某某集团行政部管理手册14612.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.行政部管理手册一、 前言行政部作为为公司营营销中心心的一个个职能部部门,主主要负责责营销中中心的行行政管理理、人力力资源管管理及营营销中心心办公事事务管理理。本手册详细细描述了了行政部部的部门门职能、组组织结构构、岗位位职责、管管理规范范、操作作流程及及通用工工具表格格,用于于规范与与指导行行政部的的业务工工作,是是行政部部的基础础管理文文件。二、 部门职能1、 负责营销中中心的行行政管理理工作,包包括制度度管理、文文档管理理、考勤勤纪律、办办公支持持和公关
2、关接待等等事宜。2、 负责营销系系统的人人力资源源管理工工作,包包括绩效效考评、薪薪酬计核核、职位位管理、人人事调整整、员工工档案管管理、员员工招聘聘、培训训和员工工关怀等等事宜。3、 负责营销系系统的办办公事务务管理,如如办公用用品的管管理和各各种工作作会议的的组织工工作等。三、 组织结构根据行政部部部门职职能制定定本部门门组织结结构,如如下图所所示:行政人事部培训文员人事文员行政文员四、 岗位职责1、 行政部经理理岗位职职责(1)、行行政隶属属上级主管:营销副副总经理理直接下属:行政文文员、人人事文员员、培训训文员(2)、主主要职责责A 营销中心的的日常办办公管理理工作,负负责各类类来往文
3、文件的影影印、收收发、处处理和归归档,以以及人员员考勤和和办公后后勤工作作。B 接待营销中中心日常常到访客客人,协协助营销销副总作作好公关关工作。C 协助和指导导各办事事处的行行政、人人事和后后勤等管管理工作作。D 负责组织营营销系统统各项制制度的建建立、调调整和实实施监督督工作。E 负责组织营营销人员员的招聘聘工作、岗岗位调动动和录用用、解聘聘、离职职等职位位管理工工作。F 组织对营销销系统各各级员工工的绩效效考评工工作,依依照员工工绩效、奖奖惩办法法及升降降职务办办法等进进行考评评,力求求公平合合理。G 根据考核结结果计算算营销系系统人员员的月度度薪酬和和年终奖奖励。H 管理营销系系统员工
4、工的人事事档案,负负责人事事档案的的建立、记记录、保保管和维维护等工工作。I 负责规划营营销系统统培训工工作,并并具体安安排、组组织实施施各类员员工培训训;负责责营销会会议的会会务工作作。J 做好所属员员工的工工作管理理,提高高士气及及工作效效率,并并协助其其他营销销部门作作好员工工工作。K 营销副总交交办的其其他工作作事宜。2、 行政文员岗岗位职责责(1)、行行政隶属属上级主管:行政部部经理工作对象:各办事事处(区区域)相相关业务务人员(2)、主主要职责责A 负责营销中中心日常常行政、公公关信息息以及文文件的收收发、传传递和归归档工作作。B 营销中心的的客户及及外来人人员的接接待工作作。C
5、负责营销系系统员工工的考勤勤记录和和统计。D 负责办公室室日常后后勤工作作和值日日排班等等。E 对营销中心心各种规规章制度度进行发发放、整整理和归归档管理理。F 负责营销系系统员工工的有关关劳保福福利用品品的发放放。G 完成部门经经理交办办的其他他任务。3、 人事文员岗岗位职责责(1)、行行政隶属属上级主管:行政部部经理工作对象:各办事事处(区区域)相相关业务务人员(2)、主主要职责责A 协助主管组组织月度度和季度度考评,并并及时完完成统计计、整理理和发布布工作。B 负责营销系系统员工工的薪酬酬计算与与统计工工作,并并将考评评和薪酬酬调整结结果记入入档案。C 负责营销系系统员工工的人事事档案的
