哈佛管理技能培训教程之经理信息处理能力19905.docx
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1、哈佛管理技能培训教程:第三单元 哈佛经理的能力 第六章 哈佛经理信息处理能力第六章 哈哈佛经理理信息处处理能力力 一、信息收收集 信息收收集的基基本原则则 信息或资料料这两个个词因应应用领域域不同,而而有不同同的定义义。综合合一般说说法和英英文解释释,信息息应包含含下列内内容: (1)事实实、真实实(FAACT):指还还未经“加工”的事件件所拥有有的原始始面貌。 (2)消息息、通知知(INNFORRMATTIONN):指指由传达达而来,已已经过某某种程度度整理的的事实。 (3)知性性、智慧慧(INNTELLLIGGENCCE):指由经经验或理理性推理理而创造造的事实实或思考考方法。 (4)知识
2、识(KNNOWLLEDGGE):指由发发现及思思考而产产生的系系统化概概念。 (5)报告告(REEPORRT):指经过过事实调调查后,所所做出的的记录结结果和结结论。 (6)资料料、记录录(DAATA):指汇汇集事实实后记录录下来的的所有文文字。 (7)报道道、传闻闻(NEEWS):指最最新、有有新闻价价值的事事实,和和对这事事实的传传达。 收集动动机 在管理者开开始收集集资料前前,要先先回答以以下几个个问题: (1)你想想得到哪哪些具体体资料? (2)哪种种资料一一定要有有? (3)哪些些意想不不到的地地方可能能藏有目目标资料料? 不分主次、漫漫无目的的永远是是收集资资料的人人最易犯犯的毛病
3、病。就象象你曾经经不知道道需要哪哪些信息息,却连连续收集集一个月月结果仍仍似懂非非懂一样样,总以以为只要要坚持收收集,就就能分清清目标;事实上上这种好好运气出出现的机机会微乎乎其微。最最后的结结果是,你你面对一一堆“都有用用”的资料料,却不不知该用用什么。 系统整整理 收集动机中中的例子子可能并并不适用用于每位位管理者者,不过过如果仔仔细推敲敲进行的的步骤,其其实可以以归纳出出五个原原则: (1)发现现不寻常常的事物物。不用用心观察察、见怪怪不怪是是许多人人丧失机机会的原原因。以以日本人人来说,在在八十年年代前期期,常有有许多情情侣在传传统咖啡啡店里相相对而坐坐,他们们既不交交谈,更更不“眉目
4、传传情”,根本本就是漠漠然冷对对。为什什么浓情情蜜意的的人进了了咖啡店店就变样样了?如如果有人人能进一一步了解解,极可可能发现现另一个个消费市市场。 (2)亲身身体验。119888年,日日本推出出高级国国产车SSIMAA,每部部卖价高高达5000万日日元,却却离奇地地畅销,成成为当年年最热门门车种。许许多人都都在思索索其中的的原因,而而各媒体体的从业业人员却却拚命地地绕着车车子的名名字、配配件、性性能打转转,起码码有一半半的记者者连车子子是什么么样子都都不知道道,就编编出了各各式各样样的理由由来说服服读者。其其实这部部车最大大的优点点是它有有略似女女性身体体轮廓的的“性感曲曲线”,吻合合强调B
5、Bodyy Coonciiouss的时代代潮流,证证明“女性化化”的机械械产品有有市场。自自诩“秀才不不出门,能能知天下下事”的你,有有时也该该活动筋筋骨出门门看看,免免得被二二手资料料所蒙蔽蔽。 (3)追溯溯既往。任任何事物物都有它它的时间间流程,就就象每个个小孩都都有父母母、祖父父母、曾曾祖父母母一样,没没有人会会凭空空冒出来来的,管管理者要要追究他他的生活活背景、亲亲人,才才能了解解儿童的的行为模模式。其其它事理理亦然。 (4)扩大大空间。在在狭窄的的环境里里,许多多思考被被挤压的的结果,造造成其本本质逐渐渐泯灭,思思考的敏敏捷性荡荡然消失失。与其其在自己己的部门门里苦思思,倒不不如看看
6、看别的部部门的流流程?与与其困在在本行业业,倒不不如看看看其它行行业?看看看其它它的国家家?闭门门造车是是会永远远失败的的。 (5)用图图解方式式联想。当当管理者者感觉思思维混乱乱时,最最好拿出出纸笔来来,写下下关键字字或画些些图形,借借有形的的图文思思考,用用自己的的想法来来启发自自己。其其实从现现在个人人电脑的的普及来来看,很很可能将将个人的的原始想想法输入入电脑,等等累积一一定程度度时,再再利用电电脑的移移动功能能审视、分分类这些些构想。用用电脑整整理构想想时,不不妨在每每一行的的起头订订一个代代号,英英文字母母、注音音符号都都可以,以以方便检检索和归归类。 当然,如果果觉得使使用电脑脑
