销售与应收款子系统ctfo.docx

《销售与应收款子系统ctfo.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《销售与应收款子系统ctfo.docx（97页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、7 销售与应收款子系统【学习目标】通过本章学习，要求学生掌握销售管理系统与应收款管理系统的基本操作流程，熟悉两个子系统之间的密切联系和数据传递关系，熟练掌握销售管理和应收款管理系统的初始化设置方法、能够对企业的销售订单进行管理、熟悉各种形式下的销售业务处理流程，明确应收款的形成、结算、转账和坏账处理方法，能够对销售和应收款账表进行查询、分析和管理。【重点难点】1、销售管理系统的初始化设置、日常业务处理、销售账表查询和月末结账。2、应收款管理系统的初始化设置、日常业务处理、应收业务查询统计和月末处理。3、系统中各参数的含义与作用。一般而言，企业级财务软件包括三大子系统：财务系统、购销存系统和决策

2、支持系统，软件的应用是以购销存系统为基础，以总账系统为核心的。从本章开始，主要讲述应用购销存系统基础下的软件操作。7.1 销售与应收款子系统概述7.1.1 概述购销存系统，顾名思义主要是用来核算企业的采购、销售、存货等经济业务的。从会计核算的角度出发，企业的购、销、存业务均涉及两个方面的核算内容，一是：当存货从外单位取得或存货向外单位发出时的价值的核算；二是存货取得后在本单位内部运动时的流向核算。以企业原材料的取得、耗用为例：市场部赊购一批原材料，此时，会计处理为：借记“在途物资”，贷记“应付账款”。这一账务处理的过程就是存货（原材料）从外单位取得时的价值核算过程；另外，企业获得这一存货（原材

3、料）后，从入库到领用、到消耗，又有一个存货在本企业内部的活动过程，此时，会计处理为：借记原材料，贷记在途物，或者：借记生产成本，贷记原材料等，这就是存货在本单位内部运动的核算。存货向外单位取得或发出的核算在财务系统（应收、应付款系统）完成，存货在本单位内部的运动核算在购销存系统完成。我们可以用图7-1-1来表示这一核算范围的划分。可见，企业级财务软件对企业销售和应收款的核算与管理，主要是通过销售管理子系统和应收款管理子系统完成的。事实上，企业可以根据实际需要选择不同的软件应用方案。比如说，对于购销业务比较少的企业，用户可以只采用一个总账系统来完成企业的账务处理工作；而对于客户往来核算比较多的企

4、业，用户可以再应用一个应收款管理子系统，用来加强对应收款项的管理；要是企业的销售管理要求也比较高，那么这个企业还可以增加销售管理系统，从而满足企业对销售业务管理的需要。不同的软件应用模式，实际上是对软件业务流程的重组，这就是企业级财务软件与一般财务软件或小型软件应用的最大不同点。一般的财务软件或其他小型应用软件，只要软件开发商或经销商对用户稍做培训，用户便可以操作软件，而企业级财务软件则迥然不同，软件应用能否成功受诸多环节和因素的影响，对应用软件进行规范化“实施”是其中最重要的环节。这正是人们通常所说的“三分软件，七分实施”的道理。应款管理系统总账系统存货系统库存管理系统销售管理系统应收款管理

5、系统采购管理系统报表子系统销售发货单采购入库单审核制单销售发票采购发票制单制单记账制单内容举例制单 借：在途物资贷：应付账款制单 借：原材料贷：在途物资 借：库存商品贷：生产成本 借：主营业务成本贷：库存商品制单 借：应收账款 贷：主营业务收入图7-1-1 购销存系统会计核算范围本章以单独介绍应收款管理子系统和销售管理子系统的操作方法为主，并兼顾两个系统一起使用情况下的销售与应收款业务处理。7.1.2 处理流程1、销售管理子系统的业务处理流程销售业务的处理与库存、应收账款、总账的关系密切，因此，销售管理系统往往与库存管理系统、存货核算系统、应收账款管理系统、总账系统合并使用，一起完成销售管理活

6、动。当然销售管理系统也可以独立使用。建立新账套系统初始设置注册启用销售管理系统期初余额录入（或结转上年度数据）月末结账日常业务处理销售账表分析、查询和管理数据备份本月各种单据已录入完毕并已进行审核记账等处理基础信息设置当销售管理子系统独立使用时，其业务处理流程如图7-1-2。图7-1-2 销售管理子系统业务处理流程图流程说明：1）系统初始设置包括选项设置、自定义项设置、分类体系定义、编码档案设置、其他设置、单据设计和销售计划的编制。2）期初余额录入工作包括期初委托代销发货单录入（如果没有委托代销业务则不处理委托代销发货单）。3）日常业务处理指各种销售单据的处理及定调价、包装物租借等辅助业务的处