6、的日常维维护工作作。D 协助主管解解决员工工考评和和职位调调整中发发生的异异议与纠纠纷。E 办理员工录录用、登登记、入入职、任任免、迁迁调、奖奖惩和离离职等具具体手续续。F 部门经理交交办的其其他事宜宜。4、 培训文员岗岗位职责责(1)、行行政隶属属上级主管:行政部部经理工作对象:各办事事处(区区域)相相关业务务人员(2)、主主要职责责A 协助主管完完成员工工招聘工工作,联联系招聘聘事宜,组组织面试试、测评评和录用用等工作作。B 协助主管搞搞好员工工培训及及学习工工作,开开发适合合员工需需要的培培训课程程和形式式,并按按计划组组织实施施。作好好培训效效果的评评估工作作。C 协助主管组组织每季季
7、度的办办事处经经理和直直辖区域域经理的的述职考考评工作作。D 协助准备和和安排营营销系统统的各类类工作会会议,作作好服务务工作。E 协助主管每每月作好好员工关关怀和沟沟通工作作,起草草员工信信函、电电话和传传真联系系等。F 部门经理交交办的其其他事宜宜。五、 管理规范与与流程(一)、营营销系统统人力资资源管理理规范1、前言为公司营销销模式的的变革和和经营战战略地顺顺利展开开,必须须要有人人力资源源的开发发、管理理和利用用的保障障,本规规范的意意义和目目的在于于使公司司营销系系统的人人力资源源处于有有章可依依管理的的管理状状态,保保证任职职、考核核、薪酬酬和奖励励等管理理的合理理性,提提高员工工
8、满意度度和忠诚诚度,同同时能面面向未来来全面提提升营销销系统员员工素质质,促使使其向职职业化转转变。2、员工任任职管理理 (1)、 员工招招聘录用用规定第一章总总则第一条:为为实现公公司营销销的整体体目标和和方针,确确保录用用身体健健康、品品德优良良、具备备优秀员员工潜质质的人员员为公司司服务,特特制定本本规定。第二条:本本规定适适用于照照明公司司营销体体系各类类员工的的招聘工工作。第二章招招聘计划划第三条:营营销中心心各部门门需招聘聘员工,应应事先向向中心行行政部提提出招聘聘申请,填填写招招聘人员员申请表表,提提出招聘聘的职位位、人数数及要求求。第四条:行行政部根根据各部部门人员员编制情情况
9、提出出初步意意见,报报营销中中心副总总审核,批批准后执执行招聘聘。第三章招招聘第五条:招招聘原则则:公平平竞争、择择优录用用。第六条:招招聘方式式:推荐荐、面向向社会登登报招聘聘、参加加人才交交流会及及劳务市市场招聘聘等形式式。第四章应应聘第七条:应应聘人员员应如实实填写应应聘登记记表,并并提交学学历、简简历、身身份证、各各类职称称证书等等应聘材材料的原原件及复复印件。第八条:行行政部在在收齐应应聘者材材料后,会会同用人人部门管管理者对对应聘者者资格进进行书面面材料初初审;由由各办事事处代为为招聘的的,由办办事处经经理进行行初审。第九条:书书面材料料初审合合格者通通知面试试或当场场面试。第五章
10、面面试第十条:招招聘小组组一般由由营销行行政部与与用人部部门领导导等人员员组成,面面试时,小小组成员员应不少少于三人人,并且且至少有有一名主主管领导导参加。第十一条:面试内内容及招招聘小组组职责:A 审核应聘者者是否具具备专业业素质及及资格。B 对应聘者是是否具备备正式录录用资格格以及综综合素质质进行评评审。C 对小组成员员的意见见进行综综合分析析后,做做出初步步决定。第十二条:面试评评价:A 小组成员应应对面试试结果做做出书面面评价并并签名。B 评价标准见见面试试评价标标准表。第十三条:面试结结果审核核:A 面试(加试试)结束束后,由由行政部部对面试试结果进进行汇总总,合格格者将拟拟录用者者
11、的材料料,并报报营销副副总批准准。B 所有小组成成员评价价为70分以上上者为合合格;70分以下下者,原原则上不不予录用用。第六章录录用第十四条:录用名名单确定定后,对对招聘未未入选面面试及面面试不合合格者,由由行政部部在5日内对对其本人人做出电电话/信函婉婉辞通知知。第十五条:对于确确定录用用人员由由营销副副总进行行最终面面试。第十六条:对合格格人员,行行政部会会同用人人部门协协商其进进入公司司日期,并并确定其其职级后后报营销销副总审审批。第十七条:被录用用者须办办理的进进入公司司的相关关手续:A 按要求提供供个人材材料,包包括身份份证、学学历证明明、经历历证明等等。B 提供正式、有有效的人人
