办公自动化系统 用户使用手册11947.docx

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1、办公自动化系统统（OA）建建设项目用户使用手册版本：1.0目 录1. 引言331.1. 编写写目的：31.2. 项目目背景：31.3. 定义义31.4. 参考考资料32. 用途332.1. 功能能32.1.1 登登录系统32.1.2 系系统架构组成成32.1.3 常常用按钮说明明52.1.4 功功能模块72.2. 性能能142.2.1 精精度142.2.2 时时间特性152.2.3 灵灵活性152.3. 安全全保密153. 运行环境境153.1. 硬设设备153.2. 支持持软件153.2.1 数数据结构错误！未定定义书签。4. 使用过程程164.1. 安装装与初始化164.1.1 相相关控件

2、164.1.2 相相关设置164.2. 输入入184.3. 输出出对每项输出出作出说明.184.4. 文卷卷查询184.5. 出错错处理和恢复复184.6. 终端端操作181. 引言1.1. 编写目的：普通用户的的使用指南，主主要用户群是是OA的所有有用户。1.2. 项目背景：略。1.3. 定义略。1.4. 参考资料 无。2. 用途2.1. 功能2.1.1 登录系统打开IE浏览器器，在地址栏栏中输入htttp:/192.168.11.1/，输输入用户名和和密码并按“登录”，就可以登登录系统。2.1.2 系统架构组成登录系统后进入入主界面：左左侧为相应菜菜单项，点击击即可打开相相应的系统功功能页

3、面；右边为待办事宜宜及待阅文档档。以下分开开来介绍。2.1.2.1 待办事宜、待阅阅文档1) 用户在系统主界界面中，看到到自己的待办办/待阅记录录（系统默认认是按流程类类型进行折叠叠，并显示各各类型的待办办/待阅数目目）。2) 点击相应的流程程类型以展开开/折叠该类类型的待办/待阅，并单单击需要处理理的文档，以以打开文档进进行查看和处处理。3) 如某一文档处理理完成，并提提交到下一环环节，回到系系统主界面后后，点击“主页刷新”，刚办理完完毕的待办记记录将从您的的主页消失。4) 对于待阅文档，您您可以在主界界面选择相应应的一个、多多个或一类文文档，一次性性按“已阅”按钮处理完完成。也可以以点击相

4、关文文件进入文件件里“已阅”。2.1.2.2 主要菜单项2.1.2.2.1 新建菜单菜单项的第一条条即为“新建菜单”。点击后选选择相应的文文档类型，可可以进入一个个新窗口显示示该类型新创创建的文档。2.1.2.2.2 待办文档菜单项中的“待办文档”，点击可看看到 “按流程类型型”、“按到达时间间”、“按要求完成成时间”三个子菜单单，可根据需需要点击相关关菜单，查看看待办文件不不同的排序显显示方式。2.1.2.2.3 已办文档菜单项中的“已已办文档”，点击相应应的文档类型型，系统将在在右面的页面面显示该类型型的本人所有有的已办文档档，选择相应应的文档点击击打开，在已已办文档中，用用户可以查看看当

5、前文档的的状态和处理理意见。2.1.2.2.4 待阅文档菜单项中的“待待阅文档”，可按流程程类型查看不不同类型的待待阅文件。2.1.2.2.5 已阅文档菜单项中的“已已阅文档”，可按流程程类型查看不不同类型的已已阅文件。选选择相应的文文档点击打开开，在已阅文文档中，用户户可以查看已已阅文档的相相关人员的传传阅意见。2.1.2.2.6 个人事务2.1.2.2.6.1 个人邮箱点击可进入该用用户的个人邮邮箱，进行收收发邮件等操操作。2.1.2.2.6.2 出差授权此项操作可将登登录用户的部部分权限分配配给其他人员员，主要用于于用户出差时时，可由其他他人代为处理理出差期间的的工作。点击击“新建授权”

