OA协同办公平台操作手册6331.docx

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1、文档编号：协同同办公平台-002 使用手册 协同办公公平台中软培训实训基基地目录1. 系统介绍及要求求本系统为系统办办公平台系统统，为协调辅辅助公司办公公之用。用户户为公司内部部人员，员工工和管理员据据需要进行登登录后才能使使用系统。系系统会根据员员工登录信息息自动进行判判别普通员工工和管理员从从而动态的生生成功能菜单单使用户行使使自己的权限限。图 1 登登录界面，输输入员工号11001，密密码1234456，验证证码不区分大大小写为l224x，点击击登录2. 普通用户功功能2.1. 首页用户登录后会默默认进入首页页，首页向用用户提示待办办事项列表及及未读留言列列表。图 2 用用户登录后首首页

2、显示的提提示用户留言言和待办事项项等信息2.2. 个人信息2.2.1. 修改个人信息选择 个个人信息个人信息用户进入个人信信息界面后会会看到自己目目前的个人信息息。用户选择择修改个人信信息，输入相相应的信息，即即可修改个人人信息。输入完成后点击击提交则修改改个人信息。如如图3用户当当前个人信息息。图 3 用户当前个个人信息图 4 用户修改个个人信息图 5 用用户提交修改改后显示的个个人信息2.2.2. 修改密码选择 个人信息个人信息息修改密密码用户选择修改密密码。修改密密码需要进行行验证，即要要现在的密码码，然后输入入两次修改密密码；如果两两次输入的修改改密码不一样样，则系统会会提示用户输输入

3、密码不一一致不能进行行修改；只有有两次输入的的修改密码相相同才能进行行修改；修改改成功后系统统会提示修改改密码成功，用用户以后登录录则需用修改改后的密码。图 6 用户修改密密码2.2.3. 他人信息选择 个个人信息他人信息用户可查看他人人信息。选择姓名或员工工号，可选择择部门，性别别等进行查询询；也可只选选择部门性别别等进行查询询。查询之后系统会会将符合条件件的员工信息息显示出来，用用户即可进行行查看。图 7 用户输入入相应信息进进行搜索，选选择员工号11001图 8 搜搜索显示出来来员工号为11001的员员工信息2.3. 工作安排2.3.1. 代办设置选择 工作作安排代代办设置用户选择进行代

4、代办设置功能能，选择部门门，系统将该该部门员工列列表出来；用用户选择相应应用户，可给给该用户授权权代办，授权权的员工即可可对用户进行行日程安排；用户可解除除已经授权的的员工的代办办功能，该员员工则不能再再对用户进行行日程安排。图 9 用用户选择员工工进行授权代代办2.3.2. 日程安排选择 工作作安排日程安安排系统会将用户的的日程以列表表的形式显示示出来。用户只能对自己己进行的日程程安排进行修修改或者删除除，他人为用用户安排的日日程用户不能能进行修改或或者删除。图 10 系统显示用用户的日程安安排信息2.3.2.1. 删除日程安排用户对自己安排排的日程选择择删除，即可可将该日程安安排删除。图

5、11 用户选择择删除“测试日程”系统提示确确认删除2.3.2.2. 修改日程安排用户对自己安排排的日程进行行修改，即可可对该条日程程安排进行修修改。修改内容包括：日程安排名名称，工作期限，工工作时间，完完成情况，安安排人，安排排内容等。输输入相应信息息后选择提交交即可修改该该日程安排；选择重置，则则各信息恢复复到未修改时时的情况；选选择返回则返返回上一界面面。2.3.3. 添加新的日程安安排用户选择添加新新的日程安排排。安排的内容包括括：日程安排排名称，工作作期限，工作作时间，完成成情况，被安安排人，安排排内容等。输输入相应信息息后选择提交交即可修改该该日程安排；选择重置，则则所有信息重重置为

