接待服务工作标准化手册4555.docx

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1、接待工作标准化手册编 写 说 明明接待工作作是xx有限公公司（下下简称“公司”）管理的的重要内内容，是是展示企企业的窗窗口。为为更好地地促进我我公司接待待工作程程序化、规规范化，保保障接待待工作的的质量和和效率更更好地为为树立良好好的企业业形象，根根据有关关规定，结结合我公公司实际际情况，编写了xx有限公司接待服务工作标准化手册。本手册从从公司实实际出发发，对接接待工作作的业务务标准、业业务流程程进行规规范，明明确工作作内容，健全完完善工作作模板和和范本，控控制关键键点，实实现接待待工作的的精细化化、标准准化、流流程化、规规范化。本手册适适用于总总部各部部门及各各项目公公司，既既是公司司组织接

2、接待活动动的“工工作指南南”，又又是开展展标准化化建设的的基础知知识读本本。请广广大员工工特别是是接待人人员认真真学习和和使用好好本手册册。同时时，各项项目公司司各部门门应结合合自身工工作实际际，在手手册的基基础上修修订完善善本部门门接待管管理标准准，编写写接待细细则，全全面提高高我公司司的接待待工作水水平，全全力服务务于公司司接待工工作。本手册为为首次编编写，由由于时间间仓促，编编制中难难免存在在诸多问问题和不不足之处处。希望望在执行行中不断断发现问问题，及及时提出出整改、完完善意见见，逐步步完善接接待工作作。目录：第一章：接待基基础管理理第二章：接待工工作管理理第三章：座次安排排第四章：应

3、急机机制第五章：资料第一章接接待基础础管理一、使用用范围适用于xxx有限公公司总部部及下属属各项目目公司。二、职责责分工1领导导组负责审定定接待方方案，处理接待待中出现现的问题题，并解解释解决决和指导导。确定工作作组成员员，并对对各小组组成员工作作内容进进行规划划与要求求。全方位监监督、检检查各项项接待工工作的落落实情况况。2工作作组负责接待待活动具具体工作作，各小小组具体体分工如如下：接待工作作组组长长对接待活活动进行行总协调调物资采购购小组包括接待待中用水水、水果果、鲜花花、纪念念品等物品及时时采购及及供应外联信息息小组包括所有有需要对对外沟通通协调的的安排、用餐预订、住宿预订、座次安排等

4、后勤保障障小组包括水、资资料运送送、车辆辆安排、安全保障等设施设备备保障小小组包括接待待中使用用的会议议系统设设备、摄摄影、摄摄像等综合协调调小组负责接待待过程中中各人员员工作协协调和衔衔接，提提供及时时服务。活动结束束后文件件资料的的归档整整理等三、工作作原则1.热情情周到原原则：尊重来来宾生活活、工作作习惯及及政治、宗宗教信仰仰，回避避民族、生生活和工工作忌讳讳2.厉行行节约的的原则：规范接接待程序序，控制制活动规规模，注注重成本本核算，合合理控制制费用3.保密密原则：严格执执行公司司保密规规定。不不得以任任何形式式透露公公司商业业、技术术秘密；尊重和保保护宾客客隐私。4.责任任落实的的原

5、则：接待工作作组组长长直接对对领导组组负责，各工作小组成员直接对工作组组长负责。各项工作分工明确。5.把握握关键的的原则：接待活活动中的的重要环环节和关关键点要要配置AAB角（即即除该项项工作责责任人以以外再确确定一人人作为工工作接替替者，并并熟悉该该项工作作责任人人的工作作内容。AA角遇特特殊原因因离开岗岗位时，BB角要及及时到位位，保证证工作不不断不乱乱），强强化闭环环管理，做做到事前前有布置置，事中中有控制制，事后后有反馈馈，对在在过程中中出现的的异常情情况有效效控制，严严密监控控。6.资源源共享的的原则：建立健健全本单单位接待待资源体体系，充充分利用用本单位位内部的的人力、车车辆、设设

6、施、设设备等，力力求经济济合理配配置。四、接待待人员要要求1.熟悉悉接待方方案及活活动相关关安排，掌掌握来宾宾相关信信息，清清楚自己己的工作作任务及及时间节节点。2.尊重重来宾生生活、工工作习惯惯及政治治、宗教教信仰，回回避民族族、生活活和工作作忌讳。来来宾无论论职务高高低，都都要热情情相待，言言谈举止止要注意意符合礼礼仪规范范。3.活动动之前要要检查通通讯工具具电量是是否充足足，确保保活动期期间244小时通通信通畅畅。4.在确确保分工工任务完完成的情情况下，随随时为其其它环节节补位补补漏。要要及时向向接待工工作组长长及相关关人员通通报接待待变动信信息。5.各环环节工作作人员要要提前到到位，关

