公司公文处理实施细则17321.docx

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1、公文处理实实施细则 总则第一条 为为了使公司司公文处理理工作规范范化、制度度化，结合合公司的实实际情况，特特制定本实实施细则。第二条 各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。第三条 各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条 各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。 公文种种类第六条 公公文种类主主要有：(一)请示请上级级指示和批批准，用请

2、示。(二)报告向上级级机关汇报报工作，反反映情况，用用报告。(三)指示对下级级机关布置置工作，阐阐明工作活活动的指导导原则，用用指示。(四)布告、公公告、通告告对公众公公布应当遵遵守或周知知的事项，用用布告。向国内外外宣布重大大事件，用公告。在一定范范围内公布布应当遵守守或周知的的事件，用用通告。(五)批复答复请请示事项，用用批复。(六)通知传达上上级的指示示，要求下下级办理或或者需要知知道的事项项，批转下下级的公文文或转发上上级、同级级和不相隶隶属单位的的公文，用用通知。(七)通报表扬好好人好事，批批评错误，传传达重要情情况以及需需要所属各各单位知道道的事项，用用通报。 (八)决定、决决议对

3、某些些问题或者者重大行动动作出安排排，用决定。经过会议议讨论通过过，要求贯贯彻执行的的事项，用用决议。(九)函平行的或或不相隶属属的单位之之间互相商商洽工作，向向有关主管管部门请示示批准等询询问和答复复问题，用用函。(十)会议纪要要传达会议议议定事项项和主要精精神，要求求有关单位位共同遵守守执行的，用用会议纪要要。 公文格格式第七条 公公文格式一一般包括：标题、主主送单位、正正文、附件件、单位印印章、发文文时间、抄抄送(抄报)单位、公公文字号、主主题词等。(一)公文文的标题应应当准确、简简要地概括括公文的主主要内容，并并标明发文文单位和公公文种类。 除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和

4、其他标点符号。(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。(三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。(五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。 (七)文字一律从左至右横写横排。第八条 公公文纸一般般用16开，在在左侧装订订。通告等用纸大大小，根据据实际需要要确定行文文关系。第九条 对对上级单位位组织的请请示或报告告，用单位

5、位组织名义义发文。第十条 对对市政府及及政府各部部、委、局局，对市局局及市局处处室的请示示或报告， 与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。第十一条 内部行文文，可按问问题的种类类和性质，用用分公司或或部门名义义行文。分分公司、各各部门不得得联合行文文，部门之之间不要用用发文形式式解决一般般性的问题题。第十二条 各单位一一般不得越越级行文。因因特殊情况况，必须越越级行文的的，应当抄抄报越过的的单位。第十三条 向上级请请示的公文文，应一文文一事，主主送一个单单位，不要要同时抄送送下级单位位，不要直直接送领导导者个人(除领导直直接交办外外)；向下级级单位的重重要行文，可可以抄报直直接上级单单位。

6、第十四条 按照一级级抓一级的的管理原则则，公司行行文原则上上只发到各各分公司和和各部门，不不直接发到到下属子公公司。第十十五条 发文应根根据需要确确定主、抄抄送单位，不不得滥发。 公文处处理程序第十六条 收文处理理。一般包包括登记、分分办、拟办办、批办、催催办等程序序。(一)上级级发来的文文件及注有有密级的简简报、电报报、资料和和平级发来来的文件，均均由文秘人人员统一签签收、开拆拆、登记、呈呈阅、分发发并按不同同类别进行行分类处理理。其中内内容重要的的急件，及及时呈送领领导阅批，如如领导出差差，立即送送办公室领领导处理。(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间

7、不宜直接横向传递，以免积压或传失。(三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。 各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过一五天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。(五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和

8、传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。第十七条 发文处理理。一般包包括拟稿、审审稿、签发发、缮印、校校对、用印印、封发等等程序。(一)草拟拟公文的要要求：1.要符合国国家的方针针、政策、法法律、法令令和上级的的有关规定定。如提出出新的政策策规定，应应尽量与原原来的有关关政策相衔衔接，并加加以说明。2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。5.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统

