企业高效会议管理技巧13861.DOC

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1、讲师简简介张晓彤 著名人力力资源管管理专家家、培训训专家，曾曾任诺基基亚中国国公司人人力资源源经理、培训经经理 北京时代代光华教教育发展展有限公公司特聘聘高级培培训师 北京211世纪光光华管理理培训中中心特聘聘讲师 北大光华华管理学学院EMMBA班班特邀讲讲师 人力资源源开发与与管理职职业经理理人、职职业培训训讲师 现任金蝶蝶软件（中中国）有有限公司司北方区区人力资资源总监监 曾任诺基基亚中国国投资有有限公司司人力资资源部经经理、诺诺基亚学学院非技技术课课课程经理理曾先后后为北大大方正集集团、宁宁波方太太厨具公公司、中中国东方方通信公公司、中中国纺织织进出口口总公司司、中国国国际电电子商务务公

2、司等等几十家家企业做做过咨询询和内训训课程对对象谁需需要学习习本课程程 企业业高层管管理者 企企业中层层管理者者 企企业基层层管理者者课程程目标通过过学习本本课程，您您将实现现以下转转变1. 了了解会议议的目的的、种类类和体系系2. 了解会会议效率率不高的的原因及及对策33. 掌掌握有效效为会议议做准备备的要领领4. 掌握会会议中的的沟通和和反馈技技巧5. 掌握握会议主主持人的的会议管管理技巧巧 6. 学会提提高会议议效率和和质量的的技巧课程提提纲通过过本课程程，您能能学到什什么？第一讲当当今会议议面面观观1 引言2 会议的意意义3 会议的目目的4 会议的种种类5 会议的频频率6 会议成本本的

3、计算算第二讲 会会议效率率不高的的原因及及解决方方案1会议议效率不不高的原原因2如何何进行预预防性管管理3会议议规范第三讲 开开会前的的准备工工作1引言言2如何何判断会会议是否否举行3会议议准备的的内容4主持持人如何何做会议议准备第四讲 成成功会议议的五种种策略1. 引言2. 如何做开开场白3. 如何分配配发言时时间4. 如何掌握握议事进进度5. 如何达成成会议决决策第五讲 会会议中的的沟通与与反馈技技巧1引言言2会议议中的沟沟通技巧巧3会议议中的反反馈技巧巧第六讲 主持人人的会议议管理技技巧1. 倾听技巧巧2. 讲话技巧巧3. 情景模拟拟第七讲 如如何对待待会议中中的意外外情况1.蝉”型发言

4、言者的症症状及应应对办法法2.“鲨鲨鱼”型发言言者的症症状及应应对办法法3.“驴驴”型发言言者的症症状及应应对办法法4.“兔兔子”型发言言者的症症状及应应对办法法5.“螃螃蟹”型发言言者的症症状及应应对办法法6.情景景模拟第八讲 主主持人与与参会者者的守则则与责任任1. 主持人的的守则与与责任2. 参会者的的守则和和责任3. 主持人和和参会者者怎样达达成协议议第九讲 会议记记录1记录录者功能能和胜任任条件2对会会议记录录的十大大建议3团队队会议的的误区第十讲 会后跟跟进1引言言2参会会者如何何进行会会后跟进进3主持持人如何何进行会会后跟进进4自我我评定5如何何提高下下次会议议质量课程意意义为什

5、什么要学学习本课课程？（学学习本课课程的必必要性）您是否每每天包裹裹于无数数会议之之中，常常常分身身乏术？您的公公司是否否因为会会议效率率低下还还在错失失良机？面临这这样的处处境，您您是否找找到了破破解的好好方法？高效效会议管管理技巧巧一书书秉承时时代精神神，带领领您快速速掌握会会议管理理技巧，这这些技巧巧将是您您开启高高效会议议的金钥钥匙！把把握时机机，共同同进步，相相信您必必然会收收获累累累硕果！第1讲当今会会议面面面观【本讲重重点】会议的意意义会议的目目的会议的种种类会议的频频率会议成本本的计算算会议的主主要目的的就是解解决问题题，但由由于开会会技巧不不佳或过过于频繁繁，不但但无益于于解