7、关键环节节、岗位位实行AAB角管管理。要要在安排排好上一一环节的的活动后后，立即即开始检检查下一一环节活活动的准准备情况况。6.按照照统一要要求着装装，佩戴戴工作证证。7.严格格执行保保密规定定。不得得随意对对外泄露露接待活活动相关关信息。接待过程中向宾客随意透露公司机密信息；也不得随意向他人透露来宾信息及接待内容。8.学习习有关接接待、礼礼仪及综综合知识识，关注注公司最最新动态态，熟悉悉各常规规参观场场所和各各种参观观活动中中对外介介绍公司司的相关关材料，不不断提高高工作能能力。 第一章 接待工作作管理一、 信息处理理（一） 参观接待待类信息息处理工作项目目工作内容容信息初步步整理接到访客客

8、来访需需求，初初步整理理来访信信息包括括：来访单位位全称、来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、来访目的、来访时间等。接待申请请填写参参观接待待来访信信息登记记表（附附件），按按照流程程履行接接待程序序，领导导批准后后组织实实施，特特殊情况况可事前前经主要要领导口口头同意意后执行行接待方方案。信息反馈馈如接待申申请未通通过，根根据领导导指示通通过电话话、短信信、邮件件回复对对方。注注意回复复中讲明原因因，语气气委婉，态态度谦和和。（二）会会议接待待类信息息处理工作项目目工作内容容基本信息息议题确定定参会人员员范围确确定会议场所所会前至少少十个工工作日确确定好会会议地点点，如需需租用场场

9、地应详详细了解解场地的的具体费费用标准准。对符符合上述述条件的的场所应应先初选选2-33个地点点进行综综合比较较，提交交领导审审批会场要求求外部环环境整洁洁幽雅、治治安好、内内部设备备齐全。起草会议议通知应在会前前一周确确定本次次会议的的议程，其其中包括括会议的的具体时时间、主主要内容容及安排排、议题题汇报人人、参会会人员及及列席人人员等事事项。应注明会会议的时时间、地地点、主主持人、议议程、会会议的注注意事项项（包括括着装要要求、内内容保密密要求、会会议文件件的要求求、请假假的要求求、会议议的纪律律等）至少会前前十天发发出。会议所需需文件、资资料、讲讲话的准准备、起起草、审审批、打打印。费用

10、预算算会议室费费用、住住宿费用用、餐饮饮费用、娱娱乐费用用、水果果食品费费、交通通费、相相关费用用、机动动费用等等（二） 庆典活动动类信息息处理工作项目目工作内容容基本信息息明确庆典典举办原原因、时间、主题参加庆典典的人员员确定、嘉嘉宾范围围庆典活动动场所选择合适适的庆典典仪式场场地，位位置合适适，视野野开阔如果是室室外庆典典仪式，还还应该充充分考虑虑天气因因素，预预备备用用室内场场地庆典形式式确定庆典典形式，考考虑地点点、时间等等是否适适宜费用预算算包括传媒媒策划公公司、物品租租赁、人人员往来来、用餐住住宿及其他相关关费用二、协调调策划与与方案制制定根据接待待需求成成立工作作小组，召召集有关

11、关部门协协调安排排活动策策划分工工，制定定接待方方案，整整理详尽尽接待工工作推进进表（附件件），提出具具体工作作要求，责任落落实到人人。准备工作作完成后后，应从从头到尾尾将整个个接待方方案梳理理一遍，查查漏补缺缺。主要要关注整整个接待待流程安安排是否否合理、是是否遗漏漏某个环环节等，确确保每个个环节应应出席的的人员和和需要的的物资都都已落实实。提前前半天须须再次落落实人员员、地点点、车辆辆和物品品等准备备情况。（一）参参观接待待类工作项目目工作内容容信息确认认宾客信息息：到访访时间、目目的、活活动范围围、人员员情况（单单位全称称、职务务、级别别、性别别、人数数），往往返情况况（始发发地、班班次

12、、车车次、出出发时间间、预计计到达及及离开时时间）掌握宾客客（尤其其是主宾宾）的生生活、饮饮食习惯惯、工作作要求，参参考查阅阅主宾以以往的到到访情况况，拟定定接待方方案是否需要要订房、订订票、接接送如来宾中中有女宾宾，尽量量确保至至少一名名女性接接待人员员此外，还还应告知知来宾我我方接待待人员的的姓名、联联系方式式等信息息，便于于双方的的沟通和和信息的的及时更更新。联联系时要要注意复复述关键键信息，如如人名、电电话号码码、日期期、航班班班次等等，请对对方确认认，以保保准确。制定参观观接待方方案根据来访访宾客级级别与确确定接待待规格，提提出初步步日程建建议经领导审审核，并并与对方方沟通确确定后，