7、理。4）若与【库存管理】、【存货核算】、【应收账款】、【总账】等系统联用，销售月末结账必须先于这些系统月末结账。5）年终不作特殊处理，到下一年新年度建账后作结转上年的工作。2、应收款管理子系统的业务处理流程 应收款管理子系统主要与销售管理子系统合用，当然也可以单独使用。建立账套系统初始设置注册启用应收款管理系统期初余额录入月末结账日常业务处理应收款查询统计数据备份系统选项设置基础信息设置当应收款管理子系统单独使用时，其业务处理流程如图7-1-3。图7-1-3 应收款管理子系统的业务处理流程图流程说明：1）本系统安装完成后，如果您还没有建立起相应的账套，应在系统管理模块中建立一个新的账套。在系统

8、管理模块中建立起账套后，在本系统中进入相应的账套。2）初次进入一个账套时，要进行账套参数的设置。3）在进入正常处理之前，还应进行一些初始设置，并且录入期初余额。4）日常处理包括单据的录入、单据的结算、票据的管理、凭证的处理、以及坏账处理、转账处理等。另外，如果销售管理系统与应收款管理系统联合使用，则需注意以下两点：第一，系统中设置的基础信息是共享的，如存货档案，客户档案等。如果应收款管理系统中设置了某些基础信息，则在销售管理系统启用时，系统自动复制这些基础信息。第二、销售管理系统业务当前月的【月末结账】功能必须在应收款管理系统该月的【月末结账】之前完成。7.1.3 功能模块及其基本功能1、销售

9、管理系统主要功能模块及功能销售管理系统主要模块及功能如下：1）销售订单管理销售订单管理包括销售订单的受订、销售订单的确认和关闭，同时提供如下销售订单报表：订货执行汇总表、订货明细表和订货汇总表。2）销售业务管理销售业务管理主要处理各种销售发货、销售开票、委托代销业务等内容。销售发货包括“先发货后开票”、“先开票后发货”和“委托代销”等业务模式。销售管理系统可以实时动态地提供各种销售业务数据，便于企业准确及时地了解销售相关的信息。3）销售账表销售管理系统可以提供各类销售明细账、销售明细表及各种统计表。4）销售分析销售管理系统提供各种销售分析及综合查询统计分析功能。2、应收款管理系统主要功能模块及

10、功能 根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了在“应收系统核算”和“总账系统核算”客户往来款项两种应用方案。本章主要介绍在应收款管理系统核算客户往来款项。应收款管理系统主要模块及功能如下：1）单据管理应收单据包括：销售发票、代垫费用单、其他应收单等。本系统可根据输入的单据或由销售管理系统传递过来的单据，记录应收款项的形成，并对应收票据进行查询和结算。2）转账处理转账处理主要完成企业在客户往来中发生的转账业务：如预收款冲应收款、应收款冲应付款、红字单据冲蓝字单据、应收款冲应收款等。3）票据管理应收款管理系统的“票据管理”功能可对企业的应收票据进行贴现、背书、计息和结算处理。4）坏账处理

11、坏账处理功能主要按照用户设置的坏账计提方法计提坏账准备、处理坏账发生及收回业务。本系统提供的坏账计提方法有：应收余额百分比法、销售余额百分比法、账龄分析法和直接冲销法。5）制单通过本功能，可以对各种应收单据和销售发票、各种转账业务、票据处理业务和坏账处理业务生成凭证。6）查询统计应收款管理系统的查询统计功能主要有：单据查询、业务账表查询、业务分析和科目账表查询。7.2 销售管理系统日常业务处理7.2.1 销售管理子系统初始设置销售管理子系统初始设置是在“启动与注册”销售管理系统后，在进行销售业务处理前，根据核算要求和实际业务情况进行的有关初始化工作。销售管理子系统期初需设置的内容主要包括三个方

