某公司的ERP财务管理系统35721.docx

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1、ZHY的ERP财务管理系统ZHY公司（简简称“ZHY”）是集航空空油料的采购购、运输、储储存、销售为为一体，自主主经营、独立立核算、自负负盈亏、具有有独立法人资资格的经济实实体。ZHYY现行的财务务核算体制为为一级法人、多多级核算管理理，层次结构构为总公司（集集团）、地区区公司（包括括直属公司、合合资合营公司司和股份制公公司）、分公公司、供应站站。作为信息化项目目之一的ZHHYERP系系统，ZHYY通过招标最最终选择了SSAP公司的的R/3作为为自己的企业业管理平台，并并由北京民航航中天科技有有限公司和IIBM公司做做咨询实施。ZZHYERPP系统一期工工程在ZHYY华东地区公公司24个点点全

2、面实施，财财务会计模块块主要包括了了总帐（GLL），应收帐帐款（AR），应应付帐款（AAP），现金金管理及流动动资金预测（TTR），成本本中心会计（CCCA）和获获利能力分析析（CO-PPA）。该项项目于20002年1月117日正式上上线，目前系系统运行良好好。从会计核算的角角度出发，财财务会计必须须严格依照国国家制定的企企业财务准则则及会计制度度和法规进行行会计核算，并并依法对外提提供相应的财财务报表。从从长远来看，还还应该符合国国际认可的会会计准则如GGAAP及IIAS。SAAP R/33的财务会计计模块的设计计除了要满足足上述的标准准外，还必须须满足ZHYY目前的一级级法人，多级级核算体

3、系的的需求。另外外，随着市场场经济的发展展，财务组织织结构的设计计还应该从灵灵活性方面进进行考虑、设设计，以满足足公司组织结结构的重组和和调整。当非非直属分公司司需要进行独独立核算，或或地区公司成成为独立的法法人时，系统统在进行调整整后，能很快快适应这些变变化。ZHY组织结构构的复杂性，决决定了其会计计核算体系的的复杂程度。目目前在ZHYY表面上是二二级核算，实实质上仍然是是三级财务核核算的体制。即即总公司与地地区公司（或或直属分公司司）分别完全全独立核算，其其余分公司、供供应站与代表表处虽然其收收入及库存全全部隶属于相相应的地区公公司（或直属属分公司），也也不在当地纳纳税，但其他他成本费用的

4、的核算也完全全是独立的。对对于ZHY的的业务，不仅仅业务量大，而而且地域跨度度广，在信息息传递的准确确性和及时性性等都存在很很大的问题。由由于目前我国国对成品油市市场的控制非非常严格，仍仍然采用国家家宏观调控的的管理模式。而而ZHY目前前的经营管理理比较粗放、经经营意识较为为淡薄，许多多与经营和成成本相关的制制度还没有建建立，为适应应整个经营环环境的不断市市场化，加强强企业竞争力力，迎接入世世的挑战，ZZHY就必须须在成本费用用控制这一环环节有质的飞飞跃。另一方方面，ZHYY尽管已认识识到降低库存存的必要性，但但不知压缩库库存的同时，又又如何保证生生产的正常进进行，缺乏有有力的系统的的支持和保

5、证证。在企业实施ERRP的时候，首首先要建立一一个在ERPP系统中可以以实现的企业业组织架构模模型，这个组组织架构模型型是基于企业业当前的组织织机构，根据据企业未来业业务发展的需需求以及在EERP系统中中实现的可能能性而搭建起起来的。基于于目前的ZHHY的核算体体系，地区公公司作为独立立核算单位，在在SAP系统统中设置为公公司代码（即即Compaany Coode：在SSAP系统中中代表一个独独立的会计实实体，拥有完完整的会计帐帐套，是对外报送送法定资产负负债表/损益益表的最小单单位，所有的的凭证都将过过帐在公司代代码层次上）；对于下属分分公司，考虑虑到分公司作作为内部核算算单位，通过过设置为

6、业务务范围（即BBusineess Arrea：主要要用于企业内内部管理，是是创建内部资资产负债表和和损益表的组组织结构），可以产生生相应的报表表。某些分公公司需要对外外送的资产负负债表与损益益表，也可以以通过此方法法实现。图1：ZHY集集团公司的组组织架构图图1是ZHY集集团公司的组组织架构图，华华东地区作为为独立的公司司代码进行独独立核算；从从ZHY集团团的角度来看看，在整个集集团内使用一一套会计科目目表，统一了了各地区公司司的会计核算算，有利于整整个ZHY集集团的报表合合并及总公司司对下属企业业的监控。由由于ERP数数据的集成及及共享，所有有客户的信用用控制可全部部在集团层进进行控制，将