13、形形成基本本的日程程安排根据日程程安排拟拟定接待待方案，内内容包括括，迎送送陪同、视视察参观观、会议议座谈、宴宴请配餐餐、住宿宿、车辆辆、着装装要求等等确定接待待标准，根据接待标准提出费用预算，一般包括接待所涉及的住宿、餐饮、交通、礼品等。行程安排排表编制制根据领导导审定的的接待方方案编制制行程安排排表（附附件），提提前两天天将电子子版发送送至客方方，并打印印纸质版版在来宾宾抵达后后第一时时间发放放（行程程安排表表可提前前放至来来宾房间间，也可可在会面面时统一发发放，具具体方式式根据实实际情况况确定）。（二）会会务接待待类工作项目目工作内容容信息确认认会议信息息：会议议内容、会会议日期期、会议

14、议时间、会会议地点点与会人员员人数与会人员员信息：姓名、职职务、性性别、往往返交通通及时间间、是否否需要住住宿制定会务务接待方案案根据会议议内容、形形式等提提出初步步日程建建议经领导审审核后形成基基本的日日程安排排根据日程程安排拟拟定接待待方案，内内容包括括，用餐餐、住宿宿、车辆辆、着装装要求等等确定接待待标准，根据接待待标准提提出费用用预算，一一般包括括接待所涉涉及的场场地费、住住宿、餐餐饮、交交通、资料等等会务指南南编制根据领导导审定的的会务接接待方案案编制会务务指南（附附件），提提前两天天将电子子版发送送至与会会人员，并并打印纸纸质版在在会场统一发发放（三） 庆典仪式式类工作项目目工作内

15、容容信息确认认庆典信息息：庆典典主题、活动日日期、活动时间间、活动动地点参与庆典典人员范范围与会人员员信息：姓名、职职务、性性别、往往返交通通及时间间、是否否需要住住宿制定庆典典活动方方案根据庆典典主题、形形式等提提出初步步日程建建议经领导审审核后形成基基本的活活动安排排联系及确确定庆典典合作策策划公司司，拟定庆庆典活动动方案做好住宿宿餐饮及及车辆等等安排根据需要要联系媒体体做好相相关活动动报道确定接待待标准，根根据接待待标准提提出费用用预算，一一般包括括接待所涉涉及的场场地费、住住宿、餐餐饮、交交通、资料、活活动物品品租赁等等。活动安排排表编制制根据领导导审定的的活动方方案编制制活动安安排日

16、程程表，提提前两天天将电子子版发送送至相关关嘉宾三、接待待准备及实施（一）相相关资料料及物品准备备工作项目目工作内容容主题标语语活动标语语、电子子横幅等等行程参考考日程安安排表或会务指南南会场资料料会议、培培训主题题、横幅幅等内容会议、培培训学习习资料、文件、会议议议程发言人资资料会议发言言人发言言稿、资资料等公司介绍绍文字资料料、宣传传册等纪念品根据接待待标准，宾客信信息、接接待需求求、领导指指示购买买礼品，应充分考虑体现当地特色，具有纪念意义。（二）接接送安排排工作项目目工作内容容迎接准备备提前一天天确认来来宾信息息有无变变化提前了解解接机（接接站）领领导如何何前往迎迎接地点点，提前前通知

17、接接机（接接站）领导做好好准备。集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发组织工作准备接机机（接站站）牌通知接机机（接站）司机做好好迎接准准备，检检查车辆辆。通知司机机接机（接接站）车车辆出发发时间，提前与与宾客对对接。提前3个个小时了了解来宾宾抵达时时间，确确定是否否准点到到达。等候中关注航航班、列列车信息息。工作人员员提前到到达机场场（车站站）等候候并引导导接机（接接站）领领导迎接接来宾迎接来宾出站站后，协协助来宾宾领取行行李并送送往住地地做好来宾宾入住、用用餐的引引导工作作通知当次次接待负负责人接接机（接接站）完完成送别落实来宾宾回程信信息：回回程时间间、班次次（车次次）。协助宾客客预订/

18、代订机票票（车票票）提前询问问航班（车车次）情情况，了了解有无无晚点、延延误等变变化根据需要要，搜集集来宾相相关证件件信息协助办理理行李托托运手续续宾客行李李较多时时，注意意分辨，防止止拿错由主要领领导或者者主要领导导委托的的分管领领导送别别若宾客返返程时间间正值用用餐时间间，为宾宾客准备备水、饮饮料、点点心等食食品（三）住住宿安排排工作项目目工作内容容酒店预订订根据来宾宾身份提提出2-3个酒酒店备选选，经领领导审核核后，确确定来宾宾入住酒酒店实用房数数量、房房型、入入住时间间、住宿宿天数。根根据来宾宾级别、性别安排排房间。来宾较多多时，应应预留机机动房办公室负负责人员员、领导导秘书等等人员的