6、决问问题，反反而使问问题愈趋趋复杂。频繁的的会议与与主管层层的随意意决策，常常常是员员工的梦梦魇；员员工花太太多时间间在无效效率的会会议上，不不仅浪费费公司成成本，也也造成工工作效率率低下。如何能能在会议议中高效效率且有有效果地地解决问问题，是是“高效会会议管理理技巧”的中心心议题。会议的意意义1会议议是一个个集思广广益的渠渠道图1-11集思广广益图如上图11-1，会议议是一个个集合的的载体。通过会会议使不不同的人人、不同同的想法法汇聚一一堂，相相互碰撞撞，从而而产生“金点子”。许多多高水准准的创意意就是开开会期间间不同观观念相互互碰撞的的产物。2会议议显示一一个组织织或一个个部门的的存在会议

7、总是是在大于于一人的的情况下下发生的的，即使使是只有有两个人人的会议议，这两两个人也也是一种种小型组组织。没没有不开开会的组组织或部部门，一一个组织织或部门门不召开开会议，它它的存在在价值就就会受到到质疑。因此，会会议能够够充分显显示一个个组织或或部门的的存在价价值。图1-22组织或或部门与与会议3会议议是一种种群体沟沟通的方方式开会很少少是一对对一的沟沟通，绝绝大多数数情况下下都是一一种群体体沟通。随着科科技的迅迅猛发展展，人们们的沟通通方式越越来越多多，现在在人们可可以通过过-maail、多媒媒体等种种种形式式进行沟沟通，但但是，群群体沟通通，即会会议这种种方式，是是任何其其他沟通通方式都

8、都无法替替代的。因为这这种方式式最直接接、最直直观，这这种方式式最符合合人类原原本的沟沟通习惯惯。会议的目目的开展有有效的沟沟通会议是一一种多项项交流，可可以集思思广益，实实现有效效沟通是是会议的的一个主主要目的的。传达资资讯通过会议议可以向向员工通通报一些些决定及及新决策策，也就就是说向向员工传传达来自自上级或或其他部部门的相相关资讯讯。监督员员工、协协调矛盾盾许多公司司或部门门的常规规会议其其主要目目的是为为了监督督、检查查员工对对工作任任务的执执行情况况，了解解员工的的工作进进度；同同时，借借助会议议这种“集合”的、“面对面”的形式式，来有有效协调调上下级级以及员员工之间间的矛盾盾。达成

9、协协议与解解决问题题达成协议议与解决决问题一一般要经经历以下下6个步骤骤，通过过这6个步骤骤，最终终实现协协议的产产生和问问题的解解决。图1-33达成协协议与解解决问题题的6个步骤骤资源共共享利用开会会汇集资资源，以以期相互互帮助，共共同进步步。开发创创意开发创意意的会议议目的突突出反映映在广告告公司、媒体公公司中。通过举举行会议议，形成成新的构构思，并并且论证证新构思思，使其其具有可可行性。激励士士气年初或年年底的会会议通常常具有这这一目的的性。这这种会议议是为了了使公司司上下团团结一心心，朝着着一个方方向共同同努力。巩固主主管地位位经理或主主管为了了体现自自身的存存在价值值，更为为了巩固固

10、自己的的地位，经经常会召召开一些些上下协协调会议议，以此此来强化化自己的的地位。会议的种种类会议可以以按照人人数、开开会方式式和开会会目的进进行分类类，每一一种分类类都从一一个方面面反映了了会议的的作用，每每一种分分类都与与人们的的实际需需要、社社会的不不断发展展密切相相关。表1-11会议的的种类按人数分分类按开会方方式分类类按开会目目的分类类 团体体会议 一对对一会议议 面对对面会议议 电话话会议 视频频会议 宣布布人事安安排、讲讲解政策策的会议议 当众众表扬或或批评别别人的会会议 临时时处理突突发事件件的会议议 固定定的团队队会议 集思思广益的的会议会议的频频率每种会议议都有其其合理的的发

