某小额贷款公司信贷业务档案管理暂行办法13681.docx

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1、汶上县进丰丰小额贷贷款有限限公司信信贷业务务档案管管理暂行行办法第一章 总 则则第一条 为进一一步规范范公司信贷贷业务档档案管理理，有效效地保护护和利用用信贷业业务档案案，防范范信贷风风险，根根据中中华人民民共和国国档案法法、贷贷款通则则等有有关法律律法规的的规定，结结合小额额贷款公公司实际际，制定定本办法法。第二条 本办法法所称信信贷业务务档案是是指在办办理信贷贷业务过过程中形形成的用用以记录录和反映映信贷业业务全过过程及与与客户关关系的重重要文件件、凭据据和图表表、声像像以及系系统数据据等资料料。主要要由客户户的基本本资料、信信贷业务务中的相相关契约约和小额额贷款公公司信贷贷管理资资料等组

2、组成。第三条 信贷业业务档案案管理遵遵循“明明确职责责、科学学管理、有有效利用用、严禁禁损坏”的的基本原原则。第四条 信贷业业务部门门负责信信贷业务务档案的的收集、整整理、立立卷、归归档、保保管和日日常维护护工作，并并对档案案资料的的真实、完完整、有有效、保保密等负负责。第五条 各级信信贷管理理部门都都要设置置信贷业业务档案案管理岗岗位，指指定专人人负责信信贷业务务档案的的审核、整整理、保保管、移移交等工工作，档档案管理理人员可可兼职。第六条 档案管管理人员员、调阅阅人员及及其他相相关人员员均要严严格执行行保密制制度。第七条 信贷业业务档案案管理工工作接受受上级信信贷部门门、档案案管理部部门的

3、指指导、监监督和检检查。第二章 信贷业业务档案案管理人人员职责责第八条 信贷业业务档案案管理人人员的职职责（一）严格格执行国国家政策策和法律律法规，认认真学习习和钻研研档案管管理业务务，不断断提高业业务素质质；（二）负责责收集、整整理和保保管信贷贷业务档档案资料料；（三）对已已超过保保管期限限的档案案进行鉴鉴定，按按程序对对超过保保存期限限和无保保存价值值的档案案进行销销毁；（四）办理理档案借借阅登记记手续，负负责档案案利用工工作。第三章 信贷业业务档案案的收集集整理和和归档管管理第九条信信贷内勤勤人员负负责收集集信贷业业务档案案资料。每每笔业务务终了，由由信贷人人员（客客户经理理）向信信贷内

4、勤勤办理档档案交接接，同时时登记“信信贷档案案保管交交接登记记簿”。信信贷内勤勤负责审审查信贷贷业务档档案内容容填写是是否符合合有关规规定，资资料是否否齐全完完整；对对于不符符合规定定的，退退信贷人人员（客客户经理理）。第十条 信贷业业务档案案的整理理。（一）档案案资料中中的企业业借款合合同、保保证合同同等要折折叠成AA4纸规规格，其其他需要要保管的的资料均均要提供供A4纸纸样式，用用打号机机打印页页码并固固定后归归入档案案盒。（二）档案案盒中的的信贷档档案资料料均须打打印目录录，目录录列示的的内容必必须与档档案盒中中保管的的信贷档档案资料料内容相相一致。（三）对破破损的资资料应进进行托裱裱、

5、修补补，字迹迹易扩散散的应复复制并与与原件一一并保管管。第十一条 对法法人客户户新发生生信贷业业务档案案资料，实实行统一一管理、集集中保管管，公司司各部门门的信贷贷业务档档案，要要随发生生随移交交；非法法人客户户信贷业业务档案案资料按按照信贷贷业务审审批权限限，实行行“谁审审批，谁谁保管”，由由最终审审批部门门相应的的信贷业业务档案案管理人人员集中中保管。第十二条 公司司应建立立健全信信贷资料料的立卷卷归档制制度，信信贷业务务档案管管理人员员对年度度内办理理完毕的的具有保保存价值值的档案案资料搜搜集齐全全，分类类整理，立立案归档档。第十三条 档案案管理人人员根据据业务特特点和工工作需要要，对信