9、计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：一，第二层为(一)，第三层为1，第四为(1)。7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。审核的重点：1.是否需要行文。2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。5.文字叙述是否符合文

10、法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。(三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。(四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。(六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页

11、无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明此页无正文字样。(七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。第十八条 公文办理理完毕后，要要及时送交交文秘人员员整理立卷卷，个人不不得私自保保存应存档档的文件。 文件的的管理第十九条 各单位要要有专人负负责文书的的处理管理理工作，建建立严格的的管理制度度，加强对对相关人员员的保密纪纪律教育，做做好文件的的管理工作作。严禁将将秘密文件件带往公共共场所或家家中。文件件传递过程程中，必须须办理登记记、签收、注注销等手续续，并按照照收文薄检检查归档，以以防遗漏。第二

12、十条 各单位工工作中形成成的文书，包包括文件、会会议记录、决决议、照片片、图表、录录音带、录录像带等有有保存价值值的资料，都都必须由承承办人收集集齐全，分分类整理，移移交文书或或有关人员员核对整理理后，于次次年第二季季度送交档档案室归档档，各单位位、各经办办人不得越越期自行留留存应该归归档的文件件。第二十一条条 没有存档档价值和存存查必要的的公文，由由档案室鉴鉴别、登记记后销售。本本细则从年年月日起施施行，过去去有关公文文处理的规规定与本细细则不一致致的，以本本细则为准准。公文管理规规定第一条 本本公司公文文，是传达达贯彻上级级指示精神神、请示和和答复问题题，指导或或商洽工作作的重要工工具。第

13、二条 本本公司公文文，实行统统一管理。公公文的管理理，要做到到规范、准准确、及时时、安全。行行文单位，要要克服官僚僚主义和文文牍主义。第三条各各部室、各各单位及各各有关人员员，对公文文中涉及国国家、政府府或本公司司应保密的的事项，必必须严守机机密，不准准随便向他他人泄露。第四条 pnb00公文保密密等级分为为：绝密、机机密、秘密密三种，其其他为一般般文件。绝绝密、机密密文件打印印一定要用用专用磁盘盘。绝密文文件只能印印一份，由由起草人送送有阅文资资格的人员员传阅，机机密文件按按审阅人数数打印，阅阅完后由起起草人收回回归档。秘秘密文件由由阅文人妥妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文

14、件内容确定。第五条 公公司发文的的程序为：拟搞、审审核(部门领导导)、签发(公司领导导)打印、发发文、 催办、立立卷、归档档、销毁等等。第六条 公公司收文的的处理程序序为：收文文、分文、传传送、催办办、立卷、归归档。草草拟公文应应注意以下下事项：(一)内容容要符合党党和国家的的路线、方方针、政策策、法律、法法令及地方方性行政规规章。(二)反映情况况要客观，实实事求是。(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。第七条 各各级领导对对送来的公公文要及时时阅批，急急件的，当当天批复；一般文件件的，三天天内批复。第八条 各各级领

15、导阅阅、批公文文应仔细认认真，阅完完后要签名名并注明日日期，不得得圈阅。需需要签署具具体意见的的，要明确确、具体。第九条 公公司所有发发文，发文文单位应有有存档，并并将文件原原稿(经领导签签字)审核稿件件连同正本本二份送总总裁办档案案室存档。有有领导指示示的，还应应附批复件件。第十条 收收文由总裁裁办公室统统一负责。总总裁办收文文后，应先先做好归类类、登记，然然后根据文文件的内容容，分送有有关领导阅阅示。阅示示完毕后，由由总裁办收收回归档。第十一条 所有文件件发放，一一定要有登登记、签收收手续。第十二条 公司发文文，一定要要由总裁办办统一编号号：(一)以公公司名义对对外发文，一一律字(年)号；

16、(二)公司党总总支发文，用用党字(年)号；(三)以工会、共共青团、妇妇联名义发发文，用政字(年)号；(四)公司监事事会发文，用用监字(年)号；(五)董事局发发文，用董字(年)号；(六)董事局委委员会发文文，用董字(年号；(七)董事局委委员会所属属机构发文文，用董字(年)号；(八)其他管理理部门的发发文，用字(年)号。第十三条 董事会机机构及经营营管理部门门除经对方方同意，一一般不对外外发文。第十四条 红头文件件，只适用用于需遵照照执行的制制度、规定定、决定、决决议、纪要要、任命等等，其他文文件一般用用公司信笺笺印发。企业报刊刊、邮件、函函电收发制制度(一)全厂厂公私报刊刊、外来邮邮件、外发发公