6、空；选选择返回则返返回上一界面面。被安排人人可为自己，也也可为授权给给自己的其他他用户。2.3.4. 查询日程安排查询日常安排可可以选择日历历查询和综合合查询。日历历查询是按照照选择日期来来显示日程安排，如如选择20008年12月月10日则系系统会将该天天的日程安排排显示出来；综合查询可可根据相关信信息进行查询询，如输入发发起人，时间间等进行查询询。图 12 选择日期查查看日程安排排图 13 输输入相关信息息进行综合查查询日程安排排2.3.5. 待办事项选择 待待办事项待办事项。系统为用户列出出待办事项清清单，包括主主题，内容，时时间，发起人人，是否已读读，是否删除除，是否完成成等。用户可可以

7、选择阅读读待办事项，已已经阅读过的的待办事项会会标示为已读读；用户可以以选择删除待办事事项，但是只只能删除自己己发起的待办办事项；用户户完成待办事事项后选择完完成，则待办办事项状态将将变成完成。图 14 用户待办事事项列表及功功能操作2.3.6. 工作清单选择 待待办事项工作清单。系统将用户的工工作清单列出出，用户即可可查看其用户户清单。每一一条工作清单单包括主题，内内容，时间，发发起人等。图 15 用户工作清清单列表2.4. 名片夹2.4.1. 添加新名片选择 名名片夹添添加新名片输入要添加的名名片信息，如如姓名王小丫丫，性别女等等信息，然后点击“提交”。图 16 用户添加新新名片，须填填入

8、相关信息息2.4.2. 个人名片夹选择 名片夹个人名片夹夹用户查看自己的的名片夹，输输入相关信息息然后搜索，如如输入姓名万万里鹏，然后后点击搜索图 17 用用户输入相关关信息，搜索索名片2.4.3. 名片夹分类选择 名片夹名片夹分类类。系统将用户所有有名片夹分类类及其名片数数量，是否共共享等信息显显示出来。“我的名片夹夹”为系统默认认分配的一个个名片夹分类类，用户不可可对其进行删删除及重命名名操作。添加名片夹分类类。用户在添添加名片夹分分类后面的文文本框里输入入要添加的分分类名，然后后点击“添加”即可完成。图 18 用户新建名名片夹，输入入新名片夹名名称“北京”图 19 成功建立立新名片夹北北

9、京删除名片夹分类类。用户在想想要删除的名名片夹分类后后面选择相应应的“删除”，点击即可可完成删除名名片夹分类。若若名片夹分类类中有名片则则会提示分类类中有名片则则不能删除。图 20 删除名片片夹分类北京京后，只有中国名名片夹分类2.4.4. 共享名片夹选择 名名片夹共共享名片夹用户可以查看其其他用户共享享的名片。输入相关信息然然后点击“搜索”即可将相对对应的名片搜搜索出来，如如输入员工号号1001，然然后点击搜索索。图 21 用用户搜索共享享名片夹，输输入员工号11001图 22 搜索后的现现实信息，用用户点击产看看共享名片即即可查看该员员工的共享名名片夹图 23 查看员工号号1001的的共享

10、名片夹夹现实的内容容2.5. 公司通讯录选择 公公司通讯录。系统将公司通讯讯录以列表的的形式分页显显示出来。用用户可根据需需要输入搜索索条件进行查查询。用户选择“导出出Excell”则可以讲公公司通讯录导导出到一个EExcel 表当中，图 24 公司通讯录录以分页的形形式显示出来来图 25 选择性别为为女部门为国国际部的员工工进行搜索图 26 搜索后的信信息显示，找找不到符合条条件的员工联联系方式2.6. 在线信息2.6.1. 新建留言选择 在线信息新建留言言。用户新建留言，从从通讯录导入入收件人，用用户可以选择择进行群发。发发件人默认用用户，无需填填写；填写主主题，留言内内容。如点击击“企划

