北京某某物业收楼工作手册6038.doc
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1、目录1.收楼楼流程221.1流流程图221.2流流程说明明32. 保保驾运行行阶段保保修工作作流程442.1流流程图442.2流流程说明明53. 保保修期内内保修工工作流程程63.1流流程图663.2流流程说明明64.物业业收楼内内部流程程、分工工85. 培培训95.1收收楼预演演:95.2 答客问问:95.3 收楼流流程:995.4部部门内部部培训996.收楼楼文件及及表格1106.1开开发商收收楼文件件及表格格10入住通知知书100收楼流转转单111收楼流转转单附件件12面积结算算补充协协议一三三上地辉煌煌国际中中心收楼楼结算单单14声明书(自自办产权权)一五五上地辉煌煌国际中中心房屋屋状
2、况检检查表116客户办理理产权所所需资料料清单117授权委托托书(产产权)一一八授权委托托书(收收楼)119声明2006.2 物业收收楼文件件及表格格21入伙通知知书211入住缴费费通知222辉煌国际际中心前前期物业业服务协协议233消防安全全责任书书31车位分配配告知函函32温馨提示示33辉煌国际际中心供供暖供供冷协议议34辉煌国际际中心供供水协议议35物品交接接单377住户家庭庭情况登登记表338钥匙托管管协议339收楼工作作细化安安排4007.答客客问444业主收楼楼方案业主收楼楼是项目目建设结结束,业业主入住住并进入入物业服服务阶段段的转折折点,是是物业公公司项目目接收的的重要工工作之
3、一一。为保保证业主主收楼的的顺利进进行,特特制定此此收楼方方案供相相关部门门参照执执行,以以使我们们的收楼楼工作顺顺利、有有序地进进行。1.收楼楼流程1、 开发商收楼办理处人员收取业主证件及相关文件(详见附件客户办理产权所需资料清单)2、 委托他人办理收楼的需提交业主本人签署并经公证的授权委托书及相应的公证书3、 买受人为法人的需提供相关公司文件(详见附件客户办理产权所需资料清单)4、 部分文件在留存复印件的同时还需留存原件扫描或拍照(详见附件客户办理产权所需资料清单)1.1流流程图业主按照通知书上的日期来我司收楼,首先持相关收楼文件到收楼接待处进行身份确认,并领取收楼流转单细则到开发商办理处
4、签署房屋面积补充协议办理产权代办手续,填写相关代办文件,签署产权代办委托书如果业主对房屋面积存在疑义,则由开发商客服人员对客户进行解释,待业主达成共识之后,再行签署协议如果业主不用开发商代办产权(仅限于全款购买房屋的业主)则需签署不用开发商办理产权的声明后再行办理下一步收楼手续业主需按照收楼结算单中的数额交纳契税、公共维修资金房屋面积补差款、产权代办费等各个款项。如果业主拒绝交纳契税、公共维修资金和产权代办费,则需持有业主签署并经过我方认可的声明,财务人员方可给与办理到开发商财务处缴纳或退还相关款项,并由财务人员开出收据如业主要求先验房后交款,则由开发商客服人员对其进行解释和规劝工作。如果业主
5、坚决不予配合,则由法务人员对其进行劝导,必要时上报领导决定。总的原则是除领导有特别批示外,不交款则坚决不办理后续手续。业主持全部办理完毕的开发商收楼流转单和物业入伙通知书和物业入住缴费单到物业财务处缴纳物业费等相关费用到物业客服部如业主要求先验房后交物业费,则由物业客服人员对其进行政策解释和规劝工作。必要时上报领导决定。总的原则是除领导有特别批示或开发商及销售方面的减免证明之外,不交款则坚决不办理后续手续。如果验房中发现问题,则由物业人员认真记录,之后汇总并提交施工单位进行维修。我们的楼宇是经过了国家权威部门竣工验收的,一经具备了入住条件,而精装房出现小的修补是正常的,并不会影响业主收房。因此