11、生频频率，只只有掌握握了合理理的会议议发生频频率，才才能更高高效地利利用各种种会议解解决问题题、达到到目的。1.固定定的部门门会议2.全体体会议3.处理理突发事事件的会会议4.一对对一会议议会议成本本的计算算会议成本本分为时时间成本本、直接接会议成成本和效效率损失失成本3种。会会议成本本是非常常可观的的一笔数数目，它它关系到到一家公公司的得得失成败败，因此此万万不不可等闲闲视之。1.会议议的时间间成本2.直接接的会议议成本3.效率率损失成成本开会时，主主管人员员必须离离开自己己的工作作岗位，这这有可能能造成公公司整体体管理效效率的下下降。由由于管理理效率下下降而造造成的损损失，就就是效率率损失

12、成成本。效效率损失失成本包包括以下下3种情况况：【自检】请将下列列相关选选项用横横线连接接起来。A、固定定的部门门会议至少每每两月一一次B、一对对一会议议随时C、处理理突发事事件的会会议按需要要D、全体体会议至少每每月一次次见参考考答案1-11【本讲总总结】从某种角角度而言言，世界界是一个个时时处处处充满满会议的的世界。高效的的会议能能帮助我我们迅速速解决实实践中遇遇到的问问题，然然而低效效率的会会议却往往往占据据上风，造造成时间间成本、直接成成本及效效率成本本的损失失。因此，每每个人应应从基础础做起，深深刻理解解会议的的意义、目的、分类、合理的的发生频频率以及及如何计计算会议议的成本本，只有

13、有先掌握握了这些些基础知知识，才才可能使使每一次次会议都都“行之有有效”。【心得体体会】_第2讲会议效效率不高高的原因因及解决决方案【本讲重重点】会议效率率不高的的原因及及预防性性管理高效会议议的八大大特征会议规范范会议效率率不高的的原因及及预防性性管理1会议议的通病病效率不不高小王是一一家公司司的职员员，他对对公司会会议有自自己的一一些想法法，他的的想法反反映了许许多公司司会议的的某些现现状，值值得我们们思考。很多公司司往往由由于以下下原因，开开会效率率低下：公司的的主管都都不知道道何时是是开会的的最好时时机。许许多重要要的会都都安排在在周五下下午开，或或非要安安排在事事务繁忙忙的周一一开。

14、许多主主管对于于何时开开会几乎乎都不征征询员工工的意见见。这使使得员工工疲于奔奔命，甚甚至得延延后或放放弃参加加其他会会议。有些“必须到到会”的员工工，因为为已经与与重要客客户或政政府官员员有约在在先，根根本不能能出席，这这使得会会议讨论论很难进进行。而而到场的的人往往往并非与与议题关关系最密密切的人人，所以以准备不不充分或或者根本本来不及及准备。时下有一一句很流流行的话话“最近比比较烦”，对太太多像小小王一样样的职场场人士来来说，这这句话可可以改为为“开会比比较烦”。开会会之所以以烦，用用小王的的话来说说，就是是“会议常常在毫无无章法的的状况下下进行，甚甚至毫无无意义地地延长时时间，即即使有

15、决决议，质质量也很很低”，简而而言之，会会议效率率不高。因此，寻寻找致使使会议效效率不高高的原因因就显得得格外重重要。2会议议效率不不高的原原因会议效率率不高通通常由以以下7种原因因造成。在这7种原因因中，有有3种原因因是会议议的“致命伤”，需要要格外警警惕。这这3种原因因是：主主持人的的技能、会议的的地点以以及会议议的准备备工作。表2-11会议效效率不高高的原因因及具体体表现项 次原因具体表现现（1）时间会议安排排在即将将午餐的的时间，每每个人都都饥肠辘辘辘，无无心开会会。（2）地点会议地点点设在经经理办公公室，致致使会议议被频繁繁打断，无无法正常常进行。（3）开会对象象的选择择必须出席席会

16、议的的人未到到，通知知来的是是一些可可有可无无的参加加者。（4）主持人的的技能会议主持持人缺乏乏影响力力、说服服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无无法达到到会议意意图。（5）参会者的的技能参会者发发言混乱乱，既不不知如何何表意，又又不知如如何引退退，致使使会议失失败。（6）会议的准准备工作作开会前没没有通知知与会者者相关事事宜，致致使会议议拖沓而而无成效效。（7）开会的原原因、目目的和结结果开会的原原因、目目的和结结果在会会议进行行中忽然然发现皆皆不明确确，致使使会议毫毫无意义义、宣告告失败。3预防防性管理理所谓预防防性管理理，其实实就是防防患于未未然，将将祸患扼扼杀于摇摇篮之中中。对于于会议来