7、不方便便,用卡卡片处理理也是一一种方法法,只是是每一张张卡片只只能写一一件事情情,才不不会混淆淆。 收集计计划 任何一种工工作都有有开头和和结尾,尤尤其在专专题式收收集资料料的情况况下,更更要有“截稿”的意识识, 才能有效率率地赶上上工作进进度。一一般地,收收集资料料时应制制定合理理的计划划,不管管是专题题式资料料或长期期的收集集,都要要有阶段段性的处处理,大大概分三三个步骤骤: 1. 设定定“产品”类型 如果是长期期的资料料收集工工作,管管理者要要确定未未来资料料建档的的内容和和形式;如果是是专题式式的资料料收集,更更要考虑虑将来要要使用这这些资料料的方法法,即要要先决定定最终“产品”的面貌
8、貌: (1)是以以口头说说明还是是书面报报告报出出结果? (2)报告告书用手手写就可可以; (3)报告告书必须须打字处处理吗? (4)是否否要将报报告书交交付印刷刷厂印成成册子? (5)有无无附加照照片、幻幻灯片、录录像带等等影像资资料的必必要? 2. 合理理调配时时间、人人才和经经费 最简单的资资料收集集方法,就就是打电电话向有有关人士士请教,而而到图书书馆带资资料、到到书店买买书则是是可以立立刻行动动的方式式。也有有人投入入大笔财财力和人人力,在在海内外外各地大大量地收收集信息息。要采采用什么么方式,单单凭个人人或团体体的需要要和财力力而定,没没有任何何硬性的的规定。 3. 进行行“工作过
9、过程管理理”一个单位如如何制定定合适的的时间表表来进行行进度管管理是让让管理者者头痛的的难题。根根据工作作经验,设设定期限限是进度度管理的的首要之之务。 (1)要判判断准备备收集的的资料是是否充足足; (2)要专专人负责责,明确确分工; (3)要清清楚显示示每个人人的工作作进度,并并考核其其是否已已经完成成。把这这张表输输入电脑脑,然后后打印出出来,利利用各种种符号注注明不同同的工作作进度,有有变化时时,再用用电脑修修正进度度情况。有有了这张张一览表表,每个个人的工工作量就就一目了了然,可可做为核核算工资资的参考考。 收集原原则 收集资料时时,即使使是个人人的工作作,也应应该有一一套工作作规则
10、。一一旦开始始收集,就就会发现现大量繁繁杂的、各各式各样样的和规规格不一一的资料料有如潮潮水般地地四处涌涌现,尤尤其以小小组形式式进行工工作时,到到手的资资料更是是混淆不不清。这这时,工工作规则则是能处处理这种种混乱状状况的唯唯一工具具。 统一格式是是制定工工作规则则的主要要内容,在在分工越越来越细细的现代代工作中中,只有有统一格格式,才才能同时时发挥专专业分工工和综合合表现这这两种优优势。一一般地,统统一格式式可从下下列四个个方面着着手: 1. 统一一内容规规格 根据经验,内内容规格格的设定定最好能能用文字字逐条描描述和记记录,空空口说明明的效力力是会逐逐渐消失失的,白白纸黑字字才能存存证。
11、 2. 统一一用纸规规格 任何资料收收集工作作到最后后都要以以纸面处处理收场场,不管管处理资资料的机机会再多多、再进进步,没没有纸面面资料协协助,还还是很难难进行处处理。在在八十年年代办公公自动化化热潮刚刚起的时时候,很很多人都都宣告纸纸类将从从此在办办公室消消失,自自动化机机器将取取代纸类类成为办办公室的的新宠。事事实上,文文字处理理机和个个人电脑脑果然成成为新宠宠。但这这些机器器吞吐的的纸量,却却如洪水水一般淹淹没办公公室。 要混合处理理A、BB两型纸纸规格是是很麻烦烦的,就就算放在在同一尺尺寸的档档案夹或或书柜里里,也会会参差不不齐,所所以保存存性的书书面资料料还是统统一用AA型纸比比较
12、容易易处理。总总之,开开始工作作前,一一定要先先决定用用纸尺寸寸的统一一,最理理想的规规格当然然是A?4,不不过,还还是要根根依工作作需要而而定。无无论如何何,统一一用纸规规格一定定要以提提高工作作效率为为原则,不不能反客客为主。 3. 统一一机器制制造资料料的规格格 不管资料的的形式有有多少种种,在进进行收集集时总要要选用一一种媒体体来记录录。“听人讲讲话”也是一一种方法法,但是是“脑”这种媒媒体的正正确度和和记录长长度不但但有限而而且可疑疑,所以以人们才才发明文文字笔 记的方式;而最近近几年打打破传统统文字媒媒体形式式的工具具是电子子信息记记录媒体体。最先先成为电电子信息息记录机机的明星星
