ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序2067.docx

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1、*/房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改24文件管理程序1 目的及范围围：建立公司司文件制作作、审核、批批准、发放放、回收及及更新、保保存等程序序，确保公公司文件得得到及时准准确的处理理和安全有有效的运转转。该程序序适用于以以上环节所所涉及的相相关部门及及个人。2 职责：2.1 总经理室负负责公司文文件管理的的总协调及及总监督，并并受理各部部门有关文文件延误的的投诉；2.2 各部室资料料员负责文文件管理的的具体工作作，即收发发、登记、传传递、用印印、立卷、归归档和销毁毁等。3 工作流程：3.1 文件分类类：3.1.11 通用文文件：指公公司在生产产经营活动动中普遍使使

2、用的文件件，分为内内部文件、外外来文件和和外送文件件。 A. 内部文文件：即公公司制作的的只在公司司内部使用用的文件。如如请示单、报报告、工作作联系函、通通知、会议议文件、周周记、制度度文件等B. 外来来文件：即公司收收到的由外外单位制发发的文件。如如法律法规规、政府来来文、供方方来文、顾顾客来文、公公共事业单单位来文等等C. 外送送文件：即即公司制作作的对外发发出的文件件。如对政政府、供方方、顾客、公公共事业单单位发出的的文件等 3.1.2 专用文文件：指只只在公司一一定工作部部门或业务务范围内使使用的专门门文件。分分为技术文文件、财务务文件、人人事资料、合合同文件和和签价单和和决算资料料等

3、。A 技术文件：即以图纸纸为核心的的工程建设设专用文件件。如报批批文件、标标准图集、内内业资料、图图纸等。B 财务文件：即在公司司会计工作作中形成和和使用的会会计核算专专业材料。如如会计凭证证、帐簿、报报表及相关关的财务报报告等。C 人事资料：即公司员员工在应聘聘、转正、考考评等人事事活动中形形成的反映映个人基本本情况、工工作表现的的个人资料料。D 合同文件：即在公司司生产经营营活动中与与外单位签签定的具有有法律效力力的文件。如如各类工程程合同、设设计合同、售售楼合同等等。E 签价单：即即审计核算算部在签价价认价时专专用的文件件。 F 决算资料料：即审计计核算部在在办理工程程结算审核核过程中产

4、产生的文件件。 3.1.3 记录：即公司各各项质量活活动留下的的记录，是是一种特殊殊类型的文文件。如合合格供应商商名录、培培训记录、各各类签到表表、登记表表等3.2 总要求求：3.2.11 文件件处理必须须做到及时时、准确、安安全。3.2.22 内外外行文要求求做到格式式统一、要要素完整、文文号分明。对对外行文采采用国家公公文格式，内内部行文按按公司惯例例采用英文文格式。（格格式及具体体规定详见见第三层次次文件*集团文文件处理办办法之第第二章“文件格式式”）3.2.33 各部部室资料员员为公司文文件流转的的进出口，文文件不允许许由拟写人人直接送领领导者个人人，因特殊殊情况必须须越过传递递的，应

5、于于事后按程程序补办登登记。3.2.44 各部室室资料员要要做好文书书立卷工作作。每年年年初，根据据以往本部部门文件的的运转情况况，预计当当年可能形形成的文件件，拟制或或修订立卷卷类目。3.2.55 各部室室资料员要要建立本部部门的文件件清单。即即根据3.2.4订订立的立卷卷类目，将将空白的文文件清单置置于该类目目的最前面面；随时将将已发放完完毕的文件件按已编好好的类目归归入卷内，并并按文件收收进顺序填填写文件清清单。 3.2.66 文件件的管理一一般要经过过如下几个个环节：A 编制：文件件由相关部部门或个人人拟写，所所在部室资资料员进行行编号登记记；若以公公司名义对对外行文则则由总经理理秘书

6、编号号。B 批准：文件件内容和发发放范围由由相应的批批准人审核核签发；需需要多个部部门批准的的，须进行行会签，签签发时须注注明签发时时间；应用用软件的使使用权限需需报送总经经理批准。C 登记：收发发文（除便便条、介绍绍信、回执执等）应登登记在相应应的收文发发文登记本本上或直接接在文件上上签收并及及时整理文文件目录。来来图加盖受受控分发号号。D 用印：公司司印章由总总经理秘书书保管，部部门公章由由各部室资资料员保管管。用印时时，应以相相关部门主主管签发的的文字或经经部门经理理签字的盖盖章联系单单为依据。E 发放：各部部室资料员员根据批准准的发放范范围进行分分发。制度度文件换版版时，由总总经理室或

7、或相关部门门根据发放放清单发出出新版文件件。F 传阅：分为为张贴传阅阅和传递传传阅。张贴贴传阅指知知晓性文件件由发出部部门的资料料员在公司司布告栏上上予以张贴贴，各部门门资料员在在所在部门门布告栏上上张贴；传传递传阅指指需要传阅阅的文件由由资料员加加盖阅文章章，填写需需传阅人员员名单，传传阅人员阅阅毕签字。G 更改：技术术文件需要要更改时，应应由发布该该文件的个个人或部门门提出，并并填写文文件更改申申请单，通通过资料员员报原审批批人批准，并并由原文件件发布部门门按原发放放范围下发发，同时作作好登记。H 版本公布：制度文件件换版时，由由总经理室室主任编制制最新版本本号；总经经理室于每每年6月份汇