17、启、函函电由厂收收发室负责责收发。(二)外发发函、电要要求。 1.各部门门因公需外外发函、电电，经办人人员应于每每天下午点以前前将函件、电电报底稿送送到收发室室，另填写写挂号、平平信、电报报外发登记记表。2.每天下午午点以前前，厂收发发室应将当当月外发函函、电清点点，累计送送交邮局寄寄发。(三)外来来邮件管理理 1.外来邮邮件一律经经厂收发室室签收分发发。2.凡挂号号、纸包、包包裹单、汇汇款单、货货运单等由由收发室通通知收件人人到收发室室当面签收收。3.一般公公启函、电电和厂内职职工私人信信件，由收收发室开具具清单分放放到各单位位信报箱内内。4.私人不不明平信一一律放到信信架(信袋)内，由个个

18、人自取。5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。(四)报刊刊订购与收收发。 1.报刊订订购。(1)订购购时间：上上半年 下半年(2)订购购手续：不不论单位和和个人，均均需先到收收发室查阅阅报刊目录录，再将需需要订购的的报刊代号号、名称、出出版日期、单单价、订购购份数、期期数填写清清楚交收发发员核对算算价，确认认无误后，当当面缴款开开票。公费费订购报

19、刊刊由收发员员持订单到到财务部门门办理付款款托收手续续。归口管管理报刊公公费订购的的单位除按按上述要求求填写预订订单外，尚尚须填写报报刊分发清清单，详细细写明各种种报刊分发发到哪些单单位或领导导。2.报刊收收发。(1)收发发员每天对对邮局送来来的报刊应应对照邮局局分送清单单分类清点点，发现有有差错应及及时登记并并要求补缺缺退余。(2)收发员收收到邮局送送来的报刊刊后应及时时分发，不不得耽搁延延误。收发发员清点分分发报刊时时间为小时，任任何人不得得进入收发发室。(3)每天天分发到各各单位信报报箱的报刊刊应随附分分发清单。(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实

20、签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。(五)收发发员应坚守守工作岗位位，节假日日、星期日日应有人值值班，休星星期日应采采取换休形形式。(六)收发发室内外应应经常保持持整齐清洁洁。(七)收发发室由部门负责责管理，其其工作质量量由部门进进行检查、考考核，并承承担责任。企业打字、油油印工作制制度第一条条 凡以厂部部或党委名名义上报下下发的文件件、报表工工作计划、总总结、请示示、报告、简简报、纪要要通知、通通报、通告告、信函、规规章制度、宣宣传教育材材料、任免免决定、表表彰或处理理决定，以以及厂领导导批准翻印印的文件、材材料均属打打印范围。 第二

21、二条 由归口部部门负责拟拟订、编写写的带有全全局性指导导意义的全全厂性的月月(季)生产、工工作计划和和一个时期期全厂性的的工作安排排以及重要要专题会议议的纪要等等，也应安安排打印。 第三三条 不需上报报的各部门门的工作计计划，临时时性工作安安排，非全全厂性活动动讲课提纲纲，非上报报的一般表表格、一般般技术资料料和便函都都不属打印印的范围。 第四四条 凡需打印印的文件、资资料应将其其底稿首页页附上发文单经主管部部门负责人人审查同意意并经审核修改改、统一编编号，有关关部门会签签，分管厂厂领导签发发，方能交交付打印。 第五五条 打字员接接稿后，应应认真检查查文件签发发手续是否否完备，书书写是否工工整