7、将整个集团的的坏帐损失减减至最低。从从组织结构来来看，华东地地区公司隶属属于ZHY集集团，其下包包括各分公司司，各分公司司的财务人员员按业务范围围输入会计凭凭证，从系统统中既可按分分公司直接产产生相应的帐帐务和报表，又又可直接产生生整个地区公公司的帐务和和报表，不需需象以前那样样向地区公司司报送软盘及及报表。大大大节省了信息息传递的时间间和财务人员员的工作量，数数据的准确性性和及时性得得到了保障。图2：ZHY采采购和销售业业务与财务的的实时集成数据的准确性和和及时性同时时体现在信息息传递的中间间环节和人为为修改可能性性的减少。规规范化的流程程需要靠系统统的实施才可可能会贯彻下下去，规范的的系统

8、将信息息流集成起来来。图2是以以采购和销售售业务为例，说说明系统集成成后，不仅明明细帐与总帐帐实时集成，财财务与其他如如采购、库存存、销售的实实时集成，体体现了ERPP系统将物流流、资金流及及信息流的统统一性。对公公司供应商而而言，虽然供供应商的余额额最终反应在在财务上。各各业务部门在在平时作业时时，如航煤的的采购入库，在在SAP RR/3系统中中录入相关业业务数据的同同时，系统就就已经产生了了对库存的自自动记帐；而而业务单位在在系统里完成成发票校验的的同时也产生生了对供应商商应付帐款的的自动记帐。同同时，由于库库存记帐在EERP系统中中是实时更新新的，因此ZZHY在任何何时候可以非非常清楚地

9、监监控到各地及及总的库存情情况，为合理理安排库存提提供量化的支支持。另一方方面，在供应应商明细帐中中记录明细帐帐每笔交易的的同时，将数数据实时更新新到总帐统驭驭帐户，从而而确保了总帐帐与明细帐的的一致性及数数据的准确性性，因此也无无须对帐。对对公司客户而而言，同样要要求能实现集集成一体的功功能。从客户户的订单开始始一直到收款款，都离不开开对客户的跟跟踪管理。同同样地，在RR/3系统中中，ZHY在在向各航空公公司进行销售售业务的时候候，系统也会会自动将销售售收入及应收收帐款记帐到到相应的帐户户中并自动结结转该笔销售售业务的销售售成本。这样样保证了供应应商和客户最最原始的数据据都来自最底底层，确保

10、数数据的唯一性性和共同性。也也只有这样才才便于对供应应商和客户进进行未结清帐帐逐笔勾对的的科学管理。如如详细记录企企业与供应商商和客户之间间的每笔交易易往来，使应应收帐款和应应付帐款明细细帐能够及时时准确地向企企业管理者和和交易伙伴提提供所需报表表，同时在未未结清帐管理理的基础上，系系统自动生成成帐龄分析，付付款预测等分分析报表，以以及面向客户户的催款通知知等。ZHYY的SAP R/3系统统在整个供应应链上与财务务的高度集成成，不仅大大大降低了财务务往来结算人人员的工作量量，更重要的的是提高了数数据的准确性性，及时性，实实现了数据的的共享，为加加强对供应商商和客户的科科学管理提供供了坚实的基基

11、础。资金是企业最宝宝贵的资源，资资金管理的目目标就是要以以最低的资金金成本来满足足生产经营对对流动资金需需要。ZHYY经营网点遍遍布全国，银银行帐户数量量众多，款项项结算十分分分散，缺乏有有力的资金监监管调度平台台。SAP R/3的现现金管理能够够实时监控集集团公司库存存资金和在途途资金状况，实实时监控资金金收支流动，准准确预测流动动资金状况，及及时发现资金金盈余或短缺缺，使管理层层能合理调配配资金投向，优优化资金结构构，提高资金金周转率，实实现资金成本本效益最大化化。现金头寸（Caash Poositioon）：通过过对开户银行行、银行帐户户、银行存款款会计科目的的统一设置与与管理（ZHHY

12、使用统一一的会计科目目表，下属各各公司银行存存款帐户众多多，一个地区区公司多达1100多个银银行帐户，通通过在现金管管理模块中把把银行帐户与与现金管理科科目一一对应应定义后，有有效地解决了了按各银行帐帐户单独设立立银行会计科科目而使会计计科目表繁杂杂冗长的问题题），做到收收支及时入帐帐，对银行回回单及时清理理。管理层使使用现金头寸寸报表可随时时查看库存资资金和在途资资金状况，利利用其“追溯（Drrill DDown）”查询功能，可可随时了解各各开户银行、各各银行帐户的的资金状况。必必要时，还可可以追踪每一一笔资金收支支情况（图33：资金汇总总A-现金金，B-活期期存款，东航上海海活，工行长长宁