12、面。第一，是账套参数设置。可在第一次使用销售管理系统时的“建账向导”窗口中设置，或进入销售管理系统后，在【设置】菜单下的【选项】中进行设置；第二，是基础信息设置。包括分类体系设置、编码档案设置、其他设置（如开户银行、采购类型、付款条件、发运方式、结算方式、外币、费用项目及成套件等）和单据设计；第三，是期初数据录入；下面我们将详细介绍销售管理系统初始设置的方法。1、账套参数设置在【开始】菜单中找到【销售管理】项，并单击【销售管理】项，启动销售管理系统（或者在桌面上，通过“用友财务软件”图标，找到并双击“销售管理”快捷图标完成启动）若是第一次使用销售管理系统，系统注册后，便会出现如图7-2-1所示

13、的“建账向导”窗口。在处理日常销售业务之前，首先应在“建账向导”中设置本账套所需要的参数，以便系统根据设定的选项进行相应业务的处理。图7-2-1 销售管理子系统建账向导窗口“建账向导”窗口分左右两栏，左边显示“步骤”，说明“建账向导”共分三步进行，当前窗口是第一步：公用参数设置。1）公用参数设置及说明 存货有无辅助计量单位：当企业的存货按两种计量单位计量时（如鱼既可按“公斤”计量，又可按“条”计量；砖既可按“吨”计量，又可按“块”计量），应选中此参数。但是，存货成本只按计量单位核算，辅助计量单位只参与统计，不参与核算。 有无远程应用：如果企业的销售组织模式为分销模式，即用户为一个独立核算的集团

14、企业，总部设在本地，在异地设有分销处，分销处包括没有独立核算资格的分销部门及其下辖的仓库，则应选择此选项。 是否固定换算率：此选项在存货有辅助计量单位时才有效。若是，在录入或修改单据时，对于有辅助计量单位的存货，如果说数量改变，系统自动重新计算件数，换算率不变，否则，如果数量改变，系统自动重新计算换算率，件数不变。 是否允许零出库：零出库指出库数量大于存货的结存数量时，仍然出库，即超现存量出库。允许零出库时：所有单据录入时，将允许负出库。不允许零出库时：所有单据录入时，将不允许负出库。 有无成套件管理：有些存货既是单独的商品可单独销售，又是其他商品的组成件，可随同其他商品一起销售。如用友公司的

15、“ZW+UFO普及版”就是一个成套件，它是由账务（ZW）和报表（UFO）组成的。ZW和UFO分别是独立的商品可单独销售。又是“ZW+UFO普及版”的组成件。成套件的出入库业务均按成套件进行处理，但查询时可按成套件中每个单件进行统计，又可按成套件进行统计。操作步骤：按要求选择相应参数。单击【下一步】按钮，进入“建账向导”第二步：业务范围设置，屏幕显示如图7-2-2。图7-2-2 销售管理子系统建账向导窗口之业务范围2）主要参数说明有无委托代销业务：若有，系统主菜单的【业务】下有【委托代销】菜单项，相关账表如销售收入明细账中包含销售调拨单的数据；否则系统不能处理内部销售调拨业务。有无零售日报业务：

16、若有，系统主菜单的【业务】菜单项下有【零售】菜单项，相关账表如销售收入明细账中包含零售日报的数据；否则系统不能处理零售日报业务。有无销售调拨业务：若有，系统主菜单的【业务】下有【销售调拨】菜单项，相关账表如销售收入明细账中包含销售调拨单的数据；否则系统不能处理内部销售调拨业务。是否先发货后开票：若是，系统主菜单的【业务】下的【发货】下有【发货单】和【退货单】菜单项，发票（含普通发票和专用发票）只能参照发货单开具；若否，即开票直接发货，系统主菜单的【业务】下的【发货】下只有【发货单列表】菜单项，对发货单及退货单只能查看。是否有信用额度控制：若是，在增加、修改和审核销售订单、发货单、销售发票、委托

17、代销发货单、委托代销结算单时，若当前客户的应收账款余额超过了该客户的档案中设定的信用额度值，或者当前客户的信用期间超过了该客户的档案中设定的信用期间值，需要输入口令方可确认相应操作；否则，在作以上操作时系统不做客户信用额度的检查。是否有最低售价控制：若是，在增加、修改和审核销售订单、发货单、销售发票、委托代销发货单、委托代销结算单时，若货物的实际销售价格超过了存货档案中设定的最低售价（实际销售价格是含税单价还是无税单价由“报价是否含税”参数决定。），需要输入口令方可确认相应操作；否则，在作以上操作时系统不做存货最低售价的检查。是否控制超现存量发货：若是，在增加、修改发货单、销售发票、委托代销发