6、进去，选择择“授权对象”、“授权时间”，即可在指指定的时间内内将本该给授授权人员的公公文转给授权权对象来处理理。2.1.2.2.6.3 修改个人资料可以修改姓名、职职务、电话等等等个人相关关信息。2.1.2.2.7 公务邮箱此项菜单仅公务务可以看到。收收到的各项公公文，可进行行收文登记、转转发公文等操操作。2.1.3 常用按钮说明标签/按键操作说明从查看状态进入入处理环节进进行处理保存自己的修改改记录，结束束自己的待办办，送下一节节点处理保存自己的修改改记录，但保保留自己的待待办查看当前传阅件件的在阅和已已阅意见查看当前文档处处理环节和处处理意见填写的处理意见见查看对应流程的的流程图查看该节点

7、的操操作说明结束当前页面，返返回上一页面面，但不保存存弹出对应字段的的选择框清除对应字段选选择的值保存填写的处理理意见按钮。不同环节的操作作人对正文内内容修改后有有痕迹显示在成文封发环节节，显示文档档的排序编号号。在正文编辑时，把把本机原有的的WORD文文档粘贴到正正文在成文封发环节节，把正文套套入设定的文文件模板中，以以规范格式本地上载公章到到系统在成文封发环节节，生成Addobe AAcrobaat 5.00软件格式。生成Adobee Acroobat 55.0软件格格式。显示所选择的发发文单位红灯表示该文档档已超时黄灯表示该文档档必须于当天天处理处理完完成，否则就就超时。能看到文件传阅阅

8、的发起人、在在阅和已阅的的情况。转他人传阅后，通通过查看意见见可以查看哪哪些人未阅，哪哪些人已阅及及他们的意见见分别是什么么对当前文档进行行已阅把选中的一个或或多个传阅文文进行已阅把当前传阅件送送本部门他人人传阅 添加附件时，首首先点击“浏览”，可以查看看并选择本机机的文件，然然后必须点击击“上载”，才可以把把本地选中的的文件附加到到文档中。每每个附件的大大小不得超过过10M.删除附件：首先先选中附件列列表中的一个个附件，然后后点击“删除”，把选中的的附件删除。2.1.4 功能模块2.1.4.1 发文管理2.1.4.1.1 新建打开系统主界面面左面导航条条中的新建文文档菜单条，点点击新建发文文

9、按钮，系统统将另外打开开一个窗口显显示所建文档档。选择此次次发文是一级级局文还是二二级部文，点点击流程确定定按钮，确定定流程。2.1.4.1.2 编辑2.1.4.1.2.1 公文处理单如下图所示可编编辑的内容包包括按钮操作作以及文字的的输入；编号号框在成文封封发环节才能能进行编辑。必必须操作的几几处：发文红红头、发文字字号、发文标标题、发文单单位、主题词词。2.1.4.1.2.1 正文office控控件的使用功功能类似一般般的wordd操作。正文文的按钮使用用说明如下图图所示。单击此按钮可复制硬盘上已排版好的文件。单击此按钮可显示每个环节的处理人对正文的修改所留下的痕迹。2.1.4.1.3 成

10、文封发发文管理的成文文封发环节按按钮操作说明明：A 编号按钮，单击击会弹出方框框提供手动的的录入编号数数，也可选择择默认的编号号。B 使用模板按钮，系系统有默认模模板,直接单单击就可使用用。C 盖章按钮，复制制本地的印章章到正文。D 生成PDF按钮钮，直接单击击就可使用，应应用后会生成成公文预览按钮钮。可以多次次使用此按钮钮，方便用户户修改正文的的内容。E 公文预览按钮，单单击查看模板板样式，并且且内容不会被被修改。F 成文封发按钮，系系统提示“封发当前文文档，是否继继续？”按确定。G 封发记录按钮，封封发记录后出出现此按钮，记记录发送单位位是否发送成成功。H 提交按钮，文档档提交结束。2.1