13、活，凭证项）。图3：ZHY现现金头寸报表表及其追溯功功能流动资金预测（LLiquiddity FForecaast）：SSAP R/3是高度集集成的系统，其其现金管理可可以基于财务务凭证、销售售订单、采购购订单和计划划数据（如计计划的人员费费用、税费支支出），实时时给出中期（1124周）流流动资金预测测，及时发现现资金盈余或或短缺，让管管理层能合理理调配或筹措措资金。通过过对基于销售售订单、采购购订单、应收收帐款、应收收票据、应付付帐款、应付付票据、银行行存款、资金金计划等形成成的资金流动动进行分类（如如：国内/国国外），并对对每种类型进进一步分组，利利用“追溯”查询功能，让让管理层更深深入、

14、更清晰晰了解资金流流动状况。增收节支是增加加利润的基本本方法。在目目前ZHY收收入来源较为为固定的情况况下，如何降降低成本是企企业管理工作作中的重要方方面。在华东东公司的经营营成本与经营营费用中，存存在着公司本本身不可控的的因素，但也也有一些是可可控的因素。由由于对这些可可控及不可控控因素的影响响缺乏细致的的量化分析，影影响了进一步步对各项成本本及经营费用用的控制。在华东公司，由由于以前部分分部门费用的的核算工作量量较大，只能能通过在凭证证摘要内标注注部门及费用用类别来划分分部门费用。地地区公司费用用记帐不核算算到部门，没没有办法对部部门发生费用用进行跟踪、与与监控。无法法与年底费用用预算计划

15、做做比较。因此此，每年的费费用预算计划划需要凭经验验制定，没有有具体的以前前年度费用数数字作依据。针对以上问题实施管理会计中的成本中心会计和获利能力分析，可以很好地满足ZHY目前采用的一级法人、多级核算、多级管理的管理模式。成本中心会计帮帮助用户细化化企业的各项项费用，通过过对成本中心心的各项费用用进行事前的的计划、事后后归集及合理理的摊配，通通过对各成本本中心的考核核，对各项费费用进行合理理、有效地控控制。对于ZZHY来说，管管理阶层需要要了解整个集集团的所有成成本、费用，因因此所有的公公司代码都是是分配给同一一个成本控制制范围，所有有的成本中心心全部都隶属属于此成本控控制范围中。对对有相应

16、权限限的人而言，可可从不同层次次去了解该层层面以下的所所有成本中心心发生的成本本、费用。而而未来的成本本费用控制结结构可以按照照ZHY的组组织结构来定定义。如：在在总部，可以以用大的部门门作为成本中中心组，其下下属的小部门门作为成本中中心；在华东东地区公司，则则可以用分公公司作为成本本中心组，其其下属的供应应站作为成本本中心，或供供应站再作为为小的成本中中心组，供应应站的各部门门再细分为成成本中心。如如此一来，便便可以考核到到每一级的各各项成本费用用，分析费用用的构成，从从中找到可改改善之处，并并可以在成本本中心会计中中针对各个部部门的成本费费用项目进行行年度计划，计计划的总金额额是由年度预预

17、算的总额分分解到每月。根根据月度计划划与实际费用用发生的比较较可以得到年年度预算的执执行情况。费费用计划和预预算在年初经经总公司审批批后录入系统统。系统在年年初应建立两两个费用计划划的版本，一一个记录年初初计划的状态态，另一个版版本记录年中中不断修改的的状态。年终终通过两个计计划版本的比比较，可以清清楚分析费用用计划和预算算的执行情况况。成本中心心的费用主要要是从SAPP R/3的的其他模块记记帐后，根据据成本要素（费费用类科目）对对应的成本中中心，自动记记入到成本中中心模块。因因此费用的归归集主要是在在财务会计（FFI）中进行行。通过在成成本控制（CCO）中分配配（Disttributtio

18、n）和和分摊（Asssessmment）的的方法，实现现合理的费用用归集，满足足内部费用控控制的需要。获利分析是企业业管理层对细细分市场（MMarkett Segmennts）进行行分析评估的的重要的管理理会计工具。通通过对销售收收入、成本、利利润和边际贡贡献的分析，来来评估由产品品（产品类型型、产品组）、客客户（类型、国国家、地区）、战战略组织（公公司、业务范范围、销售机机构、销售方方式）的组合合划分的细分分市场。可以以从市场导向向的视角为公公司的销售、市市场、计划、财财务等管理部部门的决策提提供必要的信信息。经营范范围（Opeeratinng Conncern）是是获利分析的的最高组织结结