18、货单、委托代销结算单时，若货物的发货数量（包括开票直接发货模式下的销售发票开票数量）超过了该货物的库存现存量（与仓库、自由项有关），需要输入口令方可确认相应操作；否则，在作以上操作时系统不做存货现存量的检查。操作步骤：按要求选择相应参数。单击【完成】按钮，完成“建账向导”设置，系统进入销售管理系统窗口。提醒： “建账向导”中的“业务范围”参数设置，可在本系统中的【设置】菜单中的【选项】中进行修改，但是，某个参数一旦被使用，便不能修改。2、确定分类体系分类体系主要包括：地区分类、客户分类、存货分类。总的来说，销售管理系统分类体系的设置方法与系统控制台、总账、甚至是应收款管理系统的分类体系的设置方

19、法基本相同。但需注意的是，企业的分类体系是财务软件的共享参数，用户在任一子系统中对“分类体系”进行设置，将会影响其他子系统的使用。3、设置编码档案编码档案包括部门档案、职员档案、客户档案、仓库档案、存货档案、收发类别及常用摘要。销售管理系统编码档案的设置方法与系统控制台、总账、应收款管理等系统的编码档案的设置方法相同。在此主要介绍收发类别设置的作用与方法。收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库类型，如采购入库、退货入库、销售出库、调拨出库等。用户可根据各单位的实际需要自由灵活地进行设置。操作步骤：在【设置】菜单中指向【编码档案】，单击【收发类别】，

20、屏幕显示如图7-2-3。图7-2-3 收发类别设置窗口输入类别编码、类别名称、选择收发标志。单击【保存】按钮。重复操作，继续输入其他收发类别。提醒： 在设置收发类别的“收发标志”时，凡是“入库”类型均选中“收”，凡是“出库”类别均选中“发”。4、其他设置其他设置包括开户银行、销售类型、付款条件、发运方式、结算方式、币种、费用项目及成套件等的设置。1）开户银行本系统支持多个开户行及账号的情况。此功能用于维护及查询使用单位的开户银行信息。操作步骤：在销售管理子系统的【设置】菜单中，选中【其他设置】，单击【本企业开户银行】，屏幕显示如图7-2-4。图7-2-4 开户银行设置窗口通过各栏空白处，输入编

21、号、开户银行、银行账号，“暂封标志”，选择“否”。按回车键保存设置。提醒： “暂封标识”是用来标识账号的使用状态的。如果这个账号临时不用，可以将“暂封标志”置为“是”，否则置为“否”。2）销售类型用户在处理销售业务时，可以根据自身的实际情况自定义销售类型（如：普通销售、销售调拨、其他销售等），以便于按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。操作步骤：在销售管理子系统的【设置】菜单中，选中【其他设置】，单击【销售类型】，屏幕显示如图7-2-5。图7-2-5 销售类别设置窗口依次输入类型编码、销售类型名称、出库类别，双击选择是否默认值。按“回车键”保存当前设置。提醒：“是否默认值”是用来标识“销售类

22、型”在单据录入或修改被调用时是否作为调用单据的销售类型的默认取值。3）付款条件付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还贷款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待。付款条件主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、客户目录、供应商目录中引用。系统最多同时支持4个时间段的折扣。操作步骤：在【设置】菜单中指向【其他设置】，然后单击【付款条件】，屏幕显示如图7-2-6。图7-2-6 付款条件设置窗口依次输入付款条件编码、信用天数、优惠天数1、优惠率1、优惠天数2、优惠率2单击【增加】按钮保存设置。5、期初数据录入本功能用于录入日常委托代销发货业务开始之前发生且未完全结算的委托代销发货单（期初

23、尚未结算的销售发票、代垫费用单等，在应收款系统录入）。期初委托代销发货单与正常委托代销发货单的的基本操作方法和步骤类似。二者有以下几点区别：第一，正常委托代销发货单的发货日期必须在当前的业务期间范围之内。期初委托代销发货单的发货日期可以是系统第一个业务期间之前的任何日期。例如，系统第一个业务期间是1999年1月，期初委托代销发货单的日期可以录入为1998年8月12日。第二，正常委托代销发货单录入真实完整的原始数据，期初委托代销发货单只录入未完全结算部分的数据。例如，某期初委托代销发货单A货物原始发货数量为10，在日常业务开始之前已结算数量3，那么在录入这张期初单据时，A货物的发货数量录入7。操

