某物业管理有限公司内部管理程序文件13207.docx
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1、物业业管理有有限公司司 PRROPEERTYY MMANAAGINNG()CCO., LTTD.编 号号:*COPP版本号:A程 序 文 件件编制: 日期:审核: 日期:批准: 日期:说明: 红色印印章为受受控文件件括号内数数字为文文件分发发号文件受控控章声明:程程序文件件未经许许可,不不得翻印印。责任部门门:质量量管理部部*程序文文件目录录 A/00 1/22序号编号号 标题 页码码 版号号/状态态1 4.22.3 文件件控制程程序 3 A/02 4.22.4 质量量记录控控制程序序 3 AA/03 5.44.1 质量量目标控控制程序序 2 AA/04 5.55.3 内部部沟通控控制程序序
2、2 AA/05 5.6.0 管理评评审控制制程序 2 A/06 6.22.0 人力力资源及及培训控控制程序序 4 AA/07 6.33.0 基础础设施的的控制程程序 2 A/08 6.44.0 工作作环境控控制程序序 2 AA/09 7.11.0 服务务过程的的策划程程序 2 A/010 7.22.2 服务务要求的的评审程程序 2 A/011 7.22.3 与顾顾客沟通通程序 33 A/0012 7.44.1 采购购控制程程序 3 A/013 7.44.2 供方方评价和和选择程程序 3 A/014 7.55.1-01 物业业项目拓拓展控制制程序 44 A/0015 7.55.1-02 物业业前
3、期介介入控制制程序 22 A/0016 7.55.1-033 物物业接管管/入伙伙控制程程序 4 AA/017 7.55.1-044 日日常服务务控制程程序 22 A/018 7.55.1-04401 服务务计划控控制程序序 2 A/0019 7.55.1-04402 设备备管理控控制程序序 6 A/0020 7.55.1-04403 清洁洁管理控控制程序序 1 A/0021 7.55.1-04404 绿化化管理控控制程序序 1 A/0022 7.55.1-04405 装修修管理控控制程序序 2 A/0023 7.55.1-04406 安全全管理控控制程序序 2 A/0024 7.55.1-0
4、4407 消防防管理控控制程序序 2 A/0025 7.55.1-04408 公共共设施控控制程序序 1 A/0026 7.55.1-04409 会所所管理控控制程序序 1 A/00*程序文文件目录录A/0 22/2序号编号号 标题 页码码 版号号/状态态27 7.5.11-04410 社区区文化控控制程序序 2 AA/028 7.5.11-04411 紧急急情况控控制程序序 3 AA/029 7.5.33 标标识和可可追溯性性控制程程序 22 A/0030 7.5.44 顾顾客财产产控制程程序 22 A/0031 7.5.55 物物品防护护控制程程序 22 A/0032 7.6.00 监监视
5、和测测量装置置的控制制程序 3 AA/033 8.2.11 顾顾客满意意控制程程序 22 A/0034 8.2.22 内内审控制制程序 3 AA/035 8.2.33 服服务的监监视和测测量控制制程序 2 AA/036 8.3.00 不不合格品品控制程程序 33 A/0037 8.4.00 数数据统计计控制程程序 22 A/0038 8.5.11 纠纠正措施施控制程程序 22 A/0039 8.5.22 预预防措施施控制程程序 22 A/00*COP 44.2.3 文文件控制制程序A/01/310 目的的 通过对对质量体体系文件件和资料料的控制制管理,确确保其有有严格的的分类、编号、审核、批准
6、、发放、管理和和更改的的规定。20 范围围 适用于于所有质质量体系系文件、资料的的管理和和控制。各单位位是指各各部门和和各管理理处的统统称。30 职责责31 质管管部对各各单位质质量体系系文件的的控制进进行指导导和监控控。32 各单单位文件件管理员员负责质质量体系系文件和和资料的的接收、分类、编号、整理、存档、更改及及发放等等工作。40 程序序41 质量量体系文文件和资资料的制制定、审审核、批批准4.1.1 公司所所有质量量体系文文件和资资料的制制定、审审核、批批准按下下列规定定执行。序号文件名称称文件级别别制定及修修改审核批准1质量手册册一级质管部管理者代代表总经理2程序文件件二级质管部质管