6、,各部门人员在向业主解释时切忌不要答应业主任何延期收房的要求。如遇个别业主提出此类要求时,要认真解释,必要时上报领导。业主交费后持收据到物业客服部办理收楼和二装手续,手续完成后领取房门钥匙。 要点物业人员带领客户前往验房并填写验房记录。 按照保驾运行阶段保修工作流程每晚开收楼会议,对当日收楼中发现的问题逐项解决,安排施工单位限期维修(详见附件保驾运行阶段保修工作流程物业人员将验房记录通报开发商进行,如发现工程问题则联系开发商进行协调。物业公司协同开发商检查并督促施工单位加紧对售房中发现的问题进行维修。但维修完成与否不作为收房的前提条件收楼完毕,业主入住。1.2流流程说明明1.2.1为保保证收楼
7、楼工作的的顺利进进行,各各环节能能够紧密密衔接,参参与收楼楼的各方方人员要要求:1) 物业公司司由副总总及以上上人员担担任收楼楼总指挥挥并负责责总体协协调人,同同时安排排部门经经理以上上级别人人员担任任收楼现现场总体体负责人人。2) 物业现场场办理收收楼手续续的工作作主要由由物业客客服部负负责,不不足的由由物业公公司其他他项目借借调或由由本项目目资深人人员临时时兼任;收银由由物业财财务部人人员负责责;陪同同业主验验房由物物业工程程部人员员负责。3) 开发商宜宜任命专专职人员员负责总总体协调调,各专专业部门门也应安安排对口口协调人人员。4) 开发商宜宜在收楼楼现场安安排法务务人员,专专门负责责对
8、涉及及法律的的问题进进行解答答。1.2.2 收楼现现场工作作的衔接接: 收楼过过程分为为开发商商交楼和和物业入入伙两部部分,其其工作各各自分开开同时又又紧密相相连。为为保证其其中不出出现纰漏漏,物业业公司人人员以开开发商收收楼流转转单最最后部分分的签字字及公章章为准,确确认业主主是否办办理完毕毕开发商商收楼流流程,只只有开发发商在同同意办理理物业入入伙手续续一项中中签字盖盖章之后后才开始始为业主主办理入入伙手续续。 1.2.3 收楼中中证件及及文件文文档的交交接:收楼流程程第一项项由开发发商客服服人员收收取业主主相关文文件、证证件的原原件扫描描或拍照照的电子子版,以以及相关关的复印印件。但但由
9、于物物业方面面在收楼楼时也需需要部分分前述文文件存档档,但是是为了不不影响业业主收楼楼过程的的流畅进进行,物物业公司司暂时以以开发商商收楼流流转单的的文件收收取记录录为准,不不再另行行要业主主提供以以收取过过的文件件和证件件。而改改为由客客服部专专门人员员随时向向开发商商对口人人员交接接相关的的文件文文档。1.2.4业主主办理入入住时,按按照程序序,由工工程部人人员陪同同租户对对室内进进行全面面细致的的质量检检查,对对发现的的质量问问题由物物业整理理后报告告开发商商,由其其限令施施工队逐逐项返修修,经物物业和业业主复验验后清项项。在保保修期内内,使用用过程中中业主或或管理人人员发现现的由于于建
10、筑施施工或产产品制造造上的缺缺陷时,报报告开发发商查验验证实后后,由其其责令施施工队更更换或返返修1.2.5 收楼期期间开发发商、物物业及施施工单位位每天召召开收楼楼工作协协调会,此此会议应应落实以以下几项项事宜: 11)对业业主在收收楼中发发现的工工程质量量问题逐逐条讨论论,明确确责任到到施工单单位。 22)要求求施工单单位确定定维修的的完成日日期,以以尽量减减少工程程问题的的遗留。 33)复查查此前已已确定日日期的工工程问题题,督促促施工方方尽快完完成任务务。2. 保保驾运行行阶段保保修工作作流程2.1流流程图物业公司将保修产生的费用情况,报开发商进行结算保驾运行小组负责跟进检查、监督在限
11、定的时间内完成维修并进行验收,各保修施工单位维修施工客户对保修的意见和投诉,由物业公司先行处理,有必要时开发商工程部及客服部再进行协调和帮助。保驾运行小组将保修的各种资料交物业公司,由物业公司负责整理存档。物业公司负责联系开发商安排保修工作物业公司负责登记报修客户至物业公司报修客户到开发商报修的,开发商先行登记后,转交物业公司。物业公司牵头成立保驾运行小组,成员为:开发商工程、客服、物业公司及各施工单位。保驾运行小组在收楼期间,每晚召开专项会议,研究解决客户收楼中出现的问题。2.2流流程说明明2.2.1组织织设置:开发商商及物业业公司、施工单单位共同同成立保保驾运行行小组负负责保修修工作。2.