24、作步骤：在【设置】菜单下指向【期初录入】，单击【期初委托代销发货单】，屏幕显示如图7-2-7。图7-2-7 期初数据录入窗口单击【增加】按钮。输入发货日期、销售类型、客户名称、销售部门、税率等信息（注意双击空白文本框可使用参照录入功能）。双击选择仓库名称、货物名称，输入货物销售数量及单价。单击【保存】按钮。提醒： 期初委托代销发货单只能在第一个业务期间月末结账之前进行增、删、改、审操作。7.2.2 销售管理子系统日常业务处理销售管理子系统日常业务处理功能包括：销售订单管理、普通销售业务处理、退货业务处理、其他销售业务处理、销售辅助业务处理和委托代销业务处理等。1、销售订单管理销售订单是反映由购

25、销双方确认的客户购货需求的单据。对于追求对销售业务进行规范化、计划化管理的工商企业而言，销售业务的进行，须经历一个由客户询价、销售业务部门报价，双方签定购销合同（或达成口头购销协议）的过程。订单作为合同或协议的载体而存在，成为销售发货的日期、货物明细、价格、数量等事项的依据。企业根据销售订单组织货源，并对订单的执行进行管理、控制和追踪。在先发货后开票业务模式下，发货单可以根据销售订单开据；在开票直接发货业务模式下，销售发票可以根据销售订单开据。1）录入销售订单操作步骤：在【业务】菜单中指向【订货】，单击【销售订单】，屏幕显示如图7-2-8。图7-2-8 销售订单录入窗口单击【增加】按钮。在订单

26、表头输入订单日期、销售类型、客户名称、销售部门、在订单表体输入货物名称、数量、单价。单击【保存】按钮。2）修改销售订单修改销售订单有两种情况，一种是在录入订单过程中，通过【上张】、【下张】按钮找到需修改的订单，然后单击【修改】按钮直接修改；另一种，是通过“销售订单列表”查找需修改的单据进行修改。下面以第二种方法为例说明销售订单的修改方法。操作步骤：在【业务】菜单中指向【订货】，单击【销售订单列表】，屏幕显示如图7-2-9。图7-2-9 销售订单条件生成器窗口在“条件生成器”窗口中选择错误订单的查找条件：销售类型=批发。单击【条件加入】按钮。单击【确认】按钮，屏幕显示如图7-2-10。图7-2-

27、10 销售订单列表窗口双击需修改的销售订单，屏幕显示“销售订单录入窗口”，如图7-2-8。单击【修改】按钮，即可进行修改。提醒： 销售订单只能由制单人本人修改，如果订单已开票或已发货，则订单中列明的货物不能修改、删除，只能增加单据行。 删除订单，只需在图7-2-8中单击【删除】按钮即可。3）审核销售订单对于订单、发货单、委托代销发货单等单据，在单据保存之后，再经过审核，相关数据才记入有关的统计表，同时生成与该单据有关联的其他单据。如果发现单据的审核有误，还可以弃审，即放弃审核。销售订单的审核有两种方法：一种是保存完销售订单后，马上在“销售订单录入窗口”单击【审核】按钮进行审核；另一种是从“销售

28、订单列表”查找需要审核的销售订单，然后在“销售订单录入窗口”中审核。操作步骤：找到需要审核的销售订单，单击【审核】按钮，系统提示 “是否只处理当前张？”。单击“是”只审核当前订单，单击“否”成批审核订单。单击【是】按钮，屏幕显示如图7-2-11。图7-2-11 单据审核窗口选择需审核的订单，单击【审核】按钮，即可完成操作。4）销售订单弃审如果发现已审核的销售订单有误，可先执行“弃审”功能，再行修改。弃审时，在已审核的销售订单窗口单击【弃审】按钮，系统提示 “是否只处理当前张？”。单击“是”只弃审当前订单，单击“否”成批弃审订单。5）查询订单执行【业务】菜单中【订货】下的【销售订单列表】，即可查

29、看相关的销售订单。6）商业折扣处理在销售业务中，销售商业折扣和现金折扣是经常发生的。对现金折扣，只需在订单中选择相应的付款条件即可。而对于商业折扣的处理，销售管理系统提供了两种处理方法：总额分摊商业折扣（或称整单折扣）和单笔商业折扣。当然，对同一个单据来说，单笔折扣和整单折扣只能选择一种。总额分摊商业折扣总额分摊商业折扣功能使得用户能在按报价录入完一张销售单据后，按单据整张打折，即单据实际总金额小于按报价所计算出来的单据总金额。本功能的实质是修改单据中各货物的价税合计金额（如果无税则修改无税金额）。操作步骤：录入一张销售订单，暂不保存。在单据体单击鼠标右键，在活动菜单中单击【总额分摊商业折扣】