7、部主主管管理者代代表3作业指导书部门管理理手册三级各部门部门经理理主管领导导管理处工工作手册册三级各管理处处管理处主主任管理者代代表4质量记录录表格四级相关单位位单位主管管单位主管管5法规标准准等外来来文件五级外部机构构单位主管管单位主管管42 质量量体系文文件和资资料的发发放4.2.1 质量手手册的文文件发放放名单由由总经理理审批,由由质管部部建立发发放记录录。4.2.2 程序文文件的发发放名单单由质管管部确定定,并建建立发放放记录。4.2.3 作业指指导书由由相关制制定单位位确定发发放名单单, 并并建立发发放记录录。4.2.4 工工程类标标准、技技术图样样等由工工程部建建档、编编号,设设备
8、标准准、图纸纸等由工工程部负负责管理理。法规和条条例由质质管部控控制,盖盖受控章章发放,文文件管理理人员建建立文件件发放的的记录。4.2.5 法法律法规规类文件件由质管管部负责责收集,对对收集到到的文件件组织相相关人员员进行识识别,确确定其时时效*COP 44.2.3 文文件控制制程序A/02/3性和发放放范围等等。4.2.6 以以上文件件的发放放情况应应由相关关单位人人员填写写发放放记录,各各部门只只需在发发放记录录上签签字即可可,管理理处应在在收文后后2日内内填写收收文记录录。4.2.7 文件使使用人员员必须使使用封面面加盖红红色受控控章的受受控文件件。43 质量量体系文文件和资资料的保保
9、管4.3.1质量量手册、程序文文件、部部门的工工作手册册、项目目管理方方案、质质量记录录表格及及法规、国家及及行业标标准类(工工程、设设备标准准类文件件除外)文文件的原原件,由由发出部部门专人人保存,并并在质管管部备案案一份复复印件。文件保保管人与与持有人人应妥善善保管文文件,不不得随意意损坏、复印、拷盘及及丢失。4.3.2 对对各级文文件的管管理,各各单位均均应建立立相应的的文件件清单,其其内容应应及时更更新。4.3.3存档档作废文文件在封封面加盖盖“作废章章”。44质质量体系系文件和和资料的的有效性性控制4.4.1为确确保公司司质量体体系文件件和资料料的有效效性能够够得到控控制,对对其采用
10、用版本号号、修改改状态号号控制最最新版本本。版本本号用AA、B、C表示第第一、第第二、第第三版;用用0、11、2表示示未经修修改、第第一、第第二次修修改。当本本册内容容有三分分之二以以上的章章节发生生修改或或运行三三年后,在在本册文文件需更更改的即即由A版版升B版版、B版版升C版版等依次次执行。4.4.2相关关部门在在文件更更改后,将将最新更更改页及及修改记记录发放放至受控控文件部部门,并并将原页页盖作废废章收回回,保留留一份存存档,其其余销毁毁。45质质量体系系文件和和资料的的更改4.5.1文件件的更改改可由公公司各级级人员根根据文件件实施情情况向有有关部门门提出更更改意见见,责任任部门主主
11、管确定定更改意意见并执执行,填填写文文件修改改记录报报主管领领导审批批。4.5.2质量量体系文文件和资资料的更更改一般般由原审审批人批批准, 如因特特殊情况况必须获获得审批批的需提提供依据据的背景景资料,以以保证更更改的适适宜性。46 质量体体系文件件和资料料的分类类和编号号4.6.1质量量手册:*QM(标标准号码码)(文文件名称称)4.6.2程序序文件:*COPP(要素素序号)(文文件名称称)4.6.3作业业指导书书:*WII/(单单位代码码)(三位位自然数数序号)(文文件名称称),如如人事事工作管管理手册册中WWI/RR0011 “人力资资源部职职责”。部门单项项工作手手册:*WII/(相
12、相关文件件简称),如如工程部部的建建筑、装装饰管理理手册为为*COP 44.2.3 文文件控制制程序A/03/3WI/ZZX。4.6.4标书书:*BSS/(单单位代码码)(名称称)4.6.5管理理方案:*FA/(管理理处代码码)( 文文件名称称)4.6.6技术术图样*JTT/(单单位代码码)(名称称)4.6.7图纸纸:*TZZ/(单单位代码码)(名称称)4.6.8标准准:*BZZ/(单单位代码码)(名称称)4.6.9法规规:*FGG/(单单位代码码)(名称称)4.6.10 程序文文件记录录表格:* QRR(程序序编号)(两位自然数序号)4.6.11各各单位记记录表格格:*QRR(三位位自然数数