6、信贷业务务档案资资料进行行立卷分分类。（一）客户户信贷业业务档案案分为五五类：1权证类类：采用用抵押、质质押担保保方式的的信贷业业务，能能够证明明对抵押押物、质质物享有有所有权权和处置置权的要要件。2要件类类：办理理信贷业业务过程程中产生生的能够够证明信信贷业务务的合法法性、合合规性的的基本要要件。3管理类类：客户户的基本本资料。4保全类类：信贷贷资产风风险管理理的相关关资料。5综合类类：公司司内部管管理资料料。权证类、要要件类必必须存放放原件，其其他各类类档案原原则上应应存放原原件，如如有特殊殊情况，无无法取得得原件的的，在不不影响公公司权益益的前提提下，可可以存放放复印件件。主管管信贷员员

7、（客户户经理）要要将复印印件与原原件核实实，在复复印件上上签署“经经核对与与原件一一致”字字样，核核对日期期并签名名确认。（二）客户户信贷业业务档案案的建立立实行一一户一档档、一笔笔（项）一一卷，即即一个客客户除权权证类以以外的所所有档案案存放在在一起，一一笔业务务（一个个项目）的的档案设设为一卷卷（一个个借款合合同项下下分次发发放的视视同一笔笔）。每每个客户户档案内内再分为为立卷区区和归档档区，在在立卷区区存放执执行中业业务的要要件类、管管理类、保保全类档档案，在在归档区区存放已已经执行行终了业业务的要要件类、管管理类、保保全类档档案。权证类档案案存放区区域为权权证区，其其中有价价单据必必须

8、存放放于金库库，执行行中借据据由会计计部门集集中入库库保管，执执行终了了的借据据按照要要求归档档，其他他权证类类档案存存放于档档案库内内的保险险柜中，必必须双人人、双锁锁保管。综合类档案案存放区区域为综综合区。对农户（个个体工商商户）贷贷款，要要根据贷贷款额度度大小，对对一定数数额以下下的农户户（个体体工商户户）的信信贷业务务档案资资料按村村（市场场）或按按照信贷贷人员（客客户经理理）服务务范围建建档。（三）各类类档案的的主要内内容：1权证类类档案包包括：抵抵押物（质质物）评评估报告告和作价价依据，抵抵押物（质质物）所所有权、使使用权证证或证明明文件，已已办理抵抵押（质质押）登登记的他他项权证

9、证或有关关证明文文件，抵抵押物清清单，权权利质押押中的各各种有价价单据，抵抵押物（质质物）保保险单，抵抵押（质质押）公公证书（客客户办理理的要收收集）等等。2要件类类档案包包括：信信用等级级评定报报告及授授信资料料，客户户信贷业业务申请请书，信信贷业务务调查报报告，信信贷业务务调查审审查审批批表，贷贷审会会会议纪要要，上级级管理部部门审批批（咨询询）意见见，贷款款意向书书，贷款款承诺函函，信贷贷业务借借款合同同（协议议书）、借借据、担担保合同同（担保保协议）或或担保函函，到逾逾期贷款款本息催催收通知知及回执执，贷后后跟踪检检查记录录和贷款款检查报报告，企企业经营营活动分分析报告告，保证证金进帐

10、帐证明材材料，贷贷款五级级分类认认定表（季季度），以以及涉及及贷款审审查、审审批、发发放的其其他必要要资料。3管理类类档案包包括：借借款人的的基本资资料和担担保人的的基本资资料。主主要有企企业法人人营业执执照副副本或复复印件，事事业单位位登记表表副本本或复印印件，企企业资质质登记证证复印印件，特特种经营营许可证证复印印件，外外商投资资企业外外汇登记记证复复印件，中中华人民民共和国国组织机机构代码码证书复复印件，贷贷款卡证证明材料料复印件件以及以以上资料料的最新新年检证证明，企企业法人人注册资资本验资资报告复复印件或或有关注注册资本本来源的的证明材材料，法法定代表表人、负负责人或或代理人人的身份