30、，屏幕显示如图7-2-12。图7-2-12 总额分摊商业折扣设置窗口输入商业折扣。单击【确认】按钮。单击【保存】按钮，保存设置。提醒： 对于只含一种货物的单据，没必要使用本功能，可以使用【单笔商业折扣】功能。 已进行了总额分摊商业折扣的单据，不能修改单据体的内容，可先在单据体单击鼠标右键，选择【取消总额分摊商业折扣】功能，再行修改。 对于不能修改的单据，该功能不能使用。单笔商业折扣单笔商业折扣功能使得用户能在按报价录入完一张销售单据后，区分单据体不同的货物，按不同的扣率打折。与总额分摊商业折扣相比之下，这种打折方式运用起来更为灵活。即针对单据体某一行记录，货物的单据实际金额小于按报价所计算出来

31、的货物金额。本功能的实质是修改单据中某货物的价税合计金额（如果无税则修改无税金额）。操作步骤：输入一张销售订单，暂不保存。在单据体中相应的货物所在行，单击鼠标右键，选择【单笔商业折扣】，屏幕显示如图7-2-13图7-2-13 单笔折扣设置窗口输入扣率。单击【确认】。在销售订单窗口单击【保存】按钮，完成设置。取消商业折扣取消商业折扣的方法很简单，只需在修改销售订单的状态下，在单据体单击鼠标右键，选择【取消总额分摊商业折扣】或【取消单笔商业折扣】功能，然后单击【保存】按钮即可。7）销售订货查询统计销售订货查询统计主要提供订单明细表查询、订货汇总表查询、订货执行汇总表查询三种功能。订单明细表查询可以

32、按单据/客户/部门/业务员/货物分析销售订货的明细受订情况。订货汇总表查询可以按单据/客户/部门/业务员/货物输出销售订货的汇总情况。订货执行汇总表可以按单据/客户/部门/业务员/货物/预发货日期汇总销售订货的发货执行情况。下面主要以订单明细表查询为例，说明销售订货查询统计功能的使用。操作步骤：在【业务】菜单中指向【订货】，再指向【销售订货查询统计】，单击【销售订货明细表】，屏幕显示如图7-2-14。图7-2-14 销售订货明细表查询窗口输入需要查询的订货明细表，如选择客户：浙工院。单击【确认】按钮，屏幕显示浙工院的订货明细表，如图7-2-15。图7-2-15 销售订货明细表窗口2、普通销售业

33、务处理企业的销售形式有多种，如：先发货后开票、先开票后发货，委托代销等等。下面以先发货后开票的业务模式为例，说明企业销售业务的处理方法（如果企业按开票直接发货模式销售，则在销售管理系统初始设置时，应将“是否先发货后开票”参数设置为否）。1）录入销售发货单发货单是普通销售发货业务的执行载体。发货单由销售部门根据销售订单生成，经审核后由库存管理系统自动生成销售出库单，销售出库单经库存管理系统审核后，在存货核算系统进行制单操作。由于篇幅限制，本章只介绍发货单的录入方法，有关出库单的审核及制单操作在下章讲述。操作步骤：在【业务】菜单中指向【发货】，单击【发货单】，屏幕显示发货单窗口，如图7-2-16。

34、图7-2-16 发货单录入窗口单击【增加】按钮，屏幕显示如图7-2-17。图7-2-17 销售订单选择窗口选择客户和销售订单（窗口上半部分显示相应客户的未生成发货单的订单，下半部分显示该订单的详细信息），单击【确认】按钮，系统自动根据订单内容填制发货单。补充填写发货单的其他信息，如“仓库”，单击【保存】按钮。2）修改销售发货单如果发现销售发货单有误，可对其进行修改；如果销售发货单已经审核，则需先“弃审”，然后进行修改。修改销售发货单的方法也有两种：一种是在录入发货单过程中，通过单击【上张】、【下张】按钮找到需修改的发货单，然后，单击【修改】按钮直接修改；另一种，是通过“发货单列表”查找需修改的