19、的房间尽尽可能靠靠近主宾宾房间迎宾准备备提前办理理入住手手续，领领取房卡卡宾客入住住当天应应有至少少一名工工作人员员在酒店店协助办理理入住检查房间间设备是是否完好好根据来宾宾等级，需需要往房房间配送送物品的的提前配配送：如如：企业业宣传册册、欢迎迎卡、鲜鲜花、茶叶等等如宾客因因需要换换房，协协助宾客客与酒店店协商及及时调换换房间如连续多多天住房房，协助助或提醒醒宾客至至前台续续卡迎宾安排排与宾客保保持联系系，确定定到达时时间，将将情况及及时向等等候迎接接来宾的的领导汇汇报提前十分分钟在酒酒店大厅厅等候来来宾来宾到达达酒店后后，帮助助卸取行行李向来宾发发放房卡卡，引导导来宾上上电梯接待结束束检查

20、房间间内宾客客是否有有物品遗遗落向宾客取取回房卡卡或协助助宾客办办理退房房手续结清住宿宿费用（四）餐餐饮安排排工作项目目工作内容容餐厅选择择根据来宾宾级别及及相关要要求预订订1-22家宴请请地点，由由相关领领导确定定宴请地地点餐厅布置置按要求布布置就餐餐地点，酒酒水、香香烟提前前放置，红红酒需要要醒的提提前通知知酒店服服务员提提前醒酒酒检查餐厅厅光线是是否合适适；温度度是否适适宜等；按要求求上齐凉凉菜和斟斟倒红酒酒或白酒酒注意检查查餐厅地地面是否否干净整整洁，注注意防滑滑安排席位位落实来宾宾名单，确确定就餐餐陪同人人员重要宴请请时，根根据出席席人员名名单制作作排位表表并摆放放席位卡卡主桌尽量量

21、留有余余地，用用餐人数数和餐椅椅一致菜单安排排根据主宾宾或主要要领导口口味提前前配菜，配配菜要求求：菜单单包括凉凉菜、热热菜、汤汤、甜点点、主食食、水果果；了解解来宾口口味合理理搭配；体现当当地特色色和时令令菜式；控制好好用餐标标准及菜菜量，不不铺张浪浪费注意宾客客民族、宗宗教信仰仰，特别别注意安排排餐饮时时不要安安排宾客客禁食菜肴肴物品准备备红酒、白白酒、洋酒等宴请标准准例行节约约，按照照接待规规格宴请请。注重重体现当地地特色。迎宾安排排布置好来来宾休息息区、安安排茶水水确认来宾宾到达时时间，告告知相关关陪同人人员提前前15分钟钟到达餐餐厅等候候引导来宾宾入座用餐过程程用餐过程程关注用用餐动

22、态态、上菜菜进度，及及时提醒醒服务员员上米饭饭、水果果、开酒等。菜菜量不够及及时增点点为领导添添酒，加加茶等，提供供及时服服务根据活动动安排，适适时开展展摄影摄摄像工作作。根据用餐餐进度和和下一环环节行程程安排，用餐结束前15分钟告知有关工作人员，做好车辆安排、电梯预控等工作。宴会结束束通知相关关接待人人员、驾驾驶员做做好车辆辆准备协助领导导将来宾宾送至门门口或上上车地点点道别在来宾离离开时及及时关注注是否有有遗留物物品清点酒水水，做好好结算工工作（五）车车辆安排排工作项目目工作内容容用车安排排宾客用车车，提前前安排（司司机姓名名、电话话、车牌牌号）车辆安排排根据接待待方案，驾驾驶员提提前熟悉

23、悉来宾行行程，对对行车路路线进行行设计，必必要时踩踩点，选选择最佳佳路线，对对可能出出现的异异常情况况做好预预案路线选择择驾驶员应应提前检检查车况况，检查查车上空空调、影影音设备备，确保保油料充充足，准准备好通通行费用用，根据据行程，提提前准备备好通行行证件驾驶礼仪仪穿着正式式工作服服保持服饰饰整洁、面面容清洁洁使用礼貌貌用语，服服从接待待现场安安排车辆编号号车辆超过过三辆时时，应对对车辆进进行编号号车上物品品配备并及及时更新新纸巾，矿矿泉水、雨雨伞、常常用药及及当地地地图（有有女士宾宾客根据据天气需需要准备备披肩）行车服务务在来宾上上车前开开启车内内空调，置置于合适适温度，来来宾上车车后主动