13、分别是是录音机机、个人人电脑、文文字处理理机、录录像机等等。虽然然各种不不同功能能、机型型的新记记录器陆陆续上场场,但这这些正在在发展中中的媒体体还无法法转换互互用,在在规格上上更不统统一,所所以在开开始收集集资料时时,也要要选择电电子媒体体的规格格。此外外,因为为各媒体体优劣各各异、各各有长处处,所以以一旦决决定了某某一种电电子媒体体,就要要有一用用到底的的决心,不不要在中中途任意意转换。譬譬如说现现在有人人用VHHS尺寸寸的带子子作取材材工具,也也有人用用8cmm录像带带记录资资料,如如果两者者混用,在在整体上上会出现现大的混混乱。 同样地,如如果资料料收集是是由工作作小组共共同完成成,那
14、么么大家使使用不同同的电脑脑规格处处理信息息、存入入碟片,以以致最后后转存资资料库时时,一定定会发生生极大困困难。所所以收集集前的规规格统一一整理,恐恐怕要多多花一些些时间考考虑和设设计。 4. 收集集到的资资料最好好是原始始文件 资料和任何何传闻、谣谣言一样样,只要要经过人人手,一一定多少少会变质质,产生生“以讹传传讹”的效果果。 即使是处理理同一件件事情的的不同报报道,文文章中理理应相同同的关键键处也会会出现差差异,这这也是管管理者每每天要看看好几份份报纸的的原因。因因此,在在收集、引引用文献献和参考考资料时时,一定定要调出出原始文文件,千千万不要要引用“别人的的引用文文”。虽然然这样会会
15、很麻烦烦,但却却是收集集和使用用资料的的重要原原则误用用二手资资料的后后果都相相当的严严重。因因此,在在收集资资料时,一一定要找找到最原原始的来来源,即即使找不不到原件件,也要要了解情情况,确确认事实实。 二、信息收收集要术术 信息收收集的目目的 1.整理的的目的在在于缩短短“检索时时间”简单地说,“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨,以提高效率为目的。“检索时间”是什么意思呢?其实它原来是电脑的专用名词,指:从查询、搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时,遇到不会写的字时,从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要的词汇,其间所花费的时间,便可用“检索时间”来称呼。如果仅仅为了书
16、架外观的整洁漂亮,而在整理时,以书的大小来分类,外表上看起来也许很美观,可是当你想要找到所需要的资料时,却要颇费一番周折。反之,不以大小为分类标准,而以种类来编排的书架,虽然外表看起来凹凸不平,十分凌乱;但以“检索目的”的观点来看,却能发挥书架的真正效用,达到事半功倍的效果。 2. 信息息整理要要以“个人需需求”为中心心 为“个人”而作的的信息整整理,不不必考虑虑他人的的立场,只只要自己己方便使使用,不不管别人人的看法法如何,这这样就是是最好的的整理方方法。例例如:百百科全书书的封面面,原本本是为了了美观和和收藏而而设计的的,如果果你把它它全部去去掉,做做为自己己的枕头头,而且且将整套套书放在
17、在容易看看见的地地方,甚甚至在书书架上划划上每一一本书的的固定位位置,这这是很好好的做法法。当然然,在客客厅的书书架或壁壁炉上放放套百科科全书,是是再好不不过的装装饰品了了。实在在不该这这样地对对待百科科全书,但但是,如如果站在在百科全全书的本本意上,你你的作法法才真的的是“物尽其其用”。毕竟竟,需要要百科全全书时,总总能以最最短的时时间取得得想要的的资料。 在信息整理理上,一一旦顾虑虑太多,就就无法发发挥功效效。在整整理时,必必须以“自我需需求”为原则则, 并且以缩短短检索时时间为目目的,如如此才能能设计出出一套适适合自己己的整理理方法。但但是,费费心所设设计出的的整理方方法,即即使未参参杂