11、部”，系统将企企划部的员工工列出来，选选中该员工则则该员工的员员工号自动添添加到收件人人栏里选择“发送”则则将此留言发发送到收件人人的收件箱里里，此留言也也将保存到发发件人的发件件箱里；同时时，页面将跳跳转到发件箱箱页面。选择“保存草稿稿”则将此留言言保存到草稿稿相当中，页页面将跳转到到草稿箱页面面。选择“返回”则则返回上一界界面。图 27 用户新建留留言，输入相关关的内容即可可2.6.2. 收件箱选择 在在线信息收件箱系统将用户收到到的留言以列列表的形式分分页显示出来来，包括标题题，内容，发发件人，日期期，状态等信信息。用户可根据发件件人姓名，发发送日期，主主题等条件对对留言进行搜搜索。用户

12、为读过的留留言，留言状状态将显示为为“未读”，用户 读读过的留言将将显示为“已读”。用户选择择“回复”则将回复此此留言的发件件人，用户选选择“删除”则将删除此此留言。图 28 用户查找收收件箱的信息息，输入相关关信息点击“搜索”即可2.6.3. 草稿箱选择 在线信信息草稿稿箱系统将用户草稿稿箱中的留言言以列表的形形式分页显示示出来，包括括标题，内容容，发件人，日日期等信息。用户选择“编辑辑”则对该留言言进行编辑，功功能如新建留留言；用户选选择“删除”则将删除此此草稿箱中的的该条留言；“选择发送”则将该留言言发送到收件件人的收件箱箱当中，此留留言也将存到到用户的发件件箱中。图 29 用户草稿箱箱

13、，选择删除除可以删除该该条留言，选选中该条留言言可以继续编编写2.6.4. 发件箱选择 在线信息发件箱系统将用户发件件箱中的留言言以列表的形形式分页显示示出来，包括括标题，内容容，收件人，日期期，时间等信息。用户户可按照收件件人姓名等条条件进行搜索索。用户对一条留言言选择“删除”则将该留言言删除。图 30 用用户发送的留留言显示在发发件箱中2.7. 个人文件夹个人文件夹功能能包括用户自自己的个人文文件及和共享享文件夹，其其中个人文件件夹是用户自自己的不允许许别人看到的的，共享文件件夹别人可以以看到。此功功能还包含新新建文件夹和和上传文件功功能。2.7.1. 个人文件夹选择 个人人文件夹个人文件

14、夹夹进入页面后系统统会显示用户户空间使用信信息等，用户户点击相应文文件夹则可查查看该文件夹夹目录下的文文件。图 31 用用户个人文件件夹提示信息息2.7.2. 共享文件夹选择 个个人文件夹共享文件件及用户输入相对应应的要查询的的信息，然后后点击搜索即即可看到相关关搜索后的信信息，如选择择输入员工号号1001点点击搜索即可可查看该用户户共享文件夹夹中的文件。图 32 用用户输入搜索索信息，查看看员工的共享享文件夹2.7.3. 新建文件夹选择 个人文件件夹个人人文件夹新建文件夹夹选择新建文件夹夹，系统会让让用户输入新新建文件夹名名，如输入“美丽的天使使”点击“确认”则该文件夹夹会建立。图 33 用

15、用户输入文件件夹名称2.7.4. 上传文件选择 个人文件夹夹上传文文件用户输入把上传传的文件保存存的文件夹，点点击浏览选择择要长传的文文件，点击上上传则将文件件上传到相应应文件夹中；若不存在要要保存的文件件夹则系统会会提示该文件件夹不存在是是否建立该文文件夹。如输输入要保存的的文件夹为“个人文件夹夹”然后浏览选选中文件点击击“打开”，然后点击击“上传”即可完成上上传文件。图 34 用户选择要要保存的文件件夹，然后浏浏览选中要上上传的文件，点点击上传完成成文件的上传传。页面会跳跳转到该上传传文件的操作作页面2.7.5. 查看及下载文件件用户可以从其文文件夹中选择择将文件下载载。点击文件件夹，会显