24、动询问温温度是否否适宜，影影音音量量是否合合适。主主动告知知目的地地及车程程每天用车车结束后后，应及及时清洗洗、除味味、消毒毒，清理理垃圾，保保持车内内干净卫卫生帮助宾客客提拿行行李来宾下车车后，应应检查车车内是否否有来宾宾遗忘的的物品（六）后后勤保障障工作项目目工作内容容安保措施施负责提前前勘察现现场，确确定站位位人员、保保安人员员及分工工备好通讯讯设备，保保证信息息沟通畅畅通对车辆停停放进行行合理布布控设施设备备保证电、空空调等运转正正常摄影摄像像设备准准备，保保证电量量充足物资瓶装水、雨雨伞等运运送供应应（七）参参观安排排工作项目目工作内容容信息落实实落实参观观目的、时时间及具具体视察察

25、的基层层单位或或项目了解视察察地点当当天的天天气情况况前期准备备相关部门门填写参参观接待待来访信息息表报领导导审核落实参观观陪同领领导、人人员名单单通知参观观厂区做做好接待待准备并并转发接接待方案案等资料料将接待方方案及参参观接待待工作通通知单（附件件）发送送至参加接接待的有有关领导导及参与与配合的的相关部部门和个个人做好安保保安排落实用车车安排，确确定行车车路线提前做好好工作汇汇报材料料及答疑疑准备提前联系系好对应应的厂区区，错开开生产检检修等影影响参观观效果的的工作参观厂区区应提前前做好清清扫、保保洁工作作，特别别是参观观通道。注意臭味控制做好现场场布置工工作提前准备备安全帽帽、护目镜镜等

26、防护护工具并并摆放整整齐落实接待待讲解员员，并根根据来宾宾调整讲讲解词。准备好讲解所所需相关关讲解设设备，并并确保电电量充足足及备用用设备现场实施施接待领导导及接待待人员着着装整齐齐，戴好好工作证证至少提提前十分分钟在厂厂门口站站立迎接接发放矿泉泉水和安安全帽等等防护工工具协调落实实下一步步接待准准备掌握参观观时间，保保证活动动按计划划进行送宾客上上车，目目送宾客客离开（八）会会议安排排1.会前前准备工作项目目工作内容容室内环境境室内空气气清新，地地面干净净整洁，无无杂物。窗帘窗帘高度度一致，左左右对齐齐，上下下对齐根据会议议需要调调整适宜宜光线，会会议结束束后全部部关闭绿色植物物无黄叶叶、残

27、叶叶，盆内内无杂物物，渣土土；盆外外干净无无水印签到台根据与会会人数及及要求来来确定会会场布局局签到工作作应安排排专人负负责。打打印签到到处标签签及温馨馨提示等等。准备签到到表和笔笔。并备备份主席台主席台的的桌面一一般较台台下桌面面宽根据需要要准备鲜鲜花，鲜花不宜宜过高，避免挡挡住主席席台领导导面容会议桌会议桌保保持整洁洁，除摆摆放所必必须的纸纸巾，wwifii提示牌牌等，不摆放其其他杂物物从左到右右依次摆摆放：姓姓名牌、瓶装水水（标识识朝内）、茶杯杯（杯柄朝朝右下方方45）写字板距距离桌边边10ccm，内内附3张白纸纸或公司司信纸签字笔放放置在写写字板右右侧，笔笔尖朝上上，标识识朝上果盘根据

28、据数量合合理均匀匀摆放(一般两两位中间间放置一一盘)纸巾盒根根据数量量均匀摆摆放，少少量时摆摆放在会会议桌中中线区域域，数量量足够时时，每两两个座位位之间摆摆放一盒盒纸巾，抽抽纸折成成三角形形会议桌上上还应有有备用铅铅笔和橡皮擦擦、激光光笔、翻翻页器会议椅椅子与桌桌边距离离30ccm，椅椅子与椅椅子之间间距离330cmm，所有有椅子椅椅背成一一条直线线讲台讲台位置置应放置置在主席席台右侧侧，略前前于主席席台座位位一般重要要嘉宾讲讲话需要要在讲台台摆放鲜鲜花，但但注意鲜鲜花不可可遮住讲讲话人面面容讲台放置置两支话话筒，以以备一支支话筒出出现故障障仍不影影响会议议话筒需提提前调试试，注意意音量适适

29、当如领导或或嘉宾有有讲稿，需需注意讲讲台上方方是否足足够明亮亮或太刺眼眼签约台如举办签签约仪式式，一般般以主席席台为签签约台，面面对观众众席制作签约约双方名名称牌，分分别放置置在签约约台左侧侧和右侧侧签约台后后仅摆放放两张椅椅子，见证嘉嘉宾一般般安排站站立在签签约人身身后签约台上上应事先先放置好好签署的的协议及及签字笔笔，并由由礼仪人人员为双双方签约代代表翻开开协议书书和交换换协议辅助工具具根据需要要准备白白板，写写字笔、白板板擦、磁钮等设备调试试会议上如如需使用用投影，应应提前准准备好笔笔记本电电脑、投投影仪和和投影屏屏幕，提提前做好好调试提前半天天准备好好会议上上将用到到的PPPT等材材料