12、2.2报修修登记:物业公公司统一一负责,设设立报修修电话,将将记录递递交保驾驾运行小小组。2.2.3任务务分配:保驾运运行小组组将维修修任务分分配至各各保修施施工单位位,并由由保驾运运行小组组分管人人员负责责监督到到底。2.2.4跟进进检查:保驾运运行小组组负责跟跟进检查查维修施施工情况况。2.2.5技术术支持:保驾运运行小组组各专业业技术人人员作为为技术支支持。其其主要职职责为:界定客客户报修修项目是是否属于于保修范范围,制制定维修修方案,提提供技术术支持。2.2.6完工工验收:由保驾驾运行小小组负责责,验收收应有客客户签认认。若发发生对维维修施工工质量方方面的分分歧,由由保驾运运行小组组裁
13、定(尽尽量联系系监理)。2.2.7投诉诉解决:客户对对保修的的意见和和投诉,由由保驾运运行小组组协助物物业公司司处理。若若需开发发商解决决的投诉诉由开发发公司按按公司规规定的流流程处理理。2.2.8适用用时期:开发商商保驾运运行阶段段,时间间为收楼楼期间。保保驾运行行工作后后转为以以物业公公司为主主、开发发商配合合。3. 保保修期内内保修工工作流程程3.1流流程图客户到开发商报修的,开发商先行登记后,转交物业公司。客户报修物业公司负责报修登记物业公司负责联系开发商安排保修工作物业公司难以决定或解决,由开发商工程部技术支持决定当修与否并提供技术支持各保修施工单位维修施工客户对保修的意见和投诉,由
14、物业公司和开发商工程部、客服部共同处理物业公司负责检查、监督维修时间及验收维修质量保修资料由物业公司整理存档物业公司将保修产生的费用情况,报开发商进行结算3.2流流程说明明1. 报修登记记:物业业公司统统一负责责报修登登记,设设立报修修电话。2. 任务分配配:物业业公司将将报修项项目进行行界定,并并分配至至各保修修施工单单位。3. 跟进检查查:物业业公司应应设有专专人跟进进检查维维修施工工情况,监监督其在在规定的的时间内内保质、保量的的完成工工作。4. 技术支持持:开发发商工程程部设专专人作为为保修工工作的技技术支持持。其主主要职责责为:界界定客户户报修项项目是否否属于保保修范围围,制定定维修
15、方方案,提提供技术术支持,协协调施工工单位配配合情况况。5. 完工验收收:维修修完工后后物业公公司应及及时验收收,验收收应有客客户签认认。验收收时若发发生对维维修施工工质量方方面的分分歧,由由开监理理公司提提供鉴定定标准。6. 投诉解决决:客户户对保修修的意见见和投诉诉,由物物业公司司负责处处理。客客户对保保修的意意见和投投诉需开开发商解解决的,由由开发商商客服部部负责处处理。7. 资料管理理:物业业公司将将保修资资料归档档管理。并并汇总递递交开发发商,以以便进行行结算。8. 适用时期期:从开开发商工工程部保保驾运行行期满开开始,至至与客户户约定的的保修期期满结束束。4.物业业收楼内内部流程程
16、、分工工客服部协助进行与业主的沟通和解释工作监督整改验 房工程部汇总验房中发生的质量问题并通报开发商安排施工队整改工程部监督并跟进整改进度及结果验房问题汇总工程部人员陪同业主验房并作记录验 房收 费办理入伙手续解答问题客服部安排业主填写相关入住表格客服部与业主签署安全防火协议客服部与业主签署物业服务协议签 约财务部收取物业费等相关费用财务部收取业主的入主缴费单客服部收取业主的入伙通知书客服部复核业主所持收楼流转单收取费用(物业费等)验证业主入伙资格工作流程程工作内内容 工作分分工客服部发放房门钥匙领取房门钥匙客服部负责所有的解释和沟通工作保安部负责安保、车辆引导等工作客服部负责现场的卫生保洁工
17、作客服部负责现场的礼仪接待工作环境卫生礼仪接待安全保卫其他5. 培培训5.1收收楼预演演:为保证参参与收楼楼的所有有人员都都能够熟熟悉收楼楼流程,故故计划于于开发商商联合进进行两次次以上的的收楼预预演,在在培训的的同时发发现问题题并给于于解决。5.2 答客问问:答客问是是针对收收楼工作作中可能能发生的的共性问问题做出出的标准准答案,使使各部门门员工能能够在一一定范围围内回答答业主提提出的问问题,避避免因此此引发不不必要的的争议。5.3 收楼流流程:收楼流程程是参与与收楼的的每一个个人必须须知道并并熟悉的的内容,各各部门据据此可以以明确自自己的工工作职责责和工作作内容,从从而更好好的相互互配合,
18、做做好收楼楼工作。5.4部部门内部部培训客户服务务部内部部将不间间断地进进行收楼楼方面的的培训工工作,从从流程到到工作细细则、表表格使用用、模拟拟演练等等。使每每一位员员工达到到能够顺顺畅自如如的独立立开展工工作的标标准,以以使整个个部门在在收楼工工作中起起到应有有的作用用。6.收楼楼文件及及表格6.1开开发商收收楼文件件及表格格入住通知知书尊敬的先先生/女士:您好!感谢您购购买上地地辉煌国国际中心心房屋,并并与我司司签署了了北京京市商品品房预售售合同及及其补充充协议(下下称“合同”)。依依照合同同及楼宇宇现状,您您所购买买的房屋屋现已完完全具备备合同约约定的交交付条件件。现特特向您发发出入住
19、住通知,您可于2007年10月 日到上地辉煌国际中心2号楼(D座)大堂办理房屋交接手续 (办公时间:上午9:00至下午17:30) 。一、届届时请您您携带下下列证件件、资料料及费用用:1、入入住通知知书原原件。2、买受受人与原原合同一一致的有有效身份份证件原原件,如如身份证证、户口口本、护护照、军军官证等等。3、如买买受人本本人不能能亲自办办理,可可由委托托代理人人持经公公证的(境境外客户户代理人人须持经经过公证证和中国国驻当地地使馆认认证的)授授权委托托书(附附后)及及委托人人代理人人身份证证明前来来我司办办理入住住手续。4、须向向我司交交纳(包包括我司司代收)的的各项费费用,详详见费费用清
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