16、示示出来该文件件夹下的文件件。图 35 用户点击文文件夹可看到到该文件夹下下的文件目录录图 36 用户点击文文件，即可选选择打开或者者保存文件 用户下载载文件，在点点击文件夹后后，会显示出出来该文件夹夹下的文件，如如图33所示示。用户点击击下载即可下下载该文件，点点击删除可删删除该文件。 图 37 用用户点击删除除，系统提示示要确定删除除信息图 38 删除文件件后，文件夹夹没有文件了了2.8. 会议管理2.8.1. 会议室查询选择 会议议管理预预约会议室进入页面后系统统会将空闲的的会议室以列列表的形式显显示出来，用用户点击“预约”则会进入会会议室申请页页面，将会议议地点默认为为该会议室。用户输

17、入要查询询会议室的条条件点击查询询即可搜索符符合条件的会会议室，如输输入会议室名名称A1011，容纳人数数200，开开始时间7月月20日8点点，结束时间间7月20日日12点，点点击“查询”。图 39 用户输入入搜索信息，如如会议室名称称，容纳人数数等选择搜索索2.8.2. 会议室申请选择 会会议管理会议室申请请用户输入会议名名称，选择会会议地点，会会议开始时间间，结束时间间，会议参与与人数等信息息，然后点击击申请。如输输入会议名称称为年度表彰彰大会，选择择会议地点为为A105，开开始时间7月月20日8点点，结束时间间7月20日日12点，会会议参与人数数500，然然后点击“申请”，用户需要要等待

18、管理员员的审批即可可完成会议室室申请。图 40 用户输入入会议室申请请信息，申请请会议室2.8.3. 发起会议选择 会议管理理发起会会议会议发起人将以以留言的方式式通过留言的的群发发送到到所有与会人人员的收件箱箱中，与会人人员受到通知知即可知道会会议的相关信信息。若没有有会议申请则则无法发起会会议。图 41 用户点击详详细信息，然然后可向与会会人员发留言言发起会议图 42 没有会议申申请记录，无无法发起会议议2.8.4. 会议记录选择 会议管理理会议记记录用户会看到自己己参加过的会会议的记录，点点击进入即可可查看该会议议的会议记录录；若尚未上上传会议记录录，则会议发发起人可以上上传会议记录录。

19、图 43 用户查看会会议记录，点点击进入图 44 用户查看会会议记录信息息，若没有会会议记录则会会议发起人可可以选择上传传会议记录3. 管理员功能管理员具有普通通员工的功能能，使用情况况参见普通员员工功能。管管理员分为三三种：系统管管理员，员工工管理员和会会议室管理员员。其中，系系统管理员负负责部门管理理，权限管理理，和角色管管理；员工管管理员负责员员工的添加等等功能；会议议室管理员负负责会议室。3.1. 部门管理部门管理包括部部门的增加，删删除，修改等等。此功能由由系统管理员员负责。3.1.1. 部门列表选择 部部门管理部门列表系统将所有部门门以列表的形形式显示出来来。图 45 系统将公司司

20、部门列出来来修改部门。用户户要修改一个个部门，点击击该部门后的的修改；如修修改企划部，点点击企划部一一行的修改。图 46 修改企划部部信息，输入入相关信息，点点击修改完成成删除部门。用户户要删除一个个部门，点击击该部门对应应的删除操作作，如要删除除企划部，点点击删除。若若该部门有人人，则系统能能够在列表的的下方显示该该部门有人，则则不能够删除除该部门。图 47 部门存在员员工，不能删删除3.1.2. 添加部门选择 部门门管理添添加部门添加部门。用户户输入相应的的信息，如输输入名称为中中华部，电话话等，然后点点击提交。图 48 输入添加的的部门的信息息，点击提交交完成添加部部门图 49 新添加的