22、，是否否符合文件件归档要求求等，对发发文手续不不全、书写写不符合要要求的文件件，打字员员有权拒绝绝打印。 第六六条 打字室要要建立打字字登记簿，对对各类文件件材料按规规定内容和和要求统一一登记。并并根据厂办办安排的轻轻重缓急次次序，进行行打字。打打字时要做做到快速、准准确、排版版合理美观观、用力均均匀。第七条条 打字员要要严格遵守守保密制度度，不得将将打字的内内容向外泄泄露，与工工作无关人人员不得进进入打字室室 、油印室室。 第八八条 打字员要要爱护打字字、油印设设备和物品品，按规定定做好维护护保养工作作和物品领领用登记费费用统计工工作。 第九九条 文稿打完完后，打字字员要把原原稿和打字字清样

23、交给给两办秘书书或拟稿人人校对。校校对者校完完后应在原原稿上签字字，以示负负责。 第十十条 凡是以党党委、厂部部名义上报报下发的文文件材料(见第一条条范围)分别由两两办或拟稿稿人负责校校对，由厂厂办打字室室负责油印印、装订，达达到字迹清清晰、版面面清洁、装装订整齐。由由两办机要要员上报下下发。以部部门名义下下发的生产产工作计划划安排，专专题会议纪纪要，由归归口部门负负责校对，油油印、发送送。 第十十一条 两办秘书书对文件的的差错情况况，要进行行登记考核核。 第十十二条 油印文件件要严格按按照审批份份数印刷，油油印者不得得私自增加加份数或私私自留存，油油印底板和和废页，余余页应及时时销毁。企业文

24、件管管理制度(一)总则则 第一条 为为减少发文文数量，提提高办文速速度和发文文质量，充充分发挥文文件在各项项工作中的的指导作用用，根据中中央关于文文书处理的的有关规定定，结合我我厂的实际际情况，特特制订本制制度。第二二条 文件管理理内容主要要包括：上上级函、电电、来文，同同级函、电电、来文，本本厂上报下下发的各种种文件、资资料。第三三条 按照党政政分工的原原则，全厂厂各类文件件分别由党党委办公室室和厂部办办(以下简称称两办)归口管理理。(二)收文文的管理 第四条 公公文的签收收1.凡来厂厂公启文件件(除厂领导导订启的外外)均由厂收收发员登记记签收(由上级或或邮电局机机要通讯员员直送机要要室的机

25、要要文件除外外)后分别交交两办机要要秘书拆封封。在签收收和拆封时时，收发员员和机要秘秘书均需注注意检查封封口和邮戳戳。对开口口和邮票撕撕毁函件应应查明原因因，对密件件开口和国国外信函邮邮票被撕应应拒绝签收收。2.对上级级机要部门门发来的文文件，要进进行信封、文文件、文号号、机要编编号的四对口核定，如如果其中一一项不对口口，应立即即报告上级级机要部门门，并登记记差错文件件的文号。第五条公文的编号保管1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时

26、分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条 公文的阅批与分转1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第七条 文件的传阅与催办。1.传阅文件

27、应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按

28、照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。(三)发文文的管理 第八条 发发文的规定定1.全厂上上报下发正正式文件的的权力分别别集中党委委和厂部，各各群众团体体和部门一一律不得自自行向上、向向下发送正正式文件。2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党字、厂字发文。群众团体文件由党委批转。3.对全厂影响较大，涉及

29、两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条 发文的范围：1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2.党委、厂部下发文件主要用于：(1)公布全厂规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项；(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关全厂的重大事项；3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；(2)同兄

30、弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用工作简讯发会议纪要。6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。(四)发文文程序与要要求 第十条发发文程序规规定：1.各单位位需要发文文，应事先先分别向党党委

31、、厂部部提出申请请；2.党委、厂厂部同意发发文时，主主办单位应应以党的方方针、政策策和国家法法令，上级级指示或工工作实际需需要草拟文文件初稿；3.草拟文文稿必须从从全厂角度度出发，做做到情况确确实、观点点鲜明、条条理清楚、层层次分明、文文字简炼、标标点符号正正确、书写写工整。严严禁使用铅铅笔、圆珠珠笔、红墨墨水和彩笔笔书写；4.文稿拟拟就后，拟拟搞人应填填附发文稿稿纸首页，详详细写明文文件标题、发发送范围、印印刷份数、拟拟稿单位与与拟稿人，并并签名、盖盖章、标定定日期和密密级；5.两办应应根据党委委、厂部的的要求和上上级有关指指示精神，有有关文件规规定，对文文稿进行审审查和修改改。对涂改改不清