30、，存存入会议议用笔记记本电脑脑，进行行提前演演示音响避免免声音过过大过小小或啸叫叫桌麦声音音清晰无无杂音，音音量适中中激光笔、翻翻页器放放置在电电脑旁并并保证点点亮充足足合影的预预备综合考虑虑天气、光线、空间等条件，选择合适合影地点确认合影影人员名名单和排排序在前排座座椅椅背背天上姓姓名牌为为主要领领导排位位摄影师应应提前到到位检查查拍摄效效果室内合影影，可在在合影地地点适当当摆放绿绿色植物物，以后后烘托效果果人数较多多时可利利用阶梯梯进行分分行排序序茶水准备备提前十五五分钟准准备好会会议所需需要的水水、茶叶叶根据领导导特殊要求求可相应应准备咖咖啡，柠柠檬水等等茶水约七七分满，杯杯外无水水渍茶

31、歇提前安排排好茶歇歇时间准备好茶茶歇所需需要的饮饮品、点点心、水水果等食物准备好茶茶歇所用用杯子、碟碟子、叉叉子、纸纸巾等做好食品品的清洗洗及存放放2.会中中服务工作项目目工作内容容会务人员员会议室全全程要有有一名会会务人员员留在会会议室，保障会务服务工作。随时关注注主持人人及主要要领导，根根据其示示意提供供及时服服务会议保障障按照会议议议程，全程做好多多媒体、话话筒等设设备的保保障和切切换工作作。会场协助助协助汇报报人做好好PPTT文件的调调试及资资料分发发工作会议有分分组讨论论的，提提前做好好讨论会会场准备备茶水服务务及时添加加茶水。一一般首次次加茶时时间为115分钟钟，后约每20分钟钟加

32、茶一一次。以以不大然然会议进进行为基基本原则则。根据需要要提前准准备好茶茶歇。茶水、咖啡、水水果、点心等等。并及及时补充充清洁保障障中场休息息要及时时做好会会场清洁洁，但注注意避免免更换宾宾客物品品位置信息传达达及时了解解会议的的进展情况况并及时时通知外外部会务务人员做做好下一一步安排排3.会后后整理工作项目目工作内容容资料整理理回收会场场遗留资资料，保保密资料料要按照照保密规规定处理理PPT等等电子版版资料注注意转移移或删除除设备管理理关闭、复复原会议议所使用用所有设设备关闭照明明、空调调清洁保障障做好会场场清洁，复原桌椅位置检查是否否有来宾宾遗漏物物品，及及时归还还给宾客客（九）庆庆典活动

33、动安排工作项目目工作内容容物料准备备租赁拱门门、氢气气球、彩彩旗等物物品音响设备备人员安排排嘉宾邀请请（政府府人员、新新闻媒体体、合作作伙伴等等）我公司发发言领导导确认制作邀请请函发送送至嘉宾宾手中，并并及时提提醒，主持人选选定。提提前沟通通活动流流程，监监管主持持台词礼仪人员员。可以挑选选员工中中形象好好、气质质佳的者者为礼仪仪人员并并进行培培训。负责现场场嘉宾签签到、引领及及发放礼品资资料袋等等安排一位位工作人人员专门门负责与与策划公公司对接接工作，沟通活活动流程程、演艺艺人员、整体调度等文字材料料领导发言言稿、祝祝酒词提提前两天天完成并并发送至至发言领领导主持人主主持稿，提提前一天天由工

34、作作组组长长审定配合新闻闻媒体报报道、公公司网络络宣传等等书写宣宣传材料料。注意意：媒体体通稿需需由我公公司领导导审定后后才可发发布活动现场场布置做好现场场卫生清洁洁，水池池清洗换水水等气氛布置置：彩虹门门、花篮、彩彩旗、空空飘、悬挂横横幅等布布置合理理、美观礼炮，鞭鞭炮、冷焰火火等活动舞台台搭建和和布置签到处布布置、讲话台台布置、桌椅准备和布置欢迎牌、指引牌牌准备活动开始始前一个个小时播播放暖场场音乐物品接待用花花生、糖糖果、水果果等食品品纪念品。选选定纪念念品标准准集中采采购，做好纪纪念品包包装纪念品发发放嘉宾胸花花准备活动流程程把控如有复杂杂流程或或是演艺艺人员应应提前进进行彩排排现场人