17、来说，做做预防性性管理，实实际上就就是在开开会之前前，针对对可能导导致会议议效率低低下的各各种原因因，一一一做好预预防工作作，从而而保证会会议的高高效进行行。【举例】以会议为为例，为为了预防防出现效效率不高高的情况况，下面面针对7种致使使会议效效率低下下的原因因，做一一个全面面的预防防性管理理。会议效率不高高的原因因预防性管管理措施施时间会议一般般应安排排在周二二至周四四上午或或是下午午两点半半之后，避避免安排排在周一一或周五五。地点地点尽量量设置在在一个封封闭的会会议室内内，而且且最好围围着圆桌桌进行。开会对象象的选择择事先通知知必须出出席会议议的人，将将出席会会议的人人分为必必须参加加者、

18、可可以旁听听者和可可选择参参加者几几类。主持人的的技能选择具有有亲和力力、影响响力的人人担任主主持人一一职。参会者的的技能参会者一一定要具具有倾听听能力。会议的准准备工作作一定要提提前做好好具体的的准备工工作。开会的原原因、目目的和结结果在会议举举行之前前将开会会的原因因、目的的和结果果通知所所有的参参会者。【自检】请根据自自身情况况完成下下列表格格。(1)你你所在公公司是否否存在会会议效率率不高的的问题？ 是 否(2)如如果存在在，请从从下列选选项中选选出符合合你所在在公司实实际情况况的选项项，并提提出改进进意见。存在问题题是否存在在改进意见见主持人毫毫无影响响力是 否会议地点点的布局局让人

19、很很有压迫迫感是 否会前准备备不足，会会议议题题让人不不明所以以是 否会议总是是选在午午饭时间间进行是 否高效会议议的八大大特征与低效率率会议相相对的就就是高效效会议，高高效会议议充分克克服了致致使会议议效率不不高的种种种不利利因素。高效会会议具有有8大特征征。建议在正正式召开开会议之之前，将将高效会会议的8大特征征一一列列出，并并随时检检验，充充分做好好预防性性管理，使使即将召召开的会会议能够够成为真真正意义义上的高高效会议议。会议规范范会议规范范包含3个部分分：会议议时间安安排的规规范、固固定的会会议流程程规范以以及会议议规范本本身。1会议议时间安安排的规规范上午88-9点之间间，正是是员

20、工从从家到公公司，准准备开始始一天工工作的时时候。这这个时候候的员工工，心绪绪尚且混混乱，还还需一段段时间才才能进入入工作状状态。因因此，试试图在这这一时间间段举行行会议、试图让让员工回回应会议议提议或或进行业业务分析析，从人人的生理理和心理理角度来来看，是是不现实实的。上午99-100点之间间，员工工已经开开始进入入工作状状态。在在这个时时间段最最适合进进行一对对一的会会谈，同同样也是是进行业业务会谈谈的最佳佳时机。上午110-112点或下下午1-3点之间间，最适适合调动动员工集集思广益益。大家家利用头头脑风暴暴，不断断想出新新点子、新方法法。下午33-5点之间间，最好好不要安安排会议议。这

21、个个时段的的员工开开始进入入一天当当中的倦倦怠期，人人人希望望马上回回家，在在这个时时段举行行会议往往往会事事倍功半半。2会议议规范本本身会议规范范是指大大家达成成共识的的会议守守则。会会议规范范主要包包括以下下条款：所有与与会者将将每周工工作安排排时间表表交给会会议安排排人，以以找出最最适宜所所有参会会人的开开会时间间。超过11小时的的会议应应有书面面通知、议程表表及相关关资料。所有与与会者都都要准备备在会上上发言。准时开开始，准准时结束束。各业务务单位负负责人对对决议能能否达成成负直接接责任。所有与与会者应应知道维维护别人人的尊严严，不在在会中羞羞辱别人人，这条条规则最最重要，需需特别注注