19、构，它界定定了市场获利利分析的范围围。ZHY所所有公司（总总部、地区公公司、直属分分公司）都属属于同一个经经营范围。ZHY的获利能能力分析系统统可以对每笔笔业务的收入入、成本、直直接费用进行行直观统计，形形成各笔业务务的考核毛利利。利用这些些数据，结合合公共费用的的各级分摊，可可以对每笔业业务、每个业业务部门的边边际贡献、净净利润情况进进行分析。它它可以从业务务的各个方面面（如产品、客客户、订单和和它们的任意意组合）及任任何组织单元元（比如销售售组织、销售售区域或业务务领域）对它它们的毛贡献献或对经营利利润的总体贡贡献进行分析析。关于获利利情况的信息息构成了定价价、选择客户户、决定合同同条款、

20、控制制数量、选择择分销渠道及及促销的决策策依据。对于于ZHY来说说，其企业性性质比较特殊殊，商品价格格、客户基本本都是确定的的，则可以基基于帐户进行行利润分析：所有的特征征值都建立在在帐户的基础础上，与财务务会计的数据据相集成。获获利能力分析析中的计划功功能，可以与与其他模块的的计划功能相相集成。ZHHY在计划编编制时，基于于帐户进行分分析的计划编编制可以与财财务会计、成成本中心会计计及内部订单单互相对应，并并能根据在系系统中定义的的组织结构，实实现计划的逐逐级分配或汇汇总。在获利利能力分析中中，系统提供供了面向对话话的、高度灵灵活的信息系系统，可以方方便地分析和和评价获利分分析模块中的的数据

21、。同时时也可以根据据ZHY的实实际情况，在在系统中进行行报表开发。综上所述ZHYY及华东地区区公司内部控控制的关键在在于通过对管管理会计信息息的把握，通通过对ZHYYERP系统统的建设基本本建立了全面面预测、计划划、控制、核核算、分析和和考评制度，有有效降低经营营管理费用。主主要体现在以以下四个方面：1. 管理会计的数据据，基本上都都来自于SAAP R/33的其他模块块，要得到管管理会计的相相关报表，必必须保证基础础数据及时、准准确地录入系系统。2. 所有的成本、费费用、收入必必须进行合理理地归集及分分配。3. 通过计划与实际际的对比分析析，找出降低低费用的控制制点。4. 在日常的管理工工作中

22、不断更更新管理理念念，开拓视野野，强化管理理制度。几乎所有的公司司都遇到这样样的问题：在在期末，尤其其是年末的时时候，财务报报表的编制都都成为各公司司的重中之重重的任务。ZZHY也是一一样，在没有有实施ERPP项目之前，其其报表的编制制也是非常复复杂，而且需需要逐级上报报汇总。ERRP项目在ZZHY的实施施，使这一工工作大为减轻轻。各分公司司，地区公司司的报表也不不需要再层层层上报。相关关人员只要权权限许可，就就可以在任何何时候，任何何地点轻松得得看到自己想想看到的报表表，而且绝大大多数的报表表都可以层层层追溯到最原原始的凭证项项。利用SAAP R/33系统提供的的丰富的报表表编写工具，如如：

23、SAP Queryy，Repoort Paainterr/Writter，ABBAP等报表表开发工具等等，并根据ZZHY自身特特点开发出满满足各层次的的报表（图44：ZHY财财务报表树），而而且所有这些些报表及信息息系统查询都都是客户化的的。从法定的的会计报表到到自定义的各各种内部管理理报表都方便便获得。由于于系统是高度度集成的，所所有的业务发发生时系统都都会同步更新新各种财务报报表的余额。因因此，原则上上只要有一项项业务发生，系系统就可以提提供更新的财财务报表，甚甚至是对外的的资产负债表表、损益表等等。除此之外外，SAP R/3系统统还提供了功能强强大的信息查查询功能，满满足各种信息息查询的需要要。ERP软软件的最大优优势在于其信信息的集成和和共享，作为为ERP软件件佼佼者的SSAP，各模模块与财务之之间高度集成成，实时性非非常强。因此此，所有业务务的发生都实实时地反映到到财务。这样样，期末的会会计结帐工作作就省去了很很多信息搜集集，处理，对对帐等工作。因因此结帐工作作也就变得更更加高效、快快捷、准确。ZZHY华东地地区公司在实实施ERP后后，月末的财财务结帐工作作由以前的110天左右缩缩短到了2天天以内，更好好、更快地满满足了对外部部信息的披露露及内部管理理的需要。图4：ZHY财财务报表