11、.4.2 收文管理2.1.4.2.1 登记2.1.4.2.1.1 手工登记1. 登录系统，主界界面左面导航航条中点击新新建文档收文文登记按钮。点击流程确定定按钮，确定定局级、部室室、县局收文文流程。2. 公文处理单：如如下图所示可可编辑的内容容包括按钮操操作以及文字字的输入。必必须操作的几几处：文件标标题、收文流流水号。2.1.4.2.1.1 公务邮箱转登记记1. 以公务身份登录录系统，在主主界面菜单栏栏中选择公务务邮箱。2. 单击文件查看。查查看完毕，关关闭文件，回回到公务邮箱箱。3. 在收到的公文前前的方框打勾勾在按钮条单单击登记录入入，确定后系系统会提示“已正确发送送到待办事宜宜中”。登

12、记公文文后，刷新页页面。2.1.4.2.2 拟办1. 在公文处理单中中，点击主办办单位的按钮钮选择主要办办理的单位；点击协办单单位的按钮选选择多个协助助部门办理的的。选择单位位如下图所示示。2. 确定主办、协办办单位后，点点击提交按钮。则则将此文档分分发给所选择择的主办、协协办部门办理理。2.1.4.3 电子函件2.1.4.3.1 新建打开系统主界面面左面导航条条中的新建文文档菜单条，点点击电子函件件按钮，系统统将另外打开开一个窗口显显示所建文档档。点击流程程确定按钮，确确定局级或部部室函件流程程。2.1.4.3.2 编辑2.1.4.3.2.1 公文处理单如下图所示可编编辑的内容包包括按钮操作

13、作以及文字的的输入；编号号框在成文封封发环节才能能进行编辑。必必须操作的几几处：函件标标识、函件字字号、函件单单位。2.1.4.3.2.1 正文office控控件的使用功功能类似一般般的wordd操作。正文文的按钮使用用与发文管理理相同。2.1.4.3.3 成文封发电子函件的成文文封发环节按按钮操作说明明：A. 编号按钮，单击击会弹出方框框提供手动的的录入编号数数，也可选择择默认的编号号。使用模板板按钮，系统统有默认模板板,直接单击击就可使用。B. 生成PDF按钮钮，直接单击击就可使用，应应用后会生成成公文预览按钮钮。可以多次次使用此按钮钮，方便用户户修改正文的的内容。C. 公文预览按钮，单单

14、击查看模板板样式，并且且内容不会被被修改。D. 成文封发按钮，系系统提示“封发当前文文档，是否继继续？”按确定。E. 封发记录按钮，封封发记录后出出现此按钮，记记录发送单位位是否发送成成功。F. 提交按钮，文档档提交结束。2.1.4.4 会议管理2.1.4.4.1 新建打开系统主界面面左面导航条条中的新建文文档菜单条，点点击会议通知知按钮，系统统将另外打开开一个窗口显显示所建文档档。点击流程程确定按钮，确确定会议流程程。2.1.4.4.2 编辑如下图所示可编编辑的内容包包括按钮操作作以及文字的的输入；编号号框在成文封封发环节才能能进行编辑。必必须操作的几几处：会议名名称、会议内内容、发文单单位

15、、会议人人员。2.1.4.4.3 通知与会人会议管理的通知知与会人环节节按钮操作说说明：1. 通知与会人按钮钮，打开文档档，点击页面面最上方的通通知与会人按按钮，确认后后即将表单中中所选的发文文单位和参加加会议人员则则会在待阅文文档中收到此此文档。2. 封发记录按钮，封封发记录后出出现此按钮，记记录发文单位位和参加会议议人是否发送送成功。3. 提交按钮，文档档提交结束。2.1.4.5 会议纪要2.1.4.5.1 新建打开系统主界面面左面导航条条中的新建文文档菜单条，点点击会议纪要要按钮，系统统将另外打开开一个窗口显显示所建文档档。2.1.4.5.2 编辑2.1.4.5.2.1 公文处理单如下图