8、总总各部室上上交的法律律法规清单单及制度文文件版本情情况并给予予公布。I 回收：文件件持有人因因离职或工工作调动不不再符合持持有资格时时，所在部部门资料员员负责及时时收回。J 归卷：各部部室资料员员要做好平平时归卷和和定期归卷卷工作。平平时归卷即即随时将发发放完毕的的文件按事事前编制的的立卷类目目归入卷内内；定期归归卷即一个个较长时间间段后，对对手头的所所有文件进进行清理，对对无存档价价值的文件件材料可备备文件夹单单独存放。联联合办理的的文件原件件由主办部部门归卷，其其他部门保保存复印件件。涉及付付款的合同同和请示单单原件由财财务计统部部保存。K 借阅：文件件需要借阅阅或复印时时，借阅人人应填

9、写文文件借阅登登记表或或图纸借借阅登记表表。公司司文件不外外借给其他他单位，如如遇特殊情情况，需经经部门经理理批准。L 保护：文件件不管处于于使用或是是保存状态态，都要注注意保持字字迹清晰、份份数完整。归归卷时，复复写件、圆圆珠笔书写写件或传真真件等均应应重新复印印。M 归档：各部部室按规定定的归档时时间将整理理过的有保保存价值的的文件向图图书档案室室移交，无无归档或存存查价值的的文件，经经鉴别和主主管部门领领导确认后后销毁。3.2.7 在文件处理理时限方面面，一般文文件2个工工作日，加加急文件11个工作日日（加急文文件可加盖盖加急章）。若若超过时限限，必须先先通知文件件发出部门门，并说明明原

10、因和预预计文件处处理完结时时间。牵涉涉到较大审审核工作量量的文件在在审计核算算部、财务务计统部等等控制性部部门的处理理时间可根根据实际需需要合理延延长，但必必须将延长长的时限告告知文件发发出部门。部部门之间也也应加强横横向联系，发发文部门应应对已明显显延误的文文件进行追追踪。3.2.8 在文件处理理权限方面面，部门经经理和副经经理之间因因应进行合合理分工。在在正职经理理出差或病病假或因其其他原因未未能及时履履行处理、签签发文件职职责时，由由副经理替替代，必要要时可通过过电话向正正职经理请请示，有若若干个副经经理的部门门应明确指指定常务副副经理。3.2.9 总经理室指指定专人将将正式合同同与会签

11、的的合同草案案进行核定定并签认，以以省略各部部室二次重重复会签的的环节。（具具体做法参参见合同同管理制度度）。3.2.10 总经理室负负责对文件件的传递、执执行情况进进行督查，受受理各部室室有关文件件延误的投投诉，并定定期向总经经理汇报；3.2.11 各部室可根根据实际需需要制定各各类表单，但但必须根据据本程序提提供的相应应表单样式式及要素进进行调整；若需要增增设程序以以外的表单单，在部门门内部使用用的需经部部门经理审审批同意，涉涉及其他部部门的需经经涉及部门门主管同意意并报总经经室。3.2.12 电子邮件及及传真收发发时应进行行登记和存存盘，如需需要电话确确认的应在在备注栏做做好确认记记录。

12、3.3 分类管管理： 3.3.11 通用用文件： A 内内部文件： aa 请示单：即各部室室请求总经经理指示意意见或批准准事项时使使用的陈述述性文件，以以固定的表表单形式出出现。经办办人有时限限要求的需需在文中注注明，各级级审批人无无法实现的的需及时向向经办人反反馈。各部室资料员分发给经办人各部室资料员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部室资料员总经理签发总经理秘书登记相关部室会签或所在部室经理签发所在部室资料员编号登记经办人拟写 报告：即各各部室向总总经理汇报报工作情况况时使用的的陈述性文文件，在我我司，可视视为请示单单的补充形形式。 a) 知晓晓性报告：相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理

13、秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发 b） 执行性性报告：部门经理安排执行相关部门或个人拟写总经理秘书盖章（必要情况下）部门资料员签收、存档总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发通知：即总总经理室或或人力资源源部要求全全公司或相相关部室了了解或办理理事项时使使用的文件件，一般公公司层面的的、指示性性质的通知知由总经理理室发出，周周知性通知知由人力资资源部发出出。总经理秘书登记编号总经理委托相关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档 a）总总经理室发发文：人力资源部经理拟写或委托相关个人拟写b）人力资资源部发文文：人力资源部资料员登记编号人力资源部经理签