11、份证明复复印件，法法定代表表人、负负责人或或代理人人的签字字样本，法法人授权权证明书书，企业业章程、联联营协议议复印件件，印鉴鉴卡，企企业变更更登记有有关文件件的复印印件，企企业各期期财务报报表，企企业转制制、改组组等重大大行为的的相关资资料，客客户资料料数据采采集表，有有关审计计报告，需需要政府府管理部部门批准准事项的的文件复复印件等等。自然人作为为保证人人的还应应包括保保证人及及配偶的的有效身身份证件件、保证证人的居居住证明明或户口口本的索索引卡、保保证人财财产及收收入状况况证明、保保证人及及配偶同同意提供供担保的的书面文文件。4保全类类档案包包括：贷贷款诉讼讼全过程程相关资资料，全全部相

12、关关贷款档档案，以以物抵贷贷资产清清单、权权属证明明、抵贷贷协议、法法院裁定定书，投投资资产产的投资资协议书书、股权权证明、投投资资产产划拨凭凭证等法法律文书书和其他他必要资资料；企企业兼并并、破产产的有关关资料及及证明文文件等；呆坏账账核销的的相关资资料。5综合类类档案包包括：小小额贷款款公司内内部有关关信贷业业务的各各类报表表，授权权及转授授权文件件，行业业分析资资料，信信贷分析析报告，调调查检查查报告，审审计稽核核报告等等。第十四条 立卷卷归档的的基本要要求：（一）遵循循档案资资料的形形成规律律和特点点，保持持资料之之间的有有机联系系，区别别不同保保管价值值，以便便于保管管和利用用；（二

13、）归档档的档案案资料种种类、份份数及每每份文件件的页数数要齐全全完整；（三）在归归档资料料中，应应将每份份资料的的正件与与附件、复复印件与与原稿、请请示与批批复、转转发文与与原件等等立在一一起，不不得分开开；文电电应合一一立卷，同同时按照照批复在在前、请请示在后后，处理理性决定定、判决决性文件件在前，依依据材料料在后的的顺序要要求办理理资料归归档；（四）不同同年度的的档案资资料，一一般不得得放在一一起立卷卷，但跨跨年度的的请示与与批复，放放在复文文年立卷卷，没有有复文的的，放在在请示年年立卷，跨跨年度的的规划放放在针对对的第一一年立卷卷；（五）卷内内资料应应按排列列顺序，依依次编写写页码和和卷

14、号，统统一在每每页正面面的右上上角填写写页码；（六）卷内内资料要要去掉金金属物，对对破损的的资料应应进行托托裱、修修补，字字迹易扩扩散的应应复制并并与原件件一并立立卷，案案卷应使使用标准准的档案案封皮，采采用三孔孔一线的的方法装装订，不不能装订订的案卷卷，如定定期统一一报表等等，应使使用标准准的报表表封面、封封底，用用细线装装订；（七）按规规定逐件件填写卷卷内文件件目录，卷卷内资料料需要说说明的事事项，应应逐件填填写卷卷内备考考表并并将其放放在卷尾尾，案卷卷封皮应应逐项按按规定填填写清楚楚，案卷卷题名要要简明确确切地反反映卷内内资料内内容，要要用毛笔笔或碳素素墨水书书写，字字迹要工工整、清清晰

15、。第十五条 信贷贷业务档档案应按按照不同同的保管管期限进进行保管管。有信信贷关系系的客户户的信贷贷业务档档案要永永久保管管；结清清全部信信贷业务务的客户户的信贷贷业务档档案，从从该客户户与公司司的最后后一笔信信贷业务务结清后后次年起起，保管管五年。第四章 档案的的保管、调调阅、交交接和销销毁第十六条 信贷贷业务档档案必须须有专用用橱柜和柜柜架保管管，橱柜柜、柜架架要坚固固，并有有防火、防防盗、防防潮、防防鼠、防防虫等功功能。橱橱柜内不不能存放放与信贷贷业务档档案无关关的物品品，要定定期对档档案资料料进行检检查，发发现问题题及时解解决，确确保资料料安全。第十七条 建立立档案的的查阅与与调阅制制度