22、意。意见不不同是好好事，议议论才能能面面俱俱到，甚甚至有人人扮“黑脸”。会议结结束2-3天后，所所有与会会者应拿拿到会议议记录。所有与与会者应应承担起起对会议议质量进进行反馈馈的职责责。必要时时请第三三方监控控，以保保证会议议质量。3固定定的会议议流程规规范图2-11固定的的会议规规范流程程固定的会会议流程程规范主主要包括括一个中中心、两两个基本本点。（1）一一个中心心一个中心心是指整整个会议议的议程程。一个个中心包包括： 会议议的开始始，具体体包括：致欢迎迎词；阐阐明会议议目的；交流会会议议程程；介绍绍时间安安排、相相关规章章制度；指定会会议记录录人。 进行行会议讨讨论，可可以分为为不同的的

23、议程，比比如议程程一、议议程二、议程三三等。具具体包括括：分享享话题和和目标；交流信信息；产产生主意意、做决决定、确确认行动动；总结结。 结束束会议，具具体包括括：总结结；安排排下次会会议。（2）两两个基本本点两个基本本点是指指会议的的一头一一尾，即即会议开开始前的的准备和和会议结结束后的的跟踪，这这两个基基本点是是最容易易被忽视视的。但但是，它它们却是是保证会会议成败败的关键键。所以以，一个个规范的的会议流流程必须须包含会会前的准准备工作作与会后后的跟踪踪工作。会前的的准备工工作与会会后的跟跟踪工作作具体包包括写、发备忘忘录，制制定跟踪踪计划，以以及安排排下次做做汇报的的人选等等。【本讲总总

24、结】会议效率率不高是是当前许许多会议议的现状状。因此此，找出出会议效效率低下下的原因因就显得得格外重重要。通通常有7大因素素致使会会议效率率低下，针针对这些些因素，应应在会前前充分做做好预防防性管理理。与此同时时，清楚楚了解什什么是高高效会议议、会议议规范有有哪些也也至关重重要，只只有掌握握了这些些，才能能从正面面引导我我们如何何提高会会议的效效率。【心得体体会】_第3讲开会前前的准备备工作【本讲重重点】是否要开开会准备工作作的作用用1H 55W准备工作作核对单单主持人的的准备工工作是否要开开会“机遇只只偏爱那那些有准准备的头头脑”。对一一个人而而言，无无论做任任何事，如如果事前前没有做做好充

25、分分的准备备，那么么等待他他的必然然是一个个注定的的失败。对一次次会议而而言，高高效的会会议其实实在正式式宣布开开始之前前就开始始了！一一次高效效会议的的第一步步准备工工作是确确定是否否真的有有开会的的必要性性。这个个确定工工作看似似多余，实实际上必必不可少少。这一一步确定定工作的的作用相相当于一一个“筛选器”，它使使那些根根本不符符合发生生条件的的“会议”提前落落选，从从而为高高效会议议的产生生把好第第一关。1无需需开会的的“五个如如果”图3-11不需开开会的“五个如如果”如果还还有比开开会更好好的方法法，即如如果能够够通过一一些看似似原始的的方法达达到与开开会同样样的目的的，就无无需举行行

26、会议，例例如写纸纸条、打打电话或或发邮件件等。这些方方式可能能在感觉觉上不如如开会那那么痛快快淋漓，然然而却简简洁有效效，对于于一些问问题的解解决具有有经济实实用的优优势。如果你你是唯一一可以做做决策的的人，那那么一定定不要浪浪费自己己和他人人的时间间，召开开耗时长长久的所所谓会议议。首先先，因为为他人的的参与可可能只能能把问题题变得更更糟；其其次，决决策既然然只能由由你做出出，就无无需聚集集他人集集体讨论论，结果果又全盘盘推翻他他人意见见，这种种做法只只会既不不利于解解决问题题，又容容易令自自己陷入入尴尬境境地。会议成成本是一一个绝对对不容忽忽视的问问题，一一定要做做好会议议成本的的预算，不

