致致。每周、每每月查看看收退退款明细细表按按揭情况况列表的的数据。保保证同手手工表的的一致，并并与原始始收款凭凭证（收收据、发发票等）核核对一致致。在系统并并行期间间内，在在提交手手工财务务报表前前，必须须核对手手工报表表和系统统报表的的一致性性。通过不不合理欠欠款明细细表查查看和督督促欠款款的催办办工作。销售经理类类每周、每每月查看看审核销销售明细细分析表表退退房明细细表换换房明细表来来电来访访明细表表销销售汇总总表

16、数数据。每周查看看销售代代表客户户的跟踪踪情况。对对超出有有效日期期没有记记录客户户事件的的客户进进行重新新分配。对撞单的的情况进进行客户户确认分分配。实时检查查业务员员客户信信息录入入的情况况。要求求销售代代表录入入客户信信息及时时、全面面、合理理。对于项目目中人员员的离职职应该及及时通知知系统管管理员以以便在系统统中做相应应的处理理。对于已离离职销售售代表的的客户应应在离职职后2日日内，将将其客户户重新分分配到其其他销售售代表方方便这些些客户的的后续跟跟踪和服服务工作作。五、销售软软件系统统的使用奖奖惩1、各数据据填报人人必须在在规定的的最晚期期限内完完成数据据的录入入工作，并并保证数数据

17、的完完备性和和准确性性。2、销售代代表、现现场销控控、现场场财务、业务操操作员、系系统管理理员的绩绩效考核核成绩与系系统使用用情况密密切相关关，若未未按照规规定时间间上报数数据，或或者错报报漏报虚虚报均按按有关规规定扣分分，此项项规定由由该地区区的市场场营销部部高经及及人力资资源部高高经监督督执行。集团营销管理部不定期抽查地区公司系统使用情况。3、销售代代表的销销售奖金金以系统统中的成成交数据据为依据据计提，销售代表对于签约客户所记录的客户事件少于3条该销售业绩无效，（特殊情况需有销售经理的说明）；销售经理及市场营销部高经对于系统的监督管理情况也将与其绩效考核成绩挂钩。4、如该系系统操作作人员

18、涉涉及聘请请的销售售代理公公司，则则该系统统的操作作情况与与销售代代理公司司的评估估进行挂挂钩。市市场营销销部负管管理责任任，与其其绩效考考核成绩绩挂钩。5、如因地地区公司司特殊情情况，市市场营销销部一人人须身兼多多职者，该该负责人人同样须须按照相相应的岗岗位进行行操作并并负相应应的责任任。六、销售软软件系统统的维护护1、本系统统使用过过程中，出出现的需需求变更更，由集集团营销销管理部部统一协协调解决决，涉及及系统模模块及功功能模块块的修改改问题由由集团营营销管理理部协同软软件开发发公司解解决。 2、使用人人员不得得泄漏任任何销售售软件系系统操作作程序、登录信信息及系系统中的的数据。3、系统管

19、管理员须须及时将将离职人人员的帐帐号权限限封锁，待待销售软软件系统统中该离离职人员员的相关关资料处处理完毕毕后删除除其账号号，防止止公司资资源外泄泄。数据据存储在在专用服服务器上上，由专专人严格格管理，不不得随意意修改、删删除和打打印。4、各终端端一旦发发现计算算机病毒毒，应当当立即报报告集团团网络管管理员，由由专业技术术人员处处理。附件一：地地区公司司销售软软件系统统考核办办法附件二：沿沿海集团团销售软软件系统统考核办法附件一：地地区公司司销售软软件系统统考核办法法考评范围考评内容考评标准单项最高分分系统运行维护系统运行正正常，无无病毒，无无故障3系统运行环环境正确确，不安安装与系系统相冲冲