35、单据进行修改。提醒： 在发货单窗口单击【删除】按钮，即可删除该发货单。3）审核销售发货单发货单经审核后，发货单数据才能记入发货统计表累计开票情况、存货的现存量、当前发货单的预计毛利、当前发货单对应的销售出库单及对应的销售发票。操作步骤：找到需审核的销售发货单，单击【审核】按钮，系统显示“是否只处理当前张？”提示框。单击【是】按钮，屏幕显示审核单据窗口，如图7-2-18。图7-2-18 审核单据窗口选择需审核的发货单，单击【审核】按钮，完成操作。4）弃审销售发货单若发现已审核的销售发货单有误，可执行“弃审”功能。“弃审”发货单的方法与“审核”发货单的方法类似，只需在发货单窗口单击【弃审】按钮即可

36、5）录入销售发票销售发票是销售开票业务的主要载体，指您给客户开具的增值税专用发票、普通发票及其所附清单等原始销售票据。在“先发货，后开票”的业务模式下，销售发票必须参照销售发货单录入。操作步骤：在【业务】菜单中指向【开票】，单击【专用发票】，屏幕显示如图7-2-19。图7-2-19 销售专用发票录入窗口单击【增加】按钮，屏幕显示如图7-2-20。图7-2-20 选择发货单窗口选择客户及需开票的发货单（窗口上半部分显示该客户的所有未开票发货单，下半部分显示所选发货单的详细内容）。单击【确认】按钮，系统自动根据发货单内容填制销售发票。在“销售专用发票”窗口中，单击【保存】按钮完成操作。6）修改销售

37、发票若发现销售发票输入有误，可进行修改，若销售发票已经审核，则需先“弃审”再行修改。因为销售发票是依据销售发货单生成的，所以销售数量不能修改。操作步骤：在【业务】菜单中指向【开票】，单击【专用发票】，屏幕显示“销售专用发票”窗口。点击【上张】、【下张】按钮找到需修改的发票。单击【修改】按钮，进行相应修改。单击【保存】按钮。提醒： 销售发票的修改也可通过“发票列表”窗口找到需修改的发票进行修改。销售发票、销售订单、销售发货单的修改方法类似。7）审核销售发票销售发票只有经过审核才能记入销售总账，才能在应收款管理系统进行收款结算。操作步骤：在【业务】菜单中指向【开票】，单击【专用发票】，屏幕显示“销

38、售专用发票”窗口。点击【上张】、【下张】按钮找到需审核的销售发票。单击【审核】按钮，系统提示“是否只处理当前张？”信息。单击【是】按钮，屏幕显示如图7-2-21。图7-2-21审核单据选择窗口选择需审核的销售发票，单击【审核】按钮，完成操作。8）作废销售发票销售发票录入有错时可以删除销售发票。但在用户对销售发票有严格管理的情况下，当销售发票录入有错但已进行打印时，销售发票不能被删除（因为手工的销售发票是不能销毁的），而且不能采用开具红字发票进行回冲的方法，这时可以使用作废销售发票的功能。作废发票的效果相当于销售发票被删除。作废销售发票，只能在销售发票处于未审核状态时进行。已审核记账的销售发票不

39、能作废。操作步骤：在 “销售专用发票”窗口，通过【上张】、【下张】按钮找到需作废的发票。单击【作废】按钮，屏幕显示“此单据作废成功”窗口。单击【确定】按钮，销售发票右上角出现“作废”字样。9）弃废销售发票如果用户因不小心误作废了一张发票，可以使用恢复功能将已作废的销售发票恢复为正常销售发票。操作步骤：找到已“作废”销售发票。单击【弃废】按钮完成操作。10）现收款业务处理现收款指在款货两讫的情况下，在销售结算的同时向客户收取货币资金（收取的金额必须等于发票所列金额）。在销售发票、销售调拨单和零售日报等销售结算单据中可以随单据录入发生的现收款并结算。如果录入的现收款数据有错误，还可以修改和删除。销

40、售结算单据保存后才能录入现收款。 现收款结算操作步骤：录入并保存一张销售专用发票，在“销售专用发票”窗口单击【现结】按钮，屏幕显示如图7-2-22。图7-2-22 现收款窗口输入结算方式、输入收款金额和票据号单击【确认】按钮，屏幕显示“现结成功”信息框。单击【确定】按钮，完成操作。修改现收款结算操作步骤：找到需修改的现收款销售发票。单击【现结】按钮，屏幕显示现收款窗口，如图7-2-22，直接进行修改。删除现收款结算在现收款窗口（图7-2-22）单击【删除】，再单击【确认】即可。提醒： 已审核的现收款销售发票不能进行修改和删除现收款结算操作。11）代垫费用处理在销售业务中，有的企业随货物销售有代

