ISO9002-全套制度及业务流程之档案管理程序2063.docx

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1、*/房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改25档案管理程序1 目的和范围围：建立公司司档案立卷卷、归档、整整理、保管管、利用、销销毁等程序序，确保公公司档案完完整、齐全全、高质，档档案资源得得到妥善保保管、有效效利用和持持续补充。该该程序适用用于以上环环节所涉及及的相关部部门及个人人。2 职责：2.1 公司档档案按统一一领导、分分级管理的的办法进行行组织管理理，即图书书档案室（隶隶属人力资资源部）负负责公司档档案的总体体管理，部部门资料员员负责本部部门的立卷卷归档工作作，图书档档案室对各各部室进行行业务上的的指导、监监督和检查查。2.2 鉴于财财务档案的的特殊性，公公司

2、财务档档案（包含含各类合同同）由财务务计统部自自管，图书书档案室提提供存放点点。使用时时，由财务务计统部指指定专人调调档。2.3 鉴于人人事档案的的特殊性，公公司人事档档案由人力力资源部人人力资源口口自管，人人力资源部部经理指定定专人按集集中管理、严严格保密的的原则进行行管理。3 流程：3.1 档案分分类：3.1.11 文书书档案：即即在公司管管理过程中中产生的有有保存价值值的普发性性内外部文文件。3.1.22 基建建档案：即即以竣工图图为核心的的在工程建建设过程中中形成的专专业材料。3.1.33 财务务档案：即即在公司经经济活动中中产生的会会计凭证、帐帐簿和财务务报告等具具有保存价价值的会计

3、计核算专业业材料。3.1.44 人事事档案：即即公司员工工在应聘、转转正、考评评等人事活活动中形成成的反映个个人基本情情况、工作作表现的个个人资料。、3.1.55 经营营销售档案案：即公司司房产经营营销售活动动中产生的的具有保留留和存查价价值的历史史记录，如如合同评审审记录、商商品房预售售合同、客客户档案、市市场调研资资料、楼盘盘宣传资料料等。3.1.66 客户户服务档案案：即公司司在提供客客户服务过过程中形成成的具有保保留和存查查价值的历历史记录，如如客户投诉诉记录、处处理方案、落落实反馈记记录、客户户满意度调调查与分析析记录等。3.1.77 对外外联络档案案：即公司司在项目报报批报建过过程

4、中形成成的具有保保留和存查查价值的历历史记录。如如政府和公公共事业单单位的批文文、文件和和专题会议议纪要等。3.1.88 声像像档案：即即在公司生生产经营活活动中形成成的有保存存价值的、以以音像或图图象记录在在特殊载体体上的并配配有文字说说明的历史史记录。3.2 具体管管理：3.2.11 立卷归归档：各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。 A流程：随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，

5、对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。 B要求： a各部部室向图书书档案室移移交档案时时，均需附附上移交清清单一式两两份。移交交时，交接接双方据此此进行清点点签收，并并各自保存存一份。（移移交清单即即文件清单单）b. 各部室向图图书档案室室移交档案案时要做到到种类

6、齐全全、份数完完整，图书书档案室不不接收未经经系统整理理的零散文文件。c. 文件在各部部室保存阶阶段，要注注意保持字字迹清晰、份份数完整，防防止发生霉霉变等。复复写件、圆圆珠笔书写写件或传真真件等均应应重新复印印存档。d. 各部室可根根据实际工工作需要保保存文件，但但向档案室室移交档案案时，则应应按规定的的归档范围围进行。a）总经理理室：会议议纪要、董董事会文件件、诉讼文文书、项目目策划与年年度计划文文件、有关关公司送交交的文件、各各部门送交交的文件、外外来文件、外外送文件、大大事记等；b) 人力力资源部：人事行政政发文、企企业设立与与登记材料料、员工的的人事资料料（应聘表表、编制表表、工资单

7、单、培训记记录等）、内内部刊物等等；c) 工程程材料部：前期文件件、施工文文件、竣工工文件、竣竣工图和声声像材料（亦亦即内业资资料、竣工工资料、设设备说明书书等）；其其中前期文文件由工程程部负责收收集，竣工工图由施工工单位负责责编制；文文书如外送送文件、外外来文件、有有关人员出出差带回来来的文件等等；d) 财务务计统部：财会档案案见第三层层次文件财财务档案管管理程序；e) 审计核算部部：决算资资料、签价价单、外送送文件、外外来文件等等；f) 经营销售部部：合同评评审记录、售售楼合同、协协议、广告告宣传资料料、客户资资料、市场场调研资料料、外送文文件、外来来文件等；g) 设计研发部部：工程地地质

8、勘察报报告、方案案设计图纸纸和说明、扩扩初设计图图纸和说明明、勘察设设计报告及及招标文件件（标书、合合同等）、工工程设计概概算说明、各各项目往来来文件（传传真、工作作联系函等等）、施工工设计图纸纸和说明、设设计变更、设设计合同、外外送文件、外外来文件等等。h) 对外联络部部：联络函函、活动计计划、外送送文件、外外来文件等等。i) 客户服务部部：客户投投诉记录、处处理方案、落落实反馈记记录、客户户满意度调调查及分析析记录等。3.2.2 整理上架：组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无