13、序号)(单单位代码码)47 文件借借阅4.7.1根据据工作需需要,经经单位主主管批准准后本公公司人员员可以借借阅有关关文件,借借阅人应应在借出出方的借借阅记录录上签签字,并并注明借借阅期限限,一般般文件借借阅期为为一周。4.7.2 文文件管理理人员和和借阅人人有责任任在双方方协议期期内沟通通,并办办理相关关归还手手续。4.7.3对借借阅文件件应妥善善保管,不不得损坏坏或私自自复印。48 公开文文件的控控制4.8.1公开开文件是是指公司司面向顾顾客公布布或发放放的各类类文件,如如业主公公约、住住户手册册、住户户须知、收费标标准、通通知、公公开信等等。4.8.2 公公开文件件的内容容和标识识的控制
14、制由负责责编制或或收集的的单位负负责。4.8.3 公公开文件件的标识识应结合合实际给给予管理理,如业业主公约约、住户户手册等等印刷品品不必有有状态标标识,但但在文件件清单中中应有明明确编号号和状态态号;通通知则应应按公司司统一格格式和要要求进行行标识。4.8.4 各各类公开开文件在在得到相相应权限限的批准准后方可可发放给给顾客,审审批记录录应留用用备查。50 相关关文件与与记录QR-44.2.3-001 文件件发放名名单 QRR-4.2.33-022 文文件清单单QR-44.2.3-003 文文件修改改记录 QQR-44.2.3-004 发发放记录录 QR-4.22.3-05 收文文记录 QR
15、-4.22.3-06 借阅阅记录 QR-4.22.3-07 五类类文件清清单*COP 44.2.4 质质量记录录控制程程序A/01/31 0 目目的使质量记记录完整整、准确确、清晰晰,能够够为质量量体系有有效运行行及服务务达到规规定的要要求提供供证明,为为质量的的持续改改进提供供依据。2 0 范范围适用于公公司各类类质量记记录和表表格的管管理。3 0 职职责31 质管管部负责责质量记记录管理理程序的的执行。32 各单单位负责责与各自自有关的的质量记记录的建建立和检检查。40 程序序41 质量记记录包括括能够直直接或间间接地证证明质量量体系要要素运行行的有效效性,服服务满足足规范要要求、法法规要
16、求求和合同同要求的的全部证证据,分分类如下下:1)质量量体系实实施方面面的记录录。如文文件收发发记录、合同评评审记录录、项目目分包方方档案、设备管管理记录录、纠正正措施记记录、检检验、测测量和试试验设备备的检定定记录、纠正预预防措施施记录、客户投投诉处理理记录、员工培培训记录录等。2)服务务质量验验证方面面的记录录。 如如内审记记录、进进货物资资验证记记录、管管理评审审记录、服务的的标识和和可追溯溯性记录录等。42 质量表表格的分分类编号号4.2.1 质质量表格格采用以以下形式式分类编编号: 1)程程序文件件质量记记录表格格编号: * QQR 表格序序号,从从01开开始依次次排列 要素素编号
17、质量量记录标标志 公司名名称 2)各单单位质量量记录表表格编号号: QQR 单位代码码,一个个或三个个字符质量表格标志 表格格序号,从从0011开始依依次排列列 *COP 44.2.4 质质量记录录控制程程序A/02/34.2.2 单单位代码码与单位位名称对对应如下下:公司领导导:董事长01 总经理理02 管理者者代表03 副副总经理理04副总经理理05 总会会计师06 助理理总经理理07部门代码码:质量管理理部M、 工程程管理部部G、 清洁洁绿化部部Q、 教育培培训部E、 人力力资源部部R、 社区区文化部部Z、 安保保部B、 财务务部C 、 办公室室O、 会会计部K管理处代代码:五洲大厦厦W
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- 某物 管理 有限公司 内部管理 程序 文件 13207
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