35、员员到齐之之后，再再邀请领领导和嘉嘉宾入场场仪式需选选定在合适适时间，仪仪式方式式要符合合庆典主主题、气气氛。确定进行行仪式的的领导检查仪式式启动无无误注意制定定突发事事件的应应急预案案三、接待待后总结结工作（一）接接待总结结工作项目目工作内容容前期工作作总结接待前准准备工作作不足或或遗漏的的方面接待前工工作存在在的改进进方法接待环节节总结接待中行行程、住住宿、用用餐、用用车安排排及迎送送等存在在的问题题接待环节节中存在在的问题题的解决决办法及及优化方方案接待环节节中创新新的工作作方法总总结其他更新来宾宾信息及时完成成费用的的核实和和汇总，做做好结算算工作如有媒体体参与，注注意关注注后期动动态

36、及反反馈，为为企业经经营决策策提供借鉴鉴。评估估活动经经济效益益、社会会效益、实际效益、潜在效益等。（二）资资料归档档工作项目目工作内容容来往公文文拜访函、通通知、领领导批件件、联系系方式相关资料料接待方案案、行程程安排、汇汇报材料料、交流流材料等等相关材材料参观资料料参观点介介绍资料料文字资料料会议纪要要，重要要领导讲讲话稿等等接待总结结接待书面面总结图像音像像资料现场照片片、录像像、录音音等来宾重要要信息主宾简历历及其他他个人信信息，包包括民族族、出生生年月、籍籍贯、饮饮食习惯惯、爱好好忌讳等等第三章 座次次安排（一）用用餐座次次安排1.桌次次和座次次安排原原则（1）因因地制宜宜桌次和座座

37、次的安安排应根根据来宾宾级别、陪陪同领导导和人员员级别以以及餐厅厅现场实实际情况况确定。（2）右右高左低低当两人一一同并排排就座时时，通常常以右为为上座，以以左为下下座。（3）中中座为尊尊三人一同同就餐时时，居中中坐者在在位次上上要高于于在其两两侧就座座之人。（4）面面门为上上倘若用餐餐时，有有人面对对正门而而坐，有有人背对对正门而而坐，依依照礼仪仪惯例则则应以面面对正门门者为上上座，以以背对正正门者为为下座。（5）观观景为佳佳如用餐时时有优美美的景致致或高雅雅的演出出可供用用餐者观观赏，此此时应以以观赏角角度最佳佳处为上上座。（6）临临墙为好好在某些餐餐厅用餐餐时，为为防止过过往侍者者和食客

38、客的干扰扰，通常常以靠墙墙之位为为上座，靠靠过道之之位为下下座。（7）临临台为上上宴会厅内内若有专专用的讲讲台时，应应该以靠靠讲台的的餐桌为为主桌，如如果没有有专用讲讲台，有有时候以以背邻主主要画幅幅的餐桌桌为主桌桌。（8）各各桌同向向如为宴会会场所，各各桌上的的主宾位位都要与与主桌主主位保持持同一方方向。（9）以以远为上上当桌子纵纵向排列列时，以以距离宴宴会厅正正门的远远近为准准，距门门越远，位位次越高高。2.桌次次排列在宴请活活动中，往往往采用用圆桌布布置菜肴肴、酒水水。（1）由由两桌组组成的小小型宴请请。这种种情况又又可以分分为两桌桌横排和和两桌竖竖排的形形式。当当两桌横横排时，桌桌次是

39、以以右为尊尊，以左左为卑，其其右和左左，是由由面对正正门的位位置来确确定。当当两桌竖竖排时，桌桌次是以以远为上上，以近近为下，其其远和近近，是以以距离正正门的远远近来确确定。（2）由由三桌或或三桌以以上的桌桌数所组组成的宴宴请。在在安排多多桌宴请请的桌次次时，除除要注意意“面门门定位”、“以以右为尊尊”、“以以远为上上”等规规则外，还还应兼顾顾其他各各桌距离离主桌的的远近。通通常距离离主桌越越近，桌桌次越高高；距离离主桌越越远、桌桌次越低低。安排桌次次时，所所用餐桌桌的大小小、形状状要基本本一致。除除主桌可可以略大大外，其其他餐桌桌都不要要过大或或过小。为为确保在在宴请时时来宾及及时、准准确地

40、找找到自己己所在的的桌次，应应在行程程安排表表中注明明宴会的的桌次或或在宴会会厅入口口悬挂宴宴会桌次次排列示示意图，并并安排工工作人员员引导来来宾按桌桌就座，同同时在每每张餐桌桌上摆放放桌次牌牌（用阿阿拉伯数数字书写写）。桌桌次最终终排列次次序视现现场实际际情况确确定。3.座次次排列各餐桌上上的具体体位次也也有主次次分别。一一般主人人或身份份高于主主人的主主宾面对对正门居居上座，其其他人的的位次依依据距离离主人或或主宾的的远近而而定，以以右为尊尊，以近近为上；举行多多桌宴请请时，每每桌都要要有一位位主桌主主人的代代表，位位置一般般和主桌桌主人同同向，有有时也可可以面向向主桌主主人；如如果室内内

