档案管理规定制度（万能版）.docx

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1、档案管理规定制度第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性, 杜绝资料流失，特制定本规定。第二条公司档案是指公司在生产经营和管理过程中形成的、办理 完毕的、具有保存价值的各种文字材料、图表、实物、音频、影像等 不同形式的历史记录总和，包括园区开发、建筑设计、运营等各项业 务活动中形成的档案。第三条档案管理职责（-）公司的档案管理工作以集团综合管理中心为核心，集团公司 各部门、各子公司授权专（兼）职档案管理员，负责本部门、本公司 档案文件（纸质、电子、声像、实物等）的收集、整理、并填写档 案汇总表定期向集团档案室移交归档。（二）集团公司各部门、直接管理的子公司在经营管理中形成的综

2、 合性文件材料、证件/照资料、园区开发建设档案、设备采购档案、 法务档案、销售（招商）档案、租赁档案由集团公司综合管理中心统 一管理；人事档案、财务档案分别由人资管理中心、财务管理中心独 立管理。（三）其他下属子公司在工作中形成的综合性文件材料（证件、行 政管理、经营管理）由本公司综合管理部统一管理，其他档案由集团 综合管理中心管理。第四条档案立卷范围集团公司各部门、各子公司在经营管理中形成的综合性文件材料（证 照资料、规章制度、收发文件园区开发建设档案、设备采购合同 档案、法务档案、销售（招商）档案、租赁档案、照片影像资料（发 展历程和重大活动）、人事档案、财务档案等文件资料属于归档范围。

3、第五条档案归档时间（-）集团公司各部门、各子公司在经营管理过程中形成的综合性文 件、合同等材料，一般应在办理完毕后于7个工作日内由档案管理员 组织收集、整理、归档。（-）销售（招商）档案、租赁档案应在办理完成相关手续后，15 个工作日之内交集团公司综合管理中心归档。（三）工程档案、人事档案、财务档案应于次年3月底前整理完成上 一年度的，并分别将整理清册交综合管理中心备案。（四）照片、声像实物档案，由公司各部门按照声像档案的整理要 求整理完成后于移交综合管理中心。（五）子公司档案应于每年12月30日前将档案清册交集团公司备 案。（六）以下文件材料应随时归档.原没有及时归档的零散文件材料；1 .公

4、司筹备、设立、运营、合并、重组、年检、变更、修改、 补充等证照资料或文件材料；.设备仪器的维修、更换零部件等文件材料；4、应归档的非纸质载体材料；5、其它临时活动中形成的文件材料。第六条档案归档形式应归档的文件材料一般归档一份原件，重要的和使用频繁的文件 材料可根据需要确定归档份数。录音、录像和计算机盘片应归档一式 二份，各子公司重要的相关证件、材料需复印一份交到集团综合管理 中心。第七条档案移交文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要工程 文件材料归档时还应编写归档说明，并经过负责人审核签字。交接双 方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，由交接双方和监交人在 档案移交清单上签字

5、，档案移交清单由三方各保存一份。第八条档案借阅（一）借阅档案必须在办理借阅登记手续，填写档案借阅登记表 后方可借阅，秘级以上档案文件须综合管理中心经理以上级别领导批 准方可借阅。复印公司档案资料时，须填写档案复印登记表。Q档案不许借出，只供在档案室查阅。（三）借阅档案的人员必须保护档案，严禁在档案上划、涂、改，不 得擅自复制、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，档案利用后及时 归还，如有遗失，要追究责任。（四）借阅档案期限一般不超过一天，必须当天归还到期后仍需查阅 的，应向档案室说明情况，补办公司证件档案外借手续。退还档案时， 档案管理人员应当面核点，确认无误后方可做归还登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理第九条档案保密及责任档案管理员及负责人、使用人损毁、丧失或擅自泄露机密的，应 根据情节轻重，给予纪律处分，情节严重应追究相应的法律责任。 第十条档案的销毁（一）对超过保存期限，失去保存价值的档案，由档案室提出销毁 申请，经公司领导批准，编制档案销毁清册后方可销毁。（二）销毁档案时，应认真清点，须由2名以上监销人员负责监销, 并在档案销毁清册上签字、注明销毁日期。（=）档案销毁清册要永久保存。第十一条本规定由集团行政部负责制定、解释及修订。