16、所示可编编辑的内容包包括按钮操作作以及文字的的输入；编号号框在成文封封发环节才能能进行编辑。必必须操作的几几处：纪要标标识、纪要字字号、文件标标题、会议地地点、参加人人员、主题词词。2.1.4.5.2.1 正文office控控件的使用功功能类似一般般的wordd操作。正文文的按钮使用用与发文管理理相同。2.1.4.5.3 成文封发会议纪要的成文文封发环节按按钮操作说明明：A. 编号按钮，单击击会弹出方框框提供手动的的录入编号数数，也可选择择默认的编号号。B. 使用模板按钮，系系统有默认模模板,直接单单击就可使用用。C. 盖章，复制本地地的印章到正正文。D. 生成PDF按钮钮，直接单击击就可使用

17、，应应用后会生成成公文预览按钮钮。可以多次次使用此按钮钮，方便用户户修改正文的的内容。E. 公文预览按钮，单单击查看模板板样式，并且且内容不会被被修改。F. 成文封发按钮，系系统提示“封发当前文文档，是否继继续？”按确定。G. 封发记录按钮，封封发记录后出出现此按钮，记记录发送单位位是否发送成成功。H. 提交按钮，文档档提交结束。2.1.4.6 请示汇报2.1.4.6.1 新建打开系统主界面面左面导航条条中的新建文文档菜单条，点点击请示汇报报按钮，系统统将另外打开开一个窗口显显示所建文档档。2.1.4.6.2 编辑如下图所示可编编辑的内容包包括按钮操作作以及文字的的输入。必须须操作的几处处：请

18、示标题题、请示内容容。2.1.4.6.3 承办查看文档，根据据实际情况修修改文档且给给予意见。办办理完后，到到文档的最下下方，输入相相关的处理意意见，然后单单击按页面上上方的提交，下一环环节只有一个个人有权限处处理，则此文文档直接提交交；如果有多多人处理，则则选择相应处处理人后，按按确定，完成文文档的操作。2.2. 性能2.2.1 精度 略。2.2.2 时间特性 略。 2.2.3 灵活性 略。2.3. 安全保密 略。3. 运行环境操作系统要求WWIN20000或以上，浏浏览器要求iie6.0或或以上。3.1. 硬设备普通PC机即可可3.2. 支持软件操作系统：推荐荐使用Winn2000 Pro

19、 Win20000Svrr WiinXP Winn2003Office版版本：要求oofficee2000或或以后的版本本officce XP/officce20033Acrobatt Disttillerr 5.0（OOA收发员）Adobe AAcrobaat 5.00（普通用户户）杀毒软件：使用用趋势杀毒软软件防火墙：没有限限制，安全级级别不要设太太高IE拦截工具：全部卸载Office控控件：登陆主主页面后，点点击“控件下载”，选择“officce控件”，下载安装装即可。浏览器版本：要要求IE6.0+SP114. 使用过程4.1. 安装与初始化4.1.1 相关控件通过系统提供的的链接地址下

20、下载并安装oofficee控件。4.1.2 相关设置浏览器安全设置置：1. 打开ie6.00，选择工具具-iinternnet选项2. 选择安全-受信任站点点，把OA系系统服务器地地址加入到可可信站点列表表中，然后点点确定。3. 在安全级别区域域，点自定义义级别，在安安全设置窗口口，设置AcctiveXX控件和插件件各个选项为为启用状态，然然后确定。Host文件设设置：1. 在系统安装目录录下通过搜索索hostss找到该文件件，然后用记记事本打开，2. 在该文件末端，添添加一下内容容并保存，以以深圳为例来来进行相应设设置10.16.2247.111510.16.2247.1111szbpmms.gdttel.coom4.2. 输入略4.3. 输出对每项输出出作出说明. 略4.4. 文卷查询无 4.5. 出错处理和恢复复 无4.6. 终端操作 略