41、垫费用的发生，如代垫运杂费、保险费等。其中一部分以应税劳务的方式通过发票作了处理。不通过发票处理而形成的代垫费用，实际上形成了本企业对客户的应收款。本系统仅对代垫费用的发生情况进行登记，代垫费用的收款核销由应收账款核算系统完成。代垫费用单可以直接录入，也可以在“销售发票”窗口中录入，如图7-2-19，单击【代垫】按钮，即可输入代垫费用单。另外，在【业务】主菜单中选中【代垫费用单】，亦可输入代垫费用单。3、退货业务处理因货物质量、品种、数量不符合要求，可能发生退货业务，针对退货业务发生的不同时机，系统采用了不同的解决方法。如果退货时还没有开具发票，直接修改或删除发货单即可。如果已经根据销售发货单

42、开具发票，则要先录入退货单，经审核后根据退货单开具红字销售发票。4、零售业务处理如果用户有零售业务，用户的零售业务数据可以先按日汇总，然后通过零售日报进行处理。零售日报不是原始的销售单据，是零售业务数据的日汇总。操作步骤：在【业务】菜单中指向【零售】，单击【零售日报】，屏幕显示如图7-2-23。图7-2-23 销售零售日报窗口单击【增加】按钮。输入日报日期：、销售类型、客户名称、销售部门、销售数量及单价等信息。单击【保存】按钮，完成操作。提醒： 在“销售零售日报”窗口可对日报进行审核或弃审操作。 在【业务】菜单中指向【零售】，单击【零售日报查询】可查询所需的销售日报。 客户要求退货或销售折让，

43、但已将零售日报作账务处理，用户可以开具红字零售日报。红字零售日报经审核后生成退货单，作为货物退货入库的依据。 在“销售零售日报”窗口可进行现结操作。5、委托代销业务处理委托代销业务是指工商企业提供商品，委托其他企业代为销售的行为。1）录入委托代销发货单委托代销发货单是委托代销发货业务的执行载体。委托代销发货单由销售部门根据购销双方的委托代销协议产生，经审核后通知仓库备货。客户通过委托代销发货单取得货物的实物所有权。操作步骤：在【业务】菜单中指向【委托代销】，单击【委托代销发货单】，屏幕显示如图7-2-24。图7-2-24 委托代销发货单单击【增加】按钮，输入发货日期、客户名称、销售部门、销售类

44、型、货物的名称、单价、数量等内容。单击【保存】按钮，完成操作。2）审核委托代销发货单只有经过审核的委托代销发货单才能进行委托代销结算。委托代销发货单的审核方法与其他单据的审核方法类似，只需在“委托代销发货单”窗口单击【审核】按钮即可。3）录入委托代销结算单委托代销结算单是记录委托给客户的代销货物结算信息的单据。委托代销结算单必须参照委托代销发货单录入，经审核后生成销售出库单和委托代销发票（普通发票）。操作步骤：在【业务】菜单中指向【委托代销】，单击【委托代销结算单】，屏幕显示如图7-2-25。图7-2-25 委托代销结算单窗口单击【增加】按钮，屏幕显示如图7-2-26。图7-2-26 选择委托

45、代销发货单窗口选择客户和委托代销发货单。单击【确认】按钮，屏幕显示已生成的委托代销结算单。单击【保存】按钮，完成操作。4）审核委托代销结算单只需在“委托代销结算单”窗口中单击【审核】按钮即可。5）审核销售发票委托代销结算单经审核后，系统自动生成销售普通发票，用户只需对其进行审核操作。操作步骤：在【业务】菜单中指向【开票】，单击【普通发票】，屏幕显示销售普通发票窗口。找到委托代销业务的发票，单击【审核】按钮完成操作。提醒： 对销售管理系统的发票制单须在应收款管理系统中进行（方法见下节）。6、销售账表查询用友企业级财务软件系列产品下属子系统的【账表】菜单项下都有【账表管理】这一子菜单项，用来对系统的全部报表进行管理。1）系统提供的销售明细表系统提供的销售明细表主要包括：发货明细、销售明细表、退货明细表、现收款明细表和发票使用明细表。操作步骤：在【账表】菜单中的【明细表】中单击需查询的明细表，屏幕显示退货明细表查询窗口。输入查询条件单击【确认】按钮，即显示相应的明细表。2）系统提供的统计表系统提供多种统计表：如销售统计表、劳务收统计表、发货统计表、委托代销统计表、