32、、文文字错漏严严重、内容容不妥、格格式不符的的文稿应退退回拟稿单单位重新拟拟稿；6.经两办办审查修改改后的文稿稿，送部门门主管领导导核稿(对文稿内内容、质量量负责)；7.对审核核时修改较较多，有碍碍打印和存存档的文稿稿，应由拟拟搞部门重重新誊写清清楚；8.需经会会签的文稿稿，应在交交付打印前前送会签部部门会签；9.文稿审审核会签后后，按批准准权限的规规定分别呈呈送党委、厂厂部领导审审定批准签签发；10.经领领导批准签签发后的文文稿交两办办机要秘书书统一编号号送打字室室打印；11.文件打印印清样，应应由拟稿人人校对，校校对人员应应在发文稿稿上签名；12.文件打字字后，由两两办派专人人按数印刷刷，

33、再由两两办机要秘秘书分发并并检查落实实情况，对对印刷质量量不好的文文件，机要要秘书应拒拒绝盖印分分发。(五)文件件的借阅和和清退 第十一条 各部门有有关工作人人员因工作作需要借阅阅一般文件件，需经本本部门负责责人签写便便条，对有有密级的文文件须两办办主任同意意后方可借借阅。第十十二条 借阅文件件应严格履履行借阅登登记手续，就就地阅看，按按时归还。任任何人不得得将文件带带走或全文文抄录，不不允许拆卷卷和在文件件上勾划等等。第十三三条 两办机要要秘书对承承办的公文文应抓紧催催办，应定定期对事情情已经办妥妥的本厂文文件和上级级要求限期期清退的文文件，进行行收缴清退退工作。(一般为月月底一小清清，季末

34、一一中清、年年终一总清清)。如发现现文件丢失失，必须及及时查明原原因和责任任者，并如如实向领导导报告。第第十四条 各部门应应指定一位位责任心强强的同志负负责文件收收交、保管管、保密、催催办检查工工作。(六)文件件的立卷与与归档 第十五条 文件的归归档范围：1.凡下列列文件统一一分别由两两办负责归归档：(11)上级机机关来文，包包括上级对对工厂报告告、申请的的批复；(2)党委委、厂部发发出的报告告、指示、决决定、决议议、通报、纪纪要、重要要通知、工工作总结、领领导发言和和生产经营营工作的各各类计划统统计、季度度、年度报报表等；(3)厂党委委会、厂长长办公室、厂厂务会、工工厂管理委委员会、中中层干

35、部会会以及各种种专业例会会记录；(4)厂党党代会、职职代工、工工会会员代代表大会、团团代会等厂厂一级的党党群组织召召开的代表表大会所形形成的报告告、总结、决决议、发言言、简报、会会议记录等等；(5)有保存价价值的人民民来信来访访记录及处处理结果；(6)参加加上级召开开的各种会会议带回的的文件、资资料及本厂厂在会上汇汇报表言材材料等；(7)上级级机关领导导同志来厂厂检查视察察工作的报报告、指示示记录，以以及本厂向向上级进行行汇报的提提纲和材料料；(8)反映本厂厂生产、经经营活动、先先进人物事事迹及厂领领导工作等等的音、像像摄制品；(9)工厂厂日志和大大事记；(10)工工厂向上级级请示批复复的文件

36、及及上报的有有关材料。2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条 立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。(七)文件件的销毁 第十七条 对于多余余、重复、过过时和无保保存价值的的文件，两两办机要室室应

37、定期清清理造册，并并按上级有有关规定，办办理申请销销毁手续。第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。 文件收发发规定(一)公司的文文件由办公公室负责起起草和审核核，公司总总经理签发发；党支部部的文件由由办公室负负责起草和和审核，党党支部书记记签发；公公司本部各各部门的文文件由各部部门负责起起草办公室室审核，总总经理签发发。(二)文件签发发后，送办办公室统一一安排打字字，打印后后送回起草草部门校对对，校对无无误方能复复印、盖章章。 (三三)文件和原原稿，由办办公室分类类归档，保保存备查。 (四四)属于秘密密的文件，核核稿人应该该注明秘