41、外有景景致或演演出时，观观赏角度度最好的的座位则则为上座座。座次次通用排排列次序序如图（最最终排列列次序视视来宾级级别和宾宾主双方方人数等等情况确确定）。中餐圆桌桌座次安安排西餐长桌桌座次安安排西餐（单单主陪式式）：适适用于客客人较少少或主宾宾比较突突出的情情况。西餐（双双主陪式式）：适适用于客客人较多多且客人人重要性性比较相相近的情情况。单主陪式式双主陪式式（二）乘乘车座次次安排1.小轿轿车的座座位，如如有司机机驾驶时时，1号号座位在在司机的的右后方方，2号座座位在司司机的正正后方，33号座位位为后排排中间（一般不安排此座位），副驾驶座位末席。2.如果果由主人人或者领导导亲自驾驾驶，以以驾驶

42、座座右侧为为首位，后后排右侧侧次之，左左侧再次次之，而而后排中中间座为为末席。两排五人人座轿车车司机4231三排七人人座轿车车司机654231多人巴士士司机32通道165498712111016151413（三）会会议室座座次安排排主席台人人数为奇奇数时主席台人人数为偶偶数时单边为偶偶数（四）合合影座次次安排1.合影影留念一一般主人居中，主主人右侧侧为第一一主宾，左侧为为第二主主宾，领导站站位同主席台台位置2.两排排合影主要要领导可可站或坐坐在第一一排3.多排排合影主主要领导导可站在第二二排或坐坐在第一一排4两端端的位置置不要留留给客人人第四章 接待待注意事事项一、外事事接待注注意事项项（一）

43、接接待原则则。 1.身身份对等等的原则则。接待待外方人人士的礼礼宾规格格，应与与外方人人士的具具体身份份相称，同同时还应应参照外外方在接接待我方方身份相相仿者时时所采用用的具体体礼宾规规格；2.保密密的原则则。外事事接待活活动中应应注意内内外有别别，认真真遵守执执行国家家保密规规章制度度，严格格保守国国家秘密密和企业业机密；3.平等等对待和和有所区区别的原原则。外外宾接待待中要在在平等待待客为先先的正确确理念下下，在身身份对等等与一律律平等的的同时，还还应充分分尊重对对方的风风俗习惯惯。（二）注注意事项项1.信息息处理：提前做做好信息息确认，了了解宾客客国籍、性性别、民民族等基基本信息息。收集

44、集参加会会议来宾宾的行程程安排、个个人信息息、会议议内容、会会议时间间等信息息，收集集来访外外宾所在在国风俗俗礼仪和和习惯禁禁忌等相相关背景景材料，熟熟悉相关关保密规规定。协协助对方方办理签签证等相相关事宜宜。2.礼仪仪：在接待待过程中中，应遵遵守相关关的外事事纪律和和接待礼礼仪规范范。做到到知己知知彼，接接待人要要详细了了解对方方的目的的和背景景，从衣衣着、言言谈、举举止到接接待环节节和操作作都要展展示公司司良好形形象。3.涉外外交往七七不谈：（1）不不能泄露露国家机机密和行行业秘密密；（22）不能能对国家家、民族族、政党党或政府府横加非非议；（33）不宜宜对交谈谈对象的的内部事事务随意意加

45、以干干涉；（44）不宜宜对自己己的领导导、同事事、同行行或同胞胞予以否否定；（55）不宜宜涉及格格调不高高的话题题；（6）不宜涉涉及交谈谈对象自自身的弱弱点、短短处或其其他不足足之处；（7）不宜涉涉及有关关交谈对对象个人人隐私的的任何话话题。4.安保保措施：充分做做好安全全保障工工作，做做好安全全隐患排排查。选选择安全全保障系系数高的的酒店。5.语言言要求:提前组组织人员员进行外外语培训训；抽调调有英语语基础的的员工参参加接待待服务；制作相相关的中中英文路路牌、菜菜单；根根据会务务人员提提供的名名单制作作中英文文的桌签签、餐签签、会场场背板、条条幅、易易拉宝。6.充分分考虑宾宾客饮食食习惯，选择合适的餐厅就餐形式和菜式，可根据宾客需求准备中式特色菜。就餐过程不盲目布菜。无论选择何种就餐形式，提前让餐厅准备西餐餐具。二、公司司接待要要求1.第五章 应急机机制工作项目目工作内容容应急准备备根据需要要，提前前做好应应急预案案信息变更更接待开始始前来宾宾信息变变化（时时间、人人员、行行程），及及时调整整方案，并并报告相相关领导导和接待待人员