21、部部门出现在部部门列表中3.2. 权限管理此功能有系统管管理负责，管管理对员工的的权限等的分分配设置。3.2.1. 权限列表选择 部部门管理权限列表系统将所有的权权限以列表的的形式显示出出来。图 50 系统显示系系统权限列表表删除权限。选择择相应的权限限，点击删除除；若有角色色使用该权限限，则系统会会在列表下显显示有角色使使用该权限，则则不能删除该该权限，如点点击是年初会会议室管理权权限。图 51 删删除会议室管管理权限，有有角色使用该该权限，不能能删除3.2.2. 添加权限选择 系系统管理添加权限首先选择权限的的类型，然后后输入添加新新的权限名点点击提交；如如选择员工管管理，输入什什么都行，

22、点点击提交。图 52 添加新的权权限：什么都都行图 53 什么都行权权限出现在系系统权限列表表中3.3. 角色管理角色是系统权限限的集合，一一个角色可以以有多个权限限，这多个权权限附加在员员工上构成了了角色。此项项功能有系统统管理员负责责。3.3.1. 角色分配选择 系系统管理角色分配系统将员工所担担任的角色以以列表的形式式显示出来。图 54 所有员工工的角色列表表，如小赵为为普通职员，老万为系统管理员等 给给员工设置角角色，赋予员员工相应的权权利。人设置置赵颖为系统统管理员，点点击设置，进进入设置角色色页面。图 55 给员工赵赵颖设置为系系统管理员，点点击提交 图 56 员工赵颖的的角色设置

23、为为系统管理员员3.3.2. 添加系统角色选择 系统统管理添添加角色给系统添加角色色，如添加角角色名中华总总裁，赋予这这个角色员工工信息管理，会会议室管理，系系统角色管理理权限，点击击提交。图 57 添加中华华总裁角色，为为其赋予权限限图 58 中华总裁裁角色出现在在系统角色菜菜单选项中3.4. 会议管理此项功能是会议议室管理员进进行的功能。3.4.1. 会议室申请审批批选择 系统统管理会会议室申请审审批系统会将所有会会议室申请预预约以列表的的形式显示出出来。图 59 会议室申申请列表 同意会议议室申请。点点击该会议操操作选项的同同意，如同意意发起人小赵赵会议名称为为天下会的会会议室申请，则则

24、此申请通过过，列表减少少一项。图 60 同意小赵赵发起的天下下会会议后，列列表减少一项项 拒绝会会议室申请。点点击该会议操操作选项的拒拒绝，如拒绝绝赵颖发起的的中国公司公公司会议的会会议室申请，则则此申请被拒拒绝，列表减减少一项。图 61 拒绝赵颖发发起的公司公公司会议室申申请，列表减减少一项3.4.2. 会议室使用报表表选择 系系统管理会议室使用用报表会议室管理员需需要一定的时时期后统计会会议室使用情情况，因此需需要将会议室室使用历史导导出，以便进进行统计。输输入年份，月月份等信息，点点击查看会议议室使用情况况，或者导出出 Exceel中，若没没有数据则会会提示没有数数据无法导出出。图 62

25、 查询会议议室使用情况况，输入年份份2007，月月份1图 63 没有数据，无无法导出到EExcel3.4.3. 会议室管理选择 系统管理会议室管管理系统会将所有的的会议室以列列表的形式显显示出来。图 64 系统将所所有会议室显显示出来 修改会议议室。选中要要修改的会议议室后操作选选项中的修改改，如修改AA105，点点击该行的修修改，图 65 进入修改改A105界界面，输入相相关修改的信信息，如修改改容纳人数为为200，备备注一切都好好图 66 输输入修改后的的信息，点击击修改图 67 修改后的AA105信息息出现在会议议室列表中 删除会议议室。点击要要删除的会议议室后的操作作选项删除，如如删除A1001，点击删删除。若有该该会议室的申申请或者使用用则提示申请请不为空，不不能删除。图 68 申请不为为空，无法删删除。