38、密字样，并并确定报送送范围。秘秘密文件按按保密规定定，由专人人印制、报报送。(五)文件统一一由办公室室负责发送送。送件人人应将文件件内容、报报送日期、部部门、接件件人等事项项登记清楚楚，并向文文件签发人人报告报送送结果。秘秘密文件和和由专人按按核定的范范围报送。 (六六)外来的文文件由办公公室专人负负责签收，并并分类登记记。由办公公室主任提提出处理意意见后，签签收人应于于接件当日日即按文件件的要求报报送给有关关部门，不不得积压迟迟误，属急急件的，应应在接件后后即时报送送。 (七七)传阅文件件由办公室室专人负责责收回，对对领导指示示的文件，办办公室应及及时组织传传达和落实实。文书管理理规则 总则

39、第一条 目目的为使文书管管理制度化化，以增进进文书处理理之品质及及效率，特特订定本规规则。第二条 范范围本规则所称称文书管理理，指总管管理处各部部、室、中中心或各公公司(含事业部部、业务执执行部 门)与外界来来往的文书书(包括电报报)及关系企企业(含公司内内容)各部门间间来往文书书(包含签呈呈)，自收(发)文至归档档全部过程程之办理与与控制。 承办部部门第三条 总总收发部门门总公司各部部门与外界界来往文书书的收发由由总管理处处总务部门门统一办理理，各公司司(工厂)所在地的的总收发由由其所属总总务部门办办理。总收收发部门负负责文书之之收受及发发送。第四条 管管理部门(一)总管理处处各部、室室、中

40、心及及各公司以以公司名义义与外界来来、往的文文书，以各各公司总经经理室或管管理处为管管理部门；营业、采采购、工务务、资料、法法律、服务务、训练等等业务部门门的文书，得得以各该业业务部门的的最高主管管部门为管管理部门。(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条 主主办及会办办部门(一)文书内容容所涉及的的业务主办办

41、部门为该该项文书的的主办部门门，如有涉涉及其他部部门时，其其他部门则则为该项文文书的会办办部门。(二)本企业各各类资料对对外统一报报送的主办办、会办及及提供部门门。 行文第六条 行行文类别(一)函：发布规章章或临时性性规定及对对机关团体体、公司行行号、私人人或关系企企业各公司司间及公司司内各部门门间行文使使用。(二)公告：就就主管业务务向公众或或特定对象象宣布时使使用。(三)便函：关关系企业各各公司、部部门间或公公司内各部部门间业务务接洽时使使用。(四)签呈：下下级对上级级有所请示示或报告时时使用。(五)电报：业业务处理须须以电报行行文时使用用。(六)表格式公公文：政府府机关规定定之表格式式公

42、文及公公司人事令令等，可依依实际需要要印为固定定格式使用用。(七)其他：1.司法文书书依据司法法部门规定定程序实施施；诉讼文文书，依政政府有关部部门诉讼审审议 委员会规规定程序实实施。2.会议纪录录及例行表表报等的发发送不必行行文。第七条 行行文名义、署署名及印信信借用(一)对关关系企业外外机构行文文的名义、署署名及用印印规定如下下：1.以公司司名义由董董事长署名名盖董事长长职章：属属政策性或或影响公司司重大权益益的行文。2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。

43、对省政府、市政府所属二级机构等的行文。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、

44、民间机构或个人的行文。7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章

45、签署。(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信的文件从其规定。(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行行文的判行行权限(一)以董董事长署名名行文者，应应送总管理理处总经理理室转呈董董事长判行行。(二)以总经理理署名行文文者，除总总管理处各各部室、中中心代表各各公司对外外行文得由由经理(主任)判行者外外，应送各各公司总经经理室转呈呈总经理判判行。(三

46、)以事业部部经理署名名行文者、应应送经理室室转呈经理理判行。(四)以部门名名义由厂处处长署名行行文者，应应由部门主主管判行。(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处处理程式. 通则则第九条 文文书分类(一)机密密类：具有有专利性、独独特技术性性的资料及及特定列管管的业务机机密文件，应应依本规定定第八章规规定办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需