27、不能用高高昂的会会议成本本来换取取某些会会议的发发生，因因为长此此以往公公司必然然会不堪堪重负、得不偿偿失。2必须须开会的的“五个如如果”图3-22必须开开会的“五个如如果”“听取取部门汇汇报工作作”最好采采用会议议的形式式，不能能用每周周或每月月交一次次书面报报告的方方式取代代。定时时交书面面报告往往往会流流于形式式，往往往会使公公司上下下形成为为了交报报告而交交报告的的不良风风气，使使公司内内部缺乏乏沟通，使使问题和和建议无无法顺畅畅流通，长长此以往往，后果果不堪设设想。因因此，每每月一定定要召开开正式的的会议，听听取部门门汇报工工作，使使各种信信息在公公司内部部高效流流通。表扬和和批评是

28、是两种很很好的激激励方式式，而当当众的表表扬和批批评具有有更强的的影响力力。采用用会议的的形式表表扬或批批评，有有利于充充分发挥挥表扬或或批评的的作用。在大会会上当众众表扬“明星员员工”可以树树立标杆杆，充分分发挥榜榜样的好好作用，有有效推动动竞争；当众批批评某些些情节严严重的错错误行为为，有利利于警醒醒员工，避避免同类类事情再再度发生生。当你给给某一个个项目小小组，或或者给你你的部门门分配任任务时，一一定要举举行会议议，不能能采用邮邮件或者者其他书书面形式式。因为为分派任任务意味味着要达达到团结结上下、协作完完成任务务的目的的，只有有通过会会议把任任务公共共化、明明确化，才才能促进进协作，从

29、从而保证证任务的的及时完完成。【自检】请你回答答下列问问题：一家合资资工厂着着火了，经经过调查查，原因因在于一一名员工工违反了了操作条条例，在在车间内内吸烟，所所以导致致火灾发发生。(1)如如果你是是这家合合资企业业的生产产经理，你你要采取取下列哪哪种方式式处理此此事：A.一对对一批评评B.开会当当众批评评C.写检查查处罚(2)你你为什么么这么做做？见参考考答案3-11准备工作作的作用用当你确定定有必要要召开会会议时，首首先要了了解准备备工作究究竟有什什么作用用。只有有认识到到准备工工作的作作用，才才能有更更大的积积极性、更有信信心地做做好准备备工作。一般来来说，会会议的准准备工作作具有以以上

30、4种作用用，它可可以帮助助你确定定在会议议中应该该采取哪哪种讨论论方式达达到最好好的会议议效果；通过充充分的会会议准备备、通过过书面通通知的形形式告知知参会者者会议的的目的、意图以以及会议议对与会会者发言言的要求求等情况况。良好好的会议议准备工工作能够够帮助你你节省会会议时间间，同时时减少会会议中可可能出现现的各种种冲突，使使会议井井然有序序、卓有有成效。11HH 5WW图3-331H 5W1H 55W是指会会议准备备工作需需要特别别注意的的6个方面面，用英英文缩写写表示为为1H 5W。2特殊殊提醒根据统计计调查显显示，会会议人数数最多不不应超过过9个，最最为合适适的人数数是5至7人。这这个人

31、数数既能够够防止人人数太少少，不能能集中反反映群体体思想，又又能避免免因为人人数过多多，从而而造成一一部分人人的消极极参与。当然，会会议的合合适人数数应该根根据会议议的议题题、重要要性具体体决定。会议准备备工作核核对单会议的具具体准备备工作相相当于会会议的硬硬件，因因此必须须要面面面俱到。将这些些具体的的工作一一一列出出就是一一张会议议准备工工作核对对单。这这张核对对单虽然然数目繁繁多，然然而却是是会议成成功的有有效保证证。会议准备备工作核核对单1、了解解会议的的目的3、确定定会议的的形式5、决定定会议的的时间7、决定定会议的的地点9、确定定出席人人数11、是是否准备备会议名名签一三、是是否安

32、排排与会者者住宿一五、确确定视听听教材17、准准备会场场周边位位置图19、确确定自己己人的相相关资料料2、是否否一定要要开会4、安排排会议的的议程6、确定定会议的的主持人人8、研究究会场如如何布置置10、安安排出席席者座位位12、是是否安排排交通工工具14、是是否发出出了会议议通知16、确确定辅助助教材一八、是是否要求求与会者者准备资资料20、是是否安排排会后娱娱乐项目目并做好好事先通通知以上200个条款款是一般般会议都都应该注注意的一一些硬性性因素，还还有一些些因素很很容易被被忽视，一一定要特特别注意意：会场的布布置需要要特别注注意：如果与与会人员员超过10个，会会场最好好布置成成“”字型，