14、发人力资源部资料员公布并存档 d工作联联系函：即公司部部门之间进进行的一般般日常工作作联系时使使用的告知知性函件。有有反馈需求求的，须在在文末写明明此种需求求和反馈时时限。如有有抄送部门门，对方反反馈时应同同时将反馈馈情况函告告抄送部门门。部门资料员发给对方部门资料员，并存档一份部门经理签发部门资料员登记相关个人拟写对方部门资料员交部门经理审阅相关人员根据经理意见反馈或执行e会议性性文件：即记载公公司经理例例会、专题题例会、工工程监理例例会等会议议的主要精精神、主要要情况及议议定事项的的一种文件件。文件流流程详见会会议制度。f 周记：即各各部室每周周的工作总总结及计划划、存在问问题的文字字记录

15、。部门资料员自存一份，送交总经理室四份部门资料员登记部门经理签发部门经理拟写或委托相关人员拟写总经理室编制当前版本号并根据批准的范围发放给各部门。总经理或管理者代表审核签发总经理室组织相关人员评审，并拟定发放范围总经理室组织人员编写或修改g 制度文件：即公司对对某项工作作或某一方方面活动所所制定的要要求，具有有约束力。制制度文件作作为一种规规范，其编编制、批准准、发放、评评审、更改改、换版等等均须严格格受控。如如质量手册册由总经理理批准，管管理制度和和程序文件件由管理者者代表批准准。各部门门内部使用用的制度文文件（第三三层次文件件）由各部部室主管批批准。在制度运行阶段，总经理室负责收集和汇总反

16、馈信息结合内外审、管理评审及制度平时运行情况，由总经理室组织人员进行评审并确定是否进行修改B.外来文文件：相关个人收到外来文件或通过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文件a 法律法规：资料员交所在部门经理审阅，并根据经理确定的发放范围向相关部门传递交所在部室资料员登记各部室于每年6月份向总经理室上交法律法规清单。b 外部来文：如政府来来文、供方方来文、顾顾客来文等等资料员根据经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办资料员进行登记并交部门经理审阅个人收到外部来文后交本部室资料员以部门名义对外发文的交本部门资料员登记编号和盖章、存档，以公司名义对外发文的，填写盖章联系函后交总经理秘书登记

17、编号和盖章，并存档一份相关部门经理审阅认可相关个人拟写C外送文文件：如对政府府、供方、顾顾客等发出出的文件3.3.22 专用文件件： A技技术文件： a. 图纸：具体管理理详见设设计过程管管理程序 b. 施工专用用文件：具体管理理详见施施工管理程程序 B财财务文件：具体管理理详见财财务管理制制度 C人人事资料：具体管理理详见人人力资源管管理体系之之人事档档案控制程程序 D. 合同文件件：具体管理理详见合合同管理制制度 E签签价单：具体管理理详见工工程造价管管理程序 F决决算资料：具体管理理详见工工程造价管管理程序3.3.33 记录：记录归档档前的管理理严格按本本程序执行行，归档后后则按档档案管

18、理程程序管理理。4. 相关关文件： 4.11 *集团文文件处理办办法（见见第三层次次文件*集团档档案工作手手册之文文件处理办办法） 4.22 设计计过程管理理程序 4.33 施工工管理程序序 4.44 财务务管理制度度 4.55 合同同管理制度度 4.66 工程程造价管理理程序5. 相关关表单： 5.1 发文登记表表 5.2 收文登记表表 5.3 文件清清单/移交交清单5.4 请示单登记记表5.5 文件借阅登登记表5.6 工作请示单单5.7 工作联系函函5.8 工作周记5.9 盖章联系单单5.10 图纸收发登登记表(见见设计过过程管理程程序)5.11 图纸作废通通知单(见见设计过过程管理程程序

19、)5.12 图纸借阅登登记表 (见设计计过程管理理程序)5.13 文件更改申申请表*/房地地产有限公公司发文登记表表类目名称： 页号号：页号文件编号责任者日期文件名称签收*/房地地产有限公公司收文登记表表类目名称： 页号号：页号文件编号责任者收到日期来件部门文件名称备注*/房地地产有限公公司文件清清单/移交交清单部门名称：类目名称： 页号：页号文件编号责任者文件名称日期备注移交人： 移交时间间： 接接收人： 接收时间间：*/房地地产有限公公司请示单登记记表 页页号：页号来件编号日期请示内容签收部门经办人签收收备注 */房地产有限公司文件借阅登记表 页号号：借阅日期借阅部门借阅人名称称文件名称份

20、数用途归还日期签收人备注*/房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改工 作 请 示 单单请 示部 门请示部门经理签字呈 送部 门请示内容 附 件部室会 签签 意意 见见 批复意见 *房地产产有限公司司工 作 联 系 函函致： 由： 日期： 事关： */房地地产有限公公司工 作 周周 记 部门： 年 月 日至 月 日日本 周周工 作作主 要要情 况况存在问题 及改进意见下 周主 要工 作计 划 注：星期一一上午报总总经理室一一式四份，各各部（室）自自己留存一一份 。 签名： */房地地产有限公公司盖章联联系单 日 期期文件编号盖章内容发出部门发往单位份 数数经 办办部门经理备 注注*/房地地产有限公公司盖章联联系单 日 期期文件编号盖章内容发出部门发往单位份 数数经 办办部门经理备 注注