12、事手续续,如辞辞职证明明或其他他相关资资料等。第十八条:对不能能按要求求提供有有关材料料或弄虚虚作假者者,应取取消其录录用资格格并报主主管领导导。第七章员员工加入入公司当当日手续续第十九条:员工本本人填写写详细的的员工工登记表表,并并开始考考勤。第二十条:签订劳劳动合同同或协议议。第二十一条条:申领领相关办办公用品品和设备备等。第二十二条条:行政政部组织织入职培培训。第八章因因录用发发生的经经济问题题第二十三条条:因录录用发生生的被录录用人与与相关单单位的一一切经济济问题应应自行处处理。第二十四条条:应届届毕业生生的学校校培养费费问题,由由被聘者者自行解解决。第九章不不适用性性第二十五条条:本
13、规规定不适适用于营营销中心心招聘的的临时工工、钟点点工和实实习生。第十章附附则第二十六条条:本规规定由营营销中心心行政部部负责解解释。第二十七条条:本规规定自发发布之日日起执行行。 (22)、岗位位职位管管理规定定第一章定定义第一条:职职位分析析的理论论基础是是劳动分分工理论论和科学学管理原原理。职职位分析析是现代代人力资资源管理理和开发发的首要要基础。职职位分析析是指在在各级组组织中进进行收集集、分析析和整理理职务信信息的一一系列管管理活动动,目的的是建立立各职位位的职务务说明书书。第二章作作用第二条:职职位分析析能够在在以下方方面发挥挥作用:A 职员选拔:职位分分析指出出了对各各个岗位位任
14、职者者的具体体资格要要求,便便于对应应聘者和和被轮换换者或被被提升者者的知识识、技能能、素质质是否胜胜任、适适应该职职位的需需要进行行测试和和考核。B 员工培训:职位分分析结果果可用于于员工培培训内容容的选择择,知其其所欠缺缺才能而而有的放放矢地进进行补课课。C 绩效考核:职位分分析可以以为绩效效考核提提供更为为精确的的标准,易易于为考考核者和和被考核核者所接接受。D 职务分类:职位分分析有利利于将任任职资格格相似的的某些职职位归为为一类,便便于确定定同一类类职务的的工资水水平、升升迁、培培训。E 职务评价:职位分分析的结结果可用用于评价价某一职职位在组组织中的的价值,以以确定其其工资水水平。
15、F 职务设计:职位分分析可以以更好地地设计某某一职务务,可以以对现有有职务进进行批判判性反思思,多余余的不合合理的取取消或合合并,实实现因事事设岗。G 职务描述:职务描描述是职职位分析析的结果果,职务务描述给给任职者者提供了了应遵循循的原则则,使任任职者由由于明了了自己所所处特定定职位的的要求而而提高工工作效率率。H 效标体系:职位分分析有助助于建立立效标体体系,这这些效标标可用于于员工的的培训、心心理测评评的效度度分析。第三章职职位分析析组织第三条:公公司人力力资源部部负责职职位分析析的组织织、培训训。第四条:各各职能部部门负责责人负责责具体职职位分析析的操作作,动员员本部门门职员参参与职位
16、位分析工工作。第四章分分析程序序第五条:假假设现有有部门设设置是合合理的。第六条:描描述本部部门所有有业务活活动内容容(各个个环节),工工作量的的大小,各各环节间间的牵制制关系(是是否属不不相容环环节,需需相互制制约)。第七条:根根据各环环节业务务性质和和管理幅幅度,把把相类似似、相连连接、可可相容的的工作环环节集合合,组成成一项职职位。第八条:确确定部门门在目前前情况下下应当设设置哪几几种职位位,各职职位分别别需要几几个职员员。第九条:描描述每一一项职位位的工作作活动内内容、工工作权力力、责任任和工作作流程。第十条:描描述每一一项岗位位的社会会环境:岗位层层次(级级别)、发发展趋向向(晋升升