33、主主持人可可以站在在会场中中央，这这样有利利于协调调讨论;如果是是全体会会议，可可以布置置成阶梯梯教室的的形式；5到77人的会会议，最最好安排排成圆桌桌型，也也就是半半岛型。主持人的的准备工工作1主持持人的4个准备备工作2SWWOT分析图3-44SWOOT分析SWOTT是以上上四个英英文单词词的缩合合形式。其中，“S”和“W”代表主主持人自自身具有有的主持持优势和和劣势；而“O”和“T”则是指指你所进进行的这这次会议议主持工工作对你你周围的的环境（也也包括你你自身）可可能带来来的机会会或是威威胁。【本讲总总结】一次成功功的会议议背后一一定是非非常充分分的准备备工作。高效会会议要求求我们循循序渐

34、进进、按部部就班的的做好会会前的各各项准备备工作。无论是是简洁明明了的1H55W，还是是项目分分明的准准备工作作核对单单，都需需要我们们对其有有一个全全面而细细致的了了解及深深刻的理理解。好的准备备是成功功的一半半，一定定要做好好会议的的准备工工作。【心得体体会】_第4讲成功会会议的五五种策略略【本讲重重点】如何做开开场白如何分配配发言时时间如何掌握握议事进进度如何达成成决议决策方方式如何圆满满结束会会议如何做开开场白如何分配配发言时时间如何掌握握议事进进度掌握议事事进度对对一次会会议的成成功可谓谓至关重重要。控控场也就就成为一一个主持持人最应应训练的的技巧之之一。掌掌握议事事进度主主要包括括

35、2种方式式：语言言方式与与非语言言方式。1语言言方式语言方式式是指主主持人用用一些比比较有技技巧的话话语来控控制会议议的议事事进度。例如，面面对一些些非常容容易滔滔滔不绝的的发言者者，主持持人可以以凭借对对其的了了解，让让其先发发言，使使其尽量量缩短发发言的时时间。具具体做法法如：“能不能能用3分钟的的时间给给我们简简单的说说一下？”当他说说到5分钟的的时候，你你可以再再说：“嗯，已已经5分钟了了，你说说的正是是我们需需要的。”或者可可以采用用一带而而过的方方法，例例如“你刚才才说的内内容非常常好，你你对下一一问题怎怎么看？”这样就就可以把把他从一一个问题题带到另另一个问问题，或或是可以以转移

36、说说话对象象，如“你说得得很好，坐坐在您旁旁边的这这位怎么么看呢？”通过以上上这些话话语，即即语言方方式，主主持人可可以有意意识的、合理的的控制议议事进度度。2非语语言方式式更有效的的掌控议议事进度度的方式式是用非非语言性性的方式式，即通通过眼神神、手势势等面部部表情告告诉发言言人说多多了或者者别说了了，或者者是说得得不够接接着说等等。比如如主持人人把目光光转向别别人，就就可能是是在提示示正在说说话的人人可以停停止说话话了；不不耐烦的的敲桌子子，也可可以提示示结束发发言；用用比较不不礼貌的的方式，如如不停的的看手表表，也能能达到同同样的效效果。语言和非非语言这这2种形式式的合理理运用，可可以做

37、到到有效的的控场，使使会议既既不会太太短，也也不会太太长，准准时开始始，准时时结束。如何达成成决议决策方方式彼德德德鲁克决决议法彼德德德鲁克是是世界著著名的管管理大师师，他通通过多年年的学习习研究，总总结出了了达成协协议的如如下步骤骤。通过过这些步步骤的有有效执行行，能够够顺利达达成协议议。4种群体体决策图4-114种群体体决策1权威威决策权威决策策出现于于最高掌掌权者具具有决策策权和否否决权，单单方面作作出决定定时。适宜使用用：当组组织授权权团队领领导人作作最终决决策并全全权负责责时。不宜使用用：当团团队领导导人希望望团队成成员接纳纳并支持持某项决决策时。【举例】特别行动动小组向向部分领领导