9、保存价值的文件材料。 A. 流程 造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。 B要要求：a. 卷内文件件的排列应应条理系统统。文书档档案按时间间顺序依次次排列，具具有密切联联系的文件件应依一定定的次序排排列在一起起，即批复复在前、请请示在后；正件在前前、附件在在后；基建建档案的卷卷内排列顺顺序为文前前图后。b. 不同保存存价值的文文件应分开开组卷。c. 凡有文字部部分的均应应打上号码码（采用打打号机，正正面右上角角，背面左左上角）。d. 文文件材料装装订前应剔剔除金属物物。e. 图纸采用用手风琴式式折叠法，规规格为300c

10、m21cmm；装订边边应加垫纸纸以使左右右平整并注注意露出图图标。 3.2.3 保管： A. 库房管理理： aa. 库库房应集中中布置、自自成一区，不不堆放与档档案资料无无关的物品品，不从事事与库房管管理无关的的活动；库库内档案必必须按顺号号上架，不不得错架、乱乱架； bb. 除除档案员外外，非档案案人员不得得随意出入入库房，确确需进库的的（如维修修库房或设设备等），则则须有档案案员陪同并并相伴始终终； cc. 库库房设有中中央空调、除除湿机、温温湿度测量量仪和消防防喷淋等设设备，档案案员要定期期检查，以以确保以上上设施的安安全有效； dd. 随随时注意库库房温湿度度的具体指指数，务必必使温度

11、保保持在1440C200C，相对对湿度500%655%； ee. 档档案入库前前要进行严严格的检疫疫工作，特特别注意检检查易于生生虫的部位位；同时对对档案必须须进行定期期的防疫检检查，有计计划、分期期分批地对对档案进行行翻动； ff. 每每月中旬定定期对库房房进行清扫扫擦拭，包包括擦洗密密集架、地地面、门窗窗等，特别别是对一些些小角落、缝缝隙要进行行清洁消毒毒以防害虫虫滋生；g. 档档案员离开开库房时应应随手锁门门，并注意意检查库房房门窗的紧紧闭性；h. 公公司采用移移动式密集集架作为档档案装具。档档案按部室室存放，密密集架的编编号及档案案的存放顺顺序为自门门口起，从从左自右，从从上到下。 B

12、. 流动中的的安全防护护： a. 档案在库库房外未被被使用时，不不允许长时时间摊放在在桌子上，而而应及时放放入库房或或专用的柜柜子中锁好好，更不准准擅自带离离规定的使使用场所； b. 未经许可可，利用者者不得将所所借档案转转借他人，以以防泄密； c. 未经许可可，利用者者不得擅自自拍照、抄抄录、复印印； d. 尽量减少少档案原件件在同一使使用人手中中的滞留时时间，以防防因档案外外借时间过过长而出现现的泄密现现象。3.2.44 提供供利用： A 加加强基础工工作：a 编制必要的的全引目录录和案卷目目录，为档档案用户提提供必要的的检索工具具；b 安装使用快快捷便利的的档案管理理软件，提提高查档效效

13、率；c 开辟阅览室室，向档案案用户提供供档案信息息。B开展查查借服务：a 借阅：a） 公司内部人人员借阅档档案的，须须填写档档案借阅登登记表，阅阅毕及时归归还；归还还时，管理理人员必须须当面清点点档案页数数，之后再再入库；b） 非公司人员员借阅档案案的，须持持有关单位位介绍信，并并经公司相相关部门主主管同意后后方可借阅阅；c） 借阅者必须须爱护所查查阅的档案案，不得在在档案上涂涂改、勾划划、圈点或或做其他各各种标记；不得撕去去档案内页页；d） 借阅者不得得在阅览室室吸烟、大大声喧哗。b 借出：a） 档案使用人人如需借出出档案，须须填写档档案借出登登记表，并并按规定于于1周内归还还，不能及及时归

14、还的的，经档案案员同意可可办理续借借手续；归归还时，档档案管理人人员必须当当面确认档档案完整性性后方可入入库。b） 非公司人员员若需借出出档案，须须持有关单单位介绍信信，并征得得公司相关关部门主管管同意后，方方可借出；c） 借出人员须须妥善保管管好档案，不不得遗失、抽抽换、拆散散、涂改、转转借，并负负有保密的的完全责任任。c 复印：a） 档案使用人人若需复印印档案资料料的，须经经档案员同同意；b） 图纸资料若若需借出复复印的，须须经档案员员同意并严严格控制复复印份数。3.2.55 销毁毁：A流程：图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清册上，并组织销毁图书档案室档案员每两年对已到保

15、管期限的档案资料进行复查复查结果上报人力资源部经理审批 BB 要求：a 准备销毁的的档案材料料在未批准准前应单独独保管；b 批准销毁的的档案可送送造纸厂作作原料或用用碎纸机销销毁，严禁禁将需要销销毁的档案案作其他用用途，更不不允许出卖卖。c 档案销毁时时，须有两两人以上监监销，并在在销毁清册册上签字以以示负责。4 相关文件件：4.1 *集团档档案管理办办法之档档案保管期期限表4.2 *集团人人力资源管管理体系之之人事档档案控制程程序4.3 财财务档案管管理制度5 相关关表单：5.1 文文件清单/移交清单单（具体见见文件管管理程序）5.2 档档案借阅登登记表 5.3 档档案借出登登记表5.4 档档案销毁清清册 */房地产产有限公司司档案借阅阅登记表 页号：页号利用者情况况档案资料情情况用途复印归还否签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数 */房地地产有限公公司档案借借出登记表表 页号：页号利用者情况况档案资料情情况用途复印借出时间归还时间签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数*/房地地产有限公公司 档档案销毁清清册 页号：顺页号销毁时间销毁案卷名名称案卷号销毁及监销销人备注