17、方向)、上上下级关关系、关关联环节节、部门门和其他他可参与与的社会会活动等等。第十一条:描述每每一岗位位的工作作条件:工作地地点、工工作时间间长度、是是否加班班,室内内外工作作比例(出出差时间间长短、频频率)、接接受培训训和工作作场所的的舒适度度等。第十二条:描述每每一岗位位的薪酬酬和福利利条件:工资(含含奖励)水水平和工工资计算算方法、可可享受假假期、各各种保险险、住房房、交通通、通讯讯条件和和其他福福利。第十三条:确定每每一岗位位的资格格要求:年龄、学学历、专专业、工工作经验验、业务务能力、生生理条件件、人格格特征(性性格、气气质、兴兴趣爱好好、事业业心、合合作性、仪仪表)和和领导能能力。
18、第十四条:编制每每一岗位位的职务务说明书书。(3)、岗岗位调动动管理流流程第一条:营营销系统统中一般般工作人人员和业业务经理理的岗位位调动,由由需要调调动的办办事处经经理向部部门负责责人提出出申请,由由销售计计划部经经理通报报行政部部,报批批营销副副总。第二条:办办事处经经理、区区域经理理和营销销中心各各职能部部门管理理人员的的岗位调调动,由由各部门门经理向向行政部部提出申申请,报报批营销销副总批批准。第三条:营营销中心心的各部部门负责责人的岗岗位调动动,由营营销副总总向公司司总经理理申请,批批准后生生效。第四条:岗岗位调动动确认之之后,具具体流程程如下:营销中心决定员工内部调动行政部办理手续
19、员工在原部门办理工作交接工作交接员工到新部门 报到员工档案变更考勤卡调整员工调动通知行政部及调动员工的直接领导与员工沟通(4)、员员工离职职管理流流程第一条:员员工申请请离职必必须提前前一个月月提出书书面辞职职申请,经经主管领领导同意意后报请请营销副副总,批批准后即即确认该该员工离离职。第二条:因因违反公公司制度度或工作作不胜任任等原因因给予解解聘的,行行政部正正式通知知该员工工确认离离职。第三条:对对于员工工擅自离离岗的,由由其直接接主管领领导向上上级和行行政部报报告,经经行政部部查明原原因后,确确认离职职,并报报知营销销副总。第四条:具具体流程程如下:员工离职情况确认行政部办理手续员工在原
20、部门办理工作交接员工部门工作交接单员工相关部门办理交接员工档案变更考勤卡调整员工离职通知行政部及员工直接领导与员工谈话解除劳动合同员工离职交接表行政部办理手续办理交接员工劳动关系转移办理养老、意外等保险停办手续3、员工培培训管理理规范第一章总总则第一条:重重视人才才并培养养和发展展人才,是是公司实实现营销销战略和和营销体体系提升升的关键键,是做做大、做做强公司司的重要要保障之之一。营营销中心心必须采采取与公公司理念念文化、发发展战略略、岗位位技能和和业务考考核相结结合的,独具特色的培训方式,将员工培养成一流的职业营销管理人才。第二条:营营销体系系各级部部门要建建立学习习型组织织,为员员工提供供
21、系统的的入职、管管理技能能、专业业技术培培训。通通过行政政部开设设的管理理技能培培训课程程,员工工能及时时了解基基础营销销管理知知识、国国际先进进的管理理技术、行行业信息息和实用性性强的实实际工作作技巧,令令员工在在短期内内胜任各各项工作作。第二章培培训内容容第三条:入入职基础础培训:新员工工加入公公司后,必须接受三天的入职培训。其目的是让新员工了解公司的理念文化、发展历程、相关政策、制度及公司各部门的职能和运作方式。第四条:集集中式的的管理技技能与商业知知识培训训:营销中中心行政政部定期期开设关关于管理理技能和和商业知知识的培培训课程程,如领领导技能能、管理理技术、公公文处理理、合同同管理、
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