20、突的软软件、补补丁、插插件等。2权限新员工入职职后生成成帐号及及分配权权限及时时、准确确2人员调动后后系统账账号、权权限调整整及时3用户的帐号号和密码码符合规规范2系统操作人人员系统统权限清清楚、正正确。3系统操作初始化项目初始化化信息正正确（包包括房间间的建筑筑面积、套套内面积积、单价价、总价价、房间间编号、户户型、朝朝向等）4销售过程新客户资料料及时（不不超过第第二天）录录入，且且至少录录入一个个客户事事件6客户资料录录入准确确性及完完整性，没没有漏报报、错报报和虚报报现象6客户资料信信息的手手工记录录与系统统报表一一致性8认购过程客户认购房房间情况况录入及及时，当当天认购购信息必必须当天

21、天录入完完毕4客户认购房房间录入入准确，实实际认购购发生须须与认购购书和合合同相吻合5销售代表每每天查看看楼盘表表，没有有出现重重复销售售现象8客户认购变变更情况况（换房房、退房房、更名名、更改改付款方方式及折折扣等）录录入及时时，当天天变更信信息必须须当天录录入完毕毕5客户认购信信息的手手工报表表与系统统报表的的一致性性5成交客户调调查问卷卷信息录录入及时时、准确确、完整整性8财务过程财务信息（交交款金额额、款项项类别、交交款人、交交款方式式、时间间、票据据编号等等）录入入及时，当当天财务务信息原原则下当当天录入入完毕5财务信息（交交款金额额、款项项类别、交交款人、交交款方式式、时间间、票据

22、据编号等等）录入入准确，包包括财务务更改信信息录入入准确，当当天财务务信息原原则下当当天录入入完毕6系统记录与与手工报报表、当当天的实实际业务务、原始始凭证（收收据、发发票等）四四者保持持一致5系统管理操作人员接接受系统统培训，操操作熟练练5操作人员无无越权使使用、恶恶意删改改现象5评判标准：分分以下为为不及格格，需要要立即整整改如如果得分分为分以下下，需要要对操作作人员进进行重新新培训或或调换；分分为及格格，但项项目仍有有诸多地地方需要要加强和和完善；分分为良好好，表示示项目总总体表现现不错，仍仍需再接接再励追追求更好好以上为为优秀。考评办法：本表可可作为地地区公司司市场部部每月自检检的参考

23、考，具体体考核细节节可根据据项目的的特殊性性进行个个性化调调整。附件二：沿沿海集团团销售软软件系统统考评办办法考评内容考评标准评分系数打分系统正常运运行系统运行正正常率990%以以上（故故障时间间/每月月工作时时间），5项目初始化化初始化设置置准确、完完整、规规范。（包包括房间间的建筑筑面积、套套内面积积、单价价、总价价、房间间编号、户户型、朝朝向等）5来电客户信信息来电客户信信息录入入及时、准准确 10来访客户信信息来访客户信信息录入入及时、准准确 15成交客户信信息成交客户信信息录入入及时、准准确、完完整率达达70%以上20客户认购信信息认购信息与与周报表表保持一一致10客户付款信信息认购

24、信息与与周报表表保持一一致10系统财务信信息与集集团财务务部信息息每月系统财财务信息息与集团团财务部部信息吻吻合10售后服务信信息信息录入及及时、准准确8营销活动信信息信息录入及及时、准准确7合计100评判标准：分分以下为为不及格格，需要要立即整整改，集集团通报报批评如果得得分为分以以下，建建议对操操作人员员进行重重新培训训或调换换；分为及及格，但但项目仍仍有诸多多地方需需要加强强和完善善；分为良良好，表表示项目目总体表表现不错错，仍需需再接再再励追求求更好以以上为优优秀，集集团通报报表扬。考评办法：本表适用用于集团团营销管管理部每每月100日对沿海各各地区公公司销售售软件系系统的考考评，每每月155日前将将考评结结果公布布在集团团资讯系系统的电电子公告告栏。第 16 页 共 16 页