38、提交交报告并并等待最最后决策策。经理理决定工工作日程程表，然然后通知知该小组组。优点：决决策迅速速高效；在急需需行动的的情况下下最实用用；在权权力界限限明显的的地方最最有效。缺点：虽虽然可迅迅速做出出决策，但但实际支支持和执执行建议议也不易易；当复复杂性增增高时，权权威决策策的质量量会由于于考虑面面不宽而而受到影影响。2少数数服从多多数决策策少数服从从多数决决策出现现于多数数成员同同意提案案时，它它以民主主原则为为基础。适宜使用用：当时时间有限限，而决决策结果果不会对对反对者者造成消消极影响响时。注意：投投票容易易导致输输赢之争争，输方方将难以以尽职和和投入。【举例】团队成员员投票接接受一项项

39、新的工工作程序序。团队队成员投投票选举举团队领领导。优点：允允许多数数人对问问题发表表自己的的意见。保证大大多数人人获胜。决议可可通过简简单唱票票，相对对迅速和和高效做做出。缺点：在在小集团团内，投投票一向向促成人人们分派派。这种种竞争会会影响一一项决议议的质量量和执行行。3共识识决策共识决策策产生于于所有成成员都不不同程度度地支持持某项提提议，每每一团队队成员均均有否决决权。共识决策策提供一一种反映映所有成成员想法法的全面面解决办办法，能能够提高高成员实实施决策策的积极极性，体体现平等等之风。注意：如如果决策策时间有有限，或或团队成成员不具具备决策策的足够够技巧，决决策就难难以形成成。【举例

40、】全体工作作人员同同意支持持新的程程序变动动，团队队制定了了一套工工作方针针。优点：保保证所有有问题和和思想得得到公开开辩论，每每个团队队成员有有机会发发表意见见。复杂杂的决议议会经过过深思熟熟虑，从从而产生生高质量量决议。缺点：达达成一致致需要相相对长的的时间，并并具挑战战性。而而且需要要大量的的沟通、耐心的的聆听并并理解他他人观点点；为确确保所有有团队成成员有机机会发表表意见和和分享其其见解，必必须进行行有效的的推动。4无异异议决策策无异议决决策产生生于所有有成员对对某项决决策完全全赞同时时。当提案非非常重要要，要求求所有成成员达成成完全一一致时，团团队应作作出无异异议决策策。注意：无无论

41、团队队具备什什么样的的经验，无无异议决决策都很很难达成成。只有有当一项项决策的的结果对对每个成成员都至至关重要要时才有有可能作作出无异异议决策策。【举例】一陪审团团认真研研究法庭庭案子后后，呈递递一份无无异议裁裁决书。优点：确确保团队队每个人人都认为为所达成成的决议议是最佳佳的，并并公开支支持它；意见不不和和冲冲突最低低。缺点：因因为没有有哪两个个人的思思想完全全合拍，达达成无异异议决策策也许会会花费很很长的时时间。无无异议决决策常常常难以做做出。4种团队队决策法法【自检】请你完成成以下连连线题： (1)无异议议决策 A、确保保团队每每个人都都认为所所达成的的决议是是最佳的的，并公公开支持持它

42、；意意见不和和及冲突突最低。 (2)权威决决策B、保证证所有问问题和思思想得到到公开辩辩论，每每个团队队成员均均有机会会发表意意见。复复杂的决决议会经经过深思思熟虑，从从而产生生高质量量决议。 (3)少数服服从多数数决策C、允许许多数人人对问题题发表自自己的意意见。保保证大多多数获胜胜。决议议可通过过简单唱唱票，相相对迅速速和高效效做出。(4)共共识决策策D、决策策迅速高高效；在在急需行行动的情情况下最最实用；在权力力界限明明显的地地方最有有效。见参考考答案4-11如何圆满满结束会会议【本讲总总结】会议的成成功需要要高明的的策略。从会议议的开始始直至会会议的结结束，每每一步都都需要掌掌握得恰恰到好处处，只有有这样才才能让会会议的高高效变得得万无一一失。需要特别别引起注注意的是是达成协协议的具具体步骤骤和做好好决策的的一些科科学方法法。策略略是决定定会议成成败的关关键因素素之一，一一定要深深刻理解解并灵活活运用成成功会议议的5种策略略。希望望你的每每一次会会议都硕硕果累累累!【心得