18、其它它的因素素,实行行后,却却发现所所需的检检索时间间要比整整理前更更长。因因此,这这一套整整理方法法就要重重新再研研究了。 3. 开始始收集信信息时,不不要希望望有“完美品品”的出现现 信息整理力力求简化化是最好好的方法法。剪报报时,看看到认为为需要的的部分,就就立刻撕撕下来,然然后把剪剪报贴在在活页纸纸上,等等累积到到某种程程度后,再再考虑重重新分类类整理。刚刚开始,应应先考虑虑“什么样样的信息息比较适适合自己己?”等因素素,然后后订出收收集的标标准,还还要腾出出宝贵的的时间去去完成它它。可是是,如果果最后发发现离“完美品品”还有一一大段距距离时,就就会十分分泄气。 奉劝各位管管理者,先先
19、经过一一段时间间的收集集,再整整理这些些信息,千千万不要要以为“这是完完美的信信息”。毕竟竟,在信信息整理理中,“完美”是无法法达到的的境界。事事实上,如如果有“为了获获得周详详 的信息整理理而投入入过多的的时间的的人,简简直是傻傻瓜”的认同同心理,再再做信息息整理时时,大多多能得 心应手,事事半功倍倍。而且且熟能生生巧,渐渐渐地也也更能有有效率地地整理信信息了。不不断地改改进之后后, 必能设计出出最佳的的整理方方法,在在不同情情况下加加以应用用,发挥挥它的功功效。例例如,为为了能高高效地整整理繁杂杂业务,你你绞尽脑脑汁,设设计出一一位得力力助手“信信息检索索秘书”,它使使你在工工作时能能迅速
20、获获得你所所需要的的信息。 4. 信息息收集以以“完成目目的”为出发发点 “信息检索索秘书”是根据据实际需需要设计计的。在在收集各各类信息息时,要要有严谨谨认真的的态度。信信息收集集也要讲讲求“轻重缓缓急”,没有有完成目目的的意意识,收收集的信信息就不不具有任任何意义义。 5. 信息息收集的的标准 “宁短毋缺缺”的收集集方法能能使你获获得一大大堆的资资料。但但是,这这是相当当不明智智的方法法。为什什么呢?这种象象脱缰的的野马似似地收集集信息,光光整理就就得花费费很长的的时间,别别说“使用”了。“请 勿不停地贮贮存信息息,断然然决定资资料的取取舍,更更是一种种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强
21、调这项原则则。取舍舍的标准准是一门门大学问问。收集集信息时时,“取舍标标准”是一件件十分困困难的事事,往往往会在收收集信息息时造成成心理阻阻碍。所所以建议议管理者者不要实实行“去舍标标准”,而实实行“采用标标准”。一般般人都有有“获得容容易丢弃弃难”的心理理障碍,实实行“采用标标准”,就更更能符合合一般人人的心理理状态。不不过,“采用标标准”的重点点,并非非一开始始就使用用,而是是资料收收集到某某一程度度后,再再根据“为何这这样做”而实行行“采用标标准”,这时时资料收收集就具具有实用用性了。 信息收集和和整理,都都以“自我目目的”为前提提。每隔隔一段时时间,就就得做这这种“目的意意识”的分 类
22、,然后再再以“采用标标准”整理所所需的资资料,如如此绝不不会产生生资料取取舍的困困扰。完完成资料料的 收集,由于于取舍标标准不一一,不能能及时利利用“采用标标准”,这只只是具有有收集意意识,尚尚称不上上有 效率地整理理资料。 信息收收集的特特征 信息有如生生物,随随时随地地衍生和和扩大;尤其对对现代人人来说,信信息的无无边,就就如巨大大的海洋洋。管理理者每天天拿到的的早、晚晚报,加加起来的的字数那那么多;坐在汽汽车里看看到的是是广告;公司里里公文、电电话、商商业资料料如潮水水般流过过双手;休息时时看到听听到的尽尽是书本本、杂志志、电视视节目、广广播录像像带厖连连一本新新的电脑脑手册都都是信息息
23、家族的的一员。这这些数之之不尽的的资料似似乎足以以将人淹淹没,但但实际上上,一直直认为与与工作无无关的资资料大都都能可以以过眼即即丢,想想要在信信息社会会里过健健康生活活,除了了大胆取取舍外实实无他法法。 不管是何等等重要的的资料,如如果仅保保持刚拿拿到手的的形式,一一定会因因表现方方式和媒媒体的不不同,而而无法归归纳和应应用。未未经整理理的资料料是无法法提高工工作效率率的。 1. 工作作效率化化 许多人在初初尝资料料整理术术的甜头头时,不不禁喜上上眉梢,而而这种快快感逐渐渐使很多多人将资资料 整理视为嗜嗜好而乐乐此不疲疲。当然然人人有有不同的的嗜好,但但是不能能错将嗜嗜好当工工作,否否则很容
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