16、。信信贷业务务档案一一律不准准外借，以以防丢失失和泄密密。（一）内部部调阅信信贷业务务档案，应应由调阅阅人出具具借条，经经信贷负负责人或或分管部部门经理理批准，并并登记“借借阅信贷贷业务档档案登记记簿”。调调阅的信信贷业务务档案不不得横传传、涂改改、圈划划、复制制或拆散散原卷册册，用后后必须及及时归还还。（二）公安安、纪检检、司法法等部门门处理案案件，需需查阅档档案时，必必须持有有县以上上主管部部门的正正式公文文介绍信信，经分分管部门门经理批批准方可可查阅。查查阅时，档档案管理理人员必必须在场场陪同，不不准将档档案交给给查阅人人放任不不管，查查阅人需需索取有有关证据据和资料料时，需需经分管管部

17、门经经理同意意后方可可抄录和和复制，但但严禁将将原件抽抽出借走走。查阅阅档案的的介绍信信要粘贴贴在原件件后保管管，并将将查阅日日期和有有关情况况在案卷卷封底作作详细记记录，同同时登记记“借阅阅信贷业业务档案案登记簿簿”，由由信贷负负责人、分分管部门门经理和和档案管管理人员员共同签签章，以以备查考考。第十八条 信贷贷业务档档案管理理人员及及有关信信贷人员员调离时时，对经经管的有有关档案案资料（包包括年内内临时保保管的文文件资料料），要要逐件填填写交接接清单，在在有关领领导的监监督下，办办理交接接手续，以以明确责责任，确确保信贷贷业务档档案资料料的完整整。第十九条 档案案保管期期满后应应进行销销毁

18、，具具体步骤骤包括整整理、审审批和销销毁。（一）销毁毁前的整整理。信信贷业务务档案保保管期满满需要销销毁时，应应由公司司主管部部门会同同档案管管理人员员共同鉴鉴定。销销毁前必必须严格格进行整整理和审审阅，对对其中未未了结的的债权债债务合同同及有关关资料，应应单独抽抽出，另另行立卷卷保管到到债权债债务结清清为止。（二）档案案销毁的的审批。对对需要销销毁的信信贷业务务档案，信信贷业务务档案管管理人员员应编制制“信贷贷业务档档案销毁毁清单”，一一式三份份报公司司档案管管理部门门审查，审审查同意意后，核核发“信信贷业务务档案销销毁核准准单”，通通知相关关分支机机构。（三）档案案销毁。信信贷业务务档案销

19、销毁工作作由公司司上级部部门统一一办理，各各部门档档案管理理人员根根据“信信贷业务务档案销销毁核准准单”，将将已核准准销毁的的档案资资料报送送上级管管理部门门，公司司指定专专人（两两人以上上）负责责监销，监监销人应应认真进进行检查查核对，并并在销毁毁清单上上签字，将将档案清清单入档档保管。销销毁档案案应在指指定地点点进行，销销毁时应应注意安安全和保保密，严严防散失失。所有有确定销销毁的信信贷业务务档案，不不得作废废纸出售售。第五章 罚 则第二十条 公司司有关工工作人员员在信贷贷业务档档案收集集、整理理、保管管、交接接、调阅阅和销毁毁等过程程中有违违反本办办法行为为的，按按照有关关规定，对对责任人人进行处处理；触触犯刑律律的，移移交司法法机关处处理。第六章 附 则第二十一条条 本本办法由由汶上县县进丰小小额贷款款公司制制定、解解释和修修改。第二十二条条 本